Để cập nhậtthông tin cho cáctrang web trongdoanh nghiệp, người tacần phải thu thập các thông tin từ nhiều nguồn khác nhau. Sau đó, các thông tin này sẽ được chuyển cho nhómphụ trách về website của doanhnghiệp đó đểcập nhật lênweb site củahọ.
Hìnhvẽsausẽminhhọachoquytrìnhcậpnhậtthôngtinnày
Bùi Vĩnh Phú 18 Đặng Đình
Vương
PháttriểnCMSmodulechohệthốngIntranetcuảCôngtyTMA
Hình4:Quytrìnhcậpnhậtthôngtintrongdoanhnghiệp
Với một hệCMS, doanh nghiệp không cần phải có nhómphụ trách web bởi vì mọithaotáccậpnhậtthôngtinđềuđượclàmmộtcáchtựđộng.Ngoàira,thờigiancập nhậtnộidungcũngđượcgiảmthiểumộtcáchđángkể.
khisửdụngmộthệCMS.
Hình 5: Quy trình cập nhật thông tin trong doanh nghiệp khi sử dụng CMS
Bùi Vĩnh Phú 19 Đặng Đình
Vương
PháttriểnCMSmodulechohệthốngIntranetcuảCôngtyTMA
1.2.2 Nhu cầu của các tờbáo điện tử
Trong các toà soạnbáo điện tử, đểcập nhật thôngtin thường xuyên, các phóng viên và các nhà báo phải tập hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau. Sau đó, các thông tin này phải chờ sự kiểm duyệt. Các thông tin sau khi được kiểm duyệt sẽ chuyểnchođộingũlàmwebcủatoàsoạnđểcậpnhậtlênwebsitecủabáođiệntử.
Hình 6: Quy trình cập nhật thông tin trong một tờ báo địên tử
NếusửdụngmộthệCMStrongtoàsoạncủamình,toànsoạnbáocóthểgiảmđi mộtsốbướctrongquytrìnhcậpnhậtthôngtincủahọ.Dođó,họcóthểgiảmthiểuthời gian và công sức làm công việc này. Bởi vì khi đã sử dụng hệ CMS thìhọ không cần phải cóđội ngũlàm webcho toànsoạn vàcác biêntập viêncó thểduyệt cácthông tin nàybằngcáchsửdụnghệCMS.
Ngoài ra,hệ CMScòncóthể giúpcácphóngviênvàcác nhàbáotrongviệc thu thậpthôngtin.
Bùi Vĩnh Phú 20 Đặng Đình
Vương
PháttriểnCMSmodulechohệthốngIntranetcuảCôngtyTMA
Hình vẽsausẽ minhhoạquy trìnhcậpnhậtthông tintrongmột toàsoạnbáo có sửdụnghệCMS
Hình7:QuytrìnhcậpnhậtthôngtintrongtoàsoạnbáođiệntửcósửdụnghệCMS
1.2.3 Nhu cầu trongcác hệ thống thôngtin của các côngty
Trong các hệ thống thông tin của các công ty, người ta phân thành các phòng banvàcácdựán.Cácphòngbanvàcácdựánnàycónhiệmvụphảicungcấpthôngtin cho nhómlàm webcủa côngty. Sauđó,thông tinnày mớiđượccập nhậtlên hệthống Intranet.
BùiVĩnhPhú 21 ĐặngĐình
Vương
PháttriểnCMSmodulechohệthốngIntranetcuảCôngtyTMA
Quytrìnhcậpnhậtthôngtinnàyđược minhhoạbằnghìnhvẽdướiđây.
Hình 8: Quy trình cập nhật thông tin trong một hệ thống thông tin
Trong quytrình này,cácphòng banvàcác dựánsở hữuthông tinriêngcủahọ. Tuy nhiên,họ khôngcóquyềnđưacácthông tinnàylênhệ thốngintranetcủacông ty. Việc cập nhật thông tin bị phụ thuộc vào nhóm làm web. Do đó, khi nhóm làm web
nhậnđược thôngtin từcácphòngbanvà cácdựán,họcầnphải kiểmtralạitính chính xáccủathôngtinđótrướckhicậpnhậtthôngtinlênhệthốngintranet.
Do các phòng ban và các dự án quá bận rộn với công việc của họ, họ thường không cung cấp thông tin thường xuyên cho nhóm làm web để cập nhật thông tin về phòng ban hay dự án của mình. Khi những thông tin trên intranet của công ty quá lỗi thờivìkhông đượccậpnhật thườngxuyên thìnhómlàm webmớinhắcnhở cácphòng ban và các dự án cung cấp thông tin cho mình để cập nhật. Và điều này thật sự làm chánnảncảnhómlàmweblẫncácphòngbanvàcácthànhviêncủadựán.
Ngược lại, khi sử dụng một hệ CMS trong hệ thống thông tin của công ty, các phòngbanvàcácdựáncóthểcậpnhậtcácthông tincủahọmộtcáchnhanhchóngmà khôngcầnphảiphụthuộcvàonhómlàmweb.Hơnnữa,chínhcácphòngbanvàcácdự án sẽ chịu tráchnhiệm về các thôngtin mà mìnhđưa lêncũng như là tìnhtrạng thông
BùiVĩnhPhú 22 ĐặngĐình
Vương
PháttriểnCMSmodulechohệthốngIntranetcuảCôngtyTMA
tin thiếu cập nhật vềphòng ban hay dự án của mình. Do đó,các phòng ban và cácdự ánsẽcảmthấycótráchnhiệmhơnvới việccậpnhậtthôngtinthườngxuyênnày.
Hình9:Quytrìnhcậpnhậtthôngtintrong mộthệthốngthôngtincóCMS
Ngoài ra, hệ thống thông tin của công ty có thể sử dụng hệ CMS này như một công cụ để quản lý nội dung. Và công cụ này được sẽ được sử dụng bởi nhiều ứng dụngkhácnhautrênintranet.
2. Những lợi ích mà một hệ CMS mang lại cho các công ty
Do đề tài này được thực hiện nhằm phát triển một hệ CMS cho công ty TMA, dođó,chúngtôichỉquantâmvànêuranhữnglợiíchmàmộthệCMSmanglạichohệ thốngintranetcủaCôngty.Nhữnglợiíchnàyđượctrìnhbàydướiđây:
• Cậpnhậtthôngtinnhanhchóng.
• Giảmthờigian,côngsứcvàchiphíchoviệccậpnhậtthôngtin.
BùiVĩnhPhú 23 ĐặngĐình
Vương
PháttriểnCMSmodulechohệthốngIntranetcuảCôngtyTMA
• Các ứng dụngkhác có thểsử dụng hệ CMSnày như mộtcông cụ hỗ trợ choviệccungcấpvàcậpnhậtthôngtin.
• Giúpngườisửdụngdễdàngtạoranộidungcáctrangwebtrongmộtmôi trườngthuậntiện.
• Phânquyềnsửdụngtươngứngvớimỗingườisửdụng. • Cánhânhoáthôngtinngườisửdụng.
• Cungcấpcơchếtìmkiếmthôngtin.
• Áp dụng các template để giúp cho việc tạo ra nội dung một cách đồng nhất.
• Cho phép thay đổi dễ dàng cách thức hiển thị của các trang web trong website.
• Chấmdứttìnhtrạngthôngtinthiếucậpnhậttrêncácwebsite.
cậpnhậtthôngtinvềphòngbanvàđềán.
BùiVĩnhPhú 24 ĐặngĐình
Vương
PháttriểnCMSmodulechohệthốngIntranetcuảCôngtyTMA
Hệ thống intranet hiện tại của công ty
BùiVĩnhPhú 25 ĐặngĐình
Vương
PháttriểnCMSmodulechohệthốngIntranetcuảCôngtyTMA
1. Yêu cầu khi phát triểnhệ thống intranet của công ty TMA