Ngày, tháng, năm ban hành VB là ngày ký chính thức VB đó.
Vị trí trình bày: Địa điểm, ngày tháng năm ban hành VB
được trình bày ở trang đầu, phía phải, dưới tiêu đề VB. Giữa địa điểm và ngày tháng năm ban hành có dấu phẩy (,).
Tác dụng: Địa điểm ban hành VB tạo điều kiện thuận lợi
cho việc liên hệ trực tiếp khi cần. Ngày, tháng, năm ban hành bảo đảm giá trị pháp lý về thời gian của VB, thuận tiện cho việc phân loại, lập HS, tra tìm nghiên cứu, v.v....
đ. Tên loại VB và trích yếu nội dung VB
- Tên loại văn bản là tên gọi của thể loại VB đó, như: nghị quyết, chỉ thị, quyết định, v.v....
- Trích yếu nội dung văn bản là phần tóm tắt ngắn
gọn, chính xác chủ đề của nội dung VB. Trong trích yếu nội dung một số loại VB có ghi tên cơ quan ban hành VB đó.
Vị trí trình bày: Tên loại VB và trích yếu nội dung được
trình bày chính giữa trang giấy, phía dưới ngày, tháng, năm ban hành và số - ký hiệu VB bằng chữ in hoa
đứng.
Trích yếu nội dung VB được trình bày dưới tên loại bằng chữ in thường đậm, đứng. Riêng công văn, trích yếu nội dung được trình bày dưới số và ký hiệu bằng chữ in thường, nghiêng cỡ chữ nhỏ hơn chữ trình bày nội dung.
Tác dụng: Tên loại thể hiện tầm quan trọng của VB
Trích yếu nội dung VB giúp nơi nhận nhanh chóng hiểu đúng chủ đề của nội dung VB. Tên loại VB và trích yếu nội dung VB tạo điều kiện rất thuận tiện cho cán bộ nghiệp vụ đăng ký VB, lập hồ sơ, tra tìm,
e. Phần nội dung văn bản
Phần nội dung VB là phần thể hiện toàn bộ nội dung cụ thể của VB. Nội dung VB phải phù hợp với thể loại VB.
Vị trí trình bày: Phần nội dung VB được trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung.