- Kế toán trởng kiêm trởng phòng kế toán có nhiệm vụ tổ chức điều
2.2.1. Tổ chức hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ về chi phí bán
Các chứng từ về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở công ty TNHH TM & DV Thăng Long Mới bao gồm nhiều loại: Phiếu thu- chi tiền mặt, giấy báo nợ của ngân hàng, các chứng từ về tiền lơng, phiếu xuất kho, khi phát sinh các khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán liên quan tiến hành lập chứng từ. Căn cứ vào những chứng từ gốc đã lập, kế toán kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ rồi phân loại chứng từ, và ghi vào các sổ kế toán tổng hợpvà kế toán chi tiết (các bảng kê chứng từ ) chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp rồi tiến hành phân bổ cho các đối tợng chịu chi phí.
Các chứng từ về chi phí bán hàng và chi phí quản lýdoanh nghiệp đợc luân chuyển qua các khâu hợp lý theo sự phân công và bố chí của kế toán tr- ởng. Cuối cùng đợc lu trữ và bảo quản theo chế độ lu trữ của Nhà nớc.
2.2.2. Tổ chức kế toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp ở chi nhánh công ty TNHH TM & DV Thăng Long Mới.
2.2.2.1 Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. * Kế toán chi phí bán hàng:
Chi phí bán hàng ở chi nhánh công ty TNHH TM & DV Thăng Long Mới bao gồm các nội dung sau:
- Chi phí nhân viên bán hàng. - Chi phí vật liệu, bao bì. - Chi phí dụng cụ, đồ dùng. - Chi phí khấu hao TSCĐ. - Cớc vận tải hàng .
- Chi phí dịch vụ mua ngoài. - Chi phí bằng tiền khác.
+ TK 6411” Chi phí nhân viên bán hàng”: TK này dùng để phản ánh các khoản chi phí về tiền lơng, tiền thởng, các khoản phụ cấp, BHXH, BHYT, KPCK… phải trả cho nhân viên bán hàng.
+TK 6412 “Chi phí vật liệu, bao bì”:TK này dùng để phản ánh các khoản chi phí về vật liệu bao bì xuất dùng cho việc đóng gói, bảo quản sản phẩm, hàng hoá quá trình vận chuyển hàng hoá đi tiêu thụ, vật liệu phụ dùng cho sửa chữa, bảo quản TSCĐ ở bộ phận bán hàng
+ TK 6413 “chi phí dụng cụ, đồ dùng” : TK này phản ánh về chi phí công cụ, dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm hàng hoá.
+ TK 6414 “ chi phí khấu hao TSCĐ”: TK này dùng để phản ánh chi phí về khấu hao TSCĐ ở bộ phận bảo quản, bán hàng, phơng tiện vận chuyển + TK 6415 “Cớc vận tải hàng”: TK này phản ánh cớc vận tải hàng hoá từ kho của doanh nghiệp đến cảng bán hàng hoá hoặc đến một địa điểm đã xác định trớc trong hợp đồng. Nó bao gồm chi phí thuê vận tải, tự vận tải và các lao vụ trong vận tải .
Cớc vận tải hàng đợc xác định bằng công thức nh sau: Cớc vận tải hàng = Lợng hàng vận chuyển X Quãng đờng vận chuyển X Giá cớc từng loại hình
+ TK 6417 “Chi phí dịch vụ mua ngoài”: phản ánh chi phí mua ngoài khác cho qúa trình kinh doanh thuế sửa chữa TSCĐ, tiền thuê kho bãi, tiền bốc vác, vận chuyển, tiền điện nớc, điện thoại, tạp chí....
+ TK 6418 “Chi phí bằng tiền khác”: phải ánh các chi phí phát sinh phục vụ công tác bán ngoài các khoản chi phí nêu trên nh chi phí quảng cáo, chào hàng, bán hàng.
* Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp:
Chi phí quản lý doanh nghiệp ở chi nhánh công ty TNHH TM & DV
Thăng Long Mới bao gồm các nội dung sau:
- Chi phí nhân viên quản lý. - Chi phí vật liệu, bao bì. - Chi phí dụng cụ, đồ dùng. - Chi phí khấu hao TSCĐ. - Thuế, phí, lệ phí.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài. - Chi phí bằng tiền khác.
+ TK 6421 “chi phí nhân viên quản lí” TK này dùng để phản ánh các khoản chi phí tiền lơng, tiền thởng, phụ cấp, BHXH, BHYT, KPCĐ phải trả cho nhân viên văn phòng, các phòng ban chức năng.
+ TK 6422 “chi phí vật liệu quản lí” TK này dùng để phản ánh các khoản chi phí về vật liệu xuất dùng cho các công tác quản lí nh giấy, bút, mực…
+ TK 6423 “chi phí đồ dùng văn phòng” TK này dùng để phản ánh các khoản về giá trị các loại đồ dùng, công cụ sử dụng cho bộ phận quản lí.
+TK 6424 “chi phí khấu hao TSCĐ” TK này dùng để phản ánh chi phí về khấu hao TSCĐ sử dụng ở bộ phận quản lí nh nhà cửa, máy móc, thiết bị.
+TK 6425 “Thuế, phí, lệ phí” TK này dùng để phản ánh về thuế nhà đất, thu tiền vốn, phí, lệ phí …
+ TK 6427 “chi phí dịch vụ mua ngoài” TK này dùng để phản ánh các khoản chi phí trả trớc cho bên cung cấp lao vụ, dịch vụ nh tiền điện, nớc, điện thoại.
+TK 6428 “chi phí bằng tiền khác” TK này dùng để phản ánh các khoản chi phí bằng tiền khác ngoài các khoản nêu trên nh chi phí vay lãi, tiền công tác phí.
2.2.2.2. Tổ chức kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng.
2.2.2.2.1, Ph ơng pháp tính l ơng - chia l ơng.
Việc thực hiện hình thức tính lơng - chia lơng thích hợp theo lao động, kết hợp, chặt chẽ giữa lợi ích chung của xã hội với lợi ích của doanh nghiệp và ngời lao động. Lựa chọn hình thức tính lơng - chia lơng đúng đắn còn có tác dụng là đòn bẩy kinh tế, khuyến khích ngời lao động chấp hành tốt kỷ luật lao động, đảm bảo ngày công, giờ công và năng suất lao động.
Hiện nay công ty chủ yếu áp dụng 2 hình thức tính lơng đó là: 1+ Hình thức tính lơng theo thời gian
+ Hình thức tính lơng theo sản phẩm
* Tiền l ơng theo thời gian là hình thức mà việc xác định tiền lơng phải
trả căn cứ vào lơng cấp bậc, số ngày làm việc định mức và số ngày làm việc thực tế của từng ngời đợc áp dụng theo công thức:
Tiền lơng phải trả trong tháng = Mức lơng một ngày x Số ngày làm việc thực tế trong tháng Mức lơng một ngày = Mức lơng tháng theo cấp bậc x Hệ số các loại phụ cấp (nếu có)
Số ngày làm việc trong tháng theo chế độ Ví dụ:
Tại phòng kế toán của văn phòng công ty trong tháng 01/2005 có cô Ngô Thị Trâm với mức lơng cơ bản là 1.500.000đ/tháng. Căn cứ vào bảng chấm công tháng 01/2005 thì số ngày làm việc thực tế là 24 ngày/26 ngày.
Theo phơng pháp tính lơng thời gian ở trên thì số tiền lơng cô đợc hởng trong tháng 01 là:
Tiền lơng phải trả trong tháng 1 =
1.500.000 x 24
= 1.348.615 26
* Tiền l ơng theo sản phẩm là hình thức tính lơng theo số lợng hoặc khối
lợng công việc sản phẩm đã hoàn thành đảm bảo yêu cầu quy định và đơn giá tiền lơng tính cho 1 khối lợng sản phẩm hoặc công việc đó và đợc tính nh sau:
Tiền lơng sản
phẩm =
Khối lợng công việc
hoàn thành đủ tiêu chuẩn x
Đơn giá tiền lơng một sản phẩm
Ví dụ:
Tại bộ phận bán hàng của công ty trong tháng 01/2005 có anh Trần Văn Sơn ở tổ tiếp thị, căn cứ vào bảng thanh toán tiền hàng tháng 01/2005 thì:
+ Pin tiểu 2A: 30 thùng với đơn giá 9.500 đồng / thùng Vậy số tiền đợc hởng là:
9.500 x 30 = 285.000 đồng.
+ Đèn pin Eveready: 100 cái với đơn giá 500 đồng / cái Vậy số tiền đợc hởng là:
500 x 100 = 50.000 đồng
+ Pin đũa 3A: 25 thùng với đơn giá 12.000 đồng / 1 thùng Vậy số tiền đợc hởng là:
12.000 x 25 = 300.000 đồng
+ Pin sạc 2A: 5 thùng với đơn giá 22.500 đồng / 1 thùng Vậy số tiền đợc hởng là:
22.500 x 5 = 112.500 đồng
Tổng cộng anh Trần Văn Sơn đợc hởng số tiền là: 285.000 + 50.000 + 300.000 + 112.500 = 747.500 đồng.
2.2.2.2.2. Cách trả l ơng hiện nay ở công ty.
Thời gian để tính lơng, tính thởng và các khoản khác phải trả cho ngời lao động là theo tháng. Căn cứ để tính là các chứng từ hạch toán theo thời gian lao động và kết quả lao động cùng các chứng từ khác liên quan. Tất cả các chứng từ trên đợc kế toán kiểm tra trớc khi tính lơng, thởng phụ cấp, trợ cấp khác. Kế toán thanh toán tiền lơng tiến hành tính lơng phải trả cho ngời lao động, theo hình thức công ty trả lơng chia làm hai lần: vào giữa tháng và cuối tháng.
2.2.2.2.3. Ph ơng pháp trích BHXH, BHYT, KPCĐ.
Việc trích BHXH, BHYT, KPCĐ ở công ty.
Tiền lơng để tính BHXH, BHYT, KPCĐ quy định nh sau:
- BHXH, BHYT trích theo tỷ lệ quy định là 20% BHXH, 3% BHYT theo tiền lơng cơ bản của ngời lao động trong đó:
+ 15% BHXH tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, 5% BHXH khấu trừ vào lơng.
+ 2% BHYT tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, 1% BHYT khấu trừ vào lơng.
- Kinh phí công đoàn tính theo tỷ lệ quy định là 2% theo tiền lơng thực tế trả cho công nhân viên.
VD: Chị Ngô Thị Trâm có mức lơng cơ bản 1 tháng là 1.500.000 đồng, mức lơng thực tế tháng 01/2005 là 1.348.615 đồng.
- BHXH tính theo lơng của chị Trâm.
= 1.500.000 x 15% = 225.000 đồng. - BHYT tính theo lơng của chị Trâm.
= 1.500.000 x 2% = 30.000 đồng. - KPCĐ tính lơng thực tế của chị Trâm.
= 1.348.615 x 2% = 26.972 đồng.
2.2.2.2.4. Tổ chức công tác kế toán tiền l ơng và các khoản trích theo l ơng.
- Để thuận tiện cho công việc sử dụng thời gian lao động và các khoản thanh toán cho ngời lao động nh tiền lơng, các khoản phụ cấp, tiền thởng theo thời gian và hiệu quả lao động. công ty đã sử dụng các mẫu chứng từ có liên quan. Hàng tháng kế toán các khoản tiền lơng phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên tiếp thị, nhân viên quản lý, các phòng ban, các khoản phụ cấp …và các khoản trích theo lơng (BHXH, BHYT, KPCĐ),nh sau:
Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng”(6411) Nợ TK 642 “Chi phí QLDN” (6421)
Có TK 334
Có TK 338(3382, 3383, 3384)
Khi phát sinh nghiệp vụ về tạm ứng lơng, trả lơng, kế toán ghi sổ: Nợ TK 334
Có TK 111
- Do đặc điểm của công ty là công ty xuất nhập khẩu pin và đèn pin, nên việc quyết toán tiền lơng theo tháng. Bảng tổng hợp tiền lơng đợc lập hàng tháng theo từng phòng, ban tơng ứng với bảng chấm công.Cơ sở để lập bảng tổng hợp tiền lơng là các chứng từ về lao động nh: bảng chấm công, bảng tính phụ cấp, trợ cấp...
Cụ thể bảng tổng hợp tiền lơng tháng 01 năm 2005 (Bảng số 1)ở văn phòng chi nhánh công ty.
Bảng tổng hợp tiền lơng
Tháng 01/2005
Đơn vị: Chi nhánh Công ty TNHH TM & DV Thăng Long mới
T
T Bộ phận Lơng SP Lơng t/g Phụ Cấp khoảnCác Tổng Lơng khác 1 Giám đốc Chi nhánh - 2.500.000 800.000 3.300.000 2 Phòng kế toán (4 ngời) - 4.950.000 800.000 5.750.000 3 Phòng kinh doanh 25.500.000 - 2.500.000 28.000.000 Phòng kinh doanh, xúc tiến bán hàng 20.500.000 2.000.000 22.500.000 Phòng nghiên cứu thị trờng 5.000.000 500.000 5.500.000 3 Phòng nhập khẩu 10.200.000 - 1.000.000 11.200.000 Phòng nhập khẩu 1 5.200.000 - 500.000 5.700.000 Phòng nhập khẩu 2 5.000.000 - 500.000 5.500.000 Cộng 35.700.000 7.450.000 5.100.000 48.250.000 Kế toán trởng Kế toán tổng hợp
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Vơng Hồng Khanh Trần Thị Trâm
Căn cứ vào các chứng từ liên quan bộ phận kế toán lập bảng tổng hợp tiền lơng chuyển cho kế toán trởng duyệt để làm căn cứ lập phiếu chi và phát lơng. Bảng đợc lu tại phòng kế toán, mỗi lần tính lơng ngời lao động phải trực tiếp ký vào cột “Ngời nhận tiền”. Căn cứ vào bảng tổng hợp tiền lơng kế toán lập phiếu chi thanh toán lơng giữa kỳ và cuối tháng của bộ phận (bộ phận bán hàng, bộ phận QLDN).
Ví dụ: Căn cứ vào bảng tổng hợp tiền lơng kế toán lập phiếu chi thanh toán l- ơng giữa kỳ và cuối tháng của bộ phận bán hàng.
Phiếu chi
Ngày 10 tháng 01 năm 2004 Quyển số:. . .. . . Số: Mẫu số 02- TT QĐ số 144/2001/QĐ-BTC ngày 21/12/ 2001 Nợ TK 334: 23.000.000 Có TK 111: 23.000.000
Họ tên ngời nhận tiền: Địa chỉ:
Lý do chi:
Trần Văn Sơn. Lào Cai
Tạm ứng lơng giữa tháng cho bộ phân bán hàng.
Số tiền: 23.000.000 đồng
Số tiền viết bằng chữ: Hai mơi ba triệu đồng chẵn.
Ngời nhận tiền Thủ quỹ Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu, ghi họ tên)
Biểu mẫu số 2
Phiếu chi
Ngày 31 tháng 01 năm 2004 Quyển số:. . .. . . Số: Mẫu số 02- TT QĐ số 144/2001/QĐ-BTC ngày 21/12/ 2001 Nợ TK 334: 23.648.000 Có TK 111: 23.648.000 Họ tên ngời nhận tiền: Địa chỉ:
Lý do chi:
Trần Văn Sơn. Lào Cai
Chi thanh toán lơng cho bộ phận bán hàng
Số tiền viết bằng chữ: Hai mơi ba triệu sáu trăm bốn mơi tám nghìn
đồng chẵn.
Ngời nhận tiền Thủ quỹ Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu, ghi họ tên)
Kế toán căn cứ vào phiếu chi thanh toán tiền lơng, và các khoản phụ cấp (tiền lơng thởng, tiền ăn tra, tiền ăn ca,...) của từng bộ phận (bộ phận bán hàng và bộ phận QLDN). Kế toán lập bảng phân bổ tiền lơng và các khoản trích theo lơng của toàn công ty vào cuối tháng.
Trích bảng phân bổ tiền lơng và các khoản trích theo lơng tháng 01/2005 (Bảng số 2) của toàn công ty nh sau:
(Bảng số 2) Trích bảng phân bổ tiền lơng và các khoản trích theo lơng Tháng 01 năm 2005
STT Ghi Có TKGhi Nợ TK Lơng Phụ cấp TK 334Khoản TK 338 335TK Tổng
khác Cộng Có TK334 TK 3382(2%) TK 3383(15%) TK 3384(2%) Cộng CóTK 338
. . ... . . .. . .. . ... . . .. . . . .. . ... . . .. . ... . . .. . .. . . . . .. . ... . . .. . .. . . .. . ... . . .. . . . . .. . . . .. .
3. TK 641 39.200.000 784.000 5.880.000 784.000 7.448.000 46.648.000
4. TK 642 9.050.000 181.000 1.357.500 181.000 1.719.500 10.769.500
2.2.2.3. Kế toán chi phí vật liệu, công cụ, dụng cụ, đồ dùng.
* Khi có giấy đề nghị thanh toán tiền cho việc mua vật liệu, công cụ…để phục vụ cho việc bán hàng tại các bộ phận trong công ty( kèm theo các chứng từ chứng minh của bên bán nh hóa đơn GTGT,…) kế toán tiền mặt lập phiếu chi chuyển cho thủ quỹ trích trả và hạch toán.
Nợ TK 641 (6412, 6413) Nợ TK 133
Có TK 111,112,331
* Khi có giấy đề nghị thanh toán tiền mua nguyên vật liệu…phục vụ cho việc quản lý doanh nghiệp (kèm các chứng từ : hóa đơn GTGT,…) kế toán tiền mặt lập phiếu chi chuyển cho thủ quỹ trích trả và hạch toán.
Nợ TK 642 (6422, 6423) Nợ TK 133
Có TK 111,112,331
VD: Ngày 02/01, A.Tiến- nhân viên phòng TCHC làm giấy đề nghị thanh toán tiền mua đồ dùng văn phòng, có kèm theo hóa đơn GTGT. Căn cứ vào giấy đề nghị thanh toán đã đợc xét duyệt và HĐ GTGT, kế toán lập phiếu chi để thanh toán cho A.Tiến và tiến hành hạch toán.
Biểu mẫu số 3
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt nam
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
--- Giấy đề nghị thanh toán Kính gửi: - Giám đốc công ty
- Phòng kế toán- tài chính
Tên tôi là: Mai Xuân Tiến nhân viên phòng nhập khẩu, viết giấy này xin thanh toán tiền mua đồ dùng văn phòng.
Máy vi tính: 7.249.000x 1 chiếc
Tổng : 7.249.000đ (Bẩy triệu hai trăm bốn mơi chín nghìn đồng chẵn) Vậy tôi làm giấy này đề nghị ban giám đốc và phòng kế toán thanh toán cho tôi( gửi kèm theo 1 hóa đơn GTGT).
Ngày 02 tháng 01 năm 2005
Duyệt chi Kế toán Ngời nhận tiền
Hoá đơn (GTGT) Ngày 02 tháng 01 năm 2005 Mẫu số: 01. GTKT- 3LL GU/ 2003B No: 175921 Đơn vị bán hàng: Địa chỉ: Số Tài khoản: Điện thoại: Mã số: Ngời mua hàng: Chị Nguyễn thị Mai
Đơn vị: Chi nhánh Công ty TNHH TM&DV Thăng Long Mới. Địa chỉ:
Hình thức thanh toán: TMặt Mã số: 0100839776 - 1 STT Tên hàng hoá,
dịch vụ Đvị