II. Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tạ
9. Tổ chức kế toán xác định kết quả bán hàng
9.1. Xác định kết quả bán hàng tại Công ty.
Bên cạnh việc phản ánh một cách chính xác các khoản doanh thu bán hàng, giá vốn và các khoản chi phí liên quan phòng kế toán của Công ty cũng rất chú trọng đến việc xác định và phản ánh đúng kết quả bán hàng. Điều này giúp cho việc lập chỉ tiêu trên báo cáo kết quả kinh doanh đợc thuận tiện đồng thời đa lại cho nhà quản lý một cái nhìn tổng quát, sâu sắc về tình hình hoạt động của Công ty mình trong một khoảng thời gian nhất định. Vào ngày cuối cùng của quý, kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển và tổng hợp số liệu cuối quý để xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Kết quả bán hàng của Công ty đợc xác định nh sau :
Lợi nhuận thuần (kết quả bán hàng) = Lãi gộp – CPBH – CPQLDN Lãi gộp = Doanh thu thuần – Giá vốn hàng bán
Doanh thu thuần = Tổng doanh thu – Các khoản giảm trừ doanh thu.
9.2. Tài khoản kế toán sử dụng.
Công ty mở các tài khoản kế toán chủ yếu sau để kế toán xác định kết quả bán hàng :
Tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh Tài khoản 421 – Lợi nhuận cha phân phối
Công ty cũng mở sổ cái tài khoản 911 và sổ cái tài khoản 421 để theo dõi kết quả hoạt động bán hàng cũng nh kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty.
9.3. Phơng pháp kế toán xác định kết quả bán hàng.
chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp sang xác định kết quả kinh doanh. Kế toán căn cứ vào các sổ chi tiết doanh thu, sổ chi tiết giá vốn, sổ cái chi phí bán hàng và sổ cái chi phí quản lý doanh nghiệp để tập hợp số liệu.
Ví dụ : Ngày 31/12/2004 kết chuyển doanh thu chè xuất khẩu sang XĐKQ số tiền là 544.796.180đ, căn cứ vào sổ cái TK 911 (xem phụ lục 35)
Chơng trình kế toán máy sẽ thực hiện xử lý số liệu theo định khoản kế toán :
Kết chuyển doanh thu thuần theo định khoản Nợ TK 5111
Có TK 911
Sau khi thực hiện các bút toán kết chuyển, số tiền cũng đợc chuyển vào các sổ nhật ký chung, sổ cái các tài khoản 5111 và sổ cái tài koản 911.
Tơng tự nh trên, kế toán lần lợt thực hiện các bút toán kết chuyển doanh thu, giá vốn, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp sang xác định kết quả. Sau khi nhập dữ liệu chơng trình kế toán. Chơng trình kế tón trên máy sẽ thực hiện xử lý số liệu theo định khoản kế toán :
Kết chuyển doanh thu bán hàng theo định khoản Nợ TK 5111
Có TK 911
Kết chuyển giá vốn hàng bán theo định khoản Nợ TK 911
Có TK 632
Kết chuyển chi phí bán hàng theo định khoản Nợ TK 911
Có TK 641
Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 911
Có TK 642 (lần lợt các TK cấp 2 của TK 642)
Chơng III
Một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty phát triển xây dựng và xuất
nhập khẩu Sông Hồng.
I. Nhận xét về tình hình tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty phát triển xây dựng và xuất nhập khẩu Sông Hồng.
1. Ưu điểm về công tác kế toán tại Công ty.
Công tác kế toán tại Công ty đã không ngừng đợc củng cố và hoàn thiện cho ngày càng phù hợp với đặc điểm hoạt động của Công ty và yêu cầu cung cấp thông tin. Công ty đã ứng dụng máy vi tính vào tổ chức công tác kế toán, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho các nhà quản trị doanh nghiệp. Công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng nói riêng đợc thực hiện khá đầy đủ, phản ánh kịp thời, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hệ thống chứng từ sô sách và tài khoản kế toán đợc sắp xếp rất khoa học, hợp lý và đợc sử dụng linh hoạt phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty và thuận lợi cho việc tổ chức công tác kế toán trên máy.
Hiện nay, Công ty áp dụng hình thức kế toán “Sổ nhật ký chung”. Đây là hình thức sổ có kết cấu đơn giản ít cột và phù hợp với đặcđiểm tổ chức công tác kế toán trên máy vi tính. Trong quá trình hạch toán kế toán, Công ty sử dụng hệ thống chứng từ kế toán đầy đủ và đúng quy định của Bộ tài chính. Nhìn chung Công ty sử dụng hệ thống sổ kế toán hợp lý, đảm bảo yêu cầu hạch toán tổng hợp và chi tiết. Hệ thống sổ chi tiết đợc mở theo dõi đến từng đối tợng nh : về sổ chi tiết doanh thu có sổ chi tiết doanh thu nguyên liệu sơn, sổ chi tiết doanh thu đá, với sổ chi tiết phải thu, phải trả, cũng đợc mở nh vậy.
Công việc trên đợc tự động thực hiện bằng máy vi tính vừa đảm bảo tính chính xác vừa kịp thời hiệu quả tạo điều kiện giảm chi phí về quản lý.
2. Nhợc điểm của công tác kế toán bán hàng tại Công ty.
Mặc dù đã khá hoàn thiện song công tác tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng vẫn còn những tồn tại cần hoàn thiện khắc phục.
Về công tác kế toán giá vốn hàng bán : Tuy Công ty thực hiện kinh doanh rất đa dạng cả kinh doanh thơng mại và thực hiện hoạt động xây dựng các công trình công nghiệp và dân dụng nhng kế toán Công ty đã tổ chức mã hoá từng loại hàng hoá, từng công trình từ đó theo dõi tình hình nhập xuất đợc của từng loại hàng hoá, tiến độ thi công của từng công trình xây dựng nên thực hiện kế toán đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nhờ sự hỗ trợ của chơng trình kế toán trên máy vi tính nên việc xác định giá vốn đợc tính toán nhanh chóng và dễ dàng đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng chính xác cho ban lãnh đạo Công ty. Tuy nhiên, hoạt động của Công ty chủ yếu trên hai lĩnh vực kinh doanh là thơng mại và xây lắp nhng Công ty không mở tài khoản cấp hai cho tài khoản giá vốn hàng bán để theo dõi giá vốn hàng hoá xuất bán và giá vốn thành phẩm xuất bán riêng. Nh vậy Công ty khó có thể xác định đ- ợc kết qủa một cách nhanh chóng trên hai lĩnh vực kinh doanh này.
Về kế toán doanh thu bán hàng : Mặc dù Công ty kinh doanh nhiều loại hàng hoá và thành phẩm khác nhau nhng kế toán Công ty đã tổ chức kế toán theo dõi đợc doanh thu của từng mặt hàng, từng công trình đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho chủ doanh nghiệp. Tuy nhiên, doanh thu các công trình xây dựng thờng đợc xác định khi công trình hoàn thành bàn giao viết hoá đơn giá trị gia tăng và khách hàng thanh toán tiền công trình mà cha đợc xác định theo quy định mới trong chuẩn mực hợp đồng xây dựng là doanh thu xây dựng đợc xác định theo tiến độ kế hoạch hoặc theo giá trị khối lợng thực hiện.
911 – xác định kết quả để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ là cha đợc phù hợp với chế độ.
Về kế toán xác định kết quả bán hàng : Kết quả bán hàng của Công ty bao gồm kết quả từ bán hàng hoá và kết quả của hoạt động xây lắp. Đối với kết quả bán hàng của Công ty đã đợc hạch toán cho từng loại hàng hoá, nhóm hàng hoá và theo từng công trình hạng mục công trình từng công tác xây lắp đã thực hiện hoàn thành bàn giao. Tuy nhiên, với các khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đợc tập hợp trong kỳ và kết chuyển toàn bộ khi xác định kết quả kinh doanh Công ty không thực hiện phânbổ cho hàng bán ra và hàng còn lại cuối kỳ, nên xác định kết quả hoạt động kinh doanh là cha thật chính xác và hợp lý, nhất là khi hàng tồn kho cuối kỳ ở Công ty biến động lớn giữa các kỳ với nhau. Mặt khác, các khoản chi phí về quản lý doanh nghiệp cũng cha đợc phân bổ cho từng loại hàng, cho từng nhóm hàng, vì thế dẫn đến việc phản ánh không đúng kết quả của từng mạt hàng, việc đa ra quyết định các phơng án kinh doanh là không chính xác.
II. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty phát triển xây dựng và xuất nhập khẩu Sông Hồng.
Trong điều kiện nền kinh tế cạnh tranh mạnh mẽ nh hiện nay, có thể kết quả bán hàng có ảnh hởng to lớn tới sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Chính vì vậy hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là một yêu cầu cấp thiết đối với mỗi doanh nghiệp. Mặc dù Công ty đã khá hoàn thiện song công tác tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng vẫn còn những tồn tại cần hoàn thiện khắc phục. Dựa vào quá trình tìm hiểu thực tế tại Công ty thời gian qua với mong muốn để tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty phù hợp và hiệu quả hơn, em xin có một số ý kiến đề xuất nh sau :
Lĩnh vực kinh doanh của Công ty rất đa dạng nhng chủ yếu kinh doanh trên hai lĩnh vực là kinh doanh thơng mại các loại hàng hoá và thực hiện xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp. Nhng trong công tác hạch toán kế toán doanh thu bán hàng, Công ty chỉ mở một tài khoản cấp hai 5111 để theo dõi toàn bộ doanh thu của Công ty : cả doanh thu bán hàng hoá và doanh thu thành phẩm các công trình xây dựng. Để giúp kế toán nhanh chóng cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo doanh nghiệp về doanh thu bán hàng hoá riêng và doanh thu thành phẩm xây lắp riêng thì Công ty nên mở thêm tài khoản cấp hai 5112 : doanh thu bán thành phẩm, còn tài khoản 5111 chỉ để phản ánh doanh thu bán hàng hoá. Nh vậy thì kế toán có thể nhanh chóng xác định đợc doanh thu trên hai lĩnh vực kinh doanh trên một cách nhanh chóng tại bất kỳ thời điểm nào đảm bảo tính kịp thời của thông tin cho các nhà quản lý doanh nghiệp có thể đa ra các quyết định một cách nhanh chóng và chính xác. Tơng ứng với việc mở thêm tài khoản kế toán 5112 – doanh thu bán thành phẩm, Công ty cũng mở thêm sổ cái tài khoản 5112 – Sổ doanh thu bán thành phẩm, và sổ cái tài khoản 5111 – phản ánh doanh thu bán hàng hoá.
Thứ hai : Về kế toán giá vốn hàng bán
Tại Công ty, kế toán giá vốn hàng bán của toàn bộ hàng hoá và thành phẩm cũng chỉ tập hợp trên tài khoản cấp một – TK 632. Do đó Công ty không thể xác định ngay đợc giá vốn cũng nh kết quả trên hai lĩnh vực kinh doanh là kinh doanh thơng mại hàng hoá và hoạt động xây lắp. Vậy Công ty cũng nên mở hai tài khoản cấp hai cho tài khoản 632 :
TK 6321 – Giá vốn hàng hoá xuất bán TK 6322 – Giá vốn thành phẩm xuất bán
Nh vậy sẽ tạo điều kiện thuận tiện cho công tác kế toán giá vốn cũng nh xác định kết qủa một cách nhanh chóng cho từng lĩnh vực kinh doanh. T- ơng ứng với việc mở hai tài khoản cấp hai : TK 6321 và TK 6322 thì Công ty
Thứ ba : Về kế toán các khoản giảm trừ doanh thu.
Theo quy định hiện hành các khoản giảm trừ doanh thu : chiết khấu th- ơng mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, thuế giá trị gia tăng phải nộp theo phơng pháp trực tiếp, thuế xuất khẩu và thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp đ- ợc tính vào doanh thu ghi nhận ban đầu, để xác định doanh thu thuần, làm cơ sở để tính kết quả kinh doanh trong kỳ kế toán. Tuy nhiên trong kỹ thuật hạch toán của Công ty khoản giảm trừ doanh thu lại đợc hạch toán thẳng vào kết quả kinh doanh để xác định kết quả. Với các hạch toán nh trên Công ty sẽ không xác định đợc ngay doanh thu thuần bán hàng hoá thành phẩm trong kỳ và hơn nữa dễ gây hiểu sai tính chất của khoản giảm trừ doanh thu là một khoản chi phí trong kỳ. Do đó để phù hợp với quy định hiện hành cũng nh thuận tiện hơn trong công tác quản lý, Công ty nên thay đổi kỹ thuật hạch toán kế toán đối với các khoản giảm trừ doanh thu phù hợp với quy định.
Quy trình kế toán các khoản giảm trừ doanh thu tiến hành theo sơ đồ sau : TK 111, 112, 131 … TK 521 TK 511 Chiết khấu TM K/c CKTM TK 531 Hàng bán bị trả lại K/C hàng bán bị trả lại TK 33311 Giảm VAT TK 532 đầu ra
Giảm giá hàng bán K/C giảm giá hàng bán TK 333
Thuế xuất khẩu Thuế TTĐB
Thuế GTGT PP trực tiếp
Khi đó, nghiệp vụ kết chuyển giảm giá hàng bán sẽ phải định khoản theo bút toán là :
Nợ TK 5111 Có TK 532
Do đó nghiệp vụ này vào sổ tài khoản 5111 thay vì vào sổ cái tài khoản 911 nh doanh nghiệp đã thực hiện va sẽ làm giảm doanh thu bán hàng hoá của Công ty.
Thứ t : Kế toán xác định kết quả kinh doanh
cho số hàng đã tiêu thụ và số hàng còn tồn kho, đồng thời phân bổ các chi phí này cho từng loại sản phẩm tiêu thụ. Ta có thể sử dụng công thức sau :
Chi phí quản lý (CPBH) phân bổ cho thành phẩm, = Chi phí quản lý (CPBH) phân bổ cho hàng tồn đầu kỳ + Chi phí quản lý (CPBH) đợc tập hợp trong kỳ x Trị giá vốn hàng tồn cuối kỳ Trị giá vốn hàng tồn cuối kỳ + Trị giá vốn hàng xuất trong kỳ CPQL (CPBH) phân bổ cho TP, HH xuất bán trong kỳ = CPQL (CPBH) phân bổ cho TP, HH tồn đầu kỳ + CPQL (CPBH) phát sinh trong kỳ - CPQL (CPBH) phân bổ cho TP, HH tồn cuối kỳ Trong đó :
- Chi phí QLDN (CPBH) phân bổ cho hàng tồn đầu kỳ là chi phí phân bổ cho hàng tồn cuối kỳ trớc.
- Chi phí QLDN (CPBH) tập hợp trong kỳ (lấy từ sổ cái TK 641, TK 642).
- Trị giá vốn TP, HH tồn cuối kỳ (lấy từ số d sổ cái TK 154, 156) - Trị giá vốn TP, HH xuất trong kỳ (lấy từ sổ cái TK 632).
Ví dụ trong quý IV năm 2004 :
- Chi phí QLDN tập hợp đợc trong kỳ là 3.100.672.760đ - Trị giá vốn TP, HH tồn cuối kỳ là : 5.204.691.986đ - Trị giá vốn TP, HH xuất trong kỳ là : 31.913.925.542đ
Khi đó xác định đợc chi phí QLDN phân bổ cho HH, TP tồn cuối kỳ là
3.100.672.760
5.204.691.986 434.769.605 5.204.691.986 31.913.925.542x =
+ đ
Chi phí QLDN phân bổ cho HH, TP xuất bán trong kỳ là : 3.100.672.760 – 434.769.605 = 2.665.903.155đ
Kế toán sẽ hạch toán kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp theo hai định khoản kế toán nh sau : Đối với chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho HH, TP xuất bán trong kỳ là 2.665.903.760đ đợc kết chuyển để xác định kết quả là và đợc kế toán theo định khoản :
Nợ TK 911
Có TK 642
Đối với chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho HH, TP tồn cuối kỳ là 434.769.605đ đợc chuyển sang tài khoản 1422 – chi phí quản lý chờ kết chuyển để hạch toán vào chi phí của kỳ kế toán sau và đợc kế toán theo định