XIV. Mô hình trường học điện tử
7. Các phần mềm mã nguồn mở (miễn phí)
7.2. So sánh điểm khác nhau trong các menu lệnh giữa Writer và Word:
Khi một tệp văn bản được tạo bằng Writer thì định dạng mặc định là *.odt, vì vậy muốn mở tệp văn bản đó trên Word thì bạn phải lưu tệp dữ liệu dưới dạng file *.doc để có thể dễ dàng làm việc với tài liệu khi máy khác không cài OpenOfficẹ Mặc dù, định dạng *.odt có khả năng nén dữ liệu rất tốt vì khi so sánh trên một tệp văn bản như nhau về nội dung nhưng với định dạng là *.odt chỉ nhỏ bằng ½ so với tệp định dạng là *.doc.
Các phím tắt của Writer đã thay đổi nhiều nên có những phím tắt trong Word không còn hiệu lực với Writer.
Ví dụ: trong Word, tổ hợp phím Ctrl + Shift + F3 dùng để thay đổi chữ
hoa, chữ thường thì Writer không còn dùng...
N hìn chung, giao diện của Writer, và cách bố trí các nút lệnh hoàn toàn giống Word. Do đó, sẽ giúp chúng ta cảm thấy quen thuộc mà không hề bỡ
ngỡ. Tuy nhiên, các chức năng của Writer được bổ sung và nâng cấp giúp chúng ta làm việc dễ dàng.
7.2.1. Các lệnh trong menu File:
Menu File của Word Menu File của Writer Chức năng các nút lệnh của menu File hoàn toàn giống nhau, duy chỉ
có 1 điểm khác biệt là menu File của Writer không có lệnh Page Setup... lệnh này được Writer chuyển qua phần định dạng trang (Format Page), chúng ta
đề cập đến chức năng này saụ
N goài ra, Writer còn bổ sung thêm hai nút lệnh quan trọng:
Wizards: giúp thiết kế nhanh mẫu văn bản theo các định dạng: thư, bản fax, phong bì, sổ tay, sổ địa chỉ, trình diễn...
Export as PDF... : giúp chúng ta chuyển file văn bản thành file pdf rất nhanh chóng, dễ dàng mà không cần thêm một công cụ nào khác.
7.2.2. Menu Edit:
Menu Edit của Word Menu Edit của Writer
Chức năng AutoText được Writer tích hợp vào trong menu Edit, chức năng tìm kiếm và thay thế đã được Writer gộp chung thành một.
N goài ra, Writer bổ sung thêm chức năng Changes (để đánh dấu các bản ghi records), Exchange Databasẹ Các nút lệnh khác hoàn toàn giống nhaụ
Tuy nhiên, Writer không còn chức năng Gotọ.. (giúp ta đến nhanh một trang) như Word. Cũng như tổ hợp phím Ctrl + End dùng để đi đến cuối văn bản thì giờ đây chỉ có thể đi đến cuối trang hiện hành. Đây là những hạn chế
7.2.3. Menu View
Menu View của Word Menu View của Writer
Writer thay thế nút lệnh Outline bằng N onprinting Characters, không còn thể hiện lệnh View Header and Footer mà chuyển vào mục định dạng trang giống như nút lệnh Page Setup...
N goài ra, Writer đưa chế độ viền khung cho phần văn bản thành một nút lệnh riêng là Text Boundaries (trong Word, chế độ này nằm ở Tab view của mục Options trong phần Tools) và bổ sung thêm lệnh Data Sources.
7.2.4. Menu Insert:
Các thay đổi về tên gọi nhưng không thay đổi về chức năng của các lệnh trong menu Insert của Writer:
Các lệnh Insert của Word Các lệnh Insert của Writer
Date and time ... và Page N umber... Chuyển thành Fields Auto Text... Chuyển qua menu Edit
Symbols... Special Char
Comment N otes
References Indexes and Tables
Text box Frames (có bổ sung thêm các chức năng mới)
N goài ra, Menu này được Writer điều chỉnh và bổ sung khá nhiều chức năng mới, như nhúng java để chạy file .jar trực tiếp trong Word, nhúng file âm thanh và video để chạy trực tiếp trong Writer.
Phần mềm Writer đưa thêm chức năng chèn bảng vào mục Insert, mặc dù trong Menu Table cũng có chức năng tạo bảng.
Mục Insert Object được tổ chức lại theo cách trực quan, ngắn gọn và dễ
sử dụng hơn Word. Tuy nhiên, chức năng tạo công thức Toán đã thay thế các chương trình Math Type, Microsoft Equation bằng OpenOfficẹorg Math. Tuy nhiên, với phiên bản mới nhất (phiên bản 2.4) thì chương trình OpenOfficẹorg Math đã dễ sử dụng hơn rất nhiều so với các phiên bản khác.
Bên cạnh đó, Writer bổ sung thêm nút chèn Header, Footer nhưng để
có thể viết hoặc thay đổi được nội dung thì khá phức tạp, không đơn giản là chỉ vào view Header and Footer như Word, đây là một điểm hạn chế.
N goài ra, Writer bổ sung thêm nút lệnh Horizontal Ruler để giúp tạo nhanh một số đường kẻ ngang với nhiều màu sắc, chỉ cần click vào lệnh trên thì một hộp thoại sẽ xuất hiện cho phép ta nhanh chóng tại 1 đường kẻ ngang theo ý muốn.
Menu Insert của Word Menu Insert của Writer
View Toolbars. Chọn Drawing, thanh công cụ Drawing sẽ nằm ở
phía dưới giống như Word. Tuy nhiên, nút lệnh WordArt được đổi tên là Fontwork Gallery có hình chữ A trong va-li màu vàng
7.2.5. Menu Format:
Menu Format của Word Menu Format của Writer
Cũng giống như Menu Insert, menu Format cũng đã được sắp xếp và thay đổi nút lệnh khá nhiều, đồng thời giao diện của các nút lệnh trong phần này đã hoàn toàn khác so với Word.
Đầu tiên, nút lệnh Format Font của Word được thay thế bằng Format Character. Kế đến, không còn nút lệnh Border and Shading... mà chia thành 2 phần: phần Border và Background cho đoạn văn bản thì tích hợp vào lệnh Paragraph, phần Border và Background thì tích hợp vào phần Pages.
Cũng không còn nút lệnh Tabs... mà được Writer tích hợp vào lệnh Paragraph. Tuy nhiên, để chỉnh khoảng cách mặc định khi nhấn phím Tab lại phải thiết lập ở mục Options của menu Tools.
Điều này gây khó khăn cho người sử dụng. Đây cũng là một hạn chế
của Writer vì sự lòng vòng của chương trình.
N út lệnh Change Case thì chỉ còn 2 chức năng là chữ hoa, chữ thường, mà không còn chức năng đổi chữ hoa đầu từ.
N út lệnh Drop Cap được tích hợp vào Paragraph và Pages, nút lệnh Text Direction được chuyển qua phần định dạng của Bảng.
Lệnh Group trong Draw Toolbar của Word được Writer đưa hẳn thành 1 lệnh riêng trong menu Format.
7.2.6. Menu Table:
Hoàn toàn giống với Word. Tuy nhiên, Writer đã bổ sung thêm chức năng đặt tên cho bảng, giúp chúng ta làm việc với các bảng trong tài liệu một cách dễ dàng. Chức năng Formula trong menu Table của Writer giúp chúng ta tính toán nhanh giá trị của các biểu thức và ngay khi nhấn Enter, kết quả sẽ được trả về tại vị trí dấu nháỵ
Điểm hạn chế là trong menu Insert cũng có lệnh Insert Tablẹ
Menu Table của Word Menu Table của Writer
7.2.7. Menu Tools:
N goài các lệnh giống Word, thì Writer bổ sung thêm các lệnh mới như: Gallerry, Media Player. Hai lệnh này thực chất là lệnh chèn hình ảnh và âm thanh nhưng bằng phương pháp duyệt thư mục. N ghĩa là: khi ta click chọn 1 trong 2 lệnh trên, thì 1 hộp thoại của chương trình sẽ xuất hiện, giúp ta duyệt qua tất cả các hình ảnh trong các thư mục của ổ cứng. N ếu muốn chọn ảnh (video) nào ta chỉ cần click chọn và kéo thả file đó từ hộp thoại vào khung soạn thảo văn bản.
Hai lệnh này có thể thay thế hoàn toàn 2 lệnh Insert Picture và Insert Videọ Tuy nhiên, có thể, một phần vì muốn có điểm giống và nhấn mạnh
những điểm khác so với Microsoft nên những nhà lập trình phần mềm Writer
đã có khá nhiều mục không hợp logic và trùng lặp như trên.
Phần thay đổi nhiều nhất, và cũng là phần gây khó chịu nhất cho những người mới sử dụng Writer đó là phần thiết lập các thông số cho chương trình trong mục Tools Options. Vì giao diện đã hoàn toàn thay đổi, cách trình bày không còn giống như Word nên gây rất nhiều lúng túng ban đầụ Tuy vậy, hy vọng phần hướng dẫn dưới đây sẽ giúp người học dễ dàng trong việc cài đặt các thông số như: bật /tắt chức năng kiểm tra lỗi ngữ pháp, lỗi chính tả. Chuyển đổi đơn vị cho thước đọ..
Khi thực thi lệnh Options..., hộp thoại sau sẽ xuất hiện
*) Mục OpenOfficẹorg gồm:
User Data: cài đặt các thông số về tên người sử dụng (giống như phần File/Properties của Word).
General: cài đặt (bật /tắt) chức năng Help cho Writer, cài đặt năm theo
Memory: cài đặt bộ nhớ tạm cho file văn bản như số bước có thể Undo trong 1 lần, bộ nhớ để quản lý các hình ảnh và video đang làm việc, khởi
động OpenOffice cùng Hệ điều hành.
View: dùng để thiết lập các kích cỡ cho các nút lệnh của chương trình
Printer: dùng để thiết lập chếđộ in với máy in hay in thành filẹ
Paths: chỉ đường dẫn đến các file AutoText, AutoCorrect... có thể chỉ đường dẫn đến file AutoCorrect, AutoText đã thiết lập trong Word để sử dụng cho Writer mà không cần phải tạo lại từ đầụ
Color: thiết lập các styles màu sắc để có thể định dạng màu nền, màu chữ nhanh chóng.
Fonts: dùng để thay thế nhanh các font trong đoạn văn bản bằng các font chữ khác. Đây là chức năng mới của OpenOffice
Security: chức năng bảo mật cho file văn bản: tạo mật khNu mở file, tạo mật khNu chỉ đọc,... loại bỏ thông tin cá nhân của filẹ..Giống tab chức năng Security của Word.
Appearance: dùng để chỉnh sửa màu sắc của giao diện. Đây là chức năng mới của bộ OpenOffice, nó giống với chức năng thay đổi giao diện của HĐH Windows
Java: thiết lập các chế độ chạy file Java
Online Update: thiết lập chế độ tự cập nhật chương trình.
*) Mục Load/ Save: gồm các lệnh giống tab Save trong Tools Options của Word.
Thẻ General: Phần save có thể đánh dấu chọn vào các mục: Always create backup copy, Save AutoRecovery information every, Warn when not saving in OpenDocument or default format (Cảnh báo khi ta lưu file không
đúng định dạng, nhằm giúp chúng ta tránh sai sót khi lưu văn bản). Phần Default file format:
Mục Document type: chọn Text Document (có thể chọn HTML, XML nếu muốn tạo trang web). Tuy nhiên, đề nghị người dùng chọn chế độ mặc định là Text Document.
Always save as: nên chọn là Microsoft Word 97/2000/XP để có thể sử dụng được file khi đem qua các máy không có OpenOfficẹ
Thẻ VBA Properties: nên đánh dấu chọn tất cả để các đoạn mã của Word, Excel, PowerPoint trong văn bản tương thích với OpenOffice
Thẻ MicrosoftOffice: nên đánh dấu chọn ở tất cả các mục để
OpenOffice có thể nhận dạng các đối tượng như Word-Art, MathTypẹ.. giúp chúng ta chỉnh sửa dễ dàng, và ngược lại, nó sẽ tự động chuyển các công thức
được tạo bởi OpenOfficẹorg Math thành đổi tượng được nhận diện bởi Mathtypẹ N ếu không chọn mục này thì không thể chỉnh sửa các công thức Toán tạo bằng Writer bằng Mathtypẹ
Thẻ HTML compatilbility: dùng để thiết lập các chế độ cho 1 trang web được tạo bởi Writer
Thẻ View: để thiết lập chế độ hiển thị hình ảnh, bảng biểu, thước kẻ
ngang, dọc
Basic Fonts: để thiết lập các font chữ mặc định
Print: thiết lập các chế độ in văn bản (như chọn in bảng biểu, màu nền, hình ảnh, các chú thích đi kàm....)
Table: các cài đặt mặc định cho bảng biểụ Tuy nhiên, quý Thầy Cô vẫn có thể sử dụng tính năng Table Properties trong menu Tbale để điều chỉnh.
Các mục còn lại để thiết lập cho phần tạo trang web bằng writer.
KẾT LUẬN:
Mặc dù, có những điểm hạn chế nhất định, nhưng phần mềm Writer vẫn hoàn toàn xứng đáng được chúng ta quan tâm và sử dụng vì những tiện ích mà nó mang lại không thua kém gì Microsoft Word. Vả lại, phần mềm này hoàn toàn miễn phí cũng như không quá khó khăn khi tiếp cận nó nếu như chúng ta đã sử dụng thành thạo Microsoft Word.