- Bù trừ phải thu với phải trả trong nội bộ của cùng một đối tượng
1.2.4.5. Phương pháp hạch toán kế toán phải thu khác
1.2.5. Kế toán tạm ứng- 141
Nguyên tắc giao tạm ứng và tài khoản sử dụng:
Tạm ứng là những khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp giao cho cán bộ CNV để mua hàng hoá, trả chi phí, đi công tác v.v...
Kế toán tạm ứng phải thực hiện các nguyên tắc sau:
- Người nhận tạm ứng phải là cnv làm việc tại doanh nghiệp và phải chịu trách nhiệm với doanh nghiệp về số tiền đã nhận tạm ứng và chỉ được sử dụng
khoản tạm ứng theo đúng mục đích và nội dung công việc đã được duyệt.
- Khi hoàn thành công việc được giao người nhận tạm ứng phải quyết toán toàn bộ tiền nhận tạm ứng theo chứng từ gốc (theo từng lần, từng khoản). khoản chênh lệch giữa số đã tạm ứng và số đã sử dụng phải nộp lại quỹ hoặc trừ vào lương của người nhận tạm ứng.
- Kế toán phải mở sổ theo dõi chi tiết cho từng đối tượng nhận tạm ứng, ghi chép đầy đủ tình hình nhận, thanh toán tạm ứng theo từng lần, từng khoản.
Kế toán thanh toán tạm ứng sử dụng tài khoản 141 - tạm ứng.
1.2.5.1. Chứng từ kế toán
- Giấy đề nghị tạm ứng -Phiếu thu
-Phiếu chi
-Báo cáo thanh toán
-Các chứng từ gốc: hóa đơn mua hàng, biên lai cước vận chuyển.
1.2.5.2. Sổ kế toán và quy trình ghi sổ kế toán
1.2.5.3.Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 141” Tạm ứng”
TK này dùng để phản ánh các khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho người lao động trong đơn vị và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó.
Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 141 Sổ chi tiết TK 141 hợp chi tiếtBảng tổng
1.2.5.4.Phương pháp hạch toán Tạm ứng
TK 141
Dư đầu kỳ:xxx TK152,153,156,211,213 Mua vật tư hàng hóa
TK111,112 TSC Đ, bằng tiền tạm ứng
Tạm ứng cho CBNV TK 121,128,221,228,222 Bằng tiền mặt, TBNH Đầu tư tài chính ngắn hạn, dài hạn
Bằng tiền tạm ứng TK 627, 642,241 Các khoản chi phí được chi bằng
tiên tạm ứng TK 334,111 Tạm ứng chi không hết nộp lại quỹ trừ vào lương
Tổng phát sinh nợ Tổng phát sinh có Dư cuối kỳ: xxx
Nợ Tk 141 “Tạm ứng” Có
- Các khoản tiền, vật tư đã tạm ứng cho người lao động của doanh nghiệp.
- Các khoản tạm ứng đã được thanh
toán.
- Số tiền tạm ứng dùng không hết nhập lại quỹ hoặc tính trừ vào lương.
- Các khoản vật tư sử dụng không hết nhập lại kho.
Tổng số phát sinh nợ Tổng số phát sinh có
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VÀ
THƯƠNG MẠI SÔNG MÃ
2.1.TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY 2.1.1. Lịch sử hình thành
- Tên tiếng Việt: Công ty TNHH Công Nghệ Sông Mã - Công ty có :
+ Trụ sở chính tại: Phan Bội Châu - TP Thanh Hóa + Điện thoại: 0373.567.778
+ Fax: 0373.567.779
2.1.2. Vốn điều lệ
Công ty có vốn điều lệ: 10.000.000.000 đ
2.1.3. Quyết định thành lập
- Công ty TNHH Công Nghệ Sông Mã là đơn vị được sáng lập bởi các thành viên cổ đông.Đăng ký kinh doanh số: 2801844376 do Sở Kế Hoạch Đầu tư Tỉnh Thanh Hoá cấp ngày 23 tháng 01 năm 2006
2.1.4. Ngành nghề kinh doanh
- Kinh doanh vật liệu xây dựng
- Thi công xây lắp các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi, thuỷ điện, nhiệt điện, công trình ngầm, công trình ngoài biển, bưu điện văn hoá, thể thao, sân bay, bến cảng, công trình kỹ thuật hạ tầng đô thị và khu công nghiệp, công trình cấp thoát nước và môi trường, công trình đường dây và biến thế điện.
2.1.5. Đặc điểm tổ chức sản xuất tại Công ty
Được sự quan tâm giúp đỡ của ngành chủ quản, ngân hàng đầu tư, các ban ngành liên quan và UBND Tỉnh Công ty đã chuyển trụ sở văn phòng Công ty từ huyện Đông Sơn về thành phố Thanh Hoá, thuận lợi cho việc giao dịch, thông tin chỉ đạo thi công. Các thiết bị thi công từng bước được tăng cường và hiện đại hoá. Tập thể ban lãnh đạo công ty và CBCNV toàn Công ty là một khối đoàn kết thống
nhất quyết tâm xây dựng Công ty TNHH Công nghệ và Thương Mại Sông Mã thành một công ty mạnh của ngành. Và hình thức sản xuất của Công ty bao gồm:
- Xây dựng các công trình giao thông, bến cảng.
- Xây dựng các công trình thuỷ lợi; xây dựng dân dụng. - Đầu tư xây dựng hạ tầng đô thị, khu công nghiệp. - Sản xuất vật liệu xây dựng, san lấp mặt bằng. - Kinh doanh thiết bị.
- Kinh doanh thương mại du lịch.
2.1.6.Mô hình tổ chức của Công ty
Sơ đồ 2.1: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý
(Nguồn phòng tổ chức hành chính)
2.1.6.1.Mô hình bộ máy quản lý:
- Tổng giám đốc: Là người có quyền lực cao nhất sau Hội đồng quản trị , quyết định mọi vấn đề trong công ty và chịu trách nhiệm về tất cả việc điều hành sản xuất kinh doanh của công ty trước Hội đồng quản trị và pháp luật Việt Nam.
- Các phó tổng giám đốc đảm nhiệm về nhân lực và tài chính dưới sự chỉ đạo của Hội đồng quản trị và giám đốc điều hành.
- Các công ty thành viên: Có chức năng thực hiện các nhiệm vụ do Công ty giao.
- Phòng kế toán: tổ chức hạch toán kinh tế về mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động các phần hành tài chính kế toán theo chế độ của nhà nước,
TỔNG GIÁM ĐỐC PTGĐ PHỤ TRÁCH SẢN XUẤT KT PTGĐ PHỤ TRÁCH KẾ HOẠCH VT - TB Các công ty thành viên Phòng kế toán Phòng kế hoạch kỹ thuật Phòng tổ chức hành chính CÁC XÍ NGHIỆP THUỘC CÔNG TY
cung cấp kịp thời chính xác các thông tin cho giám đốc .
- Phòng kế hoạch - kỹ thuật: Có nhiệm vụ quản lý, giám sát kỹ thuật các công trình đang thi công. Nghiên cứu tập hợp đưa ra các giải pháp công nghệ mới có hiệu quả kinh tế, đề xuất giám đốc ra quyết định khen thưởng đảm bảo an toàn trong sản xuất kinh doanh như: Giám sát chất lượng công trình, quản lý thiết kế thi công các công trình, lập kế hoạch phát triển sản xuất, kế hoạch phát triển sản xuất, kế hoạch xây dựng cơ bản.
- Phòng tổ chức hành chính : là tổ chức nhân sự ,điều hành lao động , đào tạo và phát triển tay nghề cho công nhân, ký các hợp đồng lao động, quyết định khen thưởng, kỷ luật, các thủ tục trong việc đối nội, đối ngoại.
- Các xí nghiệp trực thuộc: Do các công trình có địa điểm thi công khác nhau, thời gian thi công dài và mang tính chất đơn chiếc… nên lực lượng lao động của công ty được tổ chức thành các xí nghiệp có trách nhiệm tổ chức thi công cùng với kỹ thuật viên của đội kỹ thuật.
2.1.6.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty:
Để thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ, dảm bảo sự lãnh đạo và chỉ đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng, chuyên môn hoá công tác kế toán, đồng thời căn cứ vào đặc trưng tổ chức sản xuất đặc thù mà ngành xây dựng yêu cầu, cũng như trình độ quản lý của Công ty đòi hỏi, bộ phận kế toán của công ty, được phân công lao động một cách khoa học. Bộ máy kế toán mà Công ty đang áp dụng hiện nay là mô hình kế toán tập trung. Mô hình tạo điều kiện kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo Công ty đối với toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh.
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty
(Nguồn: Phòng tổ chức hành chính)
Các bộ phận kế toán được phân công cụ thể như sau:
Kế toán trưởng:
Có nhiệm vụ chỉ đạo, tổ chức hướng dẫn và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán toàn công ty, giúp ban Giám đốc thực hiện các chế độ Nhà nước quy định. Ngoài ra, kế toán trưởng còn giúp ban Giám đốc tập hợp các số liệu về kinh tế, tổ chức phân tíh các hoạt động kinh tế tìm ra những biện pháp quản lý nhằm bảo đảm mọi hoạt động đạt kết quả cao.
Kế toán tổng hợp:
Thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh. Mọi báo cáo giấy tờ từ các đơn vị trực thuộc các đội xây dựng công trình đều phải qua kế toán tổng hợp duyệt. Đồng thời còn tập hợp các sổ sách phục vụ cho kiểm kê. Kế toán vật liệu theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu cả về số lượng và giá trị.
Ngoài ra kế toán tổng hợp còn nhận số liệu từ bộ phận kế toán tiền lương đồng thời sau khi đã tập hợp chi phí vật liệu, máy thi công, chi phí khác... thì bộ
KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán công nợ ngân hàng Kế toán chi phí giá thành Kế toán TSCĐ,vật liệu,BHXH Kế toán tổng hợp Thủ quỹ
Kế toán các đơn vị trực thuộc phòng hành ccchính
phận này tiến hành kết chuyển các khoản chi phí trên vào TK154- chi phí sản phẩm dở dang. Khi công trình hoàn thành bàn giao thì chi phí đó được kết chuyển vào TK632- giá vốn hàng bán của sản phẩm xây lắp. Sau đó kế toán tổng hợp kết chuyển già vốn xây lắp sang TK911 để xác định kết quả kinh doanh và xác định doanh thu xây lắp thuần. Kế toán tổng hợp theo dõi các TK sau:
TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp. TK 627- Chi phí sản xuất chung
TK 152 – Nguyên vật liệu
TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang TK 511 – Doanh thu bán hàng.
TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp NSNN
Kế toán công nợ ngân hàng:
Theo dõi các khoản tiền chuyển khoản, tiền séc tiền vay ngân hàng và tiền gửi ngân hàng.
Kế toán ngân hàng và TSCĐ theo dõi các TK sau: TK 112 – TGNH.
TK 311 – Vay ngắn hạn ngân hàng TK 414 – Quỹ đầu tư và phát triển TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh
Kế toán tài sản cố định ,vật liệu và bảo hiểm xã hội (KTTSCĐ,VL và BH): Kế toán tài sản cố định: Phản ánh ghi chép số liệu phát sinh về giá trị TSCĐ hiện có tại công ty, tính khấu hao TSCĐ, lập kế hoạch sữa chữa TSCĐ cho toàn công ty.Kế toán TSCĐ cũng kiêm luôn kế toán vật liệu: Theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho vật tư và tình hình phân bổ vật tư của công ty và bảo hiểm xã hội có trách nhiệm tính lương cho cán bộ công nhân viên theo chế độ quy định, căn cứ vào bảng tổng hợp thanh toán tiền lương hàng quý kế toán tiến hành trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo chế độ hiện hành.
TK 152 : Nguyên liệu vật liệu TK 211 : Tài sản cố định hữu hình TK 214 : Hao mòn TSCĐ
TK 3382, TK3383, TK 3384, TK3389: BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN
Kế toán tính giá thành sản phẩm:
Tập hợp tất cả các chi phí phát sinh để tính giá thành sản phẩm. Kế toán tính giá thành theo dõi những tài khoản sau:
TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang TK 621: Chi phí NLV
TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp TK 627: Chi phí sản xuất chung
Thủ quỹ:
Có trách nhiệm giữ tiền mặt của công ty, căn cứ vào phiếu thu phiếu chi kèm theo chứng từ gốc hợp lý hợp lệ để nhập hoặc xuất quỹ. Cuối ngày thủ quỹ tiến hành đối chiếu với sổ quỹ của kế toán thanh toán tiền mặt và chuyển toàn bộ chứng từ thu chi sang kế toán thanh toán tiền mặt
Ngoài ra, ở mỗi đội xây dựng đều có một nhân viên kế toán. Nhiệm vụ của kế toán đội là tập hợp chứng từ chi phí từng công trình, lên bảng kê chứng từ phát sinh và định kỳ chuyển chứng từ cho kế toán tổng hợp của công ty.
2.1.6.3 Tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Công nghệ và Thương Mại Sông Mã: Mã:
2.1.4.3.1. Chế độ kế toán áp dụng:
Căn cứ vào hệ thống chứng từ kế toán do Bộ tài chính ban hành, hệ thống chứng từ kế toán mà Công ty TNHH Công nghệ và Thương Mại Sông Mã lựa chọn là những chứng từ kế toán cần và vận dụng phù hợp với đặc điểm của hoạt động sản xuất kinh doanh, tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đều lập chứng từ kế toán và lập một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác theo quy định của quyết định số 15/2006/ QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính, các chứng từ kế toán bắt buộc phải mua
hoặc thiết kế dùng mẫu quy định cuả Bộ tài chính.
2.1.6.3.2. Hình thức kế toán tại Công ty đang áp dụng:
Công ty TNHH Công nghệ và Thương Mại Sông Mã đang sử dụng hệ thống tài khoản kế toán, các bảng biểu theo chế độ kế toán doanh nghiệp do Bộ tài chính ban hành theo quyết định 15/2006/ QĐ-BTC ngày20/03/2006. Sử dụng hình thức ghi sổ thống nhất trong toàn Công ty TNHH Công nghệ và Thương Mại Sông Mã là hình thức chứng từ - ghi sổ. Theo đó thì các phiếu nhập, phiếu xuất, các hoá đơn, chứng từ sẽ được phân loại và hạch toán vào các sổ chi tiết như sổ chi tiết vật liệu, sổ chi tiết TK 1362…... và các sổ tổng hợp: sổ cái TK, sổ đăng ký chứng từ – ghi sổ ...
Niên độ kế toán Công ty áp dụng theo năm dương lịch (Từ 01/01 đến 31/12) Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ.
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Phương pháp khấu hao TSCĐ: Phương pháp khấu hao theo đường thẳng. Để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh tổ chức bộ máy kinh doanh cũng như bộ máy kế toán, đáp ứng nhu cầu theo dõi và sử lý thông tin kế toán, tài chính, Công ty TNHH Công Nghệ và Thương Mại Sông Mã lựa chọn hình thức sổ chứng - từ ghi sổ để ghi chép với các quy định cụ thể sau :
Niên độ kế toán : Bắt đầu từ 1/1/N đến 31/12/N Đơn vị tiền tệ : Việt Nam đồng
2.1.6.3.4. Hệ thống sổ sách kế toán áp dụng tại công ty:
Hệ thống sổ sách kế toán mà Công ty đang sử dụng gồm cả 2 loại sổ là sổ chi tiết và sổ tổng hợp.
Sổ chi tiết bao gồm một số TK loại sau: + Sổ chi tiết TK 1362.
+ Sổ chi tiết TK 152.
+ Sổ chi tiết TK 331, 1331,..
+ Sổ đăng ký chứng từ – ghi sổ: được kế toán tổng hợp lập trên cơ sở các bảng kê chứng từ gốc.
+Sổ đăng ký CT-GS : do kế toán tổng hợp lập trên cơ sở các CT-GS. + Sổ cái: cũng do kế toán tổng hợp lập trên cơ sở các CT-GS.
Do địa bàn hoạt động của Công ty rộng, không tập trung các công trình được thực hiện hầu hết ở các tỉnh nên để tạo điều kiện kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo của Công ty đối với hoạt động của các đội, Công ty đã tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức bộ máy kế toán tập trung. Mặc dù ở mỗi đội có một kế toán riêng nhưng những nhân viên kế toán này chỉ làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu thu thập chứng từ, kiểm tra chứng từ, từ đó gửi chứng từ về phòng kế toán Công ty để kế toán tổng hợp tiến hành ghi sổ kế toán. Quy trình hạch toán như sau:
Sơ đồ 2.3: Trình tự kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
(Nguồn phòng kế toán)
Ghi chú: Quy trình ghi sổ: Ghi trong ngày
Ghi cuối kỳ
Ghi đối chiếu Chứng từ gốc
Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ đăng ký chứng từ Sổ tổng hợp