a) Đặc điểm các nghiệp vụ thanh toán
- Công ty cổ phần Cơ khí và Xây lắp Phủ Quỳ chủ yếu bán hàng trực tiếp tại công ty và thông qua các đại lý, do đó sản phẩm bán ra chủ yếu được thu bằng tiền mặt, tuy nhiên có những hợp đồng về xây lắp các loại nhà xưởng, bán các loại thiết bị với số lượng lớn theo đơn đặt hàng của khách hàng thì công ty sẽ thu bằng chuyển khoản.
- Với các khoản như chi mua nguyên vật liệu, điện, nước…phục vụ cho sản xuất. Những khoản chi này cũng tương đối nhỏ do đó công ty cũng chủ yếu chi bằng tiền mặt.
ứng tiền mặt, hợp đồng thanh toán, giấy đề nghị thanh toán, bảng thanh toán tiền lương, bảng kê xinh thanh toán và một số chứng từ khác có liên quan.
c) Tài khoản kế toán sử dụng.
- TK 111: Tiền mặt tại quỹ - TK 112 : Tiền gửi ngân hàng - TK 113 : Tiền đang chuyển - TK 131 : Phải thu khách hàng - TK 141 : Tạm ứng
- TK 331 : Phải trả người bán - TK 222 : Vốn góp liên doanh - TK 128,228: Đầu tư khác
- TK 334 : Phải trả công nhân viên. ………
d) Quy trình hạch toán:
Khi công ty bán các sản phẩm hàng hoá thu bằng tiền mặt hay bằng chuyển khoản sẽ có lệnh thu tiền do kế toán trưởng soát xét sau đó chuyển cho Giám đốc ký để ra lệnh thu tiền, từ lệnh thu tiền kế toán tiến hành ghi
vào phiếu thu tiền. Từ phiếu thu, lệnh thu sẽ tiến hành thu tiền sau đó thủ quỹ đóng dấu là đã thu tiền lên các phiếu thu đó.
Khi chi tiền sẽ có lệnh chi tiền, nếu tạm ứng sẽ có giấy xin ứng tiền mặt, khi mua hàng hoá sẽ có hợp đồng thanh toán, sau đó nhân viên thu mua sẽ có giấy đề nghị thanh toán. Sau khi thanh toán xong sẽ có hoá đơn thanh toán. Bảng kê này sẽ được chuyển cho kế toán tiền mặt, kế toán ghi vào bảng kê chi tiền mặt hay các phiếu chi. Từ các chứng từ gốc về thu, chi (Phiếu thu, phiếu chi) hàng tháng kế toán ghi vào bảng kê số 1, ghi vào sổ quỹ. Cuối tháng vào sổ cái tài khoản 111, 112 số phát sinh nợ và phát sinh có. Cuối quý vào báo cáo lưu chuyển tiền tệ sau đó lập bảng cân đối kế toán.
Sơ đồ:Kế toán vốn bằng tiền
Ghi hằng ngày Ghi theo tháng Ghi theo kỳ
Phiếu thu, Phiếu chi
Bảng kê số 1 Bảng kê số 2
Nhật ký chứng từ số 1
Sổ quỹ
Sổ cái Tài khoản 111, 112
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
4. Kế toán các nghiệp vụ thanh toán
(1) Đặc điểm của nghiệp vụ
* Công ty cổ phần Cơ khí và Xây lắp 250 Phủ Quỳ trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh thường xuyên phát sinh các nghiệp vụ thanh toán có thể đến một số nghiệp vụ thanh toán trong đơn vị như sau:
- Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp và khách hàng: Khi Công ty bán các sản phẩm hàng hoá và xây lắp cho khách hàng và được khách hàng chấp nhận mua hoặc là đặt trước tiền hàng để công ty sản xuất các sản phẩm cơ khí và xây lắp theo đơn đặt hàng của khách hàng lúc đó giữa công ty với khách hàng phát sinh nghiệp vụ thanh toán.
- Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp. Đó là khi công ty mua các loại máy móc, thiết bị, hàng hoá, vật tư, dịch vụ để phục vụ cho quá trình sản xuất.
- Quan hệ thanh toán với Ngân sách nhà nước.
Cũng giống như ở các doanh nghiệp khác ở Công ty cổ phần Cơ khí và Xây lắp 250 Phủ Quỳ cũng phát sinh các quan hệ thanh toán với ngân sách nhà nước như thanh toán tiền thuế, phí, lệ phí...
- Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các bên đối tác liên doanh: Trong quá trình hoạt động doanh nghiệp đã tham gia góp vốn đầu tư vào công ty mía đường Sông Dinh. Như vậy, giữa doanh nghiệp với công ty mía đường Sông Dinh phát sinh quan hệ thanh toán trong việc góp vốn và phân chia lợi tức.
- Quan hệ thanh toán nội bộ:
Chủ yếu là quan hệ nội bộ giữa doanh nghiệp với công nhân viên như thanh toán tiền lương, thưởng, trợ cấp, tạm ứng....
- Các quan hệ thanh toán khác:
Thanh toán qua ngân hàng, thanh toán tiền vay, các khoản phải thu, phải trả khác.
Với các quan hệ thanh toán này doanh nghiệp cũng đã chi tiết theo từng đối tượng: Với các sản phẩm hàng hoá cơ khí thì công ty chủ yếu bán tại đơn vị thu tiền mặt trực tiếp nên thường không phát sinh các khoản phải thu.
Với các sản phẩm xây lắp thì khách hàng thường ứng trước tiền hàng cho đơn vị nên sẽ phát sinh các nghiệp vụ thanh toán.
Nói chung các nghiệp vụ thanh toán trong đơn vị tương đối lớn. (2) Chứng từ và sổ sách sử dụng.
* Các loại chứng và sổ kế toán được doanh nghiệp sử dụng bao gồm: hợp đồng thanh toán, giấy đề nghị thanh toán, sổ chi tiết thanh toán với người mua hoặc người bán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy xin thanh toán tiền tạm ứng, bảng thanh toán tiền lương....
(3) Tài khoản kế toán
TK 131: Phải thu khách hàng TK 331: Phải trả người bán
TK 333: Thuế và các khoản phải nộp nhà nước Tk 136: Phải thu nội bộ.
TK336: Phải trả nội bộ TK 141: Tạm ứng
và các tài khoản khác: 111, 112, 152, 153, 154, 155, 156, 157, 511, 512, 621, 622, 627, 632...
(4) Quy trình hạch toán:
Khi phát sinh một nghiệp vụ thanh toán, chẳng hạn thanh toán cho nhà cung cấp khi doanh nghiệp mua một sản phẩm dịch vụ, nguyên vật liệu phục vụ cho việc sản xuất; thanh toán với khách hàng; thanh toán với ngân sách nhà nước
4.Kế toán tiêu thụ thành phẩm.
Công ty cổ phần Cơ khí và Xây lắp 250 Phủ Quỳ cái tên đã nói lên phần nào các mặt hàng sản xuất của công ty đó là các sản phẩm cơ khí và xây lắp, là một công ty có một bề dày lịch sử gần 50 năm nên mặt hàng truyền thống của công ty là các sản phẩm cơ khí và sửa chữa máy móc, thiết bị các loại, chế tạo các loại Larăng, các loại phụ tùng ô tô, máy kéo, các loại cày bánh lồng đi sau máy công nghiệp sửa chữa thay thế các loại đầu máy và mặt hàng xây lắp và các dây truyền thiết bị, máy chế biến đá, quặng….Những năm gần đây do cơ chế thị trường tác động hàng ngoại nhập nhiều, các cơ sở chế tạo phụ tùng ô tô, máy kéo mọc lên nhiều làm cho các mặt hàng của công ty bị cạnh tranh khốc liệt và có phần bị giảm sút. Hơn nữa việc sản xuất các mặt hàng này công ty chủ yếu mua trên thị trường nên giá cả đầu vào bấp bênh, còn đầu ra thì không theo sự tương ứng của giá cả đầu vào được vì sản phẩm của công ty là hàng phục vụ sản xuất nên khách hàng không dễ gì chấp nhận các mặt hàng truyền thống bị hạn chế nên công ty đã đổi hướng sản xuất, tự tìm đến khách hàng làm gia công và chuyển sang xây lắp. Đặc điểm thuận lợi của mặt hàng này là: tiêu thụ trực tiếp, không phải qua kho, qua khâu khách hàng, thoả mãn khách hàng về giá cả và chất lượng là được. Nhưng hạn chế là : Bấp bênh, phụ thuộc vào lượng khách hàng, không chủ động trong kinh doanh.
- Về phương thức tiêu thụ:
Như đã nói ở trên, các mặt hàng của công ty đa dạng nên phương thức tiêu thụ cũng phải phù hợp theo:
+ Các mặt hàng thành phẩm thì có thể tiêu thụ trực tiếp tại công ty thông qua bán hàng trực tiếp, các hợp đồng mua hàng hay qua đại lý ký gửi. + Các mặt hàng gia công thì tiêu thụ trực tiếp thông qua các hợp đồng hoặc thoả thuận.
+ Các công trình xây lắp thì qua các hợp đồng kinh tế. Riêng đối với các công trình xây lắp thì khi làm thủ tục kinh tế thì phải có giấy chứng nhận
bảo lãnh thầu sau đó là giấy chứng nhận bảo lãnh hợp đồng của ngân hàng (Nếu trúng thầu)
Các phương thức thanh toán:
+ Thanh toán ngay bằng tiền mặt : Khách hàng thoả thuận về giá cả và trả ngay bằng tiền mặt.
+ Thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng: Khách hàng làm hợp đồng chuyển tiền và giao nhận hàng.
+ Thanh toán bằng công nợ: Khách hàng chấp nhận mua và làm thủ tục để nợ.
(2).Chứng từ và sổ sách sử dụng
- Hoá đơn bán hàng - Hoá đơn thuế GTGT
- Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi
- Các chứng từ thanh toán: Phiếu thu, Giấy báo Ngân hàng….. - Phiếu xuất kho
- Tờ khai thuế GTGT
Về sổ kế toán, công ty sử dụng các loại sổ sau:
- Sổ nhật ký thu tiền, sổ nhật ký chi tiền, sổ nhật ký bán hàng - Bảng kê hàng gửi đi bán (Bảng kê số 10)
- Sổ theo dõi thuế GTGT…. và một số loại sổ khác có liên quan. Cụ thể việc sử dụng sổ như sau:
- Đối với nội bộ công ty:hoá đơn xuất kho thành phẩm nếu là sản phẩm nhập kho hoặc là vật tư các loại, phiếu xuất kho hàng gia công nếu là hàng gia công. Phiếu xuất kho được lập làm 3 liên : Liên 1 lương ở phòng kế hoạch, liên 2: đưa cho thủ kho hoặc phân xưởng, Liên 3 lưu trong phòng tài vụ.
- Đối với khách hàng: khi khách hàng mua sản phẩm thì kế toán viết hoá đơn giá trị gia tăng. Công ty Cổ phần Cơ khí và Xây lắp 250 Phủ
Quỳ là đơn vị hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên sử dụng mẫu hoá đơn số 01.GTKT – 3LL, được lập làm 3 liên:
+ Liên 1: Màu tím lưu lại gốc.
+ Liên 2: Màu đỏ giao cho khách hàng
+ Liên 3: Màu xanh lưu lại nơi xuất hàng (kho hoặc nơi sản xuất)
- Tuỳ theo cách thức thanh toán mà có phiếu thu, phiếu xác nhận nợ, giấy báo có của ngân hàng
+Nếu khách hàng trả trực tiếp : Phải lập phiếu thu + Nếu trả qua ngân hàng: Giấy báo có của ngân hàng + Khách hàng trả nợ: Biên bản nợ.
(3). Số hiệu tài khoản.
Để hạch toán quá trình tiêu thụ thành phẩm theo các phương thức khác nhau, kế toán công ty đã sử dụng các tài khoản sau đây:
- TK 154 : SXKD dở dang - TK 155 : Thành phẩm - TK 156 : Hàng hoá - TK 157 : Hàng gửi bán
- TK 511 : Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ - TK 5111: Doanh thu bán các sản phẩm hàng hoá
5112: Doanh thu các sản phẩm xây lắp - TK 512 : Doanh thu bán hàng nội bộ
- TK 521 : Triết khấu thương mại - TK 531 : Hàng hoá bị trả lại - TK 532 : Giảm giá hàng bán - TK 632 : Giá vốn hàng bán
- TK 002 : Vật tư hàng hoá nhận giữ hộ
Ngoài ra còn có các tài khoản khác như 111, 112, 131…. (4) Quy trình hạch toán
- Khi bán một sản phẩm của công ty thì thủ kho ghi vào phiếu xuất kho trong đó có ghi rõ họ tên của người nhận địa chỉ, lý do xuất, xuất tại kho nào, loại sản phẩm. số lượng, đơn giá……….Từ phiếu xuất kho và hợp đồng kinh tế, kế toán tiêu thụ viết hoá đơn giá trị gia tăng. Khi xuất kho, căn cứ vào giá xuất để ghi nhận giá vốn. Sau đó, khi hàng hoá được xác định là tiêu thụ thì kế toán vào bảng kê số 1 ghi nhận doanh thu. Từ phiếu xuất kho, hoá đơn giá trị gia tăng kế toán vào sổ chi tiết bán hàng, mỗi sản phẩm bán ra mở một sổ cuối tháng, kế toán cộng các sổ chi tiết bán hàng sau đó vào sổ tổng hợp bán hàng. Đồng thời, cộng cascs bảng kê bán hàng, bảng kê số 1 (ghi nợ TK 111), bảng kê số 2 (Ghi nợ TK 112), bảng kê số 11 theo dõi tài khoản 131. Từ sổ chi tiết tiêu thụ lấy số liệu tổng cộng vào nhật ký chứng từ số 8, ghi vào cột có Tk 511 và các cột nợ của TK tương ứng. Từ nhật ký chứng từ số 8 lấy số liệu tổng cộng ghi vào sổ cái TK 511.
Sơ đồ: Hạch toán tiêu thụ thành phẩm
Ghi hàng ngày
Đối chiếu luân chuyển Ghi vào cuối kỳ
- Nếu hàng hoá bán ra với một khối lượng lớn với khối lượng hàng hoá có giá trị từ 5 triệu trở lên thì doanh nghiệp cho hưởng mức chiết khấu là 2%, giữa doanh nghiệp và người mua có thoả thuận sẽ chiết khấu thương mại. Khi đó kế toán phải ghi sổ chi tiết chiết khấu thương mại. Sổ này do doanh nghiệp tự lập ra để theo dõi tổng số chiết khấu thương mại. Hàng tháng ở cột nợ của TK 521 để vào sổ cái tài khoản 521 sau đó cuối ký kết chuyển và tài khoản 511.
Xuất bán thành phẩm Xuất bán thành phẩm Xuất bán thành phẩm Xuất bán thành phẩm Xuất bán thành phẩm Xuất bán thành phẩm Xuất bán thành phẩm Xuất bán thành phẩm
Sơ đồ Hạch toán chiết khấu thương mại
- Khi hàng hoá bán ra kém phẩm chất, không đúng chủng loại, yêu cầu, nếu khách hàng khiếu nại và được công ty chấp nhận giảm giá hàng bán khi đó kế toán vào sổ chi tiết tài khoản 532, cuối tháng tổng hợp số liệu trên các sổ chi tiết để ghi vào sổ cái của tài khoản 532. Vào cuối kỳ tập hợp trên Tk532 để kết chuyển vào TK 511. Công ty Cổ Phần Cơ khí và Xây lắp 250 Phủ Quỳ bán hàng trực tiếp tại công ty nên khách hàng tự chọn sản phẩm vì vậy việc giảm giá cũng thường được thực hiện trước khi viết hoá đơn, do đó trường hợp giảm giá cũng ít xảy ra. Nếu trả bằng tiền mặt sẽ được ghi vào phiếu chi, nếu bằng chuyển khoản thì ghi vào uỷ nhiệ chi. Còn nếu trừ nợ thì ghi vào phiếu trừ nợ
Giảm giá hàng bán
Sổ chi tiết giảm giá hàng bán
Sổ tổng hợp giảm giá hàng
bán
Chiết khấu thương mại
Sổ chi tiết Chiết khấu TM
Sổ cái Tk 521
- Nếu trường hợp sản phẩm hàng hoá đã bán cho khách hàng nhưng sau đó đã bị khách hàng trả lại do các nguyên nhân : Vi phạm cam kết, hợp đồng, sai quy cách sản phẩm, hư hỏng…. Khi đó căn cứ vào các biên bản được lập về lô hàng bị trả lại, kèm hoá đơn GTGT được gửi lại cong ty CPCK và XL 250 Phủ Quỳ kế toán ghi nhập hàng tồn kho. Sau đó ghi vào sổ chi tiết TK 531 hàng tháng từ sổ chi tiết TK 531, kế toán ghi vào sổ tổng cộng tài khoản 531. Sau đó cuối tháng ghi vào sổ cái TK 531. Trên thực tế với 50 năm kinh nghiệm trong ngành cơ khí, chế tạo do đó các sản phẩm của công ty có chất lượng tốt, được khách hàng chuyên dùng, rất ít khi trả lại.