a) Chứng từ và tài khoản sử dụng
Chi phớ tài chớnh là những khoản chi phớ hay những khoản lỗ liờn quan đến cỏc khoản đầu tư tài chớnh chi phớ cho vay và đi vay vốn, chi phớ gúp vốn liờn doanh liờn kết, chi phớ giao dịch bỏn chứng khoỏn, ngoại tệ. Chi phớ tài chớnh của Cụng ty Cổ phần xõy dựng và chế biến lương thực Vĩnh Hà thường là cỏc khoản chi phớ tiền lói vay vốn. Vỡ vậy chứng từ sử dụng gồm cú Phiếu chi, Giấy bỏo Nợ.
Để theo dừi chi phớ tài chớnh kế toỏn cụng ty sử dụng tài khoản 635.
b) Quy trỡnh hạch toỏn chi phớ tài chớnh Kế toỏn chi tiết chi phớ tài chớnh
Do chi phớ tài chớnh của cụng ty chủ yếu là chi phớ lói vay nờn cuối thỏng cụng ty tớnh và hạch toỏn cỏc khoản chi phớ lói vay từ những tổ chức tài chớnh và căn cứ vào những chứng từ cỏc tổ chức tài chớnh chuyển đến kế toỏn hạch
toỏn vào Sổ chi tiết chi phớ tài chớnh. Sổ chi tiết chi phớ tài chớnh của cụng ty trong Qỳy 3 năm 2012 như sau.
Biểu số 2.2 8
Đơn vị: Cụng ty Cổ phần xõy dựng và chế biến lương thực Vĩnh Hà Địa chỉ: Số 9A Vĩnh Tuy - Quận Hai Bà Trưng - TP Hà Nội
SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG TÀI CHÍNH
Số hiệu TK: 635 QUí III/2012 ĐVT: VNĐ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phỏt sinh SH NT Nợ Cú A B C D E 1 2 Số phỏt sinh trong kỳ 31/7 PC 168
31/7 Chi phớ lói vay ngõn hàng Cụng thương
1111 26.850.000 31/8 PC
202
31/8 Chi phớ lói vay quỹ tớn dụng
quận Hà Đụng 1111 5.672.000
30/9 PC 562
30/9 Chi phớ lói vay ngõn hàng Cụng
thương 1111 65.900.000
Cộng phỏt sinh trong kỳ 145.684.600 0
Người lập biểu Kế toỏn trưởng Giỏm đốc
(Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)
Kế toỏn tổng hợp chi phớ tài chớnh
Sau khi kế toỏn ghi sổ chi tiết chi phớ tài chớnh để theo dừi sau đú kế toỏn tiến hành lập Chứng từ ghi sổ và ghi vào Sổ cỏi TK 635.
Trớch dẫn Sổ cỏi TK 635 quý 3 năm 2012 của Cụng ty.
Biểu số 2.2 9
Đơn vị: Cụng ty Cổ phần xõy dựng và chế biến lương thực Vĩnh Hà Địa chỉ: Số 9A Vĩnh Tuy - Quận Hai Bà Trưng - TP Hà Nội
SỔ CÁI
Số hiệu TK: 635 QuýIII/2012 ĐVT: VNĐ NT Ghi sổ Chứng từ
ghi sổ Diễn giải
TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Cú A B C D E 1 2 Số dư đầu kỳ x x Số phỏt sinh 31/7 268 31/7 CTGS - CPHĐTC 1111 26.850.000 31/8 281 31/8 CTGS -CPHĐTC 1111 5.672.000 …… …… ……. ………….. ………. 30/9 288 30/9 CTGS -CPHĐTC 1111 92.650.560 30/9 296 30/9 CTGS- Kết chuyển CPHĐTC 911 145.684.600 Cộng phỏt sinh 145.684.600 145.684.600 Số dư cuối kỳ x x
Người lập biểu Kế toỏn trưởng Giỏm đốc
(Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)
2.2.2.5. Kế toỏn chi phớ khỏc
a) Chứng từ và tài khoản sử dụng
Chi phớ khỏc là những khoản chi phớ phỏt sinh riờng biệt với hoạt động sản xuất kinh doanh thụng thường của doanh nghiệp, chi phớ khỏc của Cụng ty chủ yếu là chi phớ thanh lý, nhượng bỏn TSCĐ, chi phớ tiền phạt do vi phạm hợp đồng. Do vậy chứng từ Cụng ty sử dụng làm căn cứ ghi sổ là Phiếu chi, Húa đơn GTGT, Phiếu xuất kho.
Để theo dừi chi phớ khỏc tại Cụng ty kế toỏn sử dụng tài khoản 811.
b) Quy trỡnh hạch toỏn chi phớ khỏc Kế toỏn chi tiết chi phớ khỏc
Do đặc điểm của doanh nghiệp là kinh doanh thương mại nờn doanh Cụng ty luụn luụn giữ uy tớn trờn thị trường để xõy dựng thương hiệu của mỡnh do đú
tất cả mọi hợp đồng kinh tế của cụng ty với khỏch hàng được nhõn viờn kinh doanh của cụng ty luụn bàn giao theo đỳng hợp đồng do đú chi phớ vi phạm hợp đồng của cụng ty thường rất ớt khi xảy ra vỡ vậy chi phớ khỏc của cụng ty thường xảy ra khi thanh lý TSCĐ.
Khi cú nghiệp vụ thanh lý TSCĐ xảy ra phỏt sinh đến chi phớ khỏc thỡ kế toỏn căn cứ vào cỏc chứng từ gốc đú là Húa đơn GTGT, Phiếu chi, Biờn bản thanh lý TSCĐ để ghi vào sổ kế toỏn chi tiết chi phớ khỏc.
Biểu số 2. 30
Đơn vị: Cụng ty Cổ phần xõy dựng và chế biến lương thực Vĩnh Hà Địa chỉ: Số 9A Vĩnh Tuy - Quận Hai Bà Trưng - TP Hà Nội
SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ KHÁC
Số hiệu TK: 811 QUí III/2012 ĐVT: VNĐ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phỏt sinh SH NT Nợ Cú A B C D E 1 2 Số phỏt sinh trong kỳ 28/8 PC 225
28/8 Chi phớ sửa chữa ụ tụ để bỏn thanh lý 1111 850.000 12/9 BBT LTS CĐ 12/9 Thanh lý tài sản cố định ( ụ tụ) 211 52.600.000 ….. ………. ……. ………….. 30/9 PC 565
30/9 Chi phớ vận chuyển thanh lý
mỏy photo đó khấu hao hết. 1111 250.000
Cộng phỏt sinh trong kỳ 61.189.000 0
Người lập biểu Kế toỏn trưởng Giỏm đốc
(Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)
Kế toỏn tổng hợp chi phớ khỏc
Sau khi hạch toỏn vào sổ chi tiết chi phớ khỏc kế toỏn căn cư vào chứng từ gốc lập Chứng từ ghi sổ để làm căn cứ ghi vào sổ cỏi TK 811. Sổ cỏi Tk 811 trong quý 3 năm 2012 của cụng ty như sau:
Biểu số 2. 31
Đơn vị: Cụng ty Cổ phần xõy dựng và chế biến lương thực Vĩnh Hà Địa chỉ: Số 9A Vĩnh Tuy - Quận Hai Bà Trưng - TP Hà Nội
SỔ CÁI Tờn TK: Chi phớ khỏc Số hiệu TK: 811 QuýIII/2012 ĐVT: VNĐ NT Ghi sổ Chứng từ
ghi sổ Diễn giải
TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Cú A B C D E 1 2 Số dư đầu kỳ x x Số phỏt sinh 31/8 261 31/8 CTGS – CP khỏc 1111 850.000 20/9 281 20/9 CTGS –CP khỏc 211 52.600.000 …… …… ……. ………….. ………. 30/9 296 30/9 CTGS- Kết chuyển CP khỏc 911 61.189.000 Cộng phỏt sinh 61.189.000 61.189.000 Số dư cuối kỳ x x
Người lập biểu Kế toỏn trưởng Giỏm đốc
(Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)
CHƯƠNG 3
NHẬN XẫT, ĐÁNH GIÁ VÀ MỘT SỐ í KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CễNG TÁC KẾ TOÁN DOANH THU VÀ CHI PHÍ KINH
DOANH TẠI CễNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ CHẾ BIẾN LƯƠNG THỰC VĨNH HÀ.
3.1. Nhận xột, đỏnh giỏ chung về thực trạng cụng tỏc kế toỏn doanh thu và chi phớ kinh doanh tại Cụng ty
3.1.1. Ưu điểm
- Cụng ty đó sử dụng đầy đủ cỏc chứng từ phản ỏnh doanh thu, chi phớ theo mẫu Bộ tài chớnh ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 nờn việc lập chứng từ phản ỏnh nghiệp vụ doanh thu, chi phớ của Cụng ty luụn chớnh xỏc và phản ỏnh được đầy đủ cỏc thụng tin cần thiết dựng để hạch toỏn ghi sổ.
- Cụng ty tiến hành mở cỏc sổ kế toỏn chi tiết về doanh thu và chi phớ nờn giỳp cho nhà quản trị quản lý nắm rừ được tỡnh hỡnh kinh doanh của đơn vị.
- Chứng từ về doanh thu và chi phớ của Cụng ty được luõn chuyển tại bộ phận kế toỏn, nờn thời gian luõn chuyển để kế toỏn ghi sổ chi tiết nhanh chúng.
- Việc lưu trữ chứng từ doanh thu và chi phớ được kế toỏn hàng húa lưu trữ theo từng danh muc, từng hợp đồng kinh tế vỡ vậy thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu.
Tuy nhiờn, bờn cạnh đú cụng tỏc kế toỏn núi chung và tổ chức kế toỏn chi phớ, doanh thu vẫn cũn bộc lộ nhưng hạn chế nhất định
3.1.2. Một số tồn tại
- Hiện nay Cụng ty vẫn cũn hạn chế chớnh sỏch thanh toỏn như: giảm giỏ, chiết khấu thanh toỏn đối với khỏch hàng. Đõy là một vấn đề cần xem xột để thỳc đẩy bỏn hàng, tăng sức cạnh tranh.
- Cụng ty vẫn chưa tiến hành phõn loại tuổi nợ đối với cỏc khoản nợ phải thu. Điều đú dẫn đến tỡnh trạng dai dẳng. Bờn cạnh đú, Cụng ty cũng chưa thực hiện lập trớch dự phũng nợ phải thu khú đũi. Điều nay làm tăng rủi ro trong kinh doanh của Cụng ty.
- Cỏc TK 511, TK 156, TK 632, của Cụng ty khụng được hạch toỏn chi tiết theo từng đối tựng cụ thể.
- Cỏc sổ chi tiết TK 511, 632, 641, 642 của Cụng ty chưa được mở chi tiết cho từng loại hàng húa cụ thể.
- Kế toỏn chưa phõn bổ chi phớ bỏn hàng cho từng mặt hàng theo tiờu thức một thống nhất.
- Cụng ty là một đơn vị kinh doanh thương mại, để tiến hành kinh doanh thỡ cụng ty phải mua hàng húa nhập kho rồi sau đú mới đem đi tiờu thụ. Điều này khụng trỏnh khỏi sự giảm giỏ thường xuyờn của hàng trong kho.
3.2. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn doanh thu và chi phớ kinh doanh tại Cụng ty Cổ phần xõy dựng và chế biến lương thực Vĩnh Hà.
3.2.1. Giải phỏp về cụng tỏc quản lý doanh thu, chi phớ.
- Với những nghiệp vụ bỏn hàng chưa thanh túan dẫn đến cỏc khoản nợ phải thu khú đũi kế toỏn tiến hành phõn loại từng khoản nợ của từng đối tượng khỏch hàng theo tuổi nợ. Kế toỏn cú thể phõn loại tuổi nợ như sau:
+ Nợ phải thu chưa đến hạn thanh toỏn.
+ Nợ phải thu quỏ hạn thanh toỏn.
o Nợ phải thu quỏ hạn dưới 3 thỏng.
o Nợ phải thu quỏ hạn từ 3 thỏng đến 1 năm. o Nợ phải thu quỏ hạn từ 1 năm đến 2 năm. o Nợ phải thu quỏ hạn từ 2 đến 3 năm. o Nợ phải thu quỏ hạn từ 3 năm trơ lờn.
+ Trờn cơ sở đú, cú chớnh sỏch thu hồi nợ hợp lý và lập dự phũng nợ phải thu khú đũi. Để quỏn triệt nguyờn tắc thận trọng - một trong những nguyờn tắc cơ
bản của kế toỏn, Cụng ty nờn trớch lập dự phũng phải thu khú đũi (TK 139). Theo thụng tư 13/2006 và thụng tư 33/2005 hướng dẫn việc trớch lập dự phũng nợ phải thu khú đũi như sau:
+ Đối với khoản nợ phải thu quỏ hạn thanh toỏn, mức trớch lập:
30% giỏ trị đối với khoản nợ phải thu quỏ hạn từ 3 thỏng đến dưới 1 năm. 50% giỏ trị đối với khoản nợ phải thu quỏ hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. 70% giỏ trị đối với khoản nợ phải thu quỏ hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm.
+ Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toỏn nhưng tổ chức kinh tế đó lõm vào tỡnh trạng phỏ sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tớch, bỏ trốn, đang bị cơ quan phỏp luật truy tố, giam giữ, xột xử hoặc đang thi hành ỏn... thỡ Cụng ty dự kiến mức tổn thất khụng thu hồi được để trớch lập dự phũng.
Sau khi trớch lập dự phũng cho từng khoản nợ phải thu khú đũi, kế toỏn tổng hợp toàn bộ cỏc khoản dự phũng nợ phải thu khú đũi làm căn cứ hạch toỏn vào chi phớ quản lý doanh nghiệp.
Trỡnh tự xử lý khoản dự phũng:
TK 111,112 TK 711 TK 139 TK 642
Số dự phũng phải Cuối năm, xỏc Số tiền thu hồi trớch lập thấp hơn định số dự phũng
được nợ khú đũi số dư khoản dự phũng nợ phải thu đó xử lý phải thu khú đũi, khú đũi cần hoàn nhập chờnh trớch lập lệch vào TK 711
3.2.2. Giải phỏp về tài khoản sử dụng
Theo ý kiến của em đối với hệ thống TK kế toỏn doanh thu và chi phớ, Cụng ty nờn chi tiết theo từng loại hàng húa để tiện cho việc theo dừi, nõng cao hiệu quả cho cụng tỏc kế toỏn
Tài khoản 5111: Doanh thu bỏn hàng
TK 51111: “ Ngụ “ TK 51112: “Cafe “ TK 51113: “ Mớa “ …
Tài khoản 632: Giỏ vốn hàng bỏn
TK 6321: “ Ngụ “ TK 6322: : “Cafe “ TK 6323: : “Mớa “….
3.2.3. Giải phỏp về chứng từ và luõn chuyển chứng từ.
Đối với nghiệp vụ bỏn hàng Cụng ty nờn cú mẫu Húa đơn GTGT riờng để hạch toỏn và Cụng ty nờn sử dụng mẫu Húa đơn GTGT kiờm lệnh xuất hàng để cỏc nghiệp vụ bỏn hàng được nhanh chúng và kế toỏn cũng giảm bớt được cụng viờc phải lập nhiều chứng từ khi bỏn hàng.
3.2.4. Giải phỏp về tổ chức cụng tỏc kế toỏn
Nờn thường xuyờn cập nhật, nõng cấp phiờn bản phần mềm kế toỏn vỡ hiện nay hệ thống chế độ kế toỏn thường xuyờn cú những thay đối mới.Việc sử dụng những phiờn bản mới sẽ giỳp kế toỏn của cụng ty hạn chế cụng việc, xử lý số liệu, sổ sỏch dễ dàng hơn, giảm bớt ỏp lực cụng việc đặc biệt là những ngày cuối kỳ hạch toỏn (cuối thỏng)
Việc sử dụng phần mềm kế toỏn mới sẽ cú những tiến bộ ưu việt hơn khi sử dụng phần mềm kế toỏn cũ ở chỗ:
Thứ nhất, Phần mềm kế toỏn mới cú nhiều hơn những cụng cụ để xõy dựng cỏc loại danh mục đối tượng, danh mục nhúm đối tượng danh mục vật tư hàng húa, danh mục hạng mục/cụng trỡnh, danh mục cụng việc, danh mục nhúm cụng việc, danh mục loại thuế, danh mục tiền tệ...
Thứ hai, Phần mềm kế toỏn mới giỳp cụng tỏc kế toỏn chớnh xỏc hơn về cỏc số liệu về cỏc đối tượng, hàng húa, giỏ thành... khụng những thế kế toỏn cụng ty cú
thể đối chiếu số liệu, kiểm tra số liệu dễ dàng hơn để xỏc định những sai sút cú thể xảy ra trong quỏ trỡnh hạch toỏn
Thứ ba, phần mềm kế toỏn mới là một cụng cụ tra cứu tốt nhất hiện cú để người sử dụng cú thể tra cứu tài khoản, danh mục biểu thuế, danh mục khoản phớ, tài sản cố định cũng như mọi số liệu trong quỏ trỡnh sử dụng phần mềm một cỏch dễ dàng, nhanh chúng, tiết kiệm được thời gian.
Thứ tư, phần mềm kế toỏn mới giỳp cụng tỏc bỏo cỏo thuế dễ dàng hơn. Phần mềm sẽ tự động kết xuất dữ liệu thẳng vào phần mềm kờ khai thuế giỳp cụng tỏc bỏo cỏo thuế nhanh chúng, chớnh xỏc và dễ dàng hơn. Cỏc số liệu kế toỏn chớnh xỏc sẽ giỳp kế toỏn khụng phải đi lại chi cục thuế nhiều lần do những sai sút. Cũn nữa, với hệ thống sổ sỏch bỏo cỏo dễ dàng luụn được cập nhật theo cỏc quy định mới nhất của Chớnh phủ và cú thể truy cập bất kỳ thời điểm nào bạn luụn sẵn sàng chuẩn bị với cỏc khoản thuế phải nộp để đảm bảo tớnh thanh khoản về thuế của doanh nghiệp
Thứ năm, phần mềm kế toỏn mới là phần mềm cú tớnh bảo mật tốt nhất giỳp
doanh nghiệp trỏnh được tỡnh trạng trộm cắp dữ liệu. Điều mà bất cứ cụng ty nào cũng quan tõm.
Hiện nay, cú một số phần mềm mới nhất được sử dụng rộng rói và mang hiệu quả cao như : phần mềm kế toỏn MISA SME.NET 2012 và phần mềm kế toỏn Fast Accounting 11 mà Cụng ty cú thể lựa chọn.
3.2.5. Giải phỏp về kế toỏn chi tiết doanh thu, chi phớ
Cụng ty nờn tổ chức mở sổ kế toỏn chi tiết doanh thu, chi phớ cho từng loại hàng húa để việc theo dừi được thuận tiện và chi tiết giỳp nhà quản trị biết được mặt hàng nào đem lại lợi nhuận cao cũn cú chớnh sỏch và cỏc chiến lược kinh doanh phự hợp. Ngoài ra nhà quản lý cũng xỏc định được loại hàng húa nào phải bỏ ra nhiều chi phớ để cũn quản lý chặt chẽ.
3.2.6. Giải phỏp về kế toỏn tổng hợp doanh thu, chi phớ
Số nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh của cụng ty nhiều và cũng cú nhiều nghiệp vụ kinh tế cựng loại, vỡ vậy việc tập hợp chứng từ cựng loại vào bảng kế, hoặc từ chứng từ cựng loại vào CTGS sẽ làm giảm ỏp lực, căng thẳng cho bộ phận kế toỏn của cụng ty cũng như những sai sút, nhầm lẫn cú thể mắc phải để đưa ra cỏc thụng tin và cỏc bỏo cỏo tổng hợp, bỏo cỏo chi tiết chớnh xỏc và kịp thời
CTGS dựng để ghi cỏc chứng từ vào đú, nếu chứng từ phỏt sinh quỏ nhiều, cú thể lập bảng kờ chứng từ cựng loại trước, lấy số cộng để ghi