c. Tổ chức hạch toán vật tư
TK153 Bảng tổng
Bảng tổng hợp chi tiết Phần mềm kế toán Bảng cân đối số phát sinh
2.2.2.2. Kế toán phần hành thanh toán
a. Đặc điểm thanh toán tại Công ty Liên doanh vận chuyển quốc tế Hải Vân Thanh toán luôn diễn ra đồng thời và là một nghiệp vụ không thể thiếu trong các hoạt động của công ty. Tại Công ty Liên doanh vận chuyển quốc tế Hải Vân thanh toán được thực hiện bằng hai phương thức chính là thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng.
* Thanh toán bằng tiền mặt
Tiền mặt được quản lý thống nhất tại quỹ của công ty, chỉ gồm tiền Việt Nam, không có ngoại tệ hay vàng bạc, kim khí quý. Các nghiệp vụ thanh toán phát sinh liên quan đến tiền mặt tại công ty không nhiều, chủ yếu là các nghiệp vụ thanh toán tạm ứng, thanh toán nội bộ, và các khoản thanh toán với khách hàng với số tiền không lớn.
* Thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng
Các nghiệp vụ thanh toán của công ty (thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp, thanh toán lương cho nhân viên, thanh toán với ngân sách nhà nước, tổ chức BHXH, bảo lãnh) chủ yếu được thực hiện qua ngân hàng. Công ty mở tài khoản tại ngân hàng Quốc tế., Tài khoản số 005704060003004 tại ngân hàng Quốc tế.:. Tiền gửi ngân hàng của công ty gồm cả tiền Việt Nam và ngoại tệ các loại (USD, GBP, S$, CHF, DM, JPY, AUD, EUR).
Các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ phát sinh tại công ty chủ yếu trong trường hợp thanh toán cho nhà cung cấp lớn, thanh toán cho cộng tác viên( những khách hàng tiến hành vận chuyển cho công ty). Để hạch toán ngoại tệ, công ty dùng tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ, đến cuối năm, căn cứ vào tỷ giá bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố vào ngày kết thúc niên độ kế toán, kế toán tiến
hành điều chỉnh giá và phản ánh chênh lệch tỷ giá ngoại tệ thông qua TK 413 “Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ”.
Cuối mỗi tháng, căn cứ vào giấy báo số dư khách hàng do ngân hàng lập, kế toán đối chiếu với Sổ cái và Sổ chi tiết TK 112 để kiểm tra việc hạch toán của công ty.
b. Chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển
* Chứng từ sử dụng
Chứng từ nguồn: Giấy đề nghị thanh toán, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Hoá đơn bán hàng, Hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lý hợp đồng….
Chứng từ thực hiện: Phiếu thu, phiếu chi, Uỷ nhiệm thu, Uỷ nhiệm chi, séc, lệnh chi.
Chứng từ thanh toán được lập khi phát sinh các nghiệp vụ thanh toán và được dùng làm căn cứ hạch toán trên phần mềm máy vi tính, bảo quản và lưu trữ tại phòng kế toán
* Quy trình luân chuyển
Thanh toán bằng tiền mặt:
Bước 1: Người có nhu cầu thanh toán lập giấy đề nghị thanh toán, có đủ các chứng từ đi kèm ( Hoá đơn GTGT, Hợp đồng...). Trên Giấy đề nghị thanh toán phải có đủ chữ ký của người đề nghị, trưởng bộ phận, Kế toán trưởng, Giám đốc hoăc người được uỷ quyền
Bước 2: Kế toán thanh toán lập Phiếu thu, Phiếu chi
Bước 3: Thủ quỹ căn cứ Phiếu thu, Phiếu chi tiến hành thu chi tiền và ký duyệt
Bước 4: Kế toán tiếp nhận Phiếu thu, Phiếu chi sử dụng để tiến hành hạch toán trên phần mềm,in làm 3 liên: liên 1 giao cho người nhận tiền, 2 bản bảo quản và lưu trữ tại phòng kế toán.
Thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng
Bước 1: Người có nhu cầu thanh toán lập Giấy đề nghị thanh toán có đủ chữ ký của người đề nghị, Kế toán trưởng, Tổng Giám đốc và các chứng từ đi kèm (Hoá đơn GTGT, Hợp đồng, biên bản thanh lý hợp đồng…)
Bước 2: Kế toán thanh toán lập Uỷ nhiệm thu, Uỷ nhiệm chi (có đủ chữ ký của Kế toán trưởng, chủ tài khoản, Tổng Giám đốc hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị) và mang tới ngân hàng.
Bước 3: Ngày hôm sau, kế toán nhận được các sổ phụ sao kê tài khoản từ ngân hàng, tiến hành hạch toán trên phần mềm, bảo quản và lưu trữ các sổ phụ tại phòng kế toán
Cuối mỗi tuần kế toán làm các báo cáo tuần cho kế toán trưởng, gồm: báo cáo tồn quỹ tiền mặt, TGNH.
c. Tổ chức hạch toán
Để hạch toán các nghiệp vụ thanh toán kế toán chỉ sử dụng TK 111 “tiền mặt” và TK 112 “ Tiền gửi ngân hàng”. TK 112 chi tiết thành 2 tài khoản cấp hai là TK 1121 “Tiền VND gửi ngân hàng”, TK 1122 “tiền ngoại tệ gửi ngân hàng”. Các tài khoản cấp 2 này lại được chi tiết thành các tài khoản cấp 3, cấp 4 để theo dõi chi tiết tiền gửi tại các ngân hàng và các loại ngoại tệ. Chẳng hạn:
TK 112: tiền gửi ngân hang
TK 1121: tiền Việt Nam gửi ngân hàng
TK 11212: ngân hàng Quốc tế- VND TK 11213: ngân hàng Nông nghiệp TK11214: ng ân h àng Á ch âu TK11215: ngân hàng quân đội
TK11216: ngân hàng nông nghịêp Sài Gòn TK11217: ngân hàng Đại Dương
TK11218: ngân hàng ngoại thương TW
TK11219: ngân hàng ngoại thương thành công TK1122: tiền ngoại tệ gửi ngân hàng
TK11221: ngân hàng nông nghiệp - USD TK11222: ngân hàng Quốc tế- USD TK11223: ngân hàng Quân đội- USD TK11224: ngân hàng Đại Dương- USD TK1123: vàng bạc, kim khí quý, đá quý …
Đồng thời kế toán đối chiếu số liệu, chuyển chứng từ hạch toán cho kế toán công nợ.
Quy trình hạch toán các nghiệp vụ về vốn bằng tiền theo hình thức Nhật ký chung được khái quát qua sơ đồ sau:
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 2.6. Quy trình hạch toán các nghiệp vụ về vốn bằng tiền theo hình
thức Nhật ký chung
Báo cáo tài chính Chứng từ thu - chi Nhật ký chung Sổ cái TK111, 112
Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng Sổ quỹ tiền mặt Bảng tổng hợp chi tiết Phần mềm kế toán Bảng cân đối số phát sinh
2.2.2.3 kế toán phần hành bán hàng và xác định kết quả kinh doanh:
a nguyên tắc xác định doanh thu bán hàng
doanh thu bán hàng hàng dược ghi nhận khi đồng thời thoải mãn các điều kiện sau:
Phần rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hoá đã được chuyển quyền cho người mua.
Công ty không còn lắm giữ quyền quản lý hàng hoá như người sở hữu hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá
Doanh thu dược xác định tương đối chắc chắn
Công ty đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng
Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng
Doanh thu cung cấp dịch vụ dược ghi nhận khi kết quả của giao dịch đó được xác định một cách đáng tin cậy. trường hợp việc cung cấp dịch vụ liên quan đến nhiều kỳ thì doanh thu được ghi nhận trong kỳ theo kết quả phàn công việc đã hoàn thành vào ngày lập bảng cân đối kế toán của kì đó.