• Quy trình quản lý danh mục - Cập nhật danh mục hàng hóa
Quản lý các thông tin về sản phẩm bao gồm các thông tin : loại hàng, nhà cung cấp, hàng sản xuất,…
- Cập nhật danh mục nhân viên • Quy trình bán hàng Hóa đơn bán kiêm xuất kho:
Khi có khách hàng đến mua hàng hoặc linh kiện điện thoại, nhân viên lập phiếu sẽ sử dụng hóa đơn bán hàng kiêm xuất kho. Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho có chức năng trừ kho tương ứng số lượng trên hóa đơn đồng thời ghi nhận tăng quỹ tiền mặt. Trong trường hợp nếu chưa thu tiền, chương trình sẽ tự động ghi nhận công nợ cho khách hàng đó.
Các báo cáo liên quan đến bán hàng : - Báo cáo doanh số bán trong ngày - Báo cáo chi tiết hàng bán
- Báo cáo bán hàng theo nhóm sản phẩm - Báo cáo doanh thu dịch vụ
- Báo cáo công nợ khách hàng - Báo cáo tổng hợp hàng bán • Quy trình mua hàng
- Phiếu nhập mua kiêm nhập kho:
Khi có quyết định mua hàng từ bộ phận quản lý, nhân viên lập phiếu nhập mua kiêm nhập kho để nhập vào chương trình, phiếu nhập kho sẽ có chức năng ghi nhận hàng hóa vào kho đồng thời ghi nhận cộng nợ cho nhà cung cấp nếu cửa hàng chưa thanh toán ngay tại thời điểm giao hàng.
- Phiếu xuất trả hàng:
Khi có quyết định trả lại hàng do hàng hóa kém chất lượng hoặc không đúng theo yêu cầu, nhân viên lập phiếu sẽ sử dụng phiếu xuất trả hàng để trả lại
hàng cho nhà cung cấp. phiếu xuất trả hàng sẽ có chức năng làm giảm hàng hóa trong kho đồng thời làm giảm công nợ phải trả cho nhà cung cấp.
Lưu ý: Với quy trình này sẽ giảm bớt công việc cho nhân viên quản lý trong
vấn đề theo dõi công nợ cũng như theo dõi hàng nhập vào trong tháng một cách chính xác.
- Các báo cáo liên quan đến mua hàng: Bảng kê hàng nhập mua
Báo cáo tổng hợp hàng nhập mua
Báo cáo mua hàng nhóm theo nhà cung cấp Báo cáo công nợ theo nhà cung cấp
Báo cáo công nợ theo hóa đơn • Quy trình thống kê
- Thống kê chi tiết cụ thể, chính xác và nhanh chóng.
- Thống kê được mặt hàng nào bán hết, mặt hàng nào bán chạy, mặt hang nào tồn kho, mặt hàng nào cần chỉnh sửa, …
- Tổng hợp thu chi hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý và hàng năm.
- Tổng hợp lưu trữ được ý kiến phản ánh của khách hàng để có thể trả lời khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác nhất.
• Quy trình tìm kiếm
Khi cần biết các thông tin liên quan đến công việc hay về danh mục có thể vào chức năng tìm kiếm để có thông tin dễ dàng.
- Tác nhân tham gia: Người quản trị website.
- Vai trò:Tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng. Các bước tiến hành:
- Tìm kiếm thông tin về bán hàng.
- Tìm kiếm thông tin về danh sách sản phẩmbán chạỵ nhất. - Tìm kiếm thông tin nhân viên
• Quy trình quản lý kho
- Phiếu nhập kho: Phiếu này dùng để kiểm kê trong trường hợp phát hiện thừa và nhập lại kho.
- Phiếu xuất kho: Phiếu này dùng để xuất kho kiểm kê sản phẩm trong trường hợp phát hiện kho thực tế ít hơn kho sổ sách.
Các báo cáo liên quan đến kho:
- Báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn kho. - Báo cáo tồn theo kho.
- Thẻ kho
3.2 Phân tích chức năng các đối tượng tham gia hệ thống
Tên bài toán : “Xây dựng website bán hàng cho Công Ty Văn Phòng Phẩm Công Nghệ An Bình bằng ngôn ngữ PHP”
Đây là một loại hình kinh doanh ảo qua mạng bằng cách xây dựng một trang web bán hàng để mọi người có thể vào đó xem hàng, lựa chọn hàng để mua hàng. Với trang web bán văn phòng phẩm trực tuyến, nhà kinh doanh sẽ đưa thông tin của các loại văn phòng phẩm lên trang web của mình. Việc đưa thông tin cũng phải theo một trật tự hợp lý. VD như đưa thông tin theo danh mục sản phẩm như giấy in, bút xóa, file hồ sơ, … Thông tin được đưa lên bao gồm: tên sản phẩm, hình ảnh, thông tin về sản phẩm, giá cả, …Người quản trị trang web cũng có quyền thêm mới (khi có mặt hàng mới về), sửa đổi thông số của mặt hàng và xóa đi những mặt hàng không còn hoặc đã lỗi. Mọi sự thay đổi đều được ghi nhận trong cơ sở dữ liệu để đến với người sử dụng.
Với khách tới thăm thì được xem trang web, xem thông tin về các loại mặt hàng, nhưng không có quyền mua hàng. Để mua hàng, bạn phải đăng ký là thành viên của trang web. Khi đã là thành viên của wessite, bạn đăng nhập vào website theo tên truy nhập và mật khẩu của mình. Khi đó, bạn có quyền mua hàng. Với các mặt hàng, bạn có quyền chọn mua hàng, đưa nó vào trong giỏ hàng của mình với số lượng các mặt hàng. Bạn cũng có thể xóa đi loại sản phẩm mà mình đã cho vào giỏ hàng của mình. Ở trang này, bạn phải lựa chọn hình thức thanh toán. Tức là khi đã chọn xong các loại sản phẩm cần mua, bạn phải lựa chọn hình thức thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản …) Ngoài ra bạn cũng phải đưa các thông tin về địa chỉ giao hàng, số điện thoại của mình để tiện cho việc giao hàng.