Khảo sát và đánh giá công tác quản trị mua hàng tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức:
Chịu trách nhiệm lãnh đạo tổ chức quản lí điều hành mọi hoạt động của công ty là Ban giám đốc đứng đầu là ông Lê Thanh Thủy, công ty còn có hai phó giám đốc giúp việc.Một phó giám đốc phụ trách bán buôn, còn một phó giám đốc phụ trách siêu thị. Giám đốc công ty do ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội ủynhiệm. Giám đốc là ngời tổ chức điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, vạch chiến lợc sản xuất kinh doanh và ra các quyết định cuối cùng thay mặt đại diện cho mọi quyền lợi và nghĩa vụ của công ty trớc pháp luật và cu quan quản lí nhà nớc. Phó giám đốc công ty là ngời giúp việc giám đốc công ty và chịu trách nhiệm thực hiện các công việc đợc phân công, ủy nhiệm và báo cáo kết quả các công việc đợc giao.
Các bộ phận nghiệp vụ chức năng: GIáM ĐốC Phó GĐ phụ trách siêu thị phụ trách bán buônPhó GĐ Tổ chức hành chính Kế hoạch nghiệp vụ Kế toán tài vụ Bảo vệ Hành chínhVăn thKhai thác hàng Kho vận Kế toán kép Kế toán đơn Siêu thị Quầy hàng gian ngoài
-Phòng kế toán tài vụ : có nhiệm vụ hạch toán toàn bộ quá trình kinh doanh của công ty, theo dõi tình hình tài chính, phân tích thẹo dõi đánh giá lập kết quả hoạt động tài chính để báo cáo với ban giám đốc công ty.
-Phòng kế hoạch nghiệp vụ: có nhiệm vụ lập kế hoạch, chiến lợc kinh doanh sao cho có hiệu quả, phù hợp với thực tế thị trờng. Nghiên cứu đánh giá thị trờng đối thủ cạnh tranh... để giám đốc đa ra những quyết định kinh doanh đúng đắn.
Riêng bộ phận kho vận : có nhiệm vụ tiếp nhận bảo quản, dự trữ hàng hóa để hoạt động bán hàng của công ty có thể diễn ra thờng xuyên liên tục.
-Phòng tổ chức hành chính tổng hợp: chịu trách nhiệm quản lí về khâu nhân sự, tuyển dụng, đào tạo nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho đội ngũ nhân viên, bố trí sắp xếp vị trí công tác phù hợp năng lực của từng ngời.Phòng tổ chức hành chính gồm 5 ngời:
01 trởng phòng tổ chức duyệt lao động tiền lơng.
01phó phòng làm công tác lao động tiền lơng.
01chủ tịch đoàn làm công tác bảo hộ lao động, thi đua khen thởng, chăm sóc sức khỏe cán bộ công nhân viên.
01 làm công tác kế toán hành chính.
01 làm công tác văn th lu trữ .
- Tổ bán hàng: chịu trách nhiệm kinh doanh ở các quầy siêu thị. Đây là những bộ phận đóng vai trò rất quan trọng vào sự thành công của công ty. Họ là những ngời bán hàng, thu tiền, trực tiếp tiếp xúc với khách hàng tạo ra doanh thu và lợi nhuận cho công ty. Họ là bộ mặt của công ty, là nền móng văn hóa tổ chức công ty. Bên cạnh đó, những nhân viên của tổ bán hàng còn có nhiệm vụ tiếp nhận những thông tin từ khách hàng và phản hồi lại cho ban giám đốc công ty để có những kế hoạch, chính sách,quyết định kịp thời với nhu cầu ngời tiêu dùng và tình hình thị trờng nhằm mang lại hiệu quả kinh doanh cao nhất.
Đây là mô hình quản lí theo kiểu trực tuyến, nó tạo ra sự năng động tự chủ trong kinh doanh, các mệnh lệnh chỉ thị của ban giám đốc đợc sự truyền đạt một cách nhanh chóng tới các bộ phận có liên quan.
Đặc điểm về môi trờng kinh doanh bên ngoài của công ty.
-Điều kiện tự nhiên:
Công ty bách hóa số 5 Nam Bộ là một đun vị kinh doanh bán buôn, bán lẻ của thủ đô Hà Nội. Công ty có một vị trí hết sức thuận lợi, nằm ở hai mặt tiền của phố Nguyễn Thái Học và Lê Duẩn ở giữa trung tâm thủ đô.Vị trí này đã tạo điều kiện hết sức thuận lợi cho việc kinh doanh của công ty.
-Điều kiện kinh tế:
Đây là điều kiện thuận lợi cho công ty bách hóa số 5 Nam Bộ nói riêng và các doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn Hà Nội nói chung đó là trung tâm kinh tế, chính trị, văn hóa xã hội của cả nớc, là địa phung có tốc độ phát triển cao với tốc độ tăng trởng bình quân đạt gần 10%/ năm. Thu nhập của ngời dân Hà Nội đứng thứ hai trong cả nớc, chỉ sau thành phố Hồ Chí Minh, điều này rất quan trọng bởi nó sẽ làm tăng đáng kể sức cạnh tranh của thị trờng, sức tiêu thụ của hàng hóa. Mặt khác, các yếu tố khác nh: lạm phát, thất nghiệp, sự phát triển của các hoạt động kinh tế đối ngoại, ...ở mức lí tởng tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động thung mại.
Phải nói rằng, công ty đang hoạt động trong một môi trờng kinh tế đầy thuận lợi hun hẳn các địa phung khác. Tuy nhiên, nền kinh tế đầy phát triển đó đã đem lại cho công ty không ít khó khăn nhất định. Do sức mua của thị trờng lớn, khả năng thanh toán của ngời tiêu dùng cao nên công ty luôn phải tìm kiếm những nguồn cung ứng có chất lợng cao phong phú đồng thời công ty luôn gặp căn bệnh muôn thở thiếuvốn kinh doanh, đặc biệt là vốn lu động.
Ngoài ra, công ty còn phải đối mặt với những hoạt động kinh doanh không lành mạnh nh: các hoạt động buôn lậu trốn thuế, kinh doanh hàng giả...
-Điều kiện chính trị xã hội:
Hà Nội là trung tâm kinh tế, chính trị, văn hóa xã hội của nhà nớc với số dân gần 3 triệu ngời. Các trung tâm ngoại giao, các văn phòng đại diện, các tổ chức kinh tế,văn hóa, xã hội đều có trụ sở đặt tại Hà Nội. Hà Nội còn là một địa điểm du lịch hấp dẫn, hàng năm thu hút hàng chục vạn lợt khách du lịch trong và ngoài nớc tới tham gia, học tập, công tác...Đây là khả năng tiềm tàng to lớn về khách hàng có nhu cầu tiêu dùng đối với thị trờng Hà Nội. Vì vậy, đối với các doanh nghiệp nói
chung và Công ty bách hóa số 5 Nam Bộ nói riêng nên biết khai thác tiềm năng to lớn này thì sẽ tạo nên doanh thu đáng kể.
Ngoài ra các chính sách khá thông thoáng và cởi mở của Hà Nội cũng tạo điều kiện thuận lợi cho công ty hoạt động.
- Đối thủ cạnh tranh: Hoạt động trong nền kinh tế thị trờng có nhiều thành phần tham gia nên công ty gặp phải sự cạnh tranh gay gắt của các thành phần kinh tế Nhà nớc và t nhân.
Đặc điểm môi trờng kinh doanh bên trong của doanh nghiệp:
-Điều kiện tài chính:
Khi mới thành lập tổng số vốn ban đầu của công ty là 530.000.000 VNĐ. Trong đó :
+ Vốn cố định: 230.000.000 VNĐ +Vốn lu động: 300.000.000 VNĐ
So với thực tế kinh doanh thì đây là số vốn nhỏ bé, không đáp ứng đủ yêu cầu kinh doanh nên công ty luôn phải tìm cách huy độngvốn từ nhiều nguồn khác nhau nh vốn vay từ các tổ chức tín dụng, vốn góp của cán bộ công nhân viên trong công ty, ngoài ra còn vốn đợc bổ sung từ lợi nhuận hàng năm của công ty. Ngoài việc kinh doanh thung mại, công ty còn đầu t vốn để cải tạo, nâng cấp, mua sắm, sửa chữa trang thiết bị nội thất trong công ty để từng bớc chuyển sang hoạt động kinh doanh với quy mô lớn, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Nhìn chung trong những năm gần dây bằng một loạt các biện pháp trên, công ty đã bảo toàn và sử dụng tốt nguồn vốn của mình, đảm bảo thu nhâp cá nhân cho ngời lao động, thc hiện tốt nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nớc và hoàn thành các nghĩa vụ mà sở thơng mại giao cho. Đến năm 2000, nguồn vốn kinh doanh của công ty dần dần lớn lên nhanh chóng đáp ứng nhu cầu kinh doanh và nâng cao khả năng tự chủ tài chính của công ty. Vốn cố định đã là 1.500.000.000 VNĐ và vốn lu dộng là 3.000.000.000 VNĐ..
-Nhân sự :
Hiện nay, Công ty bách hóa số 5 Nam Bộ có 155 lao động. Đây là công ty thung mại nên lao động nữ chiếm tỉ lệ rất cao 83,5% do đặc thù hoạt động mang
tính chất thung mại, dịch vụ của công ty hoạt động bán hàng đòi hỏi sự khéo léo, mềm mỏng. Lao động nam nằm chủ yếu ở bộ phận bảo vệ, kho vận, khai thác hàng. Số lao động có trình độ đại học là 49 ngời chiếm 31,61%; số lao động có trình độ trung cấp là 81 ngời, chiếm tỉ lệ 52,26%. Số lao động su cấp là 18 ngời, chiếm 11.61%. Còn lại là cha qua đào tạo.
Về trình độ chính trị, số Đảng viên là 36 ngời chiếm 23,2%, trung cấp chính trị là 12 ngời, su cấp chính trị là 28 ngời. Công ty thành lập từ rất lâu đời, nên đội ngũ lao động hoạt dộng từ thời bao cấp còn khá lớn do vậy đội ngũ lao động đang bị già hóa cụ thể số lao động dới 30 tuổi là 32 ngời chiếm tỉ lệ 20,64% và từ 30 đến trên 50 tuổi là 123 ngời ,chiếm tỉ lệ 79,35%. Nh vậy số lao động của công ty đang bị già hóa, số lao động đứng tuổi là khá lớn với tuổi trung bìnhlà 38 - 40 tuổi.
Hàng năm, lợng sinh viên các trờng trung cấp và đại học đến công ty thực tập khá đông, đặc biệt là vào các dịp trớc Tết. Những sinh viên này đã đáp ứng khá lớn cho công ty về bộ phận lao động mềm, lao động thời vụ. Hơn nữa, lao động này lại rất trẻ, có sức khỏe, nhiệt tình nên đã tiết kiệm chi phí tiền công không nhỏ cho công ty. Đây là lợng lao động không chính thức chiếm tỉ trọng lớn làm gia tăng đáng kể số lao động của công ty nhng đều là lao động ngắn hạn.
Nhìn chung, công ty rất chú trọng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên. Công ty thờng xuyên mở các lớp bồi dỡng nghiệp vụ tổ chức đào tạo và đào tạo lại cho CBCNV toàn công ty. Tuy nhiên, số lao động trẻ có trình độ chuyên môn còn chiếm tỉ trọng nhỏ là do công ty phải kế thừa đội ngũ lao động từ thời bao cấp để lại và để giải quyết thấu đáo vấn đề này không phải là dễ. Công ty đã rất nỗ lực đa dạng hóa các loại hình dịch vụ để có thể bố trí công việc cho tất cả các lao động trong công ty, không để trờng hợp nào phải nghỉ chờ việc.
Mặc dù kể từ khi thành lập công ty đã thu đợc những kết quả đáng kể tạo đợc tiếng tăm trên thị trờng, nhng trong công ty hiện nay, ngời lao động thiếu khả năng sáng tạo, đa số đều chịu sự điều hành làm việc theo những qui định sẵn có. Công ty cha có biện pháp cụ thể khuyến khích tính sáng tạo trong lao động. Các vấn đề kích thích cha đợc quan tâm, đặc biệt là vấn đề kích thích vật chất cho ngời lao động.
Điều này thể hiện ở mức thu nhập bình quân của mỗi ngời so nới mặt bằng chung còn thấp. Mỗi lao động tiến trong công ty mỗi kì chỉ đợc thởng 60.000 đồng một con số quá ít ỏi nên cha kích thích đợc sự hăng say, phấn đấu của ngời lao động. Các mức khoán của công ty cho các quầy còn cao so với khả năng thực hiện của nó nên khả năng đạt đợc hay vợt mức đặt ra là thấp.
Vấn đề bố trí lao động cha có tính khoa học. Các phòng ban bộ phận vẫn có nui thừa thiếu lao động.VD: phòng kế toán có năm lên tới 15 ngời.
Công tác đào tạo và phát triển nhân sự đã đợc thực hiện nhng chỉ tập trung ở một số bộ phận, cha nhân rộng ra toàn công ty. Công việc tuyển dụng nhân sự tuy không đợc làm thờng xuyên nhng nó ảnh hởng không nhỏ tới kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, việc này công ty làm còn cha tốt. Trong khâu tuyển dụng nhân sự công ty bỏ qua việc phỏng vấn, mặc dù có thể tiết kiệm đợc thời gian và chi phí nhng không xác định rõ đựợc năng lực, sở trờng, nguyện vọng của ngời lao động .
Nhìn chung qua hệ thống các chỉ tiêu trên ta thấy hiệu quả sử dụng lao động của công ty tăng rõ rệt, nó góp phần đa công ty không ngừng lớn mạnh. Lợi thế của công ty, đó là lực lợng nhân sự có mối liên kết khá chặt chẽ, có sự hiểu biết và mối quan hệ tốt, có ý chí vun lên.Tuy nhiên để công ty đứng vững trong cu chế thị trờng và ngày càng phát triển thì công ty cần phải có những thay đổi đáng kể trong chính sách nhân sự. Các chỉ tiêu đều có những u và nhựơc điểm riêng, công ty cần tìm cách phát huy u điểm và khắc phục nhợc điểm của những chỉ tiêu đó.
-Loại hình, ngành nghề và mặt hàng kinh doanh của công ty:
Là một doanh nghiệp nhà nớc kinh doanh tổng hợp nhiều loại hàng hóa phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt của ngời dân và các tổ chức kinh tế xã hội. Hoạt động chính của công ty là thực hiện công tác bán buôn bán lẻ hàng hóa. Bên cạnh đó, công ty còn là đại lý nhận bán hàng ủy thác cho các doanh nghiệp, công ty khác nh Unilever, công ty đồ hộp Hạ Long, nhà máy thuốc láThăng Long, nhà máy rợu vang Thăng Long, các hãng bánh kẹo khác.
Là công ty kinh doanh tổng hợp, nên ngành hàng, mặt hàng kinh doanh rất đa dạng phong phú và cũng rất phức tạp. Có thể chia thành một số ngành hàng nh sau:
+Lơng thực, thực phẩm: đồ uống, đồ hộp, bánh kẹo đờng sữa, cà phê chè, thuốc lá, ha,ng đông lạnh, hàng chế biến, hàng tui sống, rau quả
+Hàng may mặc: quần áo, mũ, tất, chăn bông gối đệm.... +Đồ gia dụng: điện gia dụng, đồ dùng gia đình....
+Đồ điện tử: đồng hồ, máy tính, đài cassette, máy ảnh, tai nghe... +Văn hóa, văn phòng phẩm: bút, sách, giấy..
+Hàng da giày, túi sách, ví cặp, balô... +Các loại kim, cu khí và các loại khác
Các mặt hàng trên của công ty đều là những hàng có chất lợng cao, đợc lấy trực tiếp từ những nhà sản xuất, đại lí nhập khẩu từ nớc ngoài. Sau khi nghiên cứu thu thập thông tin về khách hàng tình hình biến động của thị trờng, công ty sẽ có kế hoạch khai thác nguồn hàng cũng nh kế hoạch mua bán cho ngời mua hàng của khách hàng, hàng hóa trong siêu thị của công ty chủ yếu phục vụ nhu cầu thông th- ờng cho ngời tiêu dùng, trong đó hàng thực phẩm chiếm từ 80 – 88% phổ mặt hàng, còn hàng phi thực phẩm chiếm 15 –20% (thờng là các mặt hàng thuộc sản phẩm công nghiệp nhẹ phục vụ tiêu dùng nh giầy dép đồ gia dụng...)
Do kinh doanh nhiều mặt hàng kinh doanh rộng lớn nên công ty khó tránh khỏi sự trùng lặp trong cu cấu và mặt hàng kinh doanhvới các đun vị trong và ngoài quốc doanh. Điều này làm cho tính cạnh tranh trên thị trờng ngày càng gay gắt và mặt hàng đầu t không có chiều sâu.
Để đáp ứng nhu cầu hàng hóa cho kinh doanh của mình, công ty đã chủ động tìm kiếm và kiếm hợp đồng mua hàng hóa tận nguồn tại các đơn vị sản xuất nên giá mua rẻ, giảm nhiều đợc trong chi phí mua hàng. Bên cạnh đó công ty còn đợc cung ứng sản phẩm bởi các nguồn hàng đáng tin cậy nh các bạn hàng truyền thống, các cu sở tự tìm đến giới thiệu hàng hóa, đặt quan hệ kí kết hợp đồng mua bán hay kí gửi hàng hóa, đề nghị công ty làm đại lí. Ngoài ra, một phần hàng hóa là do mua từ nguồn nhập khẩu theo con đờng tiểu ngạch, nguồn hàng trôi nổi trên thị trờng. Nh-
ng cho dù hàng hóa đợc cung ứng từ các nguồn nào, theo con đờng nào thì vấn đề chất lợng và giá cả hàng hóa đợc công ty đặc biệt quan tâm, đảm bảo chất lợng phù hợp với giá cả, và đảm bảo chữ tín trong kinh doanh.