1. Ưu điểm
Là một Công ty cổ phần, quy mô tổ chức sản xuất rộng nhưng mô hình tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập chung lại hoạt động rất có hiệu quả. Bộ máy kế toán của công ty luôn đồng đều về trình độ chuyên môn, tiếp cận và triển khai thực hiện tốt chế độ kế toán mới, làm việc có khoa học với tinh thần trách nhiệm cao và luôn hỗ trợ giúp đỡ lẫn nhau hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao. Việc cung cấp số liệu giữa các bộ phận kế toán và cung cấp số liệu để báo cáo kế toán nhìn chung là kịp thời.
Đồng thời đã cung cấp cho các cấp lãnh đạo những thông tin tài chính chính xác để các cấp lãnh đạo đề ra những quyết định đúng đắn phục vụ công tác quản lý, điều hành hoạt động sản xuất của công ty.
Hình thức sổ kế toán, Công ty áp dụng theo hình thức “nhật ký chung” hình thức này hoàn toàn phù hợp với đặc điểm quy mô hiện nay của công ty. Hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo kế toán mà công ty sử dụng tương đối đúng với chế độ kế toán. Do vậy công việc kế toán của Công ty được thực hiện khá trôi chảy đặc biệt kế toán NVL.
Mặc dù trong thời gian qua có sự đổi mới trong hệ thống chế độ kế toán nhưng Công ty đã nhanh chóng áp dụng một cách linh hoạt, kịp thời, có hiệu quả để phù hợp với tình hình thực tế.
Giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết thường xuyên đối chiếu sổ sách, đảm bảo tính chính xác về giá trị hiện vật của biến động NVL trực tiếp phục vụ cho nhu cầu hoạt động kinh doanh, tạo điều kiện tính giá thành sản phẩm chính xác.
Về phương pháp tớnh giỏ nguyên vật liệu : Do đặc điểm NVL của Công ty đa dạng và phong phú về chủng loại, các nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thường xuyên nên Công ty đã sử dụng giá thực tế đích danh vào công tác kế toán. Việc này đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi chép những biến động của NVL, tăng cường chức năng kiểm tra của kế toán nhằm sử dụng hợp lý, tiết kiệm hiệu quả NVL trong sản xuất.
Về công tác quản lý nguyên vật liệu : Do đặc thù của ngành nghề nên việc quản lý NVL phục vụ cho thi công được thực hiện tốt khâu mua, dự trữ bảo quản đến khâu sử dụng đúng với định mức :
+ Trong khâu mua: Với khối lượng NVL sử dụng lớn, nhiều chủng loại mà bộ phận cung ứng thu mua vẫn cung cấp đầy đủ và kịp thời cho nhu cầu sản xuất. Hiện nay Công ty đã được đáng kể tình trạng xuất NVL tại kho Công ty đến các công trường thi công so với trước đây. Đó là do Công ty đó tỡm và lựa chọn được những nhà cung cấp tin cậy gần với công trình thi công. Điều đó giảm được thời gian, chi phí vận chuyển, tránh được những hư hỏng mất mát trên đường đi dẫn đến giảm giá NVL
và giảm giá thành công trình.
+ Về khâu dự trữ bảo quản: Hệ thống kho tàng của Công ty rộng rãi sắp xếp hợp lý nên thuận tiện cho việc nhập, xuất kho. Các cán bộ, công nhân viên kho có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc. Công ty luôn đảm bảo dự trữ NVL ở mức hợp lý để đảm bảo cho sản xuất và gia công liên tục và không gây ứ đọng vốn, thường là nhập đến đâu xuất đến đó, không để tồn tại kho nhiều.
+ Về khâu sử dụng : Mọi nhu cầu sử dụng NVL đều được đưa qua phòng vật tư để xem xét tính hợp lý, hợp lệ của nhu cầu đó, nhằm sử dụng tiết kiệm và hiệu quả NVL.
+ Về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán:
Công ty đã áp dụng khoa học kỹ thuật thông tin tiên tiến vào công tác kế toán.
Điều đó đã góp phần làm giảm nhẹ công việc kế toán, tạo điều kiện chuyên môn hóa lao động kế toán. Ngoài ra việc áp dụng “vi tớnh húa” và công tác kế toán còn góp phần cung cấp một cách chính xác đầy đủ, kịp thời thông tin cho quản lý, nâng cao hiệu quả công tác kế toán ở Công ty.
Công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Công ty đã lập danh điểm vật tư, việc lập này đó giỳp cho công ty thuận tiện trong quá trình quản lý và sử dụng. Có sự phối hợp giữa kho và kế toán, việc đối chiếu số liệu giữa thủ kho và kế toán được thực hiện một cách chặt chẽ, khụng trựng lặp. Thủ kho dùng thẻ kho đối chiếu với sổ chi tiết của kế toán vào cuối kỳ.
Đối với công tác kế toán tổng hợp nguyên vật liệu: Công ty áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán NVL là phù hợp với tỡnh hỡnh thực tế của Cụng ty, đỏp ứng được yờu cầu theo dừi thường xuyờn, liờn tục tình hình biến động NVL. Để hạch toán chi tiết NVL, kế toán Công ty sử dụng phương pháp ghi thẻ song song để đối chiếu là rất thuận tiện, việc ghi chép và tính toán thì đơn giản, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu không chỉ giữa thủ kho mà trong nội bộ phòng kế toán.
Việc áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết vật liệu và phương phỏp kờ khai thường xuyờn để hạch toỏn hàng tồn kho đó giỳp Cụng ty theo dừi tỡnh hình biến động, tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư, từ đó tiến hành giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm.
Về công tác kiểm kê nguyên vật liệu: Tại Công ty CP đầu tư tài chính và phát triển nhà, việc kiểm kê được tiến hành mỗi tháng một lần được chấp hành khá nghiêm túc. Kết quả kiểm kê được ghi vào biên bản kiểm kê, mỗi kho lập một biên bản riêng.
Trong biên bản thể hiện được tên vật tư, đơn vị tính, số lượng tồn kho thực tế, số lượng thiếu và phân loại đánh giá từng thứ loại vật liệu.
Công ty đã sử dụng máy vi tính để hỗ trợ công tác kế toán vật liệu, với hệ thống danh điểm vật liệu hết sức chi tiết, cụ thể. Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán NVL. Vì vậy, việc hạch toán được thực hiện chính xác, kịp thời giảm bớt khối lượng công việc và tránh được những sai sót, đáp ứng kịp thời yêu cầu về quản lý đòi hỏi
ngày càng cao trong nền kinh tế thị trường.
Công tác quản lý bộ máy gọn nhẹ, cỏc phũng ban chức năng được tổ chức và hoạt động chặt chẽ đã phát huy hiệu quả tích cực cho lãnh đạo Công ty trong tổ chức lao động cung ứng vật tư, giám sát sản xuất và quản lý kinh tế, quản lý các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất một cách có hiệu quả. Đồng thời có sự đóng góp quan trọng của công tác kế toán, đặc biệt không thể thiếu được sự phân tích khoa học của công tác kế toán NVL để tìm ra những giải pháp phù hợp nhằm tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm là một trong những quan tâm hàng đầu của Công ty trong cơ chế hiện nay.
Phòng kế toán luôn tạo điều kiện cho nhân viên đi học các lớp bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ, các lớp quản trị kinh doanh. Nhằm tạo cơ sở cho anh, chị em trong phòng nắm và hiểu biết mọi chế độ chính sách về tài chính, chế độ thu chi ngân sách, các nguyên tắc quản lý nhà nước. Mỗi nhân viên phải nắm cụ thể phần việc của mình, nhất là phần việc kế toán nguyên vật liệu.
1. Nhược điểm
Bên cạnh những kết quả đạt được thì công tác quản lý và kế toán NVL ở Công ty Công ty Cổ phần Đầu tư Tài chính và Phát triển nhà vẫn còn một số tồn tại, đó là:
- Về thông tin kế toán :
Do đặc điểm riêng của ngành xây lắp là công trình thi công thường ở xa trụ sở của Công ty vì vậy việc thu nhập các chứng từ từ các đội gửi lên Công ty để hạch toán thường bị chậm. Tại các công trình thì nhân viên thống kê có nhiệm vụ thu thập các chứng từ gửi về Công ty theo định kỳ. Còn tại Công ty, nếu có sự thay đổi nào về cách hạch toán hay phương pháp ghi chép phải cử người xuống công trình để thông báo, hướng dẫn cho nhân viên thống kê. Đây là nhược điểm chung rất khó điều chỉnh không chỉ tồn tại ở Công ty mà còn ở các doanh nghiệp xây lắp khác.
- Về công tác quản lý nguyên vật liệu:
NVL của Công ty Công ty Cổ phần Đầu tư Tài chính và Phát triển nhà gồm rất nhiều chủng loại, nhiều quy cách, kích cỡ khác nhau nên khó có thể nhớ hết từng loại.
ở Công ty đã làm tốt công tác dự trữ và bảo quản nhưng chưa chia NVL theo bộ mã riêng để có thể nhớ và quản lý chặt chẽ dễ dàng. Điều này gây khó khăn đối với việc ghi chộp theo dừi của kế toỏn và cung cấp thụng tin NVL khi cần thiết.
Mặc dù Công ty cũng đã lập bảng danh điểm vật tư nhưng chưa khoa học làm việc quản lý khó khăn, phức tạp.
Việc bảo quản NVL cũng không phải dễ, một số NVL không để được ở ngoài trời, có những loại vật liệu mua về phải dùng ngay không được để quá thời hạn cho phép nếu không sẽ bị hư hỏng (xi măng các loại) và nguy hiểm (bình oxy, khí axetylen và một vài thứ khác).
- Về việc phân loại và đánh giá vật liệu:
Chủng loại và khối lượng vật liệu ở Công ty là rất lớn nên việc phân loại để đảm bảo theo dừi quản lý được khoa học, chớnh xỏc là rất quan trọng.Do vậy, sẽ khú khăn,
phức tạp và mất nhiều thời gian hơn trong việc quản lý vật liệu. Việc phân thành nhóm vật liệu… tạo điều kiện ghi sổ thuận tiện. Hơn nữa trong điều kiện hiện nay để áp dụng phần hành kế toán vật liệu vào máy tính thì xây dựng hệ thống sổ danh điểm vật liệu thống nhất ỏp dụng trong toàn Cụng ty là cần thiết cho việc theo dừi và quản lý vật liệu.
- Về hạch toán khoản tạm ứng cho nhà cung cấp
Công ty CPĐTTC & PTN tổ chức nhiều đội thi công, các đội này ở nhiều địa điểm khác nhau tùy thuộc vào công trình thi công. Do đó ở Công ty tài khoản 141 – Tạm ứng không được sử dụng cho cá nhân cán bộ công nhân viên mà còn để tạm ứng cho các đội thi công công trình: Tạm ứng mua vật tư, tạm ứng chi trả lương … Nghĩa là chỉ tạm ứng trong nội bộ doanh nghiệp. Nhưng ở Công ty CTCPĐTTC & PTN khi tạm ứng cho nhà cung cấp cũng cần hạch toán vào bên Nợ TK 141. Như vậy là không hợp lý và khú khăn cho việc theo dừi quản lý khoản tạm ứng cho CBCNV và khoản tạm ứng cho nhà cung cấp.
Từ đó ta có thể thấy được kế toán NVL tại Công ty Cổ phần Đầu tư Tài chính và Phát triển nhà bên cạnh những mặt đạt được thì còn tồn tại một số hạn chế nêu trên.
Đó cũng là cơ sở thực tiễn để tôi đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán NVL tại Công ty.
3.Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL tại Công ty CP Đầu tư tài chính và Phát triển nhà.
- Về thông tin kế toán:
Nguyên vật liệu có thể Công ty cấp trực tiếp từ kho của Công ty hoặc có thể mua trực tiếp tại công trình. Vì vậy công tác thống kê ở các công trình phải thường xuyên, cập nhật kịp thời các vật tư mua tại chỗ ở công trình và báo cáo thường xuyên về tình hình NVL cho Công ty
- Hoàn thiện kế toán chi tiết kế toán nguyên vật liệu.
Hiện nay, Công ty đang sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL, đây là một phương pháp đơn giản dễ làm. Song việc ghi chép số liệu nhập, xuất, tồn kho NVL giữa kế toán và thủ kho có sự trùng lặp. Mặt khác đặc điểm NVL của Công ty là chủng loại đa dạng, biến động NVL lớn, nên kế toán của Công ty cần cố gắng hơn nữa để có thể áp dụng phương pháp kế toán khác tối ưu hơn. Công ty nên xem xét áp dụng phương pháp sổ số dư và hạch toán chi tiết NVL có thể sẽ tốt hơn và khắc phục được nhược điểm nêu trên. Theo phương pháp sổ số dư, trình tự hạch toán chi tiết NVL được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Tại kho, thủ kho vẫn dùng thẻ kho để ghi chép tình hình xuất, nhập, tồn NVL về mặt số lượng. Ngoài ra cuối thỏng, thủ kho cũn phải ghi rừ khối lượng tồn kho vào sổ số dư.
Bước 2: Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất NVL, kế toán lập bảng kê xuất để ghi chép tình hình nhập, xuất NVL hàng ngày hoặc định kỳ. Từ các bảng kê nhập, xuất
NVL, kế toán lập các bảng lũy kế nhập, xuất, tồn kho NVL theo chỉ tiêu giá trị của từng nhóm, từng loại.
Bước 3: Kế toán mở sổ số dư hàng tồn kho sử dụng cho cả năm theo từng kho từng loại NVL được ghi một dòng sổ tổng hợp dư về số lượng và giá trị, sau đó giao cho thủ kho ghi cột số lượng dư vào cuối tháng và đưa lên phòng kế toán ghi cột số tiền dư bằng cách lấy số lượng ở sổ số dư nhân với giá hạch toán.
Bước 4: Cuối tháng, đối chiếu sổ số dư với số dư của bảng lũy kế nhập, xuất, tồn về giá trị.
- Về công tác quản lý nguyên vật liệu:
Như đó nờu ở phần trên, NVLcủa Công ty CPĐTTC & PTN có rất nhiều loại, mỗi loại lại có những quy cách, phẩm chất và kích cỡ khác nhau. Để đảm bảo quản lý chặt chẽ, Công ty nên mở sổ danh điểm vật tư trong đó tập hợp toàn bộ các loại NVL theo dừi từng loại, từng nhúm, từng thứ và từng quy cỏch.
Sổ danh điểm vật tư đó sẽ giúp công tác hạch toán ở Công ty được thống nhất và dễ dàng hơn. ở Công ty đã đưa máy tính vào sử dụng nên có thể cài lập những danh mục trong máy để thuận tiện cho việc xử lý. Trong sổ danh điểm NVL này mỗi loại, mỗi nhóm, mỗi thứ nên được quy định theo một mó riờng, sắp xếp theo đúng thứ tự.
Vì vậy xây dựng một bộ mã chính xác, đầy đủ, không trùng lặp, có dự trữ những mã số mới để bổ sung khi cần thiết.
- Về bảo quản vật tư: NVL của công ty CPĐTTC & PTN rất phong phú đa dạng.
Có những loại được xếp trong kho, nhưng cũng có những loại phải để ngoài trời. Tất cả đều phải xếp gọn gàng ngăn nắp theo chủng loại riờng biệt để dễ kiểm tra, theo dừi trong quá trình xuất – nhập. Hàng phải kê cao, có che đậy, đặc biệt đối với các vật tư thiết bị ngoài trời, các vật tư quan trọng cần có hàng rào bảo vệ và phải hạn chế hàng tồn kho.
Trong quá trình bảo quản, xi măng phải để nơi khô ráo, thoáng mát, từng loại xi măng phải được để riêng biệt và cú cựng seri. Cứ theo một định kỳ từ 15- 20 ngày phải đảo vị trí của từng bao để đảm bảo chất lượng. Theo nguyên tắc xi măng không được quá 30 ngày và mỗi đợt sản xuất xi măng phải cùng loại, cùng seri.
+ Về sử dụng vật tư: Khi thi công một công trình nào đó, các nhân viên phòng kế hoạch đưa ra các đề xuất về mức sử dụng NVL sao cho hợp lý, đảm bảo tiết kiệm, hạ giá thành sản phẩm (công trình). Khi kế hoạch về sử dụng NVL được đề xuất để sử dụng trong một công trình cần phải xem xét về giá cả chủng loại, chất lượng của các loại NVL để tìm ra loại NVL giá thành thấp nhưng vẫn đảm bảo chất lượng công trình.
- Hoàn thiện kế toán tạm ứng cho nhà cung cấp:
Để tách biệt thanh toán trong nội bộ doanh nghiệp và thanh toán với nhà cung cấp, theo em tạm ứng cho nhà cung cấp nên hạch toán vào bên Nợ TK331- phải trả nhà cung cấp.
-Ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ nâng cao năng lực và hiệu quả công tác kế toán nguyên vật liệu.
Khoa học công nghệ gắn liền với tất cả các hoạt động sản xuất, kinh doanh, sự ảnh hưởng của nó xuyên suốt quá trình kinh doanh,Cựng với sự phát triển đú,việc sử dụng máy vi tính trong cỏc phũng ban của Công ty là rất cần thiết và đặc biệt là trong phòng tài chính kế toán.
Theo em với đặc điểm của công ty thì số lượng thông tin nhiều, vì vậy cỏc phũng ban nên được trang bị thêm máy vi tính và sử dụng phần mềm ứng dụng trờn cỏc lĩnh vực hơn,khi đó sẽ giảm bớt lao động trong cỏc phũng ban góp phần làm giảm chi phí sản xuất.