Ứng xử với những người dưới quyền là một trong những yếu tố cĩ tầm quan trọng hàng
đầu, đảm bảo cho hoạt động quản lý của người lãnh đạo doanh nghiệp thành cơng
Trong khuơn khổ bài viết này sẽ trình bày một số khía cạnh cơ bản của vấn đề.
1 Biết lắng nghe những người dưới quyền
Khi người lãnh đạo biết nghe những người dưới quyền, anh ta khơng chỉ thu được
những thơng tin cần thiết, hiểu được tâm tư, nguyện vọng của cấp dưới, để cĩ những
chính sách, giải pháp phù hợp trong quá trình quản lý, mà cịn là hình thức động viên, khích lệ rất lớn để họ làm việc tốt hơn. Vì cấp dưới thấy rằng họ được tơn trọng.
2 Kiên nhẫn và biết thuyết phục
Trong ứng xử với những người dưới quyền, kiên nhẫn là một đức tính khơng thể
thiếu được với người lãnh đạoKiên nhẫn cĩ ý nghĩa quan trọng và cần thiết trong ứng xử giữa người lãnh đạo và cấp dưới vì:
Giúp người lãnh đạo bình tính, sáng suốt trong việc giải quyết những tình huống xảy
Trong ứng xử với cấp dưới, sự kiên nhẫn sẽ giúp cho người lãnh đạo hiểu được cấp dưới nhiều hơn, lắng nghe cấp dưới được tốt hơn, tránh được những căng thẳng cĩ thể
nảy sinh trong quan hệ giữa người lãnh đạo và người dưới quyền
Khả năng thuyết phục của người lãnh đạo rất cần thiết trong việc cảm hĩa và sử dụng
những người đứng đầu các nhĩm đối lập trong tổ chức, để biến họ trở thành những người cĩ cùng định hướng và hành động với tập thể. Để cảm hĩa được những cá nhân
này, địi hỏi người lãnh đạo khơng chỉ cĩ khả năng thuyết phục, mà cịn cĩ lịng kiên nhẫn.
3 Lịng nhân ái và sự quan tâm đối với mọi nguời.
Khi người lãnh đạo cĩ những mối quan hệ sâu sắc, nhân ái với mọi người thì sẽ tạo
nên sự hợp tác rộng rãi của các thành viên đối với mình.Người lãnh đạo nào hình
thành được thĩi quen ứng xử mang tính nhân ái và chân thành đối với cấp dưới thì
người đĩ sẽ cĩ được tình cảm sâu sắc. rộng lớn trong quan hệ với các thành viên của
tổ chức.
4 Đánh giá những người dưới quyền
Đánh giá là một cơng việc cần thiết của hoạt động quản lý, nhất là đối với các doanh nghiệp
Khi người lãnh đạo đánh giá cơng minh thì những người được đánh giá phấn khởi, tập
thể đoàn kết thống nhất, con người phấn khởi thì làm việc khơng biết mệt mỏi, cĩ năng suất và hiệu quả cao.
Khi người lãnh đạo đánh giá thiên vị, thiếu khách quan thì những cá nhân được đánh
giá sẽ cĩ tâm trạng buồn chán, bi quan và tập thể cĩ thể xuất hiện các mâu thuẫn, xung đột, con người cĩ tâm trạng tiêu cực, thì làm việc chĩng mệt mỏi, năng suất và chất lượng thấp, nhiều khi cĩ những phản ứng tiêu cực gây khĩ khăn cho hoạt động
quản lý của người lãnh đạo
5 Sử dụng lời khen với cấp dưới
Lời khen ngợi chân thành của người lãnh đạo sẽ cĩ tác dụng động viên, khuyến khích những người dưới quyền phấn khởi, làm việc hăng hái hơn và giảm đi những khuyết điểm của họ. Trong ứng xử với cấp dưới, người lãnh đạo khơng chỉ cần sử dụng những lời khen mà cịn cần cĩ thái độ đúng mức.
6 Phong cách làm việc của người lãnh đạo
Trong ứng xử của người lãnh đạo doanh nghiệp với những người dưới quyền thì phong cách làm việc của người lãnh đạo cũng là một vấn đè cần được quan tâm. Tùy từng tình huống, hoàn cảnh cụ thể mà người lãnh đạo nên làm việc với phong cách
nào thì cĩ hiệu quả nhất? Phong cách làm việc quyết đốn hay phong cách làm việc dân chủ..
Nhà lãnh đạo hãy:
* Hãy tin và tín nhiệm nhân tài. * Hãy biết dùng người.
* Hết sức quan tâm đào tạo, bồi dưỡng nhân tài. * Hãy lắng nghe ý kiến cấp dưới
* Hãy tơn trọng và quan tâm cấp dưới.
* Hãy đến với nhân viên bằng tấm lịng và trái tim.
* Đừng bao giờ quên lời hứa.
* Phải biết khen chê kịp thời.
Bài học và những nguyên tắc chung trong giao tiếp
Với các mối quan hệ nơi cơng sở, thất bại trong giao tiếp thường là nguyên nhân của những
bất đồng hoặc hiểu lầm giữa các đối tượng giao tiếp.
Theo nhiều kết quả khảo sát, thất bại trong giao tiếp thường khơng phải do khác biệt văn hĩa
hay bất đồng ngơn ngữ. Nhiều người gặp khĩ khăn trong giao tiếp với cấp trên hoặc cấp dưới của mình, dù rằng họ nĩi cùng thứ tiếng và cĩ chung một nền văn hĩa. Tuy nhiên, chúng ta vẫn cĩ thể giao tiếp hiệu quả nếu cả hai phía đều biết lắng nghe và thấu hiểu lẫn
nhau.
Xây dựng niềm tin và sự tơn trọng lẫn nhau, biết và tránh những sai lầm khơng đáng cĩ là một bí quyết để thành cơng khi giao tiếp nơi cơng sở.
Những sai lầm "kinh điển" khi giao tiếp làm ăn
Bạn biết phải ăn mặc lịch sự khi đi gặp đối tác nhưng bạn lại quên béng mất một số quy tắc
Nước đến chân mới nhảy
Khơng cĩ mục tiêu Khơng chuẩn bị
Quên danh thiếp
Địa chỉ e-mail quá hài hước Ba hoa chích choè
Độc chiếm thời gian của người khác
Là cái bĩng trong các buổi tiệc tùng Nĩi dối.
Qua cầu rút ván.
Dưới đây là một số bí quyết giúp bạn nâng cao kỹ năng giao tiếp ở nơi làm việc:
1 Chú ý vào "nội dung trao đổi" chứ khơng phải "người phát ngơn"
Đơi khi, chúng ta thường bị tác động bởi định kiến về một người trước khi thực sự
hiểu rõ nội dung thơng tin mà người đĩ truyền đạt. Nếu bạn đã cĩ thành kiến về một đồng nghiệp thì bạn thường khơng chịu chú ý lắng nghe thơng tin mà họ chia sẻ.
Bên cạnh sự yêu ghét cá nhân, chúng ta cịn đánh giá người đối thoại qua điệu bộ, cử
chỉ, thái độ và thậm chí là dung mạo của họ khi nĩi chuyện. Vì tất cả những yếu tố
này cĩ thể ảnh hưởng đến việc bạn cĩ chấp nhận thơng tin của họ hay khơng nên bạn
cần tự nhắc nhở rằng "quan trọng là họ nĩi gì chứ khơng phải họ là ai"!
2 "Tại sao" chứ khơng chỉ là "cái gì"?
Một khi đã nắm được nội dung thơng tin, bạn cần suy nghĩ và tìm hiểu vì sao người ta trao đổi vấn đề đĩ với bạn. Ví dụ: sếp bạn ra thơng báo kể từ đầu năm nay, cơng ty áp
dụng giờ làm việc buổi sáng bắt đầu từ 8 giờ đến 9 giờ và khơng quá 9 giờ. Nếu chỉ chăm chăm vào nội dung thơng tin, bạn cĩ thể sẽ cảm thấy khơng thoải mái. Nhưng
Giờ làm việc như vậy sẽ giúp bạn linh động về thời gian làm việc hơn và thử nghĩ
xem, lỡ cĩ bị kẹt xe thì bạn cũng sẽ tránh được việc đi làm trễ giờ
3 Lắng nghe rồi mới đánh giá
Tất cả chúng ta đều biết mình nên tìm cách hiểu đúng quan điểm của người phát ngơn trước khi đánh giá quan điểm của họ. Bạn cĩ thể chờ đến khi kết thúc cuộc trị chuyện
rồi mới đánh giá nếu khơng cần thiết phải đưa ra quyết định ngay lập tức. Đừng vội đánh giá, quyết định hay đưa ra kết luận khi chúng ta chưa chắc chắn về những điều
đã nghe.
Khơng nhất thiết phải là trao đổi trực tiếp, viết cũng được
Sẽ rất khĩ giao tiếp với những người hơi nhạy cảm hoặc những người khĩ cĩ thể tập
trung lắng nghe từ đầu đến cuối. Vì vậy, bạn nên viết thư hoặc để lại tin nhắn cho họ trước khi muốn trực tiếp trao đổi. Ngồi ra, những người gặp khĩ khăn khi phải diễn đạt bằng lời nĩi cũng cĩ thể sử dụng cách này để giao tiếp hiệu quả hơn.
4 Thơng tin đơn giản và dễ hiểu
Nghĩa là bạn nên sử dụng những cách diễn đạt đơn giản; dùng từ ngữ dễ hiểu, đơn
nghĩa, chính xác để người nghe dễ dàng nắm bắt được nội dung thơng tin. Những từ
ngữ lạ, chuyên biệt hoặc lối nĩi khách sáo chỉ làm tăng thêm khoảng cách giữa bạn và
người đối thoại và khĩ đạt được hiệu quả giao tiếp.
5 Tiếp nhận phản hồi.
Việc chuyển tải nội dung thơng tin chỉ là bước đầu tiên trong quá trình giao tiếp. Cả người nĩi và người nghe đều cần khuyến khích người kia phản hồi. Phản hồi giúp bạn
biết được người đối thoại cĩ thực sự nắm bắt được vấn đề đang trao đổi hay khơng, cĩ
hiểu đúng hay khơng. Từ đĩ bạn sẽ khẳng định lại những thơng tin chưa được hiểu đúng, tránh việc thực thi sai hoặc hiểu lầm.
6 Xây dựng niềm tin và sự tơn trọng lẫn nhau .
Bất cứ ai, nếu giao tiếp với tinh thần tin tưởng và tơn trọng lẫn nhau đều thấy rõ ràng hiệu quả giao tiếp sẽ tốt hơn. Với niềm tin và sự tơn trọng, bạn trao đổi cởi mở hơn và
thẳng thắn hơn. Do vậy, cuộc hội thoại giữa bạn và đối tác sẽ mang tính tương tác
nhiều hơn và tất nhiên sẽ hiệu quả hơn.
7 Lưu ý cấp bậc trong giao tiếp .
Bạn cũng nên chú ý thêm yếu tố cấp bậc, chức vụ của đối tượng giao tiếp. Các chuyên gia tư
vấn khuyên rằng: nếu nĩi chuyện với cấp trên, bạn nên làm rõ các điểm, ý chính, trao đổi
chính xác và chú ý lắng nghe/ghi chép những nhận xét của cấp trên. Cịn nếu bạn nĩi chuyện
với cấp dưới, luơn luơn giải thích chi tiết các vấn đề và đừng quên hỏi nhân viên cấp dưới
xem họ suy nghĩ gì hoặc phản hồi như thế nào về vấn đề đĩ.ới các mối quan hệ nơi cơng sở,
thất bại trong giao tiếp thường là nguyên nhân của những bất đồng hoặc hiểu lầm giữa các đối tượng giao tiếp.