Trong công tác kế toán, việc ứng dụng công nghệ thông tin đã giúp kế toán xử lý các nghiệp vụ kế toán đơn giản và nhanh gọn hơn, giảm bớt khối lượng công việc so với việc làm kế toán thủ công, giúp cho thông tin mà kế toán cung cấp được kịp thời tới người sử dụng vào bất kỳ thời điểm nào.
Khi áp dụng phần mềm kế toán vào công tác kế toán thì bộ phận kế toán trong đơn vị không còn phải thực hiện thủ công mà chỉ thực hiện công việc phân loại bổ
Chứng từ kế toán Sổ nhật ký đặc
biệt
Sổ, thẻ kế toán chi tiết SỔ NHẬT KÝ CHUNG
SỔ CÁI TK Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số
phát sinh
đưa ra các quyết định phù hợp.
Sơ đồ 1.12. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức trên máy vi tính.
Chứng từ ban đầu Nhập dữ liệu vào máy
Xử lý tự động theo chương trình Các báo cáo kế toán Sổ kế toán chi tiết Sổ kế toán tổng hợp
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI HÀ MY. 2.1. Tổng quan về công ty Cổ Phần Thương Mại HÀ MY
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
Trong khu vực Hà Nội và các tỉnh phía bắc, một trong những doanh nghiệp tư nhân điển hình về sự thành công là công ty CPTM HÀ MY. Thành lập năm 2007 dưới hình thức công ty cổ phần công ty CPTM HÀ MY đã định hướng kinh doanh của mình là các mặt hàng hoá tiêu dùng phục vụ nhu cầu dành cho bà mẹ và trẻ em. Từ đó đến nay, Công ty CPTM HÀ MY đã không ngừng phát triển nhằm bắt kịp theo sự lớn mạnh không ngừng của đất nước và nhu cầu ngày càng cao của nhân dân và góp phần tạo công ăn việc làm cho gần 100 công nhân viên.
Trong suốt thời gian hoạt động, công ty luôn luôn theo đuổi phương châm: Chất lượng đảm bảo, hàng hoá phong phú đa dạng, bán giá tận gốc và phục vụ tận tình. Chính vì vậy công ty đã được sự yêu mến và tín nhiệm của đông đảo khách hàng. Với lợi thế về mặt địa lý nằm tại thủ đô Hà Nội có giao thông thuận lợi, mật độ dân cư đông đúc và là trung tâm kinh tế của cả nước nên Công ty CPTM HÀ MY có điều kiện phát triển rất lớn trong lĩnh vực và ngành nghề kinh doanh của mình đó là các mặt hàng phục vụ nhu cầu cho các bà mẹ. Cộng với gần 7 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hàng tiêu dùng của công ty và đội ngũ cán bộ công nhân viên được đào tạo mang tính chuyên nghiệp nên hoạt động của công ty ngày càng phát triển. Tên công ty : Công ty CPTM HÀ MY
Tên tiếng anh : HAMY TRADING JOINT – STOCK COMPANY Năm thành lập : 2007
Trụ sở chính : P115, tòa nhà 3 tầng, Ngõ 109 Trường Chinh – Thanh Xuân - HN Thị trường chính : Trong nước
Sản Phẩm chính : hàng mỹ phẩm, hàng tiêu dùng dành cho mẹ và trẻ em Điện thoại : 0438689861
công nhất định trong hoạt động kinh doanh nói chung, hoạt động quản lý và sử dụng chi phí nói riêng. Đồng thời tạo nên những thắng lợi cho bước phát triển tiếp theo. Sản lượng tiêu thụ và doanh thu thực hiện của công ty liên tục tăng trên cơ sở thực hiện các chỉ tiêu một cách hợp lý.
Có thể khái quát quá trình hoạt động và tăng trưởng của Công ty qua một số chỉ tiêu cơ bản sau:
Đơn vị tính: 1.000.000đ
STT Chỉ tiêu Năm Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012
1 Doanh thu bán hàng 6.689 8.532 10.124
2 Giá vốn hàng bán 6.293 7.665 8.935
3 Lợi nhuận 396 867 1.189
Nguồn: Phòng kế toán Công ty CPTM HÀ MY
2.1.2. Đặc điểm tổ chức kinh doanh
Hàng hoá kinh doanh tại công ty là loại hàng tiêu dùng cho mẹ và bé như: Tã giấy, khăn đa năng, Hút mũi, Hút sữa, Thấm sữa..., và hàng mỹ phẩm Kodomo
Thị trường tiêu thụ hàng hoá không những ở Hà Nội mà còn phân bố rộng rãi ở các tỉnh miền Bắc: Bắc Giang, Bắc Ninh, Vĩnh Phúc, Thanh Hoá, Nam Định, Hưng Yên, Hải Dương, Hải Phòng, Lạng Sơn, Lào Cai, Bắc Kạn…
2.1.2.1. Chức năng
Công ty CPTM HÀ MY có các chức năng chính là:
- Cung cấp các mặt hàng mỹ phẩm, hàng tiêu dùng dành cho mẹ và bé trên địa bàn Hà Nội và cả nước.
- Là nhà phân phối chính cho một số các cửa hàng, tỉnh trên khu vực phía Bắc.
2.1.2.2. Nhiệm vụ
- Xây dựng các phương án kinh doanh, dịch vụ phát triển theo khách hàng và mục tiêu chiến lược của công ty.
- Nghiên cứu nâng cao năng suất lao động, áp dụng tín bộ khoa học kỹ thuật, nâng cao chất lượng phục vụ phù hợp với nhu cầu thị hiếu của khách hàng.
2.1.2.3. Đối tượng và địa bàn kinh doanh của công ty
Chinh – Thanh Xuân – Hà Nội chuyên bán sỉ, bán lẻ trên địa bàn Hà Nội. Đây là điều kiện rất thuận lợi để công ty có thể phát triển. Do đó, đối tượng kinh doanh của công ty phần lớn là tất cả người tiêu dùng trên địa bàn thành phố. Công ty có bộ phận kinh doanh rất nhiệt tình và làm tốt công tác chăm sóc khách hàng bằng mọi hình thức: thư mời, thư cám ơn, điện thoại, Fax, Email …
2.1.2.4. Tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty
Là một công ty chuyên về mặt hàng dành cho mẹ và bé, các mặt hàng về mỹ phẩm, hàng tiêu dùng nên sản phẩm hàng hóa của công ty khá đa dạng có thể đáp ứng đầy đủ yêu cầu của khách hàng. Nghành nghề kinh doanh chính của công ty là:
- Xúc tiến thương mại.
- Cung cấp các mặt hàng dành cho mẹ và bé.
Sơ đồ 2.1: Quy trình bán hàng
2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý
2.1.3.1. Sơ đồ tổ chức của Công ty CPTM HÀ MY
Cơ cấu tổ chức của Công ty CPTM HÀ MY được mô hình hoá trên sơ đồ sau: Cửa hàng
Hàng hóa
được nhâp Kho Bán trực tiếp
Sơ đồ 2.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty CPTM HÀ MY
2.1.3.2. Nhiệm vụ và chức năng của các phòng ban
* Giám đốc: Đại diện pháp nhân của công ty, chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh thương mại, thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước.
* Phó giám đốc: là người giúp việc cho giám đốc và thay quyền giám đốc lúc giám đốc vắng mặt. Có trách nhiệm giúp giám đốc chỉ đạo và giải quyết các công việc của công ty.
* Phòng kế toán: Quản lý toàn bộ tài sản của công ty, tổ chức sử dụng vốn và nguồn vốn kinh doanh của công ty.Phân phối thu nhập, tích luỹ tính toán theo dõi hoạt động kinh doanh của công ty, viết phiếu xuất nhập kho. Kiểm tra rồi viết hoá đơn thanh toán rồi giao cho nhân viên các phòng thực hiện theo yêu cầu thanh toán.
* Bộ phận văn phòng: Tổ chức mua sắm phương tiện việc làm, văn phòng phẩm phục vụ cho quá trình làm việc của các phòng ban.
* Phòng kinh doanh: có chức năng giúp giám đốc công ty chuẩn bị triển khai các hợp đồng kinh tế. Khai thác nguồn hàng gắn với địa điểm tiêu thụ hàng hoá. Phát triển mạng lưới bán hàng của công ty, triển khai công tác kinh doanh, mở rộng mạng lưới kinh doanh của công ty. Tổ chức thực hiện các hoạt động marketing,
Phó giám đốc Giám đốc Phòng kế toán Bộ phận Văn Phòng Phòng kinh doanh Kho và phòng mẫu
chào hàng bán hàng, các hoạt động tiêu thụ và hậu mãi.
Nhìn chung với đặc điểm kinh doanh và nhờ sự lãnh đạo sáng suốt của Ban lãnh đạo đã giúp cho Công ty kinh doanh đạt hiệu quả kinh tế cao trong hoạt động của mình, luôn hoàn thành các nghĩa vụ và quyền lợi với nhà nước, chăm lo đời sống cán bộ công nhân viên.
2.1.4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán
2.1.4.1. Đặc điểm tổ chức kế toán
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý ở trên phù hợp với điều kiện và trình độ quản lý. Công ty CPTM Những Ngày Hạnh Phúc áp dụng hình thức tổ chức công tác- bộ máy kế toán tập trung, hầu hết mọi công việc kế toán được thực hiện ở phòng kế toán trung tâm, từ khâu thu thập kiểm tra chứng từ, ghi sổ đến khâu tổng hợp, lập báo cáo kế toán, từ kế toán chi tiết đến kế toán tổng hợp.
Ở phòng kế toán mọi nhân viên kế toán đều đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng. Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức bố trí 7 nhân viên có trình độ đại học, nắm vững nghiệp vụ chuyên môn.
Sơ đồ 2.3. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty CPTM HÀ MY
Kế toán trưởng
Kế toán tổng hợp
- Kế toán trưởng - Trưởng phòng kế toán: Là người tổ chức chỉ đạo toàn diện công tác kế toán và toàn bộ các mặt công tác của phòng, là người giúp việc Phó giám đốc tài chính về mặt tài chính của Công ty. Kế toán trưởng có quyền dự các cuộc họp của Công ty bàn và quyết định các vấn đề thu chi, kế hoạch kinh doanh, quản lý tài chính, đầu tư, mở rộng kinh doanh, nâng cao đời sống vật chất của cán bộ công nhân viên.
- Kế toán tổng hợp: Là ghi sổ tổng hợp đớ chiếu số liệu tổng hợp với chi tiết , xác định kết quả kinh doanh , lập các báo cáo tài chính .
- Kế toán vốn bằng tiền : Có nhiệm vụ lập các chứng từ kế toán vốn bằng tiền như phiếu thu, chi, uỷ nhiệm chi, séc tiền mặt, séc bảo chi, séc chuyển khoản, ghi sổ kế toán chi tiết tiền mặt, sổ kế toán chi tiết tiền gửi ngân hàng để đối chiếu với sổ tổng hợp...kịp thời phát hiện các khoản chi không đúng chế độ ,sai nguyên tắc,lập báo cáo thu chi tiền mặt.
-Kế toán công nợ : Có nhiệm vụ lập chứng từ và ghi sổ kế toán chi tiết công nợ , thanh toán, lập báo cáo công nợ và các báo cáo thanh toán.
- Kế toán tiêu thụ : tổ chức sổ sách kế toán phù hợp với phương pháp kế toán bán hàng trong công ty. Căn cứ vào các chứng từ hợp lệ theo dõi tình hình bán hàng và biến động tăng giảm hàng hoá hàng ngày,giá hàng hoá trong quá trình kinh doanh.
- Kế toán thuế: căn cứ voà các chứng từ đầu vào hoá đơn GTGT, theo dõivà hạch toán các hoá đơn mua hàng hoá ,hoá đơn bán hàng và lập bảng kê chi tiết, tờ khai thuế. Đồng thời theo dõi tình hình vật tư hàng hoá của công ty.
-Thủ quỹ: Là người thực hiện các nghiệp vụ, thu, chi phát sinh trong ngày, căn cứ theo chứng từ hợp lệ, ghi sổ quỹ và lập báo cáo quỹ hàng ngày.
2.1.4.2. Đặc điểm chế độ kế toán
* Hệ thống tài khoản kế toán của công ty áp dụng : Hệ thống tài khoản kế toán của công ty áp dụng thống nhất với hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ Trưởng BTC.
* Hệ thống sổ sách: Công ty sử dụng hình thức Nhật ký chung và áp dụng phần mềm kế toán vào việc xử lý số liệu ( phần mềm FAST) phần mềm kế toán không hiện thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán nhưng có thể in được đầy đủ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
- Kỳ kế toán năm: bắt đầu từ 01/01 và kết thúc 31/12 hàng năm.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: Việt Nam đồng (VNĐ)
- Tỷ giá sử dụng trong quy đổi ngoại tệ: nếu phát sinh các nghiệp vụ ngoại tệ thì Tổng công ty sử dụng tỷ giá bình quân liên ngân hàng.
- Hình thức kế toán áp dụng: Nhật ký chung, các loại sổ kế toán áp dụng: + Sổ nhật ký chung
+ Sổ chi tiết tài khoản + Sổ cái tài khoản
- Chính sách kế toán áp dụng.
+ Phương pháp tính thuế GTGT: thực hiện theo phương pháp khấu trừ. + Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Bình quân gia quyền.
+ Phương pháp đánh giá hàng tồn kho: Giá gốc
+ Phương pháp định giá hàng tồn kho cuối kỳ: phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ, thông thường tính theo tháng.
+ Phương pháp kế toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên. + Phương pháp kế toán tài sản cố định:
+ Nguyên tắc đánh giá tài sản: theo nguyên tắc giá và giá trị còn lại ( nếu tài sản cố định đã qua sử dụng).
+ Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định: phương pháp khấu hao đường thẳng.
2.2. Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công tyCổ Phần Thương Mại HÀ MY Cổ Phần Thương Mại HÀ MY
2.2.1. Phương thức bán hàng và phương thức thanh toán
2.2.1.1. Phương thức bán hàng
Hiện tại, Công ty tiêu thụ hàng hoá theo hai phương thức * Phương thức bán buôn
Khách hàng của Công ty CPTM HÀ MY chủ yếu là các trung tâm, siêu thị, cửa hàng mẹ và bé trên địa bàn miền Bắc và Miền Nam.
do đơn vị chịu. Theo phương thức này công ty có điều kiện theo dõi quản lý trực tiếp tình hình nhập xuất tồn cũng như tình trạng bảo quản sản phẩm, hàng hóa, tránh được hiện tượng thất thoát. Đây cũng là nghiệp vụ bán hàng chủ yếu, chiếm tới hơn 90% doanh thu của toàn Công ty.
Chứng từ của nghiệp vụ bán buôn là “ hóa đơn bán hàng” và “ phiếu giao hàng” do phòng kế toán lập.
* Phương thức bán lẻ
Công ty mở các cửa hàng bán lẻ với mục đích để giới thiệu sản phẩm, hàng hoá và để tăng nguồn thu cho Công ty. Công ty cũng thực hiện bán lẻ cho người tiêu dùng khi họ có nhu cầu. Chứng từ của nghiệp vụ bán lẻ cũng là hoá đơn bán hàng do phòng kế toán lập và được lập cho mỗi nghiệp vụ bán lẻ phát sinh.
2.2.1.2. Phương thức thanh toán
Công ty sử dụng hai hình thức thanh toán chính đó là:
- Hình thức bán hàng thu tiền ngay: Theo hình thức này, hàng hóa được tiêu thụ đến đâu thu tiền ngay đến đó như tiền mặt, séc, ngân phiếu ...
- Hình thức bán hàng chưa thu được tiền: Theo hình thức này khách hàng mua hàng nhưng chưa thanh toán tiền.
Theo hình thức này, hàng hóa được tiêu thụ đến đâu thu tiền ngay đến đó như tiền mặt, séc, ngân phiếu ...
- Hình thức bán hàng chưa thu được tiền: Theo hình thức này khách hàng mua hàng nhưng chưa thanh toán tiền.
2.2.2. Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
2.2.2.1. Thực trạng kế toán bán hàng
Tại Công ty CPTM HÀ MY hàng hóa xuất bán chủ yếu cho các cửa hàng trên địa bản Hà Nội và các cửa hàng đại lý trực thuộc các tỉnh phía Bắc.
Kế toán bán hàng ở Công ty CPTM HÀ MY sử dụng các tài khoản sau: TK 156, 632, 511, 111, 131 ...
Thủ tục xuất kho bán hàng tuân theo đúng quy định của Nhà nước.
Phòng kinh doanh căn cứ vào hợp đồng mua bán, xác nhận đơn hàng của đơn vị cần mua hàng. Phiếu xuất kho lập trên máy, định khoản theo đúng nội dung kinh
tế phát sinh và được lập thành 03 liên: - Liên 1: Lưu tại máy.
- Liên 2: Giao cho Phòng kinh doanh để giao hàng cho khách (Sau khi lấy hàng chuyển về Phòng kế toán viết hóa đơn (GTGT)).
- Liên 3: Chuyển tới thủ kho để làm chứng từ xuất hàng. Ví dụ : Mặt hàng khăn ướt today
Tồn đầu kỳ : 350 gói x 19.994 đồng = 6.997.900 đồng Nhập trong kỳ : 1.890 gói x 20.077 đồng = 37.945.530 đồng Giá vốn bán hàng ( khăn ướt today)
P = ( 6.997.900 + 37.945.530 ) /( 350 + 1.890 ) = 20.064 đồng /gói Phiếu xuất kho (phụ lục số 01 )
Sau khi giao hàng, thủ kho viết số lượng thực xuất vào liên 2 và liên 3 sau đó chuyển liên 2 về Phòng kế toán để kế toán kiểm tra, điều chỉnh lại phiếu xuất kho (Nếu phiếu xuất sai lệch với thực tế) và viết hóa đơn (GTGT).
Hóa đơn (GTGT) của đơn vị được lập thành 03 liên: