Để thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ, dảm bảo sự lãnh đạo và chỉ đạo tập trung thống nhất của kế toán trƣởng, chuyên môn hoá công tác kế toán, đồng thời căn cứ vào đặc trƣng tổ chức sản xuất đặc thù mà ngành xây dựng yêu cầu, cũng nhƣ trình độ quản lý của Công ty đòi hỏi, bộ phận kế toán của công ty, đƣợc phân công lao động một cách khoa học. Bộ máy kế toán mà Công ty đang áp dụng hiện nay là mô hình kế toán tập trung. Mô hình tạo điều kiện kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo Công ty đối với toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh.
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty
(Nguồn: Phòng tổ chức hành chính)
Các bộ phận kế toán đƣợc phân công cụ thể nhƣ sau:
Kế toán trưởng:
Có nhiệm vụ chỉ đạo, tổ chức hƣớng dẫn và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán toàn công ty, giúp ban Giám đốc thực hiện các chế độ Nhà nƣớc quy định. Ngoài ra, kế toán trƣởng còn giúp ban Giám đốc tập hợp các số liệu về kinh tế, tổ chức phân tíh các hoạt động kinh tế tìm ra những biện pháp quản lý nhằm bảo đảm mọi hoạt động đạt kết quả cao.
Kế toán tổng hợp:
Thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh. Mọi báo cáo giấy tờ từ các đơn vị trực thuộc các đội xây dựng công trình đều phải qua kế toán tổng hợp duyệt. Đồng thời còn tập hợp các sổ sách phục vụ cho kiểm kê. Kế toán vật liệu theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu cả về số lƣợng và giá trị.
Ngoài ra kế toán tổng hợp còn nhận số liệu từ bộ phận kế toán tiền lƣơng đồng thời sau khi đã tập hợp chi phí vật liệu, máy thi công, chi phí khác... thì bộ
KẾ TOÁN TRƢỞNG Kế toán công nợ ngân hàng Kế toán chi phí giá thành Kế toán TSCĐ,vật liệu,BHXH Kế toán tổng hợp Thủ quỹ
Kế toán các đơn vị trực thuộc phòng hành ccchính
phận này tiến hành kết chuyển các khoản chi phí trên vào TK154- chi phí sản phẩm dở dang. Khi công trình hoàn thành bàn giao thì chi phí đó đƣợc kết chuyển vào TK632- giá vốn hàng bán của sản phẩm xây lắp. Sau đó kế toán tổng hợp kết chuyển già vốn xây lắp sang TK911 để xác định kết quả kinh doanh và xác định doanh thu xây lắp thuần. Kế toán tổng hợp theo dõi các TK sau:
TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp. TK 627- Chi phí sản xuất chung TK 152 – Nguyên vật liệu
TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang TK 511 – Doanh thu bán hàng.
TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp NSNN
Kế toán công nợ ngân hàng:
Theo dõi các khoản tiền chuyển khoản, tiền séc tiền vay ngân hàng và tiền gửi ngân hàng.
Kế toán ngân hàng và TSCĐ theo dõi các TK sau: TK 112 – TGNH.
TK 311 – Vay ngắn hạn ngân hàng TK 414 – Quỹ đầu tƣ và phát triển TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh
Kế toán tài sản cố định ,vật liệu và bảo hiểm xã hội (KTTSCĐ,VL và BH):
Kế toán tài sản cố định: Phản ánh ghi chép số liệu phát sinh về giá trị TSCĐ hiện có tại công ty, tính khấu hao TSCĐ, lập kế hoạch sữa chữa TSCĐ cho toàn công ty.Kế toán TSCĐ cũng kiêm luôn kế toán vật liệu: Theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho vật tƣ và tình hình phân bổ vật tƣ của công ty và bảo hiểm xã hội có trách nhiệm tính lƣơng cho cán bộ công nhân viên theo chế độ quy định, căn cứ vào bảng tổng hợp thanh toán tiền lƣơng hàng quý kế toán tiến hành trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo chế độ hiện hành.
TK 152 : Nguyên liệu vật liệu TK 211 : Tài sản cố định hữu hình TK 214 : Hao mòn TSCĐ
TK 3382, TK3383, TK 3384, TK3389: BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN
Kế toán tính giá thành sản phẩm:
Tập hợp tất cả các chi phí phát sinh để tính giá thành sản phẩm. Kế toán tính giá thành theo dõi những tài khoản sau:
TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang TK 621: Chi phí NLV
TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp TK 627: Chi phí sản xuất chung
Thủ quỹ:
Có trách nhiệm giữ tiền mặt của công ty, căn cứ vào phiếu thu phiếu chi kèm theo chứng từ gốc hợp lý hợp lệ để nhập hoặc xuất quỹ. Cuối ngày thủ quỹ tiến hành đối chiếu với sổ quỹ của kế toán thanh toán tiền mặt và chuyển toàn bộ chứng từ thu chi sang kế toán thanh toán tiền mặt
Ngoài ra, ở mỗi đội xây dựng đều có một nhân viên kế toán. Nhiệm vụ của kế toán đội là tập hợp chứng từ chi phí từng công trình, lên bảng kê chứng từ phát
sinh và định kỳ chuyển chứng từ cho kế toán tổng hợp của công ty.
2.1.6.3 Tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Công nghệ và Thương Mại Sông Mã:
2.1.4.3.1. Chế độ kế toán áp dụng:
Căn cứ vào hệ thống chứng từ kế toán do Bộ tài chính ban hành, hệ thống chứng từ kế toán mà Công ty TNHH Công nghệ và Thƣơng Mại Sông Mã lựa chọn là những chứng từ kế toán cần và vận dụng phù hợp với đặc điểm của hoạt động sản xuất kinh doanh, tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đều lập chứng từ kế toán và lập một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác theo quy định của quyết định số 15/2006/ QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính, các chứng từ kế toán bắt buộc phải mua
hoặc thiết kế dùng mẫu quy định cuả Bộ tài chính.
2.1.6.3.2. Hình thức kế toán tại Công ty đang áp dụng:
Công ty TNHH Công nghệ và Thƣơng Mại Sông Mã đang sử dụng hệ thống tài khoản kế toán, các bảng biểu theo chế độ kế toán doanh nghiệp do Bộ tài chính ban hành theo quyết định 15/2006/ QĐ-BTC ngày20/03/2006. Sử dụng hình thức ghi sổ thống nhất trong toàn Công ty TNHH Công nghệ và Thƣơng Mại Sông Mã là hình thức chứng từ - ghi sổ. Theo đó thì các phiếu nhập, phiếu xuất, các hoá đơn, chứng từ sẽ đƣợc phân loại và hạch toán vào các sổ chi tiết nhƣ sổ chi tiết vật liệu, sổ chi tiết TK 1362…... và các sổ tổng hợp: sổ cái TK, sổ đăng ký chứng từ – ghi sổ ...
Niên độ kế toán Công ty áp dụng theo năm dƣơng lịch (Từ 01/01 đến 31/12) Phƣơng pháp tính thuế GTGT: theo phƣơng pháp khấu trừ.
Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên.
Phƣơng pháp khấu hao TSCĐ: Phƣơng pháp khấu hao theo đƣờng thẳng. Để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh tổ chức bộ máy kinh doanh cũng nhƣ bộ máy kế toán, đáp ứng nhu cầu theo dõi và sử lý thông tin kế toán, tài chính, Công ty TNHH Công Nghệ và Thƣơng Mại Sông Mã lựa chọn hình thức sổ chứng - từ ghi sổ để ghi chép với các quy định cụ thể sau :
Niên độ kế toán : Bắt đầu từ 1/1/N đến 31/12/N Đơn vị tiền tệ : Việt Nam đồng
2.1.6.3.4. Hệ thống sổ sách kế toán áp dụng tại công ty:
Hệ thống sổ sách kế toán mà Công ty đang sử dụng gồm cả 2 loại sổ là sổ chi tiết và sổ tổng hợp.
Sổ chi tiết bao gồm một số TK loại sau: + Sổ chi tiết TK 1362.
+ Sổ chi tiết TK 152.
+ Sổ chi tiết TK 331, 1331,..
+ Sổ đăng ký chứng từ – ghi sổ: đƣợc kế toán tổng hợp lập trên cơ sở các bảng kê chứng từ gốc.
+Sổ đăng ký CT-GS : do kế toán tổng hợp lập trên cơ sở các CT-GS. + Sổ cái: cũng do kế toán tổng hợp lập trên cơ sở các CT-GS.
Do địa bàn hoạt động của Công ty rộng, không tập trung các công trình đƣợc thực hiện hầu hết ở các tỉnh nên để tạo điều kiện kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo của Công ty đối với hoạt động của các đội, Công ty đã tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức bộ máy kế toán tập trung. Mặc dù ở mỗi đội có một kế toán riêng nhƣng những nhân viên kế toán này chỉ làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu thu thập chứng từ, kiểm tra chứng từ, từ đó gửi chứng từ về phòng kế toán Công ty để kế toán tổng hợp tiến hành ghi sổ kế toán. Quy trình hạch toán nhƣ sau:
Sơ đồ 2.3: Trình tự kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
(Nguồn phòng kế toán) Chứng từ gốc Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ đăng ký chứng từ Sổ tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán Chứng từ - ghi sổ Sổ quỹ
Ghi chú: Quy trình ghi sổ: Ghi trong ngày
Ghi cuối kỳ
Ghi đối chiếu
Trình tự ghi sổ của Công ty có thể đƣợc mô tả nhƣ sau:
- Hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc đã kiểm tra đảm bảo hợp lệ hợp pháp, kế toán ghi tập hợp trực tiếp vào sổ theo trình thời gian và quan hệ đối ứng tài khoản
- Chứng từ ghi sổ đƣợc tập hợp sau đó đƣa vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ làm căn cứ để kiểm tra khi cần.
- Những chứng từ gốc phản ánh hoạt động kinh tế tài chính cần quản lý chi tiết, hàng ngày vào chứng từ gốc hợp lệ, hợp pháp ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan
- Căn cứ vào chứng từ ghi sổ kế toán ghi vào sổ cái các chứng từ phát sinh trong ngày kịp thời.
- Cuối tháng căn cứ vào số liệu ở sổ, thẻ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh và các dòng số liệu của từng tài khoản trên bảng đối chiếu số phát sinh. Kiểm tra đối chiếu số liệu trên chứng từ thu, chi, số liệu tài khoản, tiền mặt trên bảnglng cân đối số phát sinh với số liệu ở sổ quỹ của thủ quỹ.
- Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh với sổ cái của từng tài khoản tƣơng ứng giữa bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh và các dòng số liệu của từng tài khoản trên bảng đối chiếu số phát sinh. Kiểm tra đối chiếu số liệu trên các chứng từ, số liệu tài khoản tiền mặt trên bảng đối chiếu số phát sinh với số liệu ở sổ quỹ và thủ quỹ chi tiết số phát sinh và bảng đối chiếu số phát sinh, lập báo cáo kế toán.
2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NLVL-CCDC TẠI CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VÀ THƢƠNG MẠI SÔNG MÃ. TY TNHH CÔNG NGHỆ VÀ THƢƠNG MẠI SÔNG MÃ.
Công ty TNHH Công nghệ và Thƣơng mại Sông Mã là một công ty chuyên chế tạo lắp đặt những sản phẩm do công ty làm ra do chủ yếu sản xuất theo đơn đặt
hàng. Chính vì vậy mà NLVL dùng cho quá trình sản xuất tƣơng đối đa dạng, do yêu cầu sản xuất theo đơn đặt hàng nên các loại NLVL lại đƣợc phân ra nhiều chủng loại khác nhau khiến cho NLVL của công ty tƣơng đối đa dạng và phức tạp hơn, Công ty thƣờng sản xuất theo đơn đặt hàng nên việc dự trữ NVL chỉ vừa đủ để duy trì hoạt động sản xuất đối với đơn đặt hàng đã nhận. Do đặc điểm của NLVL nhƣ trên nên công tác kế toán tại công ty phải thực hiện tốt, công tác quản lý và bảo quản, sử dụng phải thực hiện một cách chặt chẽ và chuđáo.Phải kiểm ra thƣờng xuyên để tránh khỏi lẫn lộn giữa các loại NLVL đối với mỗi đơn đặt hàng khác nhau. Từ đó có thể tiết kiệm tránh lãng phí thất thoát NLVL nhằm đạt hiệu quả trong việc sản xuất.
2.2.1. Đặc điểm NLVL, CCDC tại Công ty TNHH Công nghệ và Thƣơng mại Sông Mã. Sông Mã.
2.2.1.1. Các loại nguyên liệu vật liệu của Công ty
Với khối lƣợng và chủng loại NLVL tƣơng đối đa dạng và phức tạp - Nguyên vật liệu của Công Ty có rất nhiều loại, đơn vị tính, nhiều công dụng khác nhau. Nhƣng hiện tại NLVL của Công Ty đƣợc phân chia theo từng nhóm, từng loại, từng nội dung kinh tế, chức năng khác nhau và đƣợc dùng chủ yếu cho sản xuất.
- Các loại NLVL chủ yếu của Công Ty gồm có:
+ NLVL chính: Thép tấm, Ống thép, Inox, Xi măng, bê tông chiệu nhiệt, cát thạch anh, đá rửa, thiết bị điện( cáp điện, dây điện...), Bông thuỷ tinh, Bơm, môtơ, Thanh ghi lò, cáp hàn, Van, Hoá chất, Vật liệu lọc, than hoạt tính, Bóng đèn UV, Amiăng, Băng tải.... Nguyên liệu vật liệkhác
+ NLVL phụ: Sơn, que hàn, sứ, ghíp đồng... + Nhiên liệu: Xăng, dầu, điện năng...
- Các loại công cụ dụng cụ chủ yếu của Công Ty gồm có:
+ Dụng cụ thi công : Kìm, búa, mỏ lết, cà lê, kéo, Máy hàn, máy cắt, máy mài...
tay, khẩu trang, mủ...
+ Công cụ dụng cụ dùng trong chế tạo: Máy biến áp, máy hàn, máy đo... + Các công cụ dụng cụ khác dùng trong văn phòng nhƣ: máy vi tính, máy in, máy photocoppy (8 triệu đồng)
2.2.1.2. Nguồn cung cấp NVL-CCDC của Công Ty
- Nguồn cung cấp NLVL của Công Ty nhập kho chủ yếu do mua ngoài từ các đơn vị có quan hệ mua bán lâu dài, có uy tín với Công Ty ở trong nƣớc và nhập khẩu.Còn một số phụ tùng thay thế thì Công Ty cử cán bộ vật tƣ đi mua ngoài thị trƣờng.Các loại vật tƣ sau khi đã kiểm nhận, Công Ty thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, hoặc nợ lại.
2.2.2. Phƣơng pháp tính giá NLVL, CCDC tại Công ty TNHH Công nghệ và Thƣơng mại Sông Mã.
2.2.2.1. Phương pháp tính giá NVl, CCDC nhập kho, xuất kho tại công ty.
Do văn phòng Công Ty áp dụng phƣơng pháp tính thuế theo phƣơng pháp khấu trừ nên giá trị nhập kho đƣợc tính theo công thức:
Giá vật liệu nhập kho = Giá mua ghi trên hóa đơn
+ Chi phí mua (kể cả hao hụt trong đinh mức) +
Thuế nhập khẩu (nếu có)
Công Ty sử dụng phƣơng pháp tính giá theo phƣơng pháp bình quân gia quyền:
* Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ: Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ = Trị giá thực tế NVL, CCDC tồn đầu kỳ + Tổng giá trị NVL, CCDC nhập kho trong kỳ Số lƣợng NVL, CCDC tồn đầu kỳ + Tổng số lƣợng CCDC, NVL nhập kho trong kỳ
Trị giá NLVL,CCDC xuất kho trong kỳ =Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ *số lƣợng xuất kho
Ví dụ 1: Ngày 12/06/2008 Công ty TNHH Công nghệ và Thƣơng mại Sông Mã mua một số NLVL và CCDC của công ty TNHH Thƣơng mại Tiến Phát ( 52/03 Đống Đa Hà Nội) về nhập kho đã thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt 67.683.165 đồng, (chƣa có thuế VAT) chi phí vận chuyển trả bằng tiền mặt 1.000.000 đồng.
Giá gốc của NLVL nhập kho:
67.683.165 +1.000.000 = 68.683.165 đồng
Ví dụ 2: Ngày 05/07/2008 Có lệnh xuất kho của thủ trƣởng, xuất 4000kg
thép40
Trong đó: 1/6 Tồn kho 2.000kg đơn giá 6.500đ/kg 15/06 Nhập kho 7.000kg đơn giá 7.429đ/kg Đầu tiên, tính đơn giá bình quân:
ĐGBQ= (2.000 *6.500) + (7.000 *7.429) = 7.223đ/kg
(2.000 + 7.000)
Trị giá VL xuất kho = 4.000 * 7.223 = 28.892.000 đồng
2.2.2.2. Kế toán NVL-CCDC tại Công Ty.
- Nhập kho:
Khi nhận đƣợc đơn đặt hàng phòng kỹ thuật tính toán số lƣợng chuyển phòng kế toán duyệt số lƣợng NLVL, CCDC cần thiết cho sản phẩm sau đó phòng kỹ thuật yêu cầu cán bộ vật tƣ đi mua hàng.
Sau khi yêu cầu mua hàng đƣợc cấp trên duyệt và đồng ý mua và cử nhân viên vật tƣ đi mua hàng, ta có hoá đơn giá trị gia tăng của ngƣời bán: