3.3.1. Hoàn thiện công tác tổ chức kinh doanh nhập khẩu.
Công tác tổ chức kinh doanh có vai trò rất quan trọng đối với việc nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh nhập khẩu. Nếu nh vịêc tổ chức kinh doanh càng phù hơp với chức năng, điều kiện của doanh nghiệp, phù hợp với yêu cầu của cơ chế thị trờng, đáp ứng nhu cầu thị trờng nó sẽ thúc đẩy doanh nghiệp chiếm lĩnh thị phần, thu hút khách hàng, nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trờng, làm tăng tài sản vô hình cho doanh nghiệp. Để hoàn thiện công tác tổ chức kinh doanh nhập khẩu có thể thực hiện các chiến lợc sau:
3.4.1.1. Đa dạng hoá
hình thức nhập khẩu.
Hiện nay, trong hoạt động ngoại thơng có bốn hình thức nhập khẩu cơ bản, đó là: Nhập khẩu trực tiếp, nhập khẩu uỷ thác, buôn bán đối lu, nhập khẩu tái xuất. Tuy nhiên, thực tế ở Việt Nam cho tháy nớc ta áp dụng hai hình thức nhập khẩu chủ yếu là nhập khẩu trực tiếpvà nhập khẩu uỷ thác. Vì vậy, các doanh nghiệp kinh doanh XNK phải tìm mọi biện pháp để thực hiện hai biện pháp này có hiệu quả. Ngoài ra, cần phải khai thác nhu cầu tiêu dùng ở thị trờng trong nớc, xem xét khả năng của doanh nghiệp để kết hợp với các hình thức kinh doanh nhập khẩu khác nh nhập khẩu tái xuất nhằm thu lợi nhuận. Trên cơ sở nớc nhập khẩu phải có những khó khăn nhất định trong việc nhập khẩu trực tiếp hàng hoá, vật t đó. Tiến hành nhập khẩu vật t, máy móc thiết bị đồng thời xuất khẩu sản phẩm cho họ, nhập khẩu hàng hoá kết hợp với tái chế để xuất khẩu hàng hoá đó, làm trung gian xuất nhập khẩu cho họ...
Quá trình kinh doanh nhập khẩu đợc tiến hành qua nhiều khâu, nhiều công việc, từ giai đoạn chuẩn bị giao dịch, đàm phán ký kết hợp đồng cho đến tổ chức thực hiện hợp đồng.
Giai đoạn chuẩn bị giao dịch phải đợc thực hiện hết sức cẩn thận, tỉ mỉ và chu đáo; Linh hoạt trong quá trình nghiên cứu thị trờng mà trong đó nghiên cứu hàng hoá, lựa chọ nhà cung cấp phù hợp là quan trọng; Chính xác và hiệu quả trong khâu lập phơng án kinh doanh.
Việc đàm phán ký kết hợp đồng ngoài việc gặp nhau trực tiếp cần chú trọng đến một vài hình thức khác nhau nh đàm phán ký kết hợp đồng qua điện thoại, th tín, Fax, mạng Internet...
Phải biết sử dụng nghệ thuật ứng xử trong đàm phán. Biện pháp này rất quan trọng, giúp cho doanh nghiệp giảm đợc nhiều chi phí, tiến hành đàm phán ký kết hợp đồng một cách nhanh chóng. Bên cạnh đó phải linh hoạt trong thủ tục hành chính, cập nhật thông tin, cập nhật chính sách quant lý vĩ mô của nhà nớc... tạo thuận lợi cho việc tổ chức thực hiện hợp đồng.
3.3.1.3. Mở rộng danh mục hàng hoá nhập khẩu.
Việc mở rộng danh mục hàng hoá nhập khẩu phải đi đôi với việc mở rộng ngành hàng, phát triển thị trờng, tăng doanh thu và tăng lợi nhuận của doanh nghiệp. Bên cạnh việc xác định mặt hàngnhập khẩu nào là chủ yếu, truyền thống là thế mạnh của doanh nghiệp là tập trung gia tăng về số lợng cũng nh chất lợng và giữ gìn, phát triển thị trờng đó. Cần phải tìm kiếm và khai thác nhu cầu tiêu dùng và sản xuất trong nớc về các loại hàng hoá khác. Từ đó doanh nghiệp nghiên cứu khả năng và tìm kiếm nguồn cung cấp các loại hàng hoá đó trên thị trờng thế giới trên cơ sở mối quan hệ và khả năng của doanh nghiệp, lập phơng án kinh doanh cho từng mặt hàng. Kinh doanh nhập khẩu nhiều loại hàng hoá, vật t sẽ có cơ sở chiếm lĩnh nhiều đoạn, nhiều khúc thị trờng khác nhau. Từ đó nâng cao đợc doanh số bán hàng của doanh nghiệp.
3.3.1.4. Thúc đẩy hoạt động khuyếch trơng bán hàng.
Suy cho cùng thì việc doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu hàng hoá, vật t có đạt hiệu quả hay không là tuỳ thuộc vào việc hàng hoá, vật t nhập về có tiêu thụ đợc hay không. Để tổ chức tốt khâu bán hàng thì điều qua trọng phải thúc đẩy hoat động khuyếch trơng bán hàng, đó là một công cụ quan trọng trong chiến lợc Marketing trong mỗi doanh nghiệp. Các doanh nghiệp có thể sử dụng các chiến lợc sau:
- Quảng cáo trên các phơng tiện thông tin đại chúng.
- Làm tốt các hoạt động xúc tiến bán hàng nh: Phát không các tài liệu liên quan đến sản phẩm cho khách hàng, bán hàng kèm theo quà thởng... - Xây dựng tốt mối quan hệ quần chúng nhằm thu hút sự chú ý của khách hàng nh: Tổ chức hội nghị khách hàng, hội thảo quốc tế, tiến hành các hoạt động tài trợ, từ thiện...
- Tổ chức dịch vụ sau bán hàng nh: Doanh nghiệp cần cung cấp t liệu kỹ thuật nh các bản hớng dẫn sử dụng, sơ đồ cấu tạo và các Catalogue hàng hoá, bảo hành bảo dỡng...
- Các điều kiện u đãi trong thanh toán.
- Sử dụng các kỹ thuật yểm trợ nh: Mở rộng cửa hàng giới thiệu sản phẩm, tham gia vào các hiệp hội kinh doanh, hội chợ triển lãm...
3.3.2. Mở rộng trị trờng.
Kinh doanh trong cơ chế thị trờng, chiếm lĩnh thị trờng là yêu cầu quan trọng để phát triển doanh nghiệp. Các doanh nghiệp bên cạnh việc duy trì và mở rộng thị trờng chính hiện có của mình, cần phải luôn luôn mở rộng thị tr- ờng kinh doanh, phân khúc thị trờng hợp lý nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trờng, có nh vậy doanh nghiệp mới đạt hiệu quả kinh doanh cao. Bởi vì, thị trờng đóng vai trò hết sức quan trọng cho mỗi doanh nghiệp, thị trờng là môi trờng kinh tế-xã hội của doanh nghiệp, là tấm gơng để các doanh nghiệp nhận biết nhu cầu xã hội và đánh giá kết quả kinh
doanh của mình để thông qua đó doanh nghiệp có thể biết đợc nên kinh doanh cái gì? Thị trờng là nơi hình thành các mối quan hệ kinh tế của doanh nghiệp với doanh nghiệp, của doanh nghiệp với toàn bộ nền kinh tế quốc dân... Đối với các doanh nghiệp kinh doanh XNK thì việc mở rộngthị trờng có nghĩa là đồng thời mở rộng cả thị trờng mua và thị trờng bán.
3.3.2.1. Thị trờng mua.
Việc mở rộng thị trờng mua sẽ cho phép doanh nghiệp có nhiều thị tr- ờng khác nhau để nhập khẩu một loại hàng hoá nhất định. Thị trờng mua là một thị trờng rất quan trọng bởi vì trong đó hoạt động mua có ảnh hởng lớn đến hoạt động kinh doanh chung của doanh nghiệp: Hoạt động mua ảnh hởng tới hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hoạt động mua ảnh hởng một cách trực tiếp tới hiệu quả hoạt động kinh doanh... Vì vậy, sự đa dạng của thi trờng mua sẽ cho phép doanh nghiệp tận dụng việc cạnh tranh trong cung cấp hàng hoá, có cơ hội lựa chon nhà cung cấp; Doanh nghiệp thuận lợi trong việc quyết định nhập khẩu loại hàng hoá, vật t nào? của ai? mà thoả mãn đợc các yêu đặt ra nh: Chi phí thấp nhất, chất lợng hàng hoá cao, các điều kiện về thuế quan, thủ tục hải quan, vận chuyển và các điều kiện u đãi về các dịch vụ khác; Doanh nghiệp cũng thuận lợi trong việc thu hút ngời mua, nhằm tiêu thụ nhanh chóng, tốc độ quay vòng vốn nhanh và đạt lợi nhuận cao. Để mở rộng thị tr- ờng nhập khẩu, doanh nghiệp cần thông qua các tổ chức thơng mại, tổ chức kinh doanh quốc tế, tổ chức t vấn hoặc tự kiểm tra, nghiên cứu để xác định xem có bao nhiêu nhà cung cấp cùng một loại hàng hoá, vật t trên cơ sở cân nhắc về chi phí vận chuyển, chất lợng hàng hoá, các điều kiện cơ sở giao hàng, phong tục tập quán kinh doanh của thị trờng... Từ đó, doanh nghiệp quyết định nên nhập hàng từ thị trờng nào là tối u, đồng thời xác định hợp tác làm ăn lâu dài nếu thấy có lợi.
Việc mở rộng thị trờng bán sẽ cho phép doanh nghiệp gia tăng số lơng hàng hoá nhập khẩu, mở rộng danh mục hàng hoá nhập khẩu, nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp, thúc đẩy gia tăng doanh số bán hàng, tăng lợi nhuận, nâng cao uy tín và vị trí của doanh nghiệp. Thị trờng bán đóng vai trò chủ yếu vì trong đó hoạt động bán hàng có tác động trực tiếp tới hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, biểu hiện: chỉ có thông qua hoạt động bán hàng các doanh nghiệp mới có thể thực hiện đợc mục tiêu của quá trình kinh doanh đề ra, chỉ có bán hàng mới nâng cao trách nhiệm của CBCNV trong doanh nghiệp để từng bớc cải thiện đời sông của họ. Bán hàng nhằm tăng thị phần cho doanh nghiệp, mở rộng quy mô và phạm vi thị trờng hàng hoá; Tối đa hoá doanh thu và lợi nhuận; Bán hàng nhằm phục vụ khách hàng, góp phần vào việc thoả mãn nhu cầu tiêu dùng, phát triển kinh tế-xã hội của đất nớc, đây chính là một khía cạnh chức năng xã hội của doanh nghiệp và tự khẳng định vị trí của minh nh một tế bào của nền kinh tế quốc dân. Để mở rộng thị trờng bán, các doanh nghiệp cần tập trung vào một số biện pháp sau:
- Để tấn công sang thị trờng của đối thủ cạnh tranh các doanh nghiệp cần phải tạo ra u thế hơn hẳn cho sản phẩm của mình nh: chất lợng, giá cả, các điều kiện mua bán khác, phơng thức thanh toán và hoạt động Marketing. - Để mở rộng thị trờng bán loại hàng hoá doanh nghiệp đang nhập khẩu, doanh nghiệp cần phải điều tra, xác định đúng nhu cầu của thị trờng về các loại hàng hoá đó một cách linh hoạt nh:
+ Với những hàng hoá , vật t mà việc tiêu thụ thờng đợc tiến hành theo các đơn đặt hàng thì doanh nghiệp có thể xác định câù bằng cách cộng tất cả các khối lợng hàng hoá đã đợc ký kết theo các mức giá bán, theo chủng loại và thời điểm tiêu thụ.
+ Với các doanh nghiệp đã biết đợc dung lợng thị trờng và thị phần tơng đối của doanh nghiệp mình thì có thể xác định cầu bằng công thức:
Nhu cầu TT về hàng hoá của DN = Dung lợng thị trờng * Thị phần DN + Trong trơng hợp các doanh nghiệp không xác định đợc thị phần của doanh nghiệp mình họ có thể xác định cầu hàng hoá bằng cách lấy dung lợng thị trờng trừ đi phần thị trờng tơng đối của các doanh nghiệp trong một ngành.
+ Đối với những hàng hoá mà đối tợng tiêu dùng đã đợc chỉ định có thể dựa vào quy mô biên chế và định mức cho phép để xác định nhu cầu thị trờng. Sau khi đã xác định đợc nhu cầ thị trờng sẽ xác định các đối tợng mua cầu sau đó sử dụng các chính sách nh: Giao tiệp khuyếch trơng, u đãi trong thanh toán... để lôi kéo khách hàng.
- Đối với những hàng hoá trong nớc có nhu cầu tiêu dùng nhng doanh nghiệp cha có điều kiện nhập hay cha tham gia thì cần phải nhanh chóng tìm kiếm, khai thác thị trờng nhập khẩu hấp dẫn, tìm nhà cung cấp phù hợp, kết hợp với các hoạt động Marketing để tiến hành nhập khẩu và tiêu thụ thử để dần dần thâm nhập thị trờng hàng hoá đó.
- Đối với những hàng hoá thị trờng trong nớc có nhu cầu nhng cha biết hoặc tiêu thụ ít vì thiếu thông tin về hàng hoá hay không có khả năng thanh toán mà doanh nghiệp có lợi thế về thị trờng nhập khẩu thì cần áp dụng phơng thức thanh toán linh hoạt, cung cấp thông tin đầy đủ cho khách hàng có nhu cầu, kết hợp với các biện pháp kích thích tiêu dùng để có chiến lợc kinh doanh nhập khẩu hiệu quả.
3.3.3. Hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý của doanh nghiệp.
Bộ máy tổ chức quản lý doanh nghiệp có anh hởng một cách gián tiếp tơi hiệu quả của hoạt động kinh doanh của từng doanh nghiệp. Việc tổ chức bộ máy quản lý hợp lý, gọn nhẹ, làm vịec có hiệu quả, các phong ban và các cán bộ của doanh nghiệp cùng hợp tác chặt chẽ, tận tình trong các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sẽ giúp cho doanh nghiệp giảm đợc nhngx chi phí không cần thiết, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đợc nhịp nhàng,
công việc kinh doanh đợc hoàn thành tốt đảm bảo có hiệu quả. Để hoàn thiện bộ máy quản lý cần giải quyết tốt các vấn đề sau:
- Nguồn tài nguyên nhân sự: Đây là một trong những yếu tố quan trọng trong quá trình sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp ngày nay chịu tác động bởi một môi trờng đầy cạnh tranh và thách đố, điều quyết định hơn nhau hay không là do phẩm chất, trình độ, sự gắn bó của công nhân viên đối với doanh nghiệp - nghĩa là các nhà quản trị phải nhận thức và đề ra chiến lợc quản trị tài nguyên nhân sự của mình một cách có hiệu quả. Nguồn nhân lực cần phải thực sự có năng lực, có trình độ chuyên môn cao, có phẩm chất đạo đức tốt, tâm huyết với công việc và biết tạo bầu không khí văn hoá lành mạnh cho doanh nghiệp. Đối với nhà quản trị phải biết “Dụng nhân nh dụng mộc”, tức là phải biết tuyển chọn đúng ngời có khả năng, bố chí họ vào chức vụ hoặc công việc thích hợp và tuyển dụng phải đúng thời điểm cần thiết, tránh lãng phí về lao động cũng nh chi phí. Kế hoạch này kết hợp với chính sách tiền lơng, động viên và thang thởng sẽ làm cho năng suất lao động cao, giá thành hạ, tinh thần công nhân viên đợc nâng cao và là động lực để phát triển công ty. Ngoài ra, doanh nghiệp cần phải có các khoá đào tạo, bồi dỡng kiến thức cho CBCNV để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho họ, mở rộng kiến thức về kinh tế, thơng mại, thị trờng, luật pháp... có nh thế đội ngũ lao động mới đáp ứng đợc đòi hỏi của công việc ngày càng khó khăn phức tạp, thủ đoạn nghệ thuật kinh doanh ngày càng tinh vi, cơ chế quản lý cũng nh hệ thống pháp luật ngày càng chặt chẽ... nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
- Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiêp: Đây là một nhân tố ảnh hởng tới hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, có nhiệm vụ vạch ra ph- ơng hớng, nhiệm vụ kinh doanh và chịu trách nhiệm điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, bộ máy quản lý phải gọn nhẹ, linh hoạt , tránh tình trạng quản lý chồng chéo gây phiền phức cho cấp dới, làm chậm
tiến độ SX-KD, lãng phí thời gian và chi phí. Các bộ phận, phòng ban phải phối hợp chặt chẽ có hiệu quả trong công việc, tạo điều kiện cho doanh nghiệp hoàn thành hiệu quả công việc của mình. Các phòng ban có chức năng, nhiệm vụ cũng nh công việc liên quan với nhau cần phải phối hợp chặt chẽ để tiến độ công việc đợc tiến hành một cách hiệu quả, chẳng hạn nh: Phòng kinh doanh XNK, phòng kinh doanh vật t, phòng kế toán... Việc phối hợp giữa các phong ban này tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp thực hiện tốt công việc giao nhận, tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu, đảm bảo chi phí, thu hồi vốn nhanh. Nâng cao hiệu quả hoạt động nhập khẩu nói riêng và hiệu quả hoạt động kinh doanh của toàn doanh nghiệp nói chung.
- Tổ chức bộ máy kinh doanh XNK: Đây là một công việc hết sức quan trọng có ảnh hởng trực tiếp tới hiệu quả hoạt động kinh doanh nhập khẩu của doanh nghiệp. Do tính chất phức tạp của hoạt động nhập khẩu, phải tiến hành qua nhiều khâu, nhiều công đoạn, các công đoạn lại có những đặc điểm riêng từ nghiên cứu thị trờng, lạp phơng án kinh doanh, ký kết hợp đồng cho đến việc tiêu thụ hàng hoá. Vì vậy, cần phải phân công công việcvà trách nhiệm cho các CBCNV một cách rõ ràng và hợp lý. Mỗi một bộ phận đảm đơng