Hồ sơ kiểm toán năm là hồ sơ kiểm toán chứa đựng những thông tin về khách hàng chỉ liên quan tới cuộc kiểm toán của một năm tài chính. Nó bao gồm các dữ liệu áp dụng cho năm kiểm toán như là: Các thông tin về người lập, người kiểm tra và người soát xét hồ sơ kiểm toán…Các văn bản về tài chính, kế toán, thuế…của cơ quan Nhà nước liên quan đến năm tài chính đó; Báo cáo Kiểm toán, Thư quản lý; Hợp đồng kiểm toán; Thư hẹn kiểm toán;
Phụ lục hợp đồng…; Những đánh giá của Kiểm toán viên về rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát và những đánh giá khác…; Các sự kiện phát sinh sau ngày kết thúc niên độ…
Thông tin chung về cuộc kiểm toán: Nêu các thông tin tổng quát nhất về
khách hàng: Tên Công ty, địa chỉ, điện thoại, fax, e-mail, niên độ kế toán; nhân sự tham gia cuộc kiểm toán bao gồm: Giám đốc/Phó Giám đốc, Trưởng phòng/Phó Trưởng phòng, KTV và các trợ lý kiểm toán; tổng số file giấy, tổng số file trên máy tính, số đĩa mềm liên quan đến cuộc kiểm toán.
Các vấn đề kiểm toán: bao gồm Báo cáo kiểm toán, thư quản lý; tổng hợp kết
quả kiểm toán: được lập lần đầu cho toàn bộ các nội dung và các lần tiếp theo đối với các nội dung có sự thay đổi so với lần soát xét trước; soát xét báo cáo trước khi phát hành; dự thảo thư quản lý: lưu từ dự thảo lần đầu và tất cả các thay đổi tiếp theo (nếu có); tổng hợp sai sót đề nghị điều chỉnh; nhận xét sau kiểm toán và các sự kiện phát sinh sau khi phát hành báo cáo kiểm toán năm trước; những vấn đề chưa rõ cần được giải quyết (được ghi trong Bảng tổng hợp các vấn đề); những vấn đề cần lưu ý cho cuộc kiểm toán năm sau; các bản giải trình của doanh nghiệp: là các thư giải trình gửi cho KTV; kế hoạch kiểm toán; các biên bản họp với khách hàng; và các tài liệu khác.
Các phần hành:bao gồm Báo cáo tài chính của khách hàng; tóm tắt hệ thống
kiểm soát nội bộ của khách hàng: gồm câu hỏi đánh giá hệ thống KSNB, giấy làm việc thử nghiệm kiểm soát, mô tả thủ tục kiểm soát; các giấy tờ liên quan đến việc kiểm toán từng tài khoản mà đơn vị được kiểm toán sử dụng được sắp xếp theo thứ tự sau: trang tổng hợp, trang kết luận kiểm toán, chương trình kiểm toán, giấy làm việc.
Thứ nhất, trang tổng hợp: Số trước kiểm toán được tham chiếu đến
trang KTV thu thập số liệu của khách hàng. Các bút toán điều chỉnh được tham chiếu đến bảng Tổng hợp các sai sót đề nghị điều chỉnh lần cuối cùng.
Thứ hai, trang kết luận kiểm toán: Các sai sót đề nghị điều chỉnh và các
vấn đề cần đưa vào thư quản lý được tham chiếu lên bản Tổng hợp kết quả kiểm toán, Tổng hợp sai sót đề nghị điều chỉnh và tham chiếu xuống các trang giấy làm việc đã ghi lại các phát hiện này.
Thứ ba, chương trình kiểm toán: được tham chiếu lên Trang kết luận
kiểm toán và từng thủ tục trong chương trình được tham chiếu xuống các trang giấy làm việc thực hiện thủ tục đó.
Lưu ý: Các ký hiệu trang và tham chiếu được ghi bằng mực màu đỏ
Thời hạn lưu giữ các báo cáo trong Hồ sơ chung là 3 năm.
Lưu kho Hồ sơ năm được thực hiện sau 2 năm. Ví dụ Hồ sơ kiểm toán BCTC năm 2005 sẽ được lưu kho hồ sơ trong năm 2007.
Tại mỗi phòng nghiệp vụ đều có hai giá đựng File. Những hồ sơ kiểm toán do nhân viên trong phòng thực hiện đều được lưu trữ tại đây.