I - Nhận xét thực trạng hạch tốn lưu chuyển hàng hố tại Cơng ty Dịch vụ Vật tư, Bưu điện Hà Nội Vật tư, Bưu điện Hà Nội
1 - Ưu điểm
Qua thời gian thực tập tại Cơng ty em thấy hệ thống tổ chức kế tốn nĩi chung cũng như khâu hạch tốn lưu chuyển hàng hố nĩi riêng được tổ chức khá chặt chẽ, hồn chỉnh. Việc sử dụng kế tốn bằng máy vi tính đã làm giảm nhẹ
các khâu ghi chép sổ sách, cung cấp các thơng tin kế tốn quản trị một cách nhanh chĩng, chính xác giúp Giám đốc nắm vững thơng tin hàng ngày để cĩ biện pháp quản lí điều hành hiệu quả.
Tuy nhiên, sử dụng kế tốn chỉ là cơng cụđể cung cấp thơng tin một cách nhanh chĩng, cịn việc báo cáo đĩ cĩ đúng và phù hợp với chếđộ kế tốn hay tài chính hiện hành hay khơng cịn phụ thuộc vào trình độ của đội ngũ nhân viên kế
tốn trong việc ghi chép, phân loại, tổng hợp, xử lí các thơng tin kế tốn từ
chứng từ ban đầu. Đội ngũ cán bộ kế tốn của Cơng ty đa số là cán bộ trẻ, nắm vững từng phần hành được phân cơng, được đào tạo về nghiệp vụ chuyên mơn, sử dụng phần mềm kế tốn trên máy tính một cách thành thạo. Kế tốn trưởng là người nhiều kinh nghiệm trong ngành nghề, biết phối hợp quản lí và điều hành các nhân viên kế tốn nên mặc dù phải quản lí số lượng giá trị vật tư hàng hố lớn, nhiều chủng loại, phức tạp về kỹ thuật tại nhiều kho khác nhau nhưng kế
tốn vẫn tổ chức tốt cơng tác hạch tốn lưu chuyển hàng hố, đảm bảo cung cấp các thơng tin về nghiệp vụ nhập xuất tồn kho từng loại hàng hố, tình hình thanh tốn với người mua, người bán một cách thường xuyên chính xác. Cụ thể là:
Về hạch tốn nghiệp vụ mua hàng: kế tốn đã hướng dẫn các đơn vị sử
dụng hợp lý các loại chứng từ tuỳ theo từng trường hợp, phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ, dễ kiểm tra, kiểm sốt. Đặc biệt các hồ sơ chứng từ để làm thủ tục nhập kho rất chặt chẽ về mặt pháp lý. Tổ chức luân chuyển chứng từ một cách hợp lý từ nơi lập chứng từ, đến kho, đến phịng kế tốn tài chính. Phản ánh đầy đủ nghiệp vụ mua hàng lên các sổ sách kế tốn theo quy định của Bộ tài chính; quản lý, theo dõi chặt chẽ tình hình thanh tốnvới người bán.
Về hạch tốn nghiệp vụ bán hàng: Sử dụng hợp lý các loại chứng từ
liên quan đến bán hàng, xuất kho theo quy định của Bộ tài chính. Cơng ty đã sử
dụng đa dạng hố phương thức bán hàng: bán buơn, bán lẻ, bán hàng trực tiếp qua kho hay giao thẳng, sử dụng các biện pháp khuyến khích người mua như
giảm giá, bớt giá. Kế tốn nghiệp vụ bán hàng đã phản ánh chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu người mua, cĩ các biện pháp đơn đốc theo dõi thường xuyên, phản ánh thuế GTGT một cách chính xác theo quy định về luật thuế GTGT, cung cấp thường xuyên các thơng tin liên quan đến việc mua hàng cho nhà quản lý.
Về hạch tốn dự trữ hàng tồn kho: Đảm bảo quản lý thống nhất từ
phịng kế tốn tài chính đến kế tốn các đơn vị sản xuất, đến kho. Mở đầy đủ các loại sổ sách liên quan đến hạch tốn hàng tồn kho, giúp cho quản lý chặt chẽ số
lượng, giá trị từng loại vật tư hàng hố tại kho của Cơng ty. Theo dõi báo cáo thường xuyên diễn biến tình hình nhập xuất tồn kho, cung cấp những thơng tin hữu ích cho nhà quản lý khi quyết định mua, bán một loại vật tư nào đĩ.
Về lập và luân chuyển chứng từ: Hệ thống chứng từ liên quan đến lưu chuyển hàng hố được Cơng ty tổ chức khá chặt chẽ từ khâu lập đến luân chuyển chứng từ. Cơ sở lập chứng từ chặt chẽ đảm bảo các yếu tố pháp lý: từ
duyệt) chuyển thành chứng từ chấp hành (Phiếu nhập vật tư kỹ thuật, Hố đơn kiêm phiếu xuất kho, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ). Chứng từ chấp hành với đầy đủ yếu tố pháp lý như: chữ ký, họ tên người lập, số chứng từ, nội dung kinh tế, chỉ tiêu số lượng, giá trị, ngày lập, ngày nhận chữ ký của những người chịu trách nhiệm vật chất. Chứng từ mệnh lệnh lập ra được thủ kho, kế
tốn kiểm tra kỹ lưỡng mới tiến hành các nghiệp vụ ghi trên chứng từ, ghi sổ kế
tốn nhập số liệu máy tính.
2 - Những mặt cịn tồn tại:
Bên cạnh những mặt đã đạt được, cơng tác hạch tốn nĩi chung và hạch tốn lưu chuyển hàng hố nĩi riêng của Cơng ty cịn cĩ những mặt hạn chế cần khắc phục để thực hịên tốt chức năng của kế tốn là phản ánh, thu thập và xử lý thơng tin cho những quyết định riêng biệt của nhà quản lý. Đĩ là:
Về hạch tốn nghiệp vụ mua hàng: Kế tốn đã khơng phản ánh chính xác chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng. Các chi phí liên quan đến hàng nhập khẩu như: chi phí vận chuyển từ cảng về kho của Cơng ty, chi phí bảo quản, bốc dỡ, chi phí thuê kho... kế tốn khơng phản ánh trên tài khoản 1562 mà hạch tốn chung vào tài khoản 15611. Tương tự như vậy chi phí liên quan đến việc thu mua hàng hố cịn là chi phí vận chuyển, bốc dỡ cũng khơng được phản trên tài khoản 1562 mà được hạch tốn vào tài khoản 15611 tạo nên khĩ khăn trong việc hạch tốn chi phí thu mua.
Về hạch tốn nghiệp vụ bán hàng: Khi hạch tốn trường hợp nhập xuất thẳng khơng qua kho, kế tốn khơng sử dụng tài khoản 157 để phản ánh mà vẫn hạch tốn vào tài khoản 156 (15611) như trường hợp nhập, xuất qua kho. Về
nguyên tắc khi đã phản ánh trên tài khoản 15611 thì kế tốn vẫn phải mở thẻ kho
để theo dõi lượng hàng hố nhập xuất tồn kho gây mất thời gian mà bộ hồ sơ
chứng từ khơng hợp lý về mặt thời gian hố đơn xuất kho trước khi nhập kho.
Về hạch tốn hàng tồn kho: Cĩ sự trùng lặp giữa phịng KT-TC và kế
tốn đơn vị sản xuất khi cả phịng KT-TC và kế tốn các đơn vị sản xuất cùng mở thẻ kho theo dõi về mặt lượng và giá trị từng loại vật tư tại các kho của Cơng ty; một bên là phịng KT-TC quản lý bằng máy tính, một bên là kế tốn các đơn
vị sản xuất quản lý theo việc ghi chép thủ cơng. Cách làm này giúp cho các phịng kinh doanh vật tư nắm bắt chính xác quy cách, chủng loại, giá cả từng loại vật tư hàng hố do đơn vị mình quản lý nhưng lại gây ra tình trạng tốn thời gian, nhất là kế tốn các phịng quản lý vật tư lại sử dụng phương pháp thủ cơng trong khi cĩ thể lấy số liệu tại phịng KT-TC trên máy tính một cách chính xác.
Về tổ chức luân chuyển chứng từ: Tại Cơng ty khơng sử dụng Sổ đăng ký chứng để theo dõi các chứng từ ghi sổ được lập tại Cơng ty, do đĩ ảnh hưởng
đến việc kiểm tra và đối chiếu giữa các chứng từ. Vì một chứng từ ghi sổ cĩ thể
kèm nhiều chứng từ gốc nên việc khơng sử dụng Sổ đăng ký chứng từ cĩ thể
gây mất chứng từ hoặc chứng từ ghi sổ. Đồng thời vì khơng cĩ Sổ đăng ký chứng từ nên khơng thểđối chiếu giữa chứng từ ghi sổ và các bảng kê tổng hợp.
Về hạch tốn chi phí: Kế tốn khơng định khoản một số chi phí phát sinh trong Cơng ty cũng như trong khâu hạch tốn lưu chuyển hàng hố trên tài khoản 156 (tài khoản 1561 và tài khoản 1562). Việc định khoản chi phí như vậy tuy khơng ảnh hưởng đến xác định kết quả kinh doanh chung của tồn Bưu điện Hà Nội, nhưng sẽ khơng cung cấp những thơng tin chính xác cho nhà quản lý cĩ những quyết định quản lý đúng đắn.
Trên đây là những mặt cịn tồn tại trong cơng tác hạch tốn nĩi chung cũng như hạch tốn lưu chuyển hàng hố nĩi riêng tại Cơng ty Dịch vụ Vật tư
Bưu điện Hà Nội. Bằng những kiến thức và phương pháp luận được nhà trường trang bị, em xin đề xuất một số ý kiến nhằm khắc phục những hạn chế trên để
hồn thiện cơng tác hạch tốn lưu chuyển hàng hố tại Cơng ty.