Khi nhận thấy hàng không đủ đáp ứng như cầu cung cấp cho khách hàng, nhân viên quản lý ghi nhận lại và lập phiếu yêu cầu hàng hóa gửi đến cho bộ phận mua hàng. Trong phiếu yêu cầu ghi rõ mặt hàng, số lượng, chủng loại… sau khi được Giám đốc ký duyệt thì phiếu yêu cầu này được chuyển đến cho bộ phận mua hàng VD: Korean Roygin, số lượng 100 hộp, loại 250mg/ viên.
Bộ phận mua hàng nhận được phiếu yêu cầu, chọn nhà cung cấp là công ty Việt Hưng vì đây là nhà cung cấp uy tín của công ty và có chính sách chiết khấu thỏa đáng, lập đơn đặt hàng thành 3 liên. 1 liên gửi cho nhà cung cấp, 1 liên lưu tại bộ phận mua hàng và 1 liên được gửi cho bộ phận nhận hàng (thủ kho).
Khi hàng hóa về đến, thủ kho tiến hành nhận hàng hóa, đối chiếu số lượng trên hóa đơn phải khớp với số lượng đặt trên đơn đặt hàng đã lưu trước đó cũng như kiểm tra sơ bộ chất lượng hàng mua về, Thủ kho lập phiếu nhập kho, phiếu nhập kho gồm có 2 liên, và kiểm tra số lượng hàng thực nhận, ghi số thực nhận vào phiếu. Thủ kho giữ 1 liên làm chứng từ ghi vào thẻ kho và sổ theo dõi nhập xuất tồn, 1 liên gửi kèm với hóa đơn cho kế toán kiêm thủ quỹ.
Kế toán nhận hóa đơn và phiếu nhập kho từ bộ phận kho chuyển đến, tiến hành ghi vào sổ cho tiết hàng hóa sản phẩm Korean Roygin với số lượng 100 hộp, và sổ chi tiết phải trả cho người bán là công ty Việt Hưng. Đồng thời, nhân viên Kế toán theo dõi các khoản nợ, đến hạn thanh toán kế toán căn cứ vào hóa đơn và các chứng từ liên quan lập để lập phiếu chi tiền.
Kế toán khi nhận được phiếu nhập kho và hóa đơn thì đối chiếu chứng từ và ghi nhận khoản phải trả. Đến hạn thanh toán thì kế toán lập phiếu chi và đưa cho Giám Đốc ký duyệt. Sau khi được ký duyệt thì kế toán (lúc này là thủ quỹ) chi tiền và ghi vào sổ nhật kí chi tiền đồng thời ghi giảm khoản phải trả. Chứng từ làm căn cứ cho hoạt động này là phiếu chi hoặc giấy báo nợ của ngân hàng.
SỰ KIỆN RỦI RO HOẠT ĐỘNG
NGUYÊN NHÂN THỦ TỤC KIỂM
SOÁT MUA HÀNG Đặt hàng không cần thiết ứ đọng Không xét duyệt phiếu yêu cầu
Cần xét duyệt phiếu yêu cầu Chất lượng hàng hóa không đảm bảo Không lựa chọn nhà cung cấp Xây dựng danh sách nhà
cung cấp tiềm năng
Không có phương án dự phòng trong chủ động mua hàng NHẬN HÀNG Nhập hàng không đúng yêu cầu Không có phiếu đóng gói hàng hóa mô tả chủng loại, số lượng… Nhận hàng hóa cần yêu cầu nhà cung cấp
Nhập hàng không đúng yêu cầu Không có phiếu nhập kho Thêm phiếu nhập kho RỦI RO XỬ LÝ
GHI SỔ Ghi nhận không chính xác Kiêm nhiệm chức năng Tách biệt chức năng kế toán và thủ kho Ghi nhận không hợp lệ Không xét duyệt phiếu yêu cầu
Thêm xét duyệt
THANH TOÁN
Thanh toán không hợp lệ
Không có đối chiếu chứng từ
Thêm bước đối chiếu chứng từ
Không có chứng từ chấp nhận thanh toán làm cơ sở chi tiền
Lập phiếu chi trên
cơ sở
chứng từ thanh toán
2. Quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình chi phí tại công ty cổ phần năng lượng tái tạo Châu Á
a) Một vài thông tin về doanh nghiệp
Công ty Cổ Phần Năng Lượng Tái Tạo Châu Á ( RENERGY CORP. ) để thực hiện các dự án Phong Điện tại Việt Nam cũng như các nước trong khu vực Đông Nam Á ...
Công ty Cổ Phần Năng Lượng Châu Á có chức năng: Sản xuất và phân phối điện năng.
Tư vấn và chuyển giao công nghệ.
Dịch vụ phát triển và ứng dụng khoa học kỹ thuật vào cuộc sống.
Xây dựng công trình điện dân dụng, công nghiệp, nhà máy điện chạy bằng nguồn năng lượng tái tạo;năng lượng Gió; sinh khối; năng lượng mặt trời; địa nhiệt; nhiệt năng.
Mua bán thiết bị vật tư ngành điện.Thiết kế công trình điện năng. Tư vấn xây dựng công trình điện dân dụng, công nghiệp.
Tư Vấn Du học.
Kinh doanh Du lịch lữ hành nội địa, quốc tế. Website: http://www.renergyc.com
b) Quy trình lưu chuyển chứng từ trong doanh nghiệp
Quy trình về việc quản lý mua/cấp máy móc,trang thiết bị văn phòng
Mục đích:
• Sử dụng đúng mục đích, hiệu quả. • Đảm bảo tài sản được bảo quản tốt.
• Vật dụng xin mua là cần thiết trong công việc
• Đảm bảo việc mua hàng chất lượng tốt nhất, nhanh và rẻ nhất Phạm vi
Áp dụng cho việc mua, quản lý sử dụng tất cả các loại vật dụng, trang thiết bị văn phòng dùng trong công việc của Công ty TNP
Nội dung
Mua vật dụng văn phòng:
Khi có nhu cầu xin mua người đề nghị lập phiếu yêu cầu mua hàng trình Trưởng bộ phận xác nhận, sau đó chuyển TPHC xem xét có thể điều động hoặc hàng tồn kho, và tìm hiểu mục đích xin mua vật dụng này dùng cho việc gì, có phù hợp không, sau đó đưa cho nhân viên thu mua PHC báo giá và GĐHCNS xét duyệt, sau đó trình Tổng Giám đốc duyệt, biểu mẩu HR-PR-006-01/00 (gồm 2 liên), hạn định dưới 50 triệu, nếu giá trị trên 50 triệu phải sữ dụng Tờ Trình HR-PR-006-07/00
Sau khi mua xong, nhân viên thu mua hành chánh sẽ liên lạc với trưởng bộ phận (xin mua) chỉ định nhân viên nghiệm thu, kiểm tra lại có đúng với yêu cầu về qui cách, số lượng mà đơn vị mình đưa ra, nếu đúng chuyển Trưởng bộ phận xác nhận ký tên. TPHC xem xét lại giá thành, báo giá và thực tế, sau đó chuyển bộ phận kế toán xem các chứng từ hóa đơn có hợp lệ chưa, nếu hợp lý, chuyển GĐHCNS duyệt và chuyển thủ quỹ chi tiền cho nhà cung cấp (chủ giao hàng), ký tên và nhận tiền.
Nhân viên thủ quỹ không được chi tiền, nếu chưa có chữ ký phê duyệt tại phần nghiệm thu của GĐHCNS.
Đơn xin mua hàng có 02 liên, liên sẽ do bộ phận kế toán lưu bao gồm hóa đơn đính kèm. liên PHC lưu.
Ghi chú: Việc chi trả sẽ phải tuân theo qui định thanh toán về thời gian (nếu có).
T
rang thiết bị:
Nhu cầu mua: Khi có nhu cầu mua hoặc sửa chữa trang thiết bị, người đề nghị lập
phiếu yêu cầu mua hàng hoặc phiếu yêu cầu sửa chữa, và chuyển Trưởng bộ phận xác nhận, sau đó trình Ban Tổng Giám đốc duyệt. hạn định dưới 50 triệu, nếu giá trị trên 50 triệu phải sữ dụng Tờ Trình HR-PR-006-07/00.
Báo giá : Trên cơ sở phiếu yêu cầu mua hàng được Ban tổng Giám đốc duyệt,
Phòng HCNS sẽ tiến hành liên hệ với các nhà cung ứng để báo giá. Nhà cung ứng đảm bảo các tiêu chí như chất lượng, giá cả, bảo hành, cách phục vụ…sẽ được lựa chọn để làm thủ tục ký hợp đồng.
Lắp đặt:
Sau khi ký hợp đồng, nhà cung cứng sẽ tiến hành lắp đặt, cung cấp tài sản trang thiết bị cho công ty, Phòng HCNS hoặc đơn vị đề xuất có trách nhiệm theo dõi quá trình lắp đặt.
Sau khi lắp đặt xong, nếu hai bên đồng ý thì hai bên ký vào biên bản lắp đặt và nghiệm thu mã số: HR-PR-006-02/00
Đối với những tài sản trang thiết bị cần phải qua môt thời gian vận hành mới biết được tình trạng hoạt động thì phải nghiệm thu sau 5 – 10 ngày. Cụ thể sau 5 – 10 ngày, Phòng HCNS theo dõi qua trình vận hành của máy móc, trang thiết bị, nếu không đạt thì Phòng HCNS có trách nhiệm yêu cầu nhà cung ứng đến sửa chữa và tiếp tục theo dõi 5-10 ngày cho đến khi hoạt động tốt. Trường hợp sau 5-10 ngày mà máy móc, trang thiết bị hoạt động tốt thì Phòng HCNS sẽ tiến hành ký biên bản nghiệm thu cho nhà cung ứng.
Sau khi nghiệm thu xong, Phòng HCNS tiến hành bàn giao tài sản trang thiết bị cho người sử dụng theo biểu mẫu: HR-PR-006-03/00.
K
