- Tham mưu lãnh đạo Phòng:
Kế hoạch tổ chức, triển khai thực hiện các hoạt động chuyên môn THCS, kế hoạch hoạt động Đoàn – Đội trong các nhà trường; kế hoạch thanh tra, kiểm tra trường học; kế hoạch chống mù chữ - phổ cập giáo dục.
Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn cơ sở thực hiện các qui định về chuyên môn: Chương trình, biên chế năm học, sơ kết, tổng kết ngành học THCS, các hoạt động về công tác Đoàn – Đội, công tác Y tế học đường, công tác vệ sinh môi trường và các hoạt động chuyên môn khác theo kế hoạch đề ra.
Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn tuyển sinh hàng năm đối với học sinh phổ thông.
Các quyết định về thi cử, quyết định thành lập các ban chỉ đạo, ban giám khảo các hội thi về chuyên môn, các quyết định thanh tra, kiểm tra trường học.
Tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ quản lý, giáo viên. Duyệt tuyển sinh phổ thông hàng năm.
- Tổ chức kiểm tra toàn diện và kiểm tra chuyên đề các trường học theo kế hoạch đề ra. Kiểm tra, thẩm định kết quả chuyên đề các trường học theo kế hoạch đề ra. Kiểm tra, thẩm định kết quả thực hiện kế hoạch công tác chống mù chữ - phổ cập giáo dục của các đơn vị xã, thị trấn và các đơn vị trường chuẩn quốc gia hàng năm.
- Theo dõi, tổng hợp các hoạt động của các trung tâm học tập cộng đồng (TTHTCĐ) xã, thị trấn; công tác tuyển sinh học sinh DTNT, học sinh thi ĐH, CĐ, TCCN và học sinh cử tuyển.
- Tổng hợp, báo cáo định kỳ về chuyên môn, báo cáo thanh tra, báo cáo sơ kết tổng kết ngành học THCS và các báo cáo đột xuất khác theo yêu cầu của cấp trên thuộc lĩnh vực được phân công.
- Quản lý hồ sơ tờ ghi tên – ghi điểm; biên chế tổ chức môn và danh sách học sinh các nhà trường. Cấp giấy chứng nhận tạm thời, phát bằng tốt nghiệp, giải quyết chuyển trường của học sinh theo qui định.
Kế hoạch đăng ký sách, thiết bị, hồ sơ tài liệu, báo chí, văn phòng phẩm và các điều kiện khác phục vụ cho hoạt động thực hiện nhiệm vụ chính trị, chuyên môn của ngành. Công tác quản lý và sử dụng cơ sở vật chất, thiết bị.
Quản lý, cấp phát sách, báo, tài liệu của ngành và của cơ quan.
Tham gia các phong trào hoạt động chung của huyện, của ngành và cơ quan tổ chức, phát động.
Phần II: CÁC NỘI DUNG THỰC TẬP I -
- Công tác hành chính văn phòng. - Hoạt động thanh tra giáo dục.
- Lập kế hoạch tác nghiệp. - Hỗ trợ tổ chức các kỳ thi.
- Tổng hợp các loại báo cáo từ các trường trực thuộc. - Tham gia họp phòng.
II - Các công việc thực tập cụ thể: 1. Công tác hành chính văn phòng:
1.1. Lý thuyết liên quan.
- Về mặt lý luận:
Trên những kiến thức đã học về hành chính văn phòng, chúng ta biết rằng, Văn phòng là một bộ phận, đơn vị tổ chức của cơ quan có trách nhiệm thu thập, xử lí và tổng hợp thông tin phục vụ điều hành của lãnh đạo, đảm bảo vật chất, kĩ thuật, dịch vụ hậu cần phục vụ cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó.
Văn phòng có vai trò quan trọng đối với mỗi cơ quan, tổ chức. Có thể ví văn phòng là “bộ nhớ” của lãnh đạo, là “tai mắt” của cơ quan, do đó tính nề nếp, kỉ cương, khoa học của hoạt động văn phòng sẽ là những tiền đề quan trọng, cần thiết để hoạt động điều hành diễn ra thông suốt và đạt hiệu quả cao. Văn phòng là bộ phận giải phóng cho lãnh đạo khỏi tình trạng sự vụ không đáng có, tập trung vào những công việc chính, quan trọng, chỉ đạo điều hành công việc khoa học và có kết quả hơn; đảm bảo sự hoạt động đồng bộ, thống nhất, liên tục, sự phối hợp nhịp nhàng trong cơ quan, tổ chức; đảm bảo hoạt động của toàn cơ quan, tổ chức tuân thủ pháp luật, giữ vững kỉ cương; giữ được vai trò là đầu mối trong công tác với cấp trên, cấp dưới, với các cơ quan, tổ chức khác và nhân dân nói chung. Vì vậy hiệu quả của công tác văn phòng có y nghĩa quan trọng thậm chí có ý nghĩa quyết định đến sự thành công trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Văn phòng có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc, quản lí hậu cần của mỗi cơ quan, tổ chức.
Thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp văn phòng tiến hành những hoạt động có nội dung nhiều mặt và tính chất tổng hợp trong việc tham vấn về mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo và tổ chức sự làm việc cho lãnh đạo cơ quan, tổ chức.
Thực hiện chức năng hậu cần là đảm bảo các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, trang thiết bị, tài chính...đảm bảo sự vận hành bình thường của cơ quan.
Trên cơ sở các chức năng chung nói trên, tùy vào điều kiện, tình hình hoạt động thực tế của từng cơ quan và sự phân công nhiệm vụ của thủ trưởng cơ quan mà văn phòng có những nhiệm vụ nhất định.
- Về mặt pháp lý:
Trên cơ sở lí luận chung về chức năng nhiệm vụ của phòng hành chính kết hợp với điều kiện thực tế của Phòng GD&ĐT Kỳ Sơn, Trưởng phòng GD&ĐT Kỳ Sơn đã quy định rõ chức năng nhiệm vụ của bộ phận hành chính. Cụ thể như sau:
1. Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về soạn thảo văn bản, in ấn và bảo mật tài liệu theo yêu cầu của lãnh đạo Phòng và xử lí các công văn chuyển đi theo quy định tại Công văn số 823/GD- HCTH ngày 13/9/2000 của Giám đốc Sở GD&ĐT. Trường hợp các bộ phận trong cơ quan Phòng tự soạn công văn phải có sự thẩm định và lấy số trước khi trình lãnh đạo kí và phát hành tại văn thư. Các bộ phận tự soạn thảo công văn thì người soạn thảo phải kí nháy để chịu trách nhiệm vào chữ cuối cùng thuộc phần nội dung của văn bản. Chữ kí nháy phải được đăng kí tại văn thư và với lãnh đạo Phòng.
2. Chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về công văn và tất cả các loại thông tin đến (qua đường điện thoại, fax...). Khi nhận được công văn do bưu
điện đưa đến thì xử lí công văn bằng cách chuyển ngay cho Trưởng phòng tất cả các công văn gửi Trưởng phòng. Đối với công văn gửi cho cơ quan phòng văn thư vào sổ rồi chuyển ngay cho Trưởng phòng, bảo đảm bảo bím mật thông tin theo quy định. Các bộ phận khi nhận công văn đến phải ghi vào sổ công văn đến. Bản gốc được lưu lại theo thứ tự trong sổ công văn đến. Trường hợp Trưởng phòng đi vắng, những công văn gửi co cơ quan Phòng được chuyển đến một Phó trưởng phòng được ủy nhiệm của Trưởng phòng xử lí. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3. Quản lí an toàn tuyệt đối con dấu của cơ quan và các loại con dấu có liên quan để sử dụng đúng quy định. Các loại con dấu được bảo vệ và lưu lại tại phòng văn thư, trường hợp thật cần thiết đưa con dấu ra ngoài cơ quan để giao dịch làm việc thì phải được Trưởng phòng nhất trí. Khi văn thư đi vắng có lí do thì phải báo cáo cho Trưởng phòng để cử người tạm giữ con dấu.
4. Hàng tuần, hàng tháng văn thư có nhiệm vụ cập nhật các công việc của cơ quan Phòng, các loại công văn đi và đến trên máy tính , báo cáo với Trưởng phòng để theo dõi việc thực hiện.
5. Chịu trách nhiệm nhận báo cáo từ các cơ sở khi các bộ phận có yêu cầu. Cập nhật việc nộp báo cáo cuả các cơ sở để làm căn cứ trong công tác thi đua.
6, Làm thư kí các cuộc họp của cơ quan Phòng, chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về các loại báo cáo công việc của cơ quan Phòng gửi cho Sở Giáo dục và Đào tạo, thường trực Huyện Ủy, HĐND, UBND. Tổng hợp công tác thi đua – khen thưởng theo sự chỉ đạo của Hội đồng thi đua khen thưởng.
- Công tác hành chính văn phòng bao gồm những công việc chủ yếu: công tác văn phòng (tổ chức lao động văn phòng, thông tin, lập chương trình, lập kế hoạch công tác, tổ chức hội họp, tiếp khách, công tác hậu cần, thống kê, hiện đại hóa công tác văn phòng), công tác văn thư, công tác lưu trữ. Cụ thể:
+ Công tác văn thư: Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày 08/04/2004 về công tác văn thư; Công văn của Cục lưu trữ Nhà nước số 55- CV/TCCB ngày 01/03/1991 về việc hướng dẫn thực hiện Quyết định số 24- CT của Chủ tịch hội đồng Bộ trưởng, theo đó: “công tác văn thư là toàn bộ quá trình quản lí văn bản phục vụ cho các yêu cầu quản lí của các cơ quan. Mục đích chính của công tác văn thư là bảo đảm thông tin cho quản lí. Những tài liệu, văn kiện được soạn thảo, quản lí và sử dụng theo các nguyên tắc của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu bảo đảm cho các cơ quan hoạt động có hiệu quả”.
+ Đối với công tác soạn thảo, in ấn, nhân bản, ban hành và quản lí văn bản đi: Soạn thảo theo đúng nội dung, thể thức và kĩ thuật trình bày theo quy định tại Thông tư liên tịch số 01/2011/TT-BNV về Hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính, ngày 09 tháng 01 năm 2011; sau đó trình lãnh đạo Phòng duyệt, kí và thực hiện đóng dấu. Đối với những văn bản do bộ phận khác soạn thảo CBVP kiểm tra chữ kí nháy và chữ kí của lãnh đạo cơ quan và đóng dấu. Quy trình ban hành văn bản theo quy định tại Nghị định 110/ NĐ- CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư (sau đây gọi tắt là NĐ 110), thủ tục phát hành tại văn thư cơ quan là:
Bước 1: Kiểm tra, soát lại văn bản
Bước 2: Đăng ký, ghi số, ký hiệu ngày tháng Bước 3: Nhân bản, đóng dấu
Bước 4: Gửi, lưu văn bản, theo dõi thực hiện
+ Công tác giải quyết và quản lí văn bản đến: theo Công văn 425/LTNN-NVTƯ ngày 18/07/2005 của cục văn thư lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến. Quy trình giải quyết văn bản đến được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Văn thư cơ quan tiếp nhận, phân loại, bóc bì, đăng ký, đóng dấu đến, trình lãnh đạo
Bước 2: Chánh VP phân phối, tham mưu
Bước 3: Thủ trưởng cơ quan phân công, cho ý kiến giải quyết
Bước 4: Văn thư cơ quan vào sổ ý kiến thủ trưởng, nhân bản, chuyển giao
Bước 5: Các bộ phận triển khai thực hiện, lưu, theo dõi.
+ Công tác quản lí và sử dụng con dấu (đóng dấu văn bản, quản lý và bảo quản con dấu): Thực hiện theo Nghị định 58/2011/NĐ-CP của Chính phủ ngày 24/8/2001 về quản lý và sử dụng con dấu; Thông tư 08/2003/TT-BCA ngày 12/05/2003 về hướng dẫn mẫu dấu, tổ chức khắc dấu, kiểm tra việc bảo quản sử dụng con dấu; Trong việc đóng dấu CBVP đã thực hiện đóng dấu theo đúng quy định về quản lí và sử dụng con dấu được quy định tại điều 25 NĐ 110, cụ thể: CBVP tự tay đóng dấu, đóng dấu trên giấy tờ đã có chữ kí, dấu được đóng rõ ràng, đúng chiều, dấu trùm lên 1/3 chữ kí…
+ Công tác lưu trữ: CBVP lập hồ sơ lưu theo năm, khi có văn bản đi CBVP giữ lại văn bản gốc cho vào hồ sơ lưu. Các tài liệu trong hồ sơ lưu được sắp xếp theo một trật tự. Hồ sơ lưu của các năm khác được sắp xếp trong tủ theo thứ tự năm.
+ Công tác hậu cần: Những ngày cơ quan có hội nghị, hội họp cán bộ hành chính văn phòng có nhiệm vụ chuẩn bị hội trường, phòng họp, cơ sở vật chất, thiết bị, phương tiện theo yêu cầu và nội dung của từng hội nghị, cuộc họp. Khi cơ quan có khách đến giao dich hoặc liên hệ công việc thì cần thực hiện việc tiếp đón khách, sắp xếp cho khách làm việc với người họ cần gặp. Thường xuyên kiểm tra, bảo vệ, bảo dưỡng các thiết bị máy móc của cơ quan và mua sắm khi cần thiết (theo sự chỉ đạo của lãnh đạo).
1.2.1. Soạn thảo các văn bản, công văn, đánh máy:
* Cơ sở lý luận:
Có thể xem công tác lưu hồ sơ như là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ. Nếu hồ sơ được sắp xếp khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.
Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ cho các hoạt động quản lý khác. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan.
Giúp cho cán bộ phụ trách công tác lưu trữ nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.
Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát.
* Cơ sở pháp lý:
Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia; các thông tư hướng dẫn thực hiện hai Nghị định nói trên và các văn bản quy phạm pháp luật khác;
Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
Một số công việc cụ thể như :
+ Soạn công văn hướng dẫn các TTHTCĐ trên toàn huyện về việc mở tài khoản riêng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Soạn thảo công văn triệu tập GV bồi dưỡng đội tuyển học sinh giỏi cấp tỉnh năm học 2011- 2012,
+ Soạn công văn hướng dẫn các trường kiểm tra học kỳ và nâng cao chất lượng ngân hàng đề thi.
+ Đánh máy công văn về việc đánh giá xếp loại học sinh năm học 2011- 2012.
+ Soạn công văn gửi các trường trực thuộc về thông báo hướng dẫn kết quả trường học thân thiện, học sinh tích cực, đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ học kỳ I.
+ Soạn Báo cáo thực hiện công tác y tế của phòng GD&ĐT trng học kỳ I năm học 2011-2012
+ Soạn công văn gửi các trường THCS về thi Olympic Toán Hà Nội mở rộng.
+ Đánh máy Quyết định thành lập Đoàn hỗ trợ và kiểm tra công tác Tự đánh giá chất lượng giáo dục năm học 2010-2011
Biện pháp thực hiện:
Áp dụng những kiến thức đã học về hành chính văn phòng, và dưới sự hướng dẫn của chuyên viên, tôi đã thực hiện công việc cụ thể như sau:
- Soạn thảo các công văn hướng dẫn gửi các trường trực thuộc (Tiểu học, THCS, Mầm non)
+ Theo yêu cầu của Trưởng phòng hoặc Phó Trưởng phòng, tôi soạn công văn hướng dẫn gửi các trường trực thuộc dựa trên công văn đến của Sở Giáo dục và Đào tạo theo đúng mục đích, yêu cầu.
+ Để đảm bảo các trường thực hiện đúng và hiệu quả. Phải nghiên cứu