Công ty thực hiện chi tiết kế toán hàng hoá theo phơng pháp ghi thẻ song song, phục vụ phơng pháp này công ty sử dụng các mẫu sổ chi tiết nh sau: thẻ kho, sổ chi tiết hàng hoá,bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn hàng hoá và sử dụng TK chi tiết: TK 1561A - gt - Hàng giao thẳng.
TK 1561A - xk - Hàng xuất kho. TK 1561B - Hàng uỷ thác.
Phơng pháp này có u điểm là cách ghi đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàng tồn kho và khá phù hợp với đặc điểm của công ty ( các nghiệp vụ nhập xuất hàng hoá không nhiều nên không sử dụng giá hạch toán) việc hạch toán chi tiết hàng hoá ở kho và phòng kế toán nh sau:
- ở kho: thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn hàng ngày của từng loại hàng hoá theo chỉ tiêu số lợng (thẻ kho đợc mở cho từng loại hàng ). Hàng ngày thủ kho thực hiện nhập-xuất hàng hoá lập các chứng từ nhập xuất sau đó căn cứ vào các chứng từ đó để ghi váo thẻ kho. Ngoài ra thủ kho còn có nhiệm vụ sắp xếp, phân loại hợp lý các chứng từ nhập xuất để giao cho kế toán.
- ở phòng kế toán: định kỳ 10 ngày, kế toán xuống kho để kiểm tra, ký xác nhận vào thẻ kho và nhận các chứng từ nhập xuất mang về phòng kế toán. Tại phòng kế toán, kế toán kiểm tra các chứng từ nhập, xuất, căn cừ vào đó để ghi vào sổ chi tiết hàng hoá, mỗi chứng từ một dòng. Sổ chi tiết hàng hoá theo dõi cả hiện vật (số lợng), giá trị (số tiền) của hàng hoá. Cuối tháng, kế toán cộng số liệu trên sổ chi tiết hàng hoá và lập bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn.
Trình tự hạch toán chi tiết hàng tồn kho tại công ty diễn ra theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 13:
Trình tự hạch toán chi tiết hàng tồn kho.
VD: Tháng 01/2011 phiếu xuất kho số 10 ngày 20/01/2011. Việc hạch toán chi tiết thép hợp kim nh sau:
ở kho thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho ghi số thực xuất vào thẻ kho.
thẻ kho
Ngày lập thẻ: 01/01/2011
Kho: của công ty cổ phần Đông Phát
Tổ số 1: Tên hàng: Thép hợp kim G12MoV Mã số:
Đơn vị tính: Tấn
Chứng từ Diễn giải Ngày
N-X Số lợng Chữ ký của kế Số Ngày Nhập Xuất Tồn 08 10 20/01/1120/01/11 Tồn đầu tháng 01/2002 Nhập Xuất 10/0120/01 6,999 6,999 Cộng phát sinh Tồn cuối tháng 01/02 6,999 6,999 Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho
Thẻ kho
Tập hợp phân
ở phòng kế toán: Căn cứ phiếu nhập, xuất kho (hoá đơn GTGT) kế toán ghi vào sổ chi tiết hàng hoá. Thép hợp kim G12MoV xếp vào loại hàng kim khí.
Cuối tháng thủ kho ghi số lơng nhập-xuất- tồn vào bảng kê nhập - xuất - tồn hàng hoá (lấy dòng tổng cộng phát sinh và tồn cuối tháng trên các sổ chi tiết hàng hoá.