bộ phận của mỡnh theo quy trỡnh lập kế hoạch nguồn nhõn lực đĩ trỡnh bày trong chương 1 và gửi yờu cầu này về Ban Nhõn sự để trỡnh Tổng giam đốc phờ duyệt. Sau khi được phờ duyệt, Trưởng ban/phũng phối hợp với Ban Nhõn sự trong việc quảng cỏo tuyển dụng và chuẩn bị cỏc cuộc phỏng vấn, bài kiểm tra viết (nếu chưa phự hợp).
Ban nhõn sự: Cú trỏch nhiệm quản lý hoạt động tuyển dụng và lựa chọn đối với tất cả cỏc vị trớ. Ban Nhõn sự tiến hành sàng lọc, kiểm tra hồ sơ ứng viờn, lập danh sỏch trớch ngang cỏc ứng viờn được dự tuyển và đề xuất đại diện tham gia Hội đồng phỏng vấn tuyển dụng. Ban Nhõn sự cú trỏch nhiệm đảm bảo bài kiểm tra viết tiến hành một cỏch khỏch quan, được rọc phỏch trước khi gửi đến cỏc ban/phũng liờn quan để chấm điểm.
Cuối cựng, Ban Nhõn sự cú trỏch nhiệm soạn thảo bỏo cỏo tuyển dụng và đề xuất, trỡnh Giỏm đốc phờ duyệt việc tuyển dụng, hồn thành thủ tục tuyển dụng cho cỏc ứng viờn được chọn, như thư mời làm việc, hợp đồng lao động, đào tạo định hướng,…
3.2.3 Cỏc bước thực hiện cụng tỏc tuyển dụng tại Cụng ty.
* Xõy dựng bản mụ tả cụng việc và tiờu chớ lựa chọn chớnh - Xõy dựng bản mụ tả cụng việc
Cỏn bộ quản lý bộ phận xõy dựng bản mụ tả cụng việc cho nhõn viờn trong bộ phận với sự hỗ trợ của Ban Nhõn sự. Bản mụ tả cụng việc cỏc vị trớ trỡnh Giỏm đốc phờ duyệt (tham khảo phụ lục 4)
Bảng mụ tả cụng việc mụ tả:
Kiến thức, kinh nghiệm và khả năng cần cú.
Bằng cấp, chứng chỉ; trỡnh độ học vấn và bằng cấp phự hợp, giấy phộp hoặc chứng chỉ (bao gồm cả chứng chỉ hành nghề), năng lực trớ tuệ và thể chất, mức độ
thành thạo trong việc sử dụng cỏc cụng cụ. Cú thể nhận thấy rằng bản mụ tả thiết kế bằng văn bản về một vị trớ cụng việc cụ thể đỏp ứng nhu cầu của tổ chức. Bản mụ tả cụng việc mang lại cho người đảm nhận vị trớ một bức tranh rừ ràng cụng việc mà họ đảm nhận. Ở đõy, bản mụ tả cụng việc được thiết kế với đầy đủ thụng tin, yờu cầu cụng việc từ thụng tin cỏ nhõn tới thụng tin của cụng việc đảm trỏch. Bản mụ tả đĩ được thiết kế thành nhiều nội dung quan trọng trong đú cú nờu rừ mục đớch, nhiệm vụ của cụng việc cựng những yờu cầu về năng lực thực hiện cũng như trỡnh độ chuyờn mụn, cỏc trỏch nhiệm và quyền hạn phự hợp để thực hiện tốt cụng việc trong tổ chức.
Tuy nhiờn bản thiết kế cụng việc được đưa ra khỏ phức tạp về hỡnh thức khiến người đọc khú nắm bắt và nhớ hết được cỏc thụng tin được đưa ra. Cỏc thụng tin nờn được chọn lọc và đưa ra những ý chớnh, ngắn gọn chắt lọc tập trung vào những nhiệm vụ chớnh trong phần nhiệm vụ yờu cầu, tạo ra sự đơn giản dễ hiểu của một bản yờu cầu cụng việc để người đọc khi nhỡn vào cú thể thõu túm được những nội dung chớnh cần nhớ, khụng quỏ lan man, đưa vào nhiều nội dung tạo sự khú khăn trong việc nắm bắt những thụng tin cần thiết.
- Xếp hạng điều kiện tiờn quyết cho vị trớ cần tuyển dưới hỡnh thức tiờu chớ lựa chọn chớnh.
Đối với từng vị trớ cần tuyển, cỏn bộ quản lý bộ phận cú nhu cầu tuyển dụng liệt kờ cỏc tiờu chớ trong bảng mụ tả cụng việc theo thứ tự quan trọng, phõn biệt giữa tiờu chớ chỉ mang tớnh chất hữu ớch (nghĩa là những tiờu chớ sẽ được ưu tiờn cao) với cỏc tiờu chớ yờu cầu phải cho vị trớ đú. Nhõn viờn Ban Nhõn sự cú thể hỗ trợ cỏc cỏn bộ quản lý trong hoạt động này. Sự phõn biệt như vậy sẽ giỳp những cỏn bộ cú trỏch nhiệm tuyển dụng thiết lập được rừ ràng về sự phự hợp của một ứng viờn.
* Xỏc định cỏch thức tỡm kiếm ứng viờn - Đỏnh giỏ sự sẵn cú của nguồn nhõn lực
Nhõn viờn nhõn sự cú trỏch nhiệm liờn tục đỏnh giỏ sự sẵn cú của nguồn nhõn lực, bao gồm: nguồn nhõn lực hiện cú của cụng ty và nguồn nhõn lực từ thị trường lao động hiện tại trong và ngồi nước.
việc đề xuất cỏc hỡnh thức khớch lệ như: trả lương cao hơn, nõng cao phỳc lợi hoặc xõy dựng phương ỏn nhõn sự thay thế để thu hỳt những người cú tài năng cần thiết.
- Chọn phương phỏp tuyển dụng để tỡm ứng viờn đạt yờu cầu
Cụng ty sử dụng nhiều phương phỏp khỏc nhau để tỡm kiếm và phỏt hiện ứng viờn tài năng. Cỏc phương phỏp được chọn tựy thuộc vào vị trớ đang cần bổ khuyết và nguồn ứng viờn muốn thu hỳt. Cỏc phương phỏp thường được sử dụng là:
Trong nội bộ: lựa chọn và bố trớ tại nhõn viờn hiện tại.
Sự giới thiệu: thụng qua giới thiệu của nhõn viờn hiện tại hoặc của chuyờn gia.
Quảng cỏo: thụng tin trờn bỏo, tạp chớ chuyờn ngành, truyền hỡnh.
Cụng ty tuyển dụng, Hội chợ việc làm.
Internet: thụng tin trờn trang web tuyển dụng cụng ty và cỏc trang web dịch vụ việc làm.
Cỏc phương phỏp khỏc: thu hỳt cỏc nhõn viờn cũ, hệ thống cỏc trường đại học và cao đẳng.
Thụng thường nhà tuyển dụng khụng sử dụng một phương phỏp riờng lẻ mà sử dụng kết hợp hai hoặc nhiều phương phỏp với nhau.
Nhõn viờn của cụng ty cú thể làm đơn xin điều chuyển vào vị trớ đang mới tuyển dụng hoặc giới thiệu ứng viờn theo cỏc chớnh sỏch và quy trỡnh, đặc biệt là chớnh sỏch tuyển dụng thành viờn trong gia đỡnh.
Để tuyển được những người tài năng cú trỡnh độ cao – họ là những người đang cú việc làm nờn khụng đọc quảng cỏo hay tham dự cỏc hội chợ việc làm – thỡ Ban Nhõn sự cú thể tiếp cận những ứng viờn này thụng qua:
Cụng ty tuyển dụng: cỏc cụng ty chuyờn về tỡm kiếm và tuyển dụng hoặc những cụng ty săn đầu người.
Sự giới thiệu: cú thể sử dụng sự giới thiệu để khuyến khớch nhõn viờn hiện nay của cụng ty tiếp cận với cỏc ứng viờn cú trỡnh độ cao.
- Duy trỡ mối quan hệ tuyển dụng lõu dài với cỏc trường đại học và cao đẳng.
Xõy dựng và duy trỡ mối quan hệ chặt chẽ với cỏc trường đại học và cao đẳng để tiếp cận nguồn tài năng quan trọng bằng nhiều cỏch như là: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
của cỏc ban/phũng phự hợp đến cỏc trường đại học và cao đẳng mà Ban Nhõn sự đĩ chọn để đại diện phỏng vấn sinh viờn;
Xõy dựng chương trỡnh thực tập và hướng dẫn sinh viờn. Thực tập sinh được giao cụng việc cụ thể và tiếp cận cỏn bộ quản lý để được giỳp đỡ, cố vấn. Cụng ty sẽ hưởng lợi từ chương trỡnh này bởi vỡ thực tập sinh là cỏc ứng viờn triển vọng, là người đĩ hiểu biết về cụng việc.
Thiết lập chương trỡnh đối tỏc với cỏc trường đại học và cao đẳng. Cỏn bộ quản lý cú thể tham gia vào Hội đồng cố vấn của trường để đề xuất cải tiến chương trỡnh giảng dạy nhằm đảm bảo sinh viờn mới tốt nghiệp cú những kiến thức, kỹ năng phự hợp với hoạt động kinh doanh theo hướng hiện đại mà Cụng ty đang tỡm kiếm.
* Thụng bỏo và quảng cỏo tuyển dụng
Ban Nhõn sự phải quảng cỏo tất cả cỏc cụng việc cần tuyển. Ban Nhõn sự sẽ tỡm kiếm ứng viờn trong nội bộ trước và cú thể sử dụng cỏc phương phỏp sau:
Mạng internet/intranet của Cụng ty;
Thư điện tử nội bộ và bảng thụng bỏo của Cụng ty;
Bảng thụng bỏo của riờng cỏc ban/phũng.
Nếu khụng tỡm thấy cỏc ứng viờn phự hợp trong nội bộ thỡ cụng việc đú sẽ được quảng cỏo ra bờn ngồi và sử dụng ớt nhất trong trong cỏc phương phỏp sau:
Bỏo chớ;
Truyền hỡnh;
Cỏc ấn phẩm chớnh thức của Cụng ty, mạng internet…
Nội dung quảng cỏo tuyển dụng do cỏn bộ quản lý bộ phận soạn thảo, được Giỏm đốc phờ duyệt. (Tham khảo phụ lục 5 và 6)
Thụng bỏo tuyển dụng được đưa ra với những giới thiệu sơ lượ về Cụng ty, vị trớ, chức danh cần tuyển. Cỏn bộ quản lý bộ phận đĩ soạn thảo quy chuẩn cho mẫu bỏo cỏo tuyển dụng của Cụng ty với hỡnh thức bắt mắt, dễ đọc. Bờn cạnh đú, nội dung trong mẫu thụng bỏo tuyển dụng cũng khỏ ngắn gọn nhưng tương đối đầy đủ về cỏc yờu cầu về chức danh, vị trớ, yờu cầu về bằng cấp, kỹ năng cần thiết. Nhỡn
vào quảng cỏo tuyển dụng người đọc cú thể dễ dàng nhận thấy yờu cầu cụng việc của tổ chức tuyển dụng và biết ngay khả năng mỡnh cú thể đỏp ứng được bao nhiờu phần trăm yờu cầu của nhà tuyển dụng để ứng tuyển vào cỏc vị trớ đang thụng bỏo. Bờn cạnh nội dung yờu cầu cụng việc thỡ phần thời gian cũng như địa điểm nhận hồ sơ cũng được thụng bỏo cụng khai, rừ ràng tạo sự thuận lợi trong việc liờn lạc cũng như việc đăng ký dự tuyển của cỏc ứng viờn.
* Đỏnh giỏ hồ sơ dự tuyển
Hồ sơ dự tuyển bao gồm: đơn xin việc viết tay (trong đú, nờu bật những năng lực mà ứng viờn nhận thấy phự hợp với cụng việc), thụng tin ứng viờn, sơ yếu lý lịch, giấy chứng nhận sức khỏe, bản photo giấy CMND, hộ khẩu, cỏc văn bằng, chứng chỉ, bảng điểm cú liờn quan.
Ban Nhõn sự đỏnh giỏ so sỏnh hồ sơ dự tuyển của ứng viờn với cỏc yờu cầu cụng việc cần tuyển dụng.
Qua quỏ trỡnh sơ tuyển, hồ sơ ứng viờn khụng đủ tiờu chuẩn sẽ được loại ra, vớ dụ: thiếu giấy phộp cần thiết, thiếu chuyờn mụn hoặc kinh nghiệm; sai chớnh tả hoặc lỗi đỏnh mỏy (vốn là bằng chứng của sự khụng chỳ ý dến chi tiết).
* Kiểm tra ứng viờn
Khi danh sỏch lý lịch trớch ngang cỏc ứng viờn đĩ qua vũng sơ tuyển được phờ duyệt, Ban nhõn sự cú thể tổ chức kiểm tra ứng viờn để hiểu thờm về cỏc khả năng chuyờn mụn, kiến thức, thể chất và giao tiếp của ứng viờn. Bước này cũng cú thể tiến hành sau khi phỏng vấn ứng viờn nếu loại cụng việc cần tuyển yờu cầu như vậy. Việc tổ chức thực hiện cỏc bài kiểm tra trước khi phỏng vấn cũng giỳp thu hẹp số lượng ứng viờn. Tuy nhiờn, việc kiểm tra khụng phải luụn luụn cần thiết và Ban Nhõn sự cần cõn nhắc trước khi thực hiện, đặc biệt đối với vị trớ cao cấp thỡ việc yờu cầu ứng viờn làm bài kiểm tra cú thể khụng phự hợp.
Bài kiểm tra được thiết kế trờn cơ sở là kết quả kiểm tra cú liờn quan hoặc tương quan với hiệu quả thực thi cụng việc sau đú. Một điểm kiểm tra cao sẽ đoỏn trước được hiệu quả thực thi cụng việc cao và một điểm kiểm tra thấp sẽ tiờn đoỏn hiệu quả thực thi cụng việc thấp. Cỏc bài kiểm tra chuyờn mụn cú thể đỏnh giỏ sự hiểu biết về lĩnh vực chuyờn mụn của ứng viờn và cú thể tổ chức dưới hỡnh thức bài
kiểm tra hay xem xột cỏc mẫu cụng việc.
Trưởng Ban Nhõn sự soạn thảo cỏc bài kiểm tra khỏc như: kiểm tra trớ thụng minh, cỏ tớnh, năng khiếu,…
Cỏc bài kiểm tra phải được chấm điểm và phõn tớch bởi cỏc kiểm tra viờn đĩ qua đào tạo hoặc đạt tiờu chuẩn. Bài kiểm tra chuyờn mụn nờn được nhõn viờn của ban/phũng chuyờn mụn tương ứng đỏnh giỏ. Bài kiểm tra khỏc nờn được nhõn viờn đủ tiờu chuẩn do Ban Nhõn sự chỉ định đỏnh giỏ. Tất cả bài kiểm tra phải rọc phỏch khi đỏnh giỏ, chấm điểm nhằm tạo sự cụng bằng .
* Tiến hành phỏng vấn
Nội dung, thời lượng và số lượng cuộc phỏng vấn cho một vị trớ sẽ khỏc nhau, tuỳ thuộc vào vị trớ đú ở cấp cao hay thấp. (Tham khảo phụ lục 7)
- Phỏng vấn trước qua điện thoại
Trong một số trường hợp cỏc vị trớ cao cấp hoặc cú nhiều ứng viờn cú thể thực hiện phỏng vấn ngắn qua điện thoại trước khi tiến hành phỏng vấn trực tiếp để hiểu thờm về mức độ phự hợp của ứng viờn. Những cõu hỏi thường sử dụng trong cuộc phỏng vấn trước qua điện thoại cú thể là:
Mức lương mà ứng viờn mong muốn; (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ngày nào ứng viờn cú thể đi làm được…
Mục đớch chớnh của việc tiến hành phỏng vấn trước qua điện thoại là thu hẹp hơn nữa số lượng ứng viờn. Hoạt động này do Ban Nhõn sự cần tuyển dụng thực hiện.
- Chuẩn bị phỏng vấn
Mục đớch của phỏng vấn là xỏc định khả năng và động cơ làm việc cũng như khả năng thớch nghi với văn hoỏ Cụng ty của ứng viờn. Cỏc cõu hỏi đặt ra phải giỳp người phỏng vấn đạt được mục đớch này. Do đú, người phỏng vấn cần chỳ trọng vào cỏc thụng tin phự hợp về ứng viờn bằng cỏch chuẩn bị trước cõu hỏi. Cỏc hành động chuẩn bị trước khi phỏng vấn gồm cú:
Rà soỏt lần cuối hồ sơ ứng viờn, kết quả bài kiểm tra (nếu cú) và chuẩn bị danh sỏch cõu hỏi phỏt sinh từ việc rà soỏt này (về bất kỳ vấn đề nào). Việc này sẽ giỳp người phỏng vấn trỏnh đặt những cõu hỏi về thụng tin đĩ cú trong hồ sơ.
- Tiến hành phỏng vấn chớnh thức
Mục đớch phỏng vấn là giỳp người phỏng vấn hiểu về ứng viờn càng nhiều càng tốt. Vỡ vậy, người phỏng vấn cần xem xột đầy đủ và ỏp dụng kỹ thuật phỏng vấn hiệu quả. Để đảm bảo sử dụng kỹ thuật phỏng vấn theo thụng lệ tốt nhất, người phỏng vấn cần xem xột cỏc bước sau đõy:
Bước 1: Thiết lập mối quan hệ tốt với ứng viờn
Một người trả lời phỏng vấn lo lắng, bồn chồn hoặc khụng thoải mỏi thỡ sẽ đưa ra được loại thụng tin mà người phỏng vấn cần. Thiết lập mối quan hệ tốt với ứng viờn sẽ gúp phần vào sự thành cụng của chiến lược phỏng vấn. Một cõu “chuyện phiếm” nhỏ về một dề tài chung chung như thời tiết hay điều kiện giao thụng thường cú thể làm cho ứng viờn thấy thoải mỏi.
Bước 2: Giới thiệu vai trũ của người phỏng vấn trong Cụng ty và cho ứng viờn biết chức danh cần tuyển
Trong bước này, người phỏng vấn khụng mụ tả nhiều hơn về cụng việc hoặc mẫu người đang tỡm kiếm. Lý do là người trả lời phỏng vấn cú thể dựa vào thụng tin đú và đưa ra cõu trả lời phự hợp với sự mụ tả.
Bước 3: Phỏng vấn ứng viờn dựa trờn cõu hỏi đĩ chuẩn bị
Vỡ mục đớch của cuộc phỏng vấn là tỡm hiểu về ứng viờn càng nhiều càng tốt nờn cỏc cõu hỏi phỏng vấn hiệu quả nhất được thiết kế để làm cho ứng viờn núi càng nhiều càng tốt về khả năng và kinh nghiệm của họ. Nếu cần thiết thỡ ngồi cỏc cõu hỏi đĩ chuẩn bị, người phỏng vấn đặt thờm cỏc cõu hỏi thăm dũ để tỡm ra nhiều thụng tin nhất về sự phự hợp của ứng viờn đối với cụng việc (tham khảo phụ lục 8)
Bước 4: Giới thiệu về Cụng ty và vị trớ cần tuyển
Người phỏng vấn giới thiệu khỏi quỏt về Cụng ty, cỏc hoạt động kinh doanh chớnh và chiến lược kinh doanh của Cụng ty.
Khi mụ tả yờu cầu của cụng việc, người phỏng vấn nờu hồn tồn trung thực, kể cả những thuận lợi và khú khăn trong thực thi cụng việc. Nếu một người được tuyển vào làm với những kỳ vọng sai lầm cú thể khụng phự hợp và khụng ở lại lõu dài với Cụng ty.
Năm 2012, đĩ lập danh sỏch trớch ngang thành phần cỏc ứng viờn tham dự phỏng vấn với cỏc thụng tin cần thiết cho mỗi ứng viờn tham dự. Bảng lý lịch trớch ngang tổng thể cho thấy trỡnh độ của ứng viờn tham dự đa số là từ cao đẳng trở lờn cỏc chuyờn ngành kinh tế, xăng dầu, quản trị kinh doanh. Tuổi đời cũn trẻ và hầu hết là những người cư trỳ tại Đồng Thỏp, An Giang, Tiền Giang, Vĩnh Long với những hiểu biết cơ bản về trỡnh độ chuyờn mụn cũng như trỡnh độ ngoại ngữ, tin học. Ứng viờn tham dự