II/ Thực trạng công tác kế toán tiền lương vàcác khoản trích theo lương tại Công ty Mặt Trời Việt
2. Nội dung quỹ tiền lương và thực tế quản lý quỹ tiền lươngcủa doanh nghiệp.
2.2. Thực trạng công tác quản lý lao động và kế toán tiền lương, các khoản trích theo lương.
khoản trích theo lương.
+ Quản lý lao động và tiền lương là một nội dung quan trọng. Trong công tác quảnt lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hiện nay, Công ty Mặt Trời Việt đang quản lý lao động theo 2 loại bao gồm:
- Lao động dài hạn gồm Giám đốc, phó Giám đốc và Kế toán trưởng. - Lao động ngắn hạn gồm tất cả các công nhân còn lại trong Công ty.
*Hình thức trả lương của Công ty Mặt Trời Việt
Hiện nay, Công ty đang áp dụng một hình thức trả lương chính. Đó là trả lương theo thời gian mà cụ thể là hình thức trả lương theo tháng.
Việc xác định tiền lương phải trả cho người lao động căn cứ vào hệ số mức lương, cấp bậc, chức vụ và phụ cấp trách nhiệm.
Ngoài ra, tuỳ thuộc vào tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty, nên Công ty đạt được mức doanh thu theo chỉ tiêu, kế hoạch đề ra, thì các công nhân trong
Công ty sẽ được hưởng thêm một hệ số lương của Công ty. Có thể là 1,5 hoặc 2 tuỳ theo mức lợi nhuận đạt được.
Thời gian để tính lương và các khoản khác phải trả cho ngưòi lao động là theo tháng.
Ví dụ :
Anh Lại Việt Cường, truởng phòng Hành chính của Công ty có hệ
số lương là 3,94; phụ cấp trách nhiệm là 0,2. Ngoài ra, do hoạt động kinh doanh năm 2002 đạt lợi nhuận cao, hoàn thành vượt mức chỉ tiêu đề ra nên toàn bộ công nhân viên trong Công ty được hưởng thêm một hệ số lương của Công ty là 2. Vậy mức lương tháng 3/2003 của Công ty Anh Cường sẽ là :
( 3,94 + 0,2 + 2) x 290.000đ = 598764
*Chế độ thanh toán BHXH trả thay lương tại Công ty Mặt Trời Việt. Công ty thực hiện đúng chế độ hiện hành của Nhà nước như trong trường hợp nghỉ việc vì ốm đau, thai sản, tai nạn rủi ro có xác nhận của cán bộ y tế. Thời gian nghỉ lương BHXH sẽ căn cứ như sau:
• Nếu làm việc trong điều kiện bình thường mà có thời gian đóng BHXH. + Dưới 15 năm sẽ được nghỉ 30ngày/năm
+ Từ 15 năm đến 30 năm được nghỉ 40 ngày/ năm + Trên 30 năm được nghỉ 50 ngày/năm.
• Nếu làm việc trong môi trường độc hại, nặng nhọc, nơi có phụ cấp khu vực hệ số 0,7 thì được nghỉ thêm 10 ngày so với mức hưởng ở điều kiện làm việc bình thường.
• Nếu bị bệnh dài ngày với bệnh đặc biệt được bộ y tế ban hành thì thời gian nghỉ hưởng BHXH, không quá 180 ngày/năm.
• Tỉ lệ hưởng BHXH trong trường hợp này được hưởng 75% lương cơ bản . *Thực tế công tác kế toán tiền lương tại Công ty:
Với công thức tính lương BHXH trả thay lương như sau
Mức lương BHXH = Mức lương cbản x Số ngày nghỉ x tỉ lệ hưởng trả thay lương 26 ngày hưởng BHXH BHXH
Ví dụ :
Trong tháng 3/2004 Anh Phí Anh Dương là nhân viên thuộc phòng kỹ thuật của Công ty bị bệnh có xác nhậ của bác sĩ. Theo bảng chấm công số ngày công thực tế của anh là 6 ngày anh nghỉ ốm 7. Mức lương cơ bản của anh là 2,98. Theo chế độ hiện hành thì anh được hưởng mức lương BHXH trả thay lương như sau:
Số tiền BHXH trả = 2,98 x 290.000 x 7 x 75% = 203.000 thay lương 26 ngày
Vậy Anh Dương sẽ được hưởng mức lương BHXH trả thay lương tháng là : 203.000đ
3.Hạch toán lao động và tính lương, trợ cấp BHXH
3.1.Hạch toán lao động
Hạch toán lao động là việc thanh toán lao động với mỗi cán bộ công nhân viên ở từng bộ phận. Để phản ánh đúng, kịp thời tình hình sủ dụng lao động kế toán tiền lương ở Công ty Mặt Trời Việt sử dụng “Bảng chấm công”.
Bảng này hàng tháng do các cán bộ được phân công trực tiếp theo dõi thời gian lao động thực tế (ngày công, giờ công) của công nhân viên trong Công ty.
Cụ thể trong tháng 3 năm 2003 có bảng chấm công quý I của phòng Hành chính như sau:
Biểu số 1:
Đơn vị : Công ty Mặt Trời Việt
Bộ phận : Phòng Hành chính Bảng chấm công Tháng 3 năm 2004 Mẫu số : 01 – LĐTL TT Họ và tên Cấp bậc
Ngày trong tháng Quy ra công
1 2 …. . 30 31 Số công hưởng lương … . … . … . …. A B C 1 2 … . 30 31 32 33 34 35 36 Nguyễn Thị Hoa 2,74 x x … . x x 22 Vũ Thanh Hằng 2,26 x x … . x x 22
Lại Việt Cường 2,26 x x … .
x x 22
Đào Thuỷ Linh 2,06 x x … . x x 22 ……… … . Cộng
Người duyệt Phụ trách bộ phận Người chấm công
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
*Hàng tháng để hạch toán kết quả lao động, kế toán dựa trên các chứng từ báo cáo về kết quả sản xuất ở các phòng ban như : “Bảng theo dõi công tác ở tổ “giấy báo ca”, “phiếu giao nhận sản phẩm”, “phiếu khoán”, “hợp đồng giao khoán”, “phiếu báo làm thêm giờ”. Các chứng từ đó là các báo cáo về kết quả sản xuất tổ trưởng ký, cán bộ kiểm tra kỹ thuật xác nhận.
Chứng từ này được chuyển cho phòng kế toán để làm căn cứ tính lương, tính thưởng.
Cuối tháng, Kế toán lập phiếu xác nhận sản phẩm và công việc hoàn thành.
Ví dụ : Tại phòng Kinh doanh của Công ty Mặt Trời Việt
Biểu số 02:
Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành
Tên đơn vị : Công ty Mặt Trời Việt
Bộ phận : Phòng kỹ thuật
Theo hợp đồng số…../HĐKT/13-HD. Ngày 02 tháng 02 năm 2004 STT Tên sản phẩm (công việc) Đơn vị tính Số lượng
Đơn giá Thành tiền Ghi chú
A B C 1 2 3 D
1 Máy tính Malaisia Bộ 5 7.200.000 360.000.000
Cộng x x x 70.550.000 x Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Bảy mươi triệu năm trăm năm mươi nghìn đồng chẵn.
Người giao việc Người nhận việc Người kiểm tra Người chuyển
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu số 3:
Phiếu nghỉ hưỏng bảo hiểm xã hội
Họ và tên : Phí Anh Dương – Tuổi 29 Số : 04
Tên cơ quan y Ngày tháng Lý do Số ngày nghỉ Y bác sĩ Số ngày Xác nhận Tổn g số Từ ngày Đến hết A 1 B 2 3 4 C 5 D BHYT Hà Nội 15/3/2004 Ngh ỉ ốm 7 15/3/2004 23/3/2004 7
Phần thanh toán Số ngày nghỉ tính BHXH Lương bình quân 1 ngày % tính BHXH Số tiền hưởng BHXH 1 2 3 4 7 ngày 29.000 100% 203.000
Trưởng ban BHXH Ngày 23 tháng 06 năm 2004 ( ký, họ tên)
-Hợp đồng giao khoán (Mẫu số 03 – LĐTL) là hợp đồng lao động giữa người sử dụng và đại diện người lao động giao khoán.
Biểu số 04:
Bảng hợp đồng giao khoán
Nội dung công việc
Khối lượng Thời gian Chất
lượng Giao Thực hiện Giao Thực hiện 1 Bán một dàn máy tính 01 01 5.000.000 4,5 4,5 100% 5.000.000 2 Vận chuyển thiết bị đến công trình 30 30 10.000.000 5,5 5,5 100% 300.000 3 Lắp đặt một ổ chức CV 01 01 1.000.000 01 01 100% 1.000.000 Cộng 16.000.000 6.300.000
(ký) (ký)
- Danh sách người lao động hưởng trợ cấp BHXH mẫu số (04 – BHXH) trợ cấp BHXH chỉ được BHXH cấp trên quyết toán cuối năm, song hàng tháng đều có số công nhân viên bị ốm…
Biểu số 05 :
Danh sách người lao động hưởng trợ cấp BHXH
T T Họ và tên Lương tháng đóng BHXH Thời gian đóng BHX H
Đơn vị đề nghị Cơ quan BHXH xét duyệt Số ngày nghỉ Số ngày nghỉ Tron g kỳ Luỹ kế đầu năm Trong kỳ Luỹ kế 1 Nguyễn Thị Hoa 396.75 0 22 91.473 3 20 91.473 2 Vũ Thanh Hằng 396.70 0 22 95.400 7 30 95.400 Cộng 793.45 0 186.87 3 186.87 3
Cuối tháng, kế toán tại Công ty lập danh sách tiền thưởngcho toàn Công ty phụ thuộc vào bậc lương và xếp loại thưởng của Công ty.
Biểu số 06 :
Bảng thanh toán tiền thưởng Tháng 03 năm 2004
TT Họ và tên Bậc
lương
Mức lương Ghi chú
1 2 3 4
1 Nguyễn Duy Minh 3,48 A 300.000
2 Trần Văn Lâm 2,02 B 200.000
3 Vũ Thanh Hằng 1,78 B 100.000
4 Lại Việt Cường 1,78 A 200.000
……….
Cộng 800.000
Ngày…tháng…năm…..
Kế toán Kế toán trưởng
(ký, họ tên) (ký, họ tên)
3.2.Trình tự tính lương BHXH phải trả và tổng số lương
Hiện nay, Công ty Mặt Trời Việt đang áp dụng hình thức trả lương theo thời gian đối với tất cả công nhân viên trong toàn Công ty và đuợc hạch toán trực tiếp cho từng loại công nhân viên.
Công ty cũng áp dụng hình thức trả lương này cho những mức tiền lương cụ thể trong mỗi tháng cho công nhân viên làm công việc đơn giản như bảo vệ….
Có bảng thanh toán lương cơ bản của cán bộ công nhân viên phòng Hành chính để thấy rõ hơn phương thức trả lương theo thời gian mà Công ty áp dụng để trả lương cho cán bộ công nhân viên.
Lương cơ bản = 290.000 x Hệ phụ cấp x (số ngày làm việc) + phụ cấp 22
Ví dụ :
Anh Việt Cường đi làm đủ công, không vi phạm gì sẽ có lương cơ bản là : Lương cơ bản = 290.000 x 1,5 x 21 + 19,728 = 415.247
22
Trong đó : Phụ cấp của Anh Cường là 19.728.
Hiện tại, Công ty cũng áp dụng hình thức trả lương theo sản phẩm có thưởng. Về hình thức trả lương này, thì Công ty dựa trên cơ sở khoán doanh thu và khối lượng nhiệm vụ của từng đơn vị hay chính chất lượng công tác của mỗi đơn vị. Căn cứ khối lượng sản phẩm hoàn thành đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng quy định được theo dõi ở phiếu xác nhận sản phẩm và công việc hoàn thành. (MS 06-LĐTL) và đơn giá tiền lương kế toán tính lương cho từng nhân viên trong Công ty, ví dụ như:
Anh Lê Văn Hải sẽ có phần lương khoán cá nhân lương theo sản phẩm có thưởng là :
LKCK = Quỹ LKT x Hkcl = 7.426.980 x 363 = 1.231.600 Tổng Hkcl 2.189
Như trong tháng này tổng lương Anh Hải được lĩnh là: TCN = LCB + LKCN = 512.928 + 1.237.830 = 1.750.758 Sau đây là hệ số chức danh để xác định lương khoán tại Công ty.
Hệ số chức danh theo công việc cán bộ công nhân viên
Loai lao động Hệ số chức danh
Chuyên viên 1 Chuyên viên 2 Cán sự 1 Cán sự 2 1,65 1,45 1,45 1,35
3.3.Trình tự tính lương, BHXH phải trả và tổng số liệu
*Căn cứ vào chứng từ hạch toán về thời gian lao động và chế độ tiền lương trả theo thời gian áp dụng trong Công ty để tính lương thời
gian và các khoản phụ cấp phải trả cho một số người lao động điển hình có tên trong bảng chấm công.
Biểu số 08 :
Đơn vị : Công ty Mặt Trời VIệt
Bộ phận : Kỹ thuật
Bảng thanh toán tiền lương Tháng 05 năm 2004
TT Họ và tên Bậc lương Lương thời gian Phụ
cấp Các khoản trừ Số còn lĩnh Số công Tiền Tạm ứng lương kỳ I BHXH Kỳ II ăn ca 1 Nguyễn Thị Hoa 870.500 21 752.230 1,5 24.000 1.570.275 500.000 46.656 459.275 150.000 2 Vũ Thanh Hằng 754.400 21 721.018 1,5 13.000 890.027 500.000 32.184 39.843 150.000 3 Lại Việt Cường 290.000 21 415.247 1,5 19.728 636.247 300.000 30.800 223.999 150.000 4 Đào Thuỷ Linh 392.400 21 375.586 1,5 18.000 579.845 200.000 23.544 206.300 150.000 74.728 3.679.394 1.500.000 1.288.417 600.000
Kế toán thanh toán Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên)
*Căn cứ vào khối lượng sản phẩm hoàn thành dảm bảo tiêu chuẩn chất lượng quy định được theo dõi bởi phiếu xác nhận sản phẩm và công việc hoàn thành (Mẫu số 06 – LĐTL) và đơn giá tiền lương sản phẩm là sản xuất ra một sản phẩm áp dụng trong Công ty để tính tiền lương sản phẩm cho công nhân sản xuất.
Tiền lương phải trả cho Công nhân sản xuất
Tên cá nhân : Nguyễn Duy Minh
STT Tên công việc ĐVT Số lượng
Đơn giá Thành tiền Ghi chú
A B C 1 2 3
1 Lắp đặt 1 bộ máy Chiếc 1 5.000.000 5.000.000
Cộng 5.000.000
Tổng số tiền (Viết bằng chữ) : Năm triệu đồng
Người giao việc Người nhận việc Người kiểm tra Người duyệt
(ký, họ tên) (ký, họ tên) chất lượng (ký, họ tên)
(ký , họ tên)
*Cách tính tiền thưởng của doanh nghiệp
Căn cứ vào bảng thanh toán tiền thưởng đã nêu trên
Ví dụ :
Tại Công ty đối với nhân viên Nguyễn Duy Minh với bậc lương của Anh là 798.500 đồng/tháng. Ngoài tiền lương chính Anh còn được thưởng 300.000
đồng/tháng với mức thưởng loại A do Anh thực hiện nghiêm túc chế độ quy định của Cơ quan, hoàn thành tốt công việc được giao, nhận được nhiều hợp đồng mới cho Công ty.
*Hàng tháng tuỳ thuộc vào số người phải thanh toán trợ cấp BHYT trả thay cho lương trong tháng của đơn vị, kế toán lập bảng tổng hợp tiền lương, tập hợp cho các phòng ban, phân xưởng trong đơn vị, kẻ sổ lập bảng này là “phiếu nghỉ lương BHXH”, khi lập phiếu này phải phân chi tiết theo từng trường hợp nghỉ ốm, nghỉ đẻ, sảy thai, nghỉ tai nạn lao động…trong mọi khoản phải phân ra số ngày, số tiền trợ cấp BHXH trả thay lương.
Cuối tháng, sau khi kế toán tổng hợp số ngày nghỉ, số tiền trợ cấp cho từng người và cho toàn đơn vị, bảng nay được chuyển cho trưởng ban BHXH xác nhận và chuyển cho kế toán trưởng duyệt chi. Bảng này lập 2 liên:
- 1 liên gửi cho Cơ quan quản lý BHXH cấp trên để tất toán - 1 liên lại phòng Kế toán cùng các chứng từ có liên quan.
Trưòng hợp này của Anh Minh do Anh nghỉ ốm nên được hưởng số tền BHXH trả thay lương là Nguyễn Duy Minh do đó phiếu nghỉ hưởng lương BHXH (Giấy chứng nhận nghỉ ốm) được sử dụng tại Công ty theo mẫu sau :
(Mặt trước)
Tên Cơ quan y tế Ban hành theo mẫu CV
……… Số 90TC/CĐ ngày 20/04/99 Quyển số : 12A Số KB/BA Số : 037 622
Giấy chứng nhận nghỉ ốm
Họ và tên : Nguyễn Duy Minh Tuổi :…36… Đơn vị công tác : Công ty Mặt Trời Việt
Lý do cho nghỉ : Phẫu thuật xương khớp tay
Số ngày cho nghỉ : 15 ngày (từ ngày 3/3 đến ngày 18/3/2005)
Ngày 02 tháng 03 năm 2005
Xác nhận phụ trách đơn vị Y bác sĩ khám chữa bệnh
Số ngày nghỉ : 15 ngày (đã ký, đóng dấu)
(Mặt sau) Số sổ BHXH : 01133943564 Phần BHXH
1-Số ngày nghỉ được hưởng BHXH : 15 ngày 2-Luỹ kế, ngày nghỉ cùng chế độ : ngày 3-Lương tháng đóng BHXH : 270.800đồng 4-Lương bình quân ngày : 24.069 đồng 5-Tỉ lệ hưởng BHXH : 75%
6-Số tiền hưởng BHXH : 270.800 đồng
Ngày 02 tháng 03 năm 2005
Cán bộ Cơ quan BHXH Phụ trách BHXH đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên)
Hoàng Ngọc Diệp
*Cuối kỳ, kế toán lập bảng tổng hợp lương của từng bộ phận gián tiếp các bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp.
Biểu số 09 :
Bộ phận : Dịch vụ bán hàng
Bảng Tổng hợp tiền lương phân bổ Tháng 05 năm 2005
TK 642
TK627 TK 622 Chi tiết theo từng loại sản phẩm
Màn hình Mainboard CPU ổ cứng Notebook
Tổ 1 1.000.000 35.155.615 35.155.615 Tổ 2 1.523.000 47.769.000 47.769.000 Tổ 3 976.000 2.829.163 2.829.163 Tổ 4 1.154.000 38.590.312 38.590.312 1.000.000 1.523.000 976.000 1.154.000 Cộng 4.653.000 124.344.090
Biểu số 10 :
Bảng phân bổ tiền lương và tiền BHXH Tháng 05 năm 2005
STT
Ghi Có TK ghiNợ các TK sử dụng
TK 334 : Phải trả công nhân viên TK 338, 3382 +3383 +3384 Lương cơ bản – thuê ngoài Lương chính Lưong phụ Các khoản khác Cộng Có TK 334
1 TK 622 : CPNCTT 35.155.615 35.155.615 47.769.000 2.839.163 38.590.312 2 TK 627: CPSXC 5.200.000 140.000 800.000 8.028.000 23.863.305 9.200.000 35.000 200.000 1.200.000 5.617.308 1.200.000 35.000 200.000 2.373.000 3.822.750 578.000 35.000 200.000 600.000 5.121.436 2.789.778 35.000 200.000 1.285.000 9.301.811
3 TK 642 : CPQLDN CPQLDN
Cộng 28.912.167
Tiền lương thuê ngoài : Tổ1 : 8.050.000 Tổ 2: 10.450.000 Tổ 3 : 3.340.000 Tổ 4 : 7.250.000 Cộng : 28.090.000 BHXH phải trích trong tháng ( 180.259.300 – 28.090.000) x 19% = 28.912.167
*Căn cứ vào số liệu của bảng tổng hợp lương của từng đội sản xuất và các bộ phận gián tiếp, kế toán lập bảng thanh toán tổng số tiền lương toàn Công ty. Cụ thể bảng tháng lương toàn Công ty trong tháng 05/2004 như sau:
Biểu số 11:
Bảng thanh toán tiền lương toàn Công ty
Tên đơn vị
Số CN Lương thời gian Lương khoán
Phụ cấp Tổng lương Giảm trừ Số tiền lĩnh kỳ II Tiền ăn ca Công Tiền Tạm ứng kỳ I BHXH Tổ 1 6 18.899.000 35.000 18.934.000 1.789.980 17.144.020 800.000 Tổ 2 9 20.782.000 35.000 20.817.000 1.526.500 19.290.500 1.000.000