nước qua Kho bạc Nhà nước Buụn Đụn
3.2.2.1. Mục tiờu của quy trỡnh kiểm soỏt chi
Quy trỡnh KSC qua KBNN Buụn Đụn phải đỏp ứng cỏc yờu cầu sau: - Kiểm soỏt chặt chẽ cỏc khoản chi, tất cả cỏc khoản chi phải cú trong dự toỏn (đối với chi thường xuyờn), kế hoạch vốn (đối với chi đầu tư) được cấp cú thẩm quyền phờ duyệt.
- Kiểm soỏt cỏc khoản chi phải đỳng chế độ, tiờu chuẩn, định mức do cấp cú thẩm quyền quy định, đảm bảo cỏc khoản NSNN chi ra khụng bị thất thoỏt, đảm bảo hiệu quả.
- Cỏc khoản chi phải cú đầy đủ chứng từ, hồ sơ, thủ tục theo quy định đối với từng khoản chi.
- Cỏc khoản chi phải được thanh toỏn trực tiếp đến đối tượng được hưởng (Người hưởng lương, phụ cấp; người, đơn vị cung cấp hàng húa dịch vụ cho ĐVSDNS).
- Tạo điều kiện thuận lợi cho cỏc đơn vị trong quỏ trỡnh thanh toỏn, giao dịch tại KBNN.
- Làm căn cứ để cỏc kế toỏn viờn, kế toỏn trưởng, thủ trưởng đơn vị KBNN kiểm soỏt tớnh hợp phỏp, hợp lệ của chứng từ kế toỏn thanh toỏn cho cỏc đơn vị tổ chức, cỏ nhõn đến giao dịc tại KBNN.
3.2.2.2. Hỡnh thức chi trả, thanh toỏn
Việc chi trả, thanh toỏn cỏc khoản chi qua KBNN Buụn Đụn được thực hiện theo hỡnh thức rỳt dự toỏn,lệnh chi tiền và chi từ tài khoản tiền gởi.
Thứ nhất, đối với hỡnh thức chi NSNN theo hỡnh thức rỳt dự toỏn: cỏc khoản chi này bao gồm chi thường xuyờn, chi sự nghiệp kinh tế, chi chương
trỡnh mục tiờu, kinh phớ ủy quyền và cỏc khoản chi khỏc; Chi cỏc khoản chi và chi sự nghiệp cú tớnh chất đầu tư.
Căn cứ vào nhu cầu chi tiờu của đơn vị, Thủ trưởng đơn vị sử dụng NSNN lập giấy rỳt dự toỏn NSNN kốm theo cỏc hồ sơ, chứng từ thanh toỏn gửi KBNN Buụn Đụn nơi giao dịch để làm căn cứ kiểm soỏt, thanh toỏn.
KBNN Buụn Đụn kiểm tra, kiểm soỏt cỏc hồ sơ thanh toỏn của đơn vị sử dụng NSNN, nếu đủ điều kiện theo quy định, thỡ thực hiện thanh toỏn trực tiếp cho người hưởng lương, trợ cấp xó hội và người cung cấp hàng hoỏ, dịch vụ hoặc thanh toỏn qua đơn vị sử dụng NSNN.
Khi thực hiện chi trả, thanh toỏn theo dự toỏn, KBNN Buụn Đụn thực hiện chi cho ĐVSDNS theo đỳng cỏc mục chi thực tế trong phạm vi dự toỏn được giao.
Thứ hai, chi NSNN theo hỡnh thức lệnh chi tiền: Lệnh chi tiền này do hai đơn vị nhập vào hệ thống
Đối với Lệnh chi tiền do cơ quan tài chớnh nhập vào hệ thống. Cơ quan tài chớnh cú trỏch nhiệm và phờ duyệt trờn hệ thống cỏc Lệnh chi tiền, bao gồm: cỏc khoản chi NSNN do cơ quan tài chớnh cấp phỏt trược tiếp cho đơn vị bằng Lệnh chi tiền, lệnh chi tiền của cơ quan tài chớnh cỏc cấp với nội dung bổ sung cõn đối hoặc bổ sung cú mục tiờu cho cơ quan tài chớnh cấp dưới. Cơ quan tài chớnh chịu trỏch nhiệm kiểm tra, kiểm soỏt nội dung, tớnh chất của từng khoản chi, bảo đảm điều kiện cấp phỏt NSNN theo qui định, KBNN kiểm tra thực hiện chi trả, thanh toỏn cho đơn vị theo nội dung ghi trong Lệnh chi tiền của cơ quan tài chớnh .
Đối với lệnh chi tiền do KBNN nhập vào hệ thống bao gồm: Lệnh chi tiền của ngõn sỏch xó, phường lập; Lệnh chi tiền của cơ quan tài chớnh cỏc cấp với nội dung hạch toỏn thu, chi chuyển nguồn giữa cỏc năm ngõn sỏch, chi trả Gốc, Lói cỏc khoản vay.
Thứ ba, Chi từ tài khoản tiền gửi: Đối với tài khoản tiền gửi (TKTG) của đơn vị mở tại kho bạc, đơn vị chỉ được quyền rỳt tiền chi tiờu trong phạm vi số
dư tài khoản hiện cũn của đơn vị. Việc kiểm soỏt thanh toỏn từ tài khoản này thựy theo qui định đối với từng loại TKTG khỏc nhau trước khi thực hiện thanh toỏncho đơn vị.
3.2.2.3. Nguyờn tắc thực hiện quy trỡnh kiểm soỏt chi ngõn sỏch nhà nước tại KBNN Buụn Đụn
KSC NSNN qua KBNN là việc KBNN tiến hành thẩm định, kiểm tra, kiểm soỏt cỏc khoản chi NSNN phự hợp với cỏc chớnh sỏch, chế độ, định mức chi tiờu do nhà nước quy định theo những nguyờn tắc, điều kiện, hỡnh thức và phương phỏp quản lý tài chớnh trong quỏ trỡnh cấp phỏt và thanh toỏn cỏc khoản chi của NSNN.
Để nhằm hoàn thiện Quy trỡnh KSC, Bộ Tài chớnh, KBNN và cỏc cơ quan chức năng khụng ngừng hoàn thiện quy trỡnh để kiểm soỏt chặt chẽ cỏc khoản chi NSNN, đảm bảo đỳng nội dung, đối tượng, chế độ, định mức của Nhà nước quy định. Đồng thời quy trỡnh KSC đỏp ứng được yờu cầu cải cỏch thủ tục hành chớnh, quy định cụ thể trỏch nhiệm của từng cỏ nhõn, thời gian xử lý hồ sơ, chứng từ; đảm bảo quy trỡnh phải được cụng khai, minh bạch tạo điều kiện thuận lợi nhất cho ĐVSDNS giao dịch với KBNN Buụn Đụn.
Thực hiện Quyết định số 138/2007/QĐ-TTg ngày 21/8/2007 về việc phờ duyệt Chiến lược phỏt triển KBNN đến năm 2020 với mục tiờu là “xõy dựng KBNN hiện đại, hoạt động an toàn, hiệu quả và phỏt triển ổn định, vững chắc trờn cơ sở cải cỏch thể chế chớnh sỏch, hoàn thiện tổ chức bộ mỏy, gắn với hiện đại húa cụng nghệ và phỏt triển nguồn nhõn lực để thực hiện tốt cỏc chức năng: Quản lý quỹ ngõn sỏch nhà nước (NSNN), cỏc quỹ tài chớnh nhà nước và cỏc quỹ khỏc của Nhà nước được giao quản lý; quản lý ngõn quỹ; tổng kế toỏn nhà nước; thực hiện việc huy động vốn cho NSNN và cho đầu tư phỏt triển thụng qua hỡnh thức phỏt hành trỏi phiếu Chớnh phủ theo quy định của phỏp luật nhằm tăng cường năng lực, hiệu quả và tớnh cụng khai, minh bạch trong quản lý cỏc nguồn lực tài chớnh của Nhà nước, cỏc đề ỏn cải cỏch hành chớnh của Bộ Tài chớnh và
KBNN. KBNN Buụn Đụn đó xõy dựng và thực hiện giao dịch “một cửa” trong kiểm soỏt chi NSNN. Giao dịch “một cửa” trong kiểm soỏt chi NSNN là việc KBNN giải quyết cỏc khoản chi thường xuyờn, chi đầu tư cho cỏc ĐVSDNS đảm bảo đơn vị chỉ liờn hệ với một bộ phận chuyờn trỏch từ khõu hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ đến trả kết quả cuối cựng. Như vậy, với quy trỡnh giao dịch “một cửa” trong KSC NSNN sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho ĐVSDNS đến giao dịch với KBNN Buụn Đụn. Quy trỡnh KSC NSNN tại KBNN Buụn Đụn phải đảm bảo cỏc nguyờn tắc sau:
Quy trỡnh KSC phải đảm bảo cỏc nguyờn tắc: Thủ tục hành chớnh đơn giản, rừ ràng, đỳng chế độ, quy trỡnh nghiệp vụ; giải quyết cụng việc nhanh chúng, thuận tiện cho khỏch hàng; Cụng khai minh bạch cỏc hồ sơ, thủ tục, quy trỡnh chi ngõn sỏch; trỏch nhiệm của cỏn bộ KBNN; thời hạn giải quyết cụng việc; Nhận hồ sơ chi NSNN và trả kết quả tại một đầu mối, khụng yờu cầu khỏch hàng phải liờn hệ với nhiều bộ phận.
3.2.2.4. Trỏch nhiệm của cỏn bộ KBNN Buụn Đụn trong việc thực hiện Quy trỡnh trong kiểm soỏt chi NSNN
Cỏn bộ KBNN Buụn Đụn cú trỏch nhiệm trong việc thực hiện Quy trỡnh giao dịch “một cửa” trong kiểm soỏt chi NSNN như sau:
- Đối với cỏn bộ KSC: cú trỏch nhiệm hướng dẫn khỏch hàng nộp hồ sơ KSC; Xem xột hồ sơ của khỏch hàng, kiểm tra sơ bộ về sự đầy đủ, tớnh hợp phỏp, hợp lệ của hồ sơ; Thực hiện việc kiểm soỏt hồ sơ, đảm bảo việc KSC đỳng phỏp luật, chớnh sỏch, chế độ của Nhà nước; Thực hiện luõn chuyển hồ sơ cho cỏc bộ phận nghiệp vụ cú liờn quan theo đỳng quy trỡnh này và quy định cụ thể của lónh đạo KBNN Buụn Đụn; Sau khi hồ sơ đó cú kết quả xử lý, cỏn bộ KSC thụng bỏo kết quả và trả lại hồ sơ, chứng từ cho khỏch hàng.
- Đối với tổ Tổng hợp – Hành chớnh: Thực hiện cụng tỏc thanh toỏn vốn XDCB, vốn sự nghiệp cú tớnh chất đầu tư và vụn CTMT và quyết toỏn vốn
chương trỡnh MTQG.
- Đối với tổ Kế toỏn: Thực hiện cụng tỏc kế toỏn NSNN và hoạt động nghiệp vụ KBNN theo qui định. Thực hiện việc kiểm soỏt chi thường xuyờn của KBNN qua KBNN Buụn Đụn theo qui định của Luật NSNN, kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ KSC mà cỏn bộ KSC trỡnh, nếu hợp lệ, hợp phỏp, đỳng quy định thỡ tiến hành ký trờn cỏc hồ sơ chứng từ. Thường xuyờn theo dừi, kiểm tra cỏn bộ KSC trong việc tuõn thủ quy trỡnh nghiệp vụ, tinh thần thỏi độ phục vụ khỏch hàng, đảm bảo thời gian xử lý hồ sơ chứng từ KSC.
- Đối với Giỏm đốc: Giỏm đốc cú trỏch nhiệm toàn diện về việc triển khai thực hiện giao dịch “một cửa” trong KSC thường xuyờn NSNN; Quy định cụ thể việc luõn chuyển, giao nhận hồ sơ trong nội bộ đơn vị, thời gian giải quyết cụng việc của cỏc bộ phận nghiệp vụ bảo đảm kiểm soỏt chặt chẽ cỏc khoản chi NSNN, đỳng thời hạn quy định, khụng gõy phiền hà cho khỏch giao dịch; Niờm yết cụng khai tại trụ sở KBNN về cỏc quy định, thủ tục hành chớnh, hồ sơ và thời hạn giải quyết cụng việc.
Như vậy, trong Quy trỡnh kiểm soỏt chi NSNN qua KBNN Buụn Đụn đó phõn cụng trỏch nhiệm rừ ràng và cụ thể cho từng thành viờn tham gia vào quy trỡnh, việc phõn cụng trỏch nhiệm như trờn cú ý nghĩa quan trọng trong việc theo dừi, giỏm sỏt thực hiện đỳng quy trỡnh giải quyết cụng việc, nú là căn cứ cơ sở phỏp lý để xử lý, quy trỏch nhiệm cho từng cỏ nhõn khi khỏch hàng khiếu nại, tố cỏo cỏn bộ KBNN trong thực hiện nhiệm vụ KSC.
3.2.2.5. Sơ đồ quy trỡnh kiểm soỏt chi tại KBNN Buụn Đụn
(Nguồn: Sơ đồ chỉ dẫn tại KBNN Buụn Đụn)
Ghi chỳ:
Hướng đi của hồ sơ, chứng từ KSC Hướng đi của chứng từ thanh toỏn
Sơ đồ 3.2: Sơ đồ quy trỡnh KSC thường xuyờn tại Buụn Đụn
Sơ đồ quy trỡnh KSC NSNN qua KBNN Buụn Đụn
Theo sơ đồ hỡnh vẽ, Quy trỡnh KSC thường xuyờn NSNN qua KBNN Buụn Đụn thực hiện qua cỏc bước sau:
Bước 1: Tiếp nhận, kiểm soỏt sơ bộ và phõn loại hồ sơ chứng từ KSC. Bước 2 : Cỏn bộ KSC kiểm tra hồ sơ, chứng từ.
Bước 3 : Kế toỏn trưởng kiểm soỏt và ký chứng từ. Bước 4: Giỏm đốc xem xột hồ sơ, chứng từ và ký. Bước 5: Thực hiện thanh toỏn.
Bước 6: Trả tài liệu, chứng từ cho khỏch hàng. Bước 7: Chi tiền mặt tại quỹ.
5
4 Khỏch hàng Cỏn bộ KSC
(một của)
Kế toỏn trưởng
Thủ quỹ Thanh toỏn viờn Giỏm đốc Trung tõm thanh toỏn 1 2 7 3 6 5
(Nguồn: Sơ đồ chỉ dẫn tại KBNN Buụn Đụn)
Sơ đồ 3.3: Sơ đồ quy trỡnh KSC đầu tư thanh toỏn vốn ĐTXDCB
Bước 1: Phũng TTVĐT tiếp nhận hồ sơ, kiểm soỏt, lập phiếu giao nhận thụng bỏo bổ sung ( nếu cú)
Bước 2: Cỏn bộ kiểm soỏt hồ sơ, xỏc định giỏ trị và chấp nhận . 2a- Trỡnh Lónh đạo Phũng kiểm soỏt
Bước 3: Lónh đạo phũng kiểm soỏt trỡnh Giỏm đốc ký duyệt
3a- Lónh đạo phũng kiểm soỏt chưa đồng ý chuyển cỏn bộ kiểm soỏt kiểm tra lại
Bước 4: Giỏm đốc ký duyệt chuyển hồ sơ về phũng TTVĐT 4a- Giỏm đốc chưa đồng ý chuyển về phũng kiểm tra lại Bước 5: Hành tự tại phũng kế toỏn
5a - Nhận giấy rỳt vốn, kiểm tra, chuyển chứng từ về phũng kế toỏn. 5b - Kế toỏn hồi bỏo sau hành tự
Bước 6: Trả kết quả cho khỏch hàng
3.2.2.6. Quy trỡnh thủ tục kiểm soỏt chi ngõn sỏch nhà nước tại Kho bạc Nhà nước Buụn Đụn
a. Đối với cụng tỏc kiểm soỏt chi thường xuyờn:
Qua quan sỏt, phỏng vấn cỏc cỏn bộ KSC, Kế toỏn trưởng của KBNN Buụn Đụn và Kế toỏn trưởng của đơn vị sử dụng NSNN cú giao dịch chi thường xuyờn, chi đầu tư NSNN với KBNN Buụn Đụn. Tỏc giả nhận thấy quy trỡnh KSC NSNN qua KBNN Buụn Đụn đó thực hiện tốt cụng tỏc quản lý thanh toỏn cỏc khoản chi theo đỳng thụng tư 161/2012/TT-BTC ngày 02/10/2012 của Bộ Tài chớnh được thể hiện như sau:
Thứ nhất, Mở tài khoản dự toỏn: Đơn vị dự toỏn, chủ đầu tư khi mới thành lập để thực hiện chi tiờu từ những khoản kinh phớ NSNN cấp, ĐVSDNS phải mở tài khoản dự toỏn tại KBNN Buụn Đụn (đối với đơn vị Đảng, quõn đội, cụng an mở tài khoản tiền gửi dự toỏn). Kế toỏn trưởng ĐVSDNS cú trỏch nhiệm đến KBNN nơi ĐVSDNS giao dịch mở tài khoản dự toỏn.
đăng ký mẫu dấu, chữ ký; Quyết định bổ nhiệm chức vụ của Chủ tài khoản (Thủ trưởng đơn vị), Kế toỏn trưởng (hoặc người phụ trỏch kế toỏn); Giấy tờ chứng thực tớnh hợp phỏp của việc thành lập đơn vị; Giấy chứng nhận mó số ĐVSDNS. Tất cả giấy tờ, hồ sơ mở tài khoản trờn Kế toỏn trưởng ĐVSDNS gửi đến KBNN đều là bản gốc hoặc là bản sao cú cụng chứng.
Kế toỏn trưởng KBNN sau khi nhận hồ sơ mở tài khoản, tiến hành kiểm tra hồ sơ mở tài khoản, nếu hồ sơ hợp lệ, hợp phỏp thỡ sẽ thực hiện mở tài khoản dự toỏn cho đơn vị sử dụng NSNN, tài khoản dự toỏn cỏc ĐVSDNS được mở chia thành 4 cấp NSNN (Trung ương, Tỉnh, Huyện, Xó) tương ứng với cấp của ĐVSDNS. Kế toỏn trưởng Kho bạc tiến hành mở tài khoản dự toỏn trong chương trỡnh TABMIS và lưu hồ sơ mở tài khoản theo quy định.
Trong quỏ trỡnh hoạt động nếu ĐVSDNS thay Chủ tài khoản, Kế toỏn trưởng hoặc thay mẫu dấu thỡ cần phải đăng ký lại mẫu dấu, chữ ký với KBNN Buụn Đụn.
Thứ 2, Hồ sơ gửi lần đầu gửi Kho bạc Nhà nước Buụn Đụn bao gồm:
Đầu năm ĐVSDNS gửi đến KBNN Buụn Đụn (Bộ phận KSC) những hồ sơ, chứng từ để cỏn bộ KSC sử dụng kiểm soỏt cho cả năm bao gồm:
- Về dự toỏn ngõn sỏch: Đó cú trong dự toỏn NSNN được giao; đó nhập phõn bổ và phờ duyệt trờn hệ thống thụng tin quản lý ngõn sỏch và Kho bạc - gọi tắt là TABMIS (Treasury and budget management Information System) theo qui định về hướng dẫn điều hành ngõn sỏch nhà nước trong điều kiện ỏp dụng hệ thống Tabmis.
- Đối với kinh phớ giao tự chủ cỏc cơ quan nhà nước thực hiện chế độ tự chủ, tự chịu trỏch nhiệm về sử dụng biờn chế và kinh phớ quản lý hành chớnh theo Nghị định số 130/2005/NĐ-CP (cơ quan nhà nước thực hiện chế độ tự chủ, tự chịu trỏch nhiệm về sử dụng biờn chế và kinh phớ quản lý hành chớnh): Quy chế chi tiờu nội bộ của đơn vị; Quy chế quản lý sử dụng tài sản cụng,....
- Đối kinh phớ hoạt động thường xuyờn của cỏc đơn vị sự nghiệp cụng lập thực hiện cơ chế tự chủ tài chớnh theo Nghị định số 43/2006/NĐ-CP (đơn vị tự chủ, tự chịu trỏch nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ mỏy, biờn chế và tài chớnh đối với đơn vị sự nghiệp cụng lập) cũn phải gửi Quy chế chi tiờu nội bộ của đơn vị; Quyết định giao quyền tự chủ của cấp cú thẩm quyền của đơn vị.
Sau khi nhận được quy chế chi tiờu của cỏc đơn vị, cỏn bộ KSC kiểm tra việc xõy dựng Quy chế chi tiờu của cỏc ĐVSDNS phải đỳng cỏc quy định của Nhà nước và tiến hành lưu hồ sơ để sử dụng kiểm tra, kiểm soỏt chi khi ĐVSDNS cú nhu cầu thanh toỏn cỏc khoản chi NSNN trong năm.
Thứ ba, Cỏc bước trong quy trỡnh thủ tục kiểm soỏt chi NSNN
Bước 1: Cỏn bộ KSC tiếp nhận hồ sơ chứng từ
Khi cú nhu cầu rỳt dự toỏn, ĐVSDNS gửi đến cho cỏn bộ KSC KBNN Buụn Đụn những hồ sơ, chứng từ liờn quan. Tựy theo từng phương thức cấp phỏt, hỡnh thức thanh toỏn và nội dung chi NSNN, ĐVSDNS cung cấp hồ sơ, chứng từ phự hợp như sau:
* Hồ sơ tạm ứng: Tạm ứng là phương thức chi trả ngõn sỏch trong trường hợp chưa cú đủ điều kiện thanh toỏn trực tiếp hoặc tạm ứng để thanh toỏn theo tiến độ thực hiện hợp đồng. Nếu ĐVSDNS cú nhu cầu tạm ứng kinh phớ thỡ gửi đến KBNN Buụn Đụn cỏc hồ sơ, chứng từ sau: