Do quy mô và vốn của Xí nghiệp không lớn lắm mà giá trị máy thi công khá lớn, chủng loại tơng đối nhiều, lại tơng đối cồng kềnh, hơn nữa các công trình xây dựng lại không tập trung mà phân bổ rải rác ở nhiều nơi, vì vậy việc điều động máy từ nơi này sang nơi khác khá bất tiện lại tốn chi phí lớn do đó không hiệu quả. Bởi vậy, Xí nghiệp chỉ đầu t vào một vài máy móc hay sử dụng, giá trị không lớn lắm, còn lại khi có nhu cầu sử dụng, các đội thi công sẽ đi thuê máy. Thông thờng, Xí nghiệp thuê trọn gói do đó Xí nghiệp không phải trả lơng và các khoản trích theo lơng cho công nhân điều khiển máy, nhiên liệu dùng cho việc chạy máy cũng nh những chi phí về sửa chữa và bảo dỡng máy. Khi có nhu cầu thuê máy Giám đốc Xí nghiệp sẽ ký Hợp đồng thuê máy với bên có máy cho thuê. Thông thờng trong hợp đồng quy định rõ nội dung, khối lợng công việc, đơn giá mỗi giờ máy hoặc đơn giá thuê máy cả tháng và trách nhiệm của mỗi bên.
Trong quá trình sử dụng nhân viên điều khiển máy thi công sẽ ghi hoạt động của máy vào Nhật trình hoạt động của máy thi công. Căn cứ vào Nhật trình này và Hợp đồng thuê máy, kế toán sử dụng tờ kê chi tiết để hạch toán chi phí thuê máy vào TK 6277. Số liệu trên sẽ đợc kế toán tổng hợp vào sổ chi tiết TK6277, Nhật ký chung và chuyển sang Sổ cái TK6277
Định khoản : Nợ TK 623, TK 6277,133: Có TK 331,111,...:
Tài khoản 623 - Chi phí sử dụng máy thi công
Công trình : The mannergarden bexco Tất cả các yếu tố chi phí
Từ ngày : 01/07/07 đến ngày 30/09/07
Số CT Ngày CT Nội dung Phát sinh trong kỳ
Nợ Có
D đầu kỳ
2NK 31/08/07 Phục vụ thi công CT : Beco 643.600 KCCP
MT8 31/08/07 K/c chi phí máy thi công T8/07 643.600 3NK 30/09/07 Trả tiền VT, DCSX CT : Beco 46.000
KCCP
MT9 30/09/07 K/c chi phí phục vụ máy thi công T9/07 46.000
Cộng 689.600 689.600
Biểu số 06: Trích Sổ chi tiết tài khoản 623
Sổ cái
Tài khoản 623 - Chi phí sử dụng máy thi công Từ ngày 01/07/2007 đến ngày 30/09/2007
Đơn vị tính : đồng
Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh
SH NT Nợ Có
D đầu kỳ
1SD 30/07 Chi phí phục vụ thi công CT : NM SD - BTL 1111 1.780.908 KCCP
MT 31/07 K/c chi phí phục vụ máy thi công T7/07 154 1.780.908 ...
2BCo 31/08 Phục vụ thi công CT : Bexco 1111 643.600 ….
3BCo 30/09 Trả tiền vật t, DCSX CT : Bexco 1111 46.000 KCCP
MT 30/09 K/c chi phí phục vụ máy thi công 154 12.206.521
Cộng 36.090.761 36.090.761