II. Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại các tổ chức tín dụng
2.2.Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại các quỹ tín dụng
Cho đến nay, quỹ tín dụng nhân dân còn cha có một tổ chức t vấn, kiểm tra, kiểm toán của riêng mình. Ngân hàng Nhà nớc vẫn là nơi ban hành các văn bản dới luật về hoạt động quỹ tín dụng nhân dân, là nơi cấp giấy phép, quản lý thanh tra giám sát đối với quỹ tín dụng nhân dân. Nhng Ngân hàng Nhà nớc hiện nay không chỉ giám sát cả hệ thống mà trên thực tế vẫn giám sát, thanh tra tại chỗ và quản lý đối với từng quỹ tín dụng nhân dân một. Chỉ trên góc độ quy mô, tổ chức và chi phí, công tác thanh tra, giám sát các quỹ tín dụng nhân dân hiện nay vẫn còn hạn chế, không hữu hiệu và nhiều bất cập. Thanh tra, giám sát mớichỉ đừng ở chỗ thu thập thông tin báo cáo để giám sát từ xa và khi thanh tra tại chỗ vẫn nặng về kiểm tra, tìm cho ra chỗ sai mà cha phân tích đợc nguyên nhân để t vấn.
Mặc dù đã có quy định kiểm toán bắt buộc đối với các quỹ tín dụng theo luật hợp tác xã và luật các tổ chức tín dụng, nhng cho đến nay vẫn cha thực hiện đợc.
Phần III: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ
tại các tổ chức tín dụng.
Do đặc điểm hoạt động ngân hàng, hơn bất cứ mọt loại hình doanh nghiệp nào khác, các ngân hnàg thơng mại cần phải kiện toàn hệ thống kiểm soát nội bộ của mình. Đây là công cụ quản lý cơ bản để Hội đồng quản trị và Ban giám đốc điều hành hoạt động kinh doanh ngân hàng một cách chắc chắn, an toàn và hiệu quả. Để nâng cao hiệu quả công tác của hệ thống kiểm soát nôi bộ các ngân hàng thơng mại Việt Nam hiện nay, cần phải có một hệ thống các giải pháp từ phía các cơ quan quản lý Nhà nớc, từ bản thân các ngân hàng thơng mại. Một số giải pháp sau:
Thứ nhất, các cơ quan quản lý Nhà nớc các cấp, ngân hang Nhà nớc Việt Nam, Bộ tài chính...nên sử dụng thuật ngữ có nội dung thóng nhất khi dề cập đến kiểm toán nội bộ, để loại trừ sự hiểu nhầm, nhận thức không đúng. Hiện nay, theo các Điều 41, 42, 43 trong luật các tổ chức tín dụng có hiệu lực từ ngày 01/10/1998, cũng nh theo Nghị định số 49/2000/NĐ - CP ngày 12/9/2000 của chính phủ về tổ chức và hoạt động của ngân hàng thơng mại, quyết định số 122/2001 đều qui định về việc ngân hàng thơng mại phải lập hệ thống kiểm tra, kiểm toán nội bộ chuyên trách thuộc bộ máy điều hành của Tổng giám đốc (Giám đốc). Hệ thống kiểm tra, kiểm toán nội bộ chuyên trách có từ trụ sở chính đếncác sở giao dịch, chi nhánh, văn phòng đại diện, công ty trực thuộc để giúp Tổng giám đốc (Giám đốc) điều hành thông suốt, an toàn và đúng pháp luật mọi hoạt động nghiệp vụ của ngân hàng. Qui định nói trên trong luật và văn bản dới luật đã ảnh hởng tới mô hình tổ chức của ngân hàng thơng mại. Nh việc lập thiết lập hệ thống kiểm tra, kiểm toán nội bộ chuyên trách của ngân hàng thơng mại có xu hớng chia làm hai bộ phận nhỏ: bộ phận kiểm tra và bộ phận kiểm toán nội bộ. Bộ phận kiểm tra thông thờng kiểm tra về các hoạt động liên quan đến tài sản nh nghiệp vụ tín dụng, bảo lãnh... bộ phận kiểm toán thông thờng kiểm tra họat động tài chính. Nhìn chung, việc phân chia chức năng nhiệm vụ của 2 bộ phận thờng không phân định rõ ràng, chồng chéo, trong khi đó một số lĩnh vực hoạt động và kinh doanh của ngân hàng bị bỏ trống không đợc kiểm tra, đánh giá.
Hiện nay, ở Việt Nam, một số quan điểm cho rằng kiểm toán báo cáo tài chính, chứ không bao giờ kiểm toán hoạt động và kiêm toán tuân thủ. Một số ngời lại nhầm lẫn giữa cơ chế kiểm tra, kiểm soát nội bộ đợc với quá trình hoạt động và kinh doanh và do chính cán bộ nghiệp vụ thực hiện cả ba chức năng : kiểm tra, đánh giá và t vấn. Đồng thời, kiểm toán nội bộ thực hiện cả ba loại kiểm toán: kiểm toán báo cáo tài chính, kiểm toán hoạt động và kiêm toán tuân thủ. Kiểm toán nội bộ có trách nhiệm kiểm tra tính hiệu lực, hiệu quả của hệ thống kiểm sóat nội bộ nh kiểm tra cơ cấu tổ chức và qui trình
hoạt động nghiệp vụ của ngân hàng, kiểm tra ban điều hành các bộ phận nghiệp vụ, kiểm tra tính hiệu quả của các qui trình nghiệp vụ của ngân hàng và đa ra kiến nghị chấn chỉnh để làm tăng hiệu quả các qui trình hoạt động và các cơ chế kiểm tra trong ngân hàng trớc những mất mát.
Mục đích, vai trò và vị trí của bộ phận kiểm tra, kiểm toán nội bộ trong cơ cấu quản lý doanh nghiệp nh trên đãđợc trình bày rõ trong quyết định số 832/TC/QĐ/CĐKT ngày 28/10/1997 về quy chế kiểm toán nội, trong thông t số 52/1998/TT – BTC ngày16/4/1998 – hớng dẫn tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ tại doanh nghiệp Nhà nớc (hớng dẫn thực hiện Nghị định số 59/CP ngày 03/10/1996 của chính phủ). Từ sự phân tích trên chỉ cần dùng cụm từ “kiểm toán nội bộ” cho công tác kiểm tra, đánh giá một cách độc lập, khách quan về hệ thống thông tin quản lý của ngân hàng là đủ.
Thứ hai, Hội đồng quản trị và Ban giám đốc các ngân hàng thơng mại cần quan tâm và có trách nhiệm cao trong việc xây dựng môi trờng kiểm soát tốt thông qua một số các biện pháp cụ thể nh sau:
• Khuyến khích các chuẩn mực cao về đạo đức, tính tuân thủ các nguyên tắc kiểm sát nội bộ của cán bộ, không khen thởng và dề bạt những cán bộ lãnh đạo dã nhất thời kinh doanh thu dợc nhiều lợi nhuận nhng không đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc kiểm tra nội bộ, hoặc không kịp thời sửa chữa những sai phạm mà bộ phận kiểm toán nội bộ đã chỉ ra.
• Có thái độ ủng hộ bằng lời nói, thái độ, đặc biệt là những tiêu chí về tiền lơng và cơ hội đề bạt đối với những cán bộ công tác tại bộ phận kiểm toán nội bộ.
• Tổ chức cơ cấu họat động của ngân hàng một cách khoa học, trong đó sự phân công phân nhiệm cho các đơn vị, bộ phận, cán bộ đợc quy định rõ ràng.
Thứ ba, ban giám đốc cần phân tích từng lĩnh vực kinh doanh để nhận biết và đánh giá rủi ro một cách đầy đủ, đặc biệt khi ngân hàng hoạt động ở lĩnh vực mới, kinh doanh mọt loại sản phẩm mới hoặc môi trờng kinh doanh có sự thay đổi. Trên cơ sở đó, xây dựng cơ chế kiểm tra, kiểm sát gắn với quy trình nghiệp vụ đầy đủ, hiệu quả. Trong đó Ban giám đốc cần chú trọng thiết lập hệ thóng quản lý rủi ro dể thờng xuyên nhận biết, đánh giá, điều tiết, giám sát rủi ro.
Thứ t, xây dựng và củng cố bộ phận kiểm toán nội bộ để nó hoạt động có chất lợng và hiệu qủa. Muốn vậy, Ban giám đốc cần giải quyết một lọat các vấn đề sau:
*Về mô hình, tổ chức của bộ phận kiểm toán nội bộ:
Việc tổ chức bộ phận kiểm toán nội bộ nh thế nào tuỳ thuộc vào quy mô. Lĩnh vực kinh doanh, địa bàn hoạt động, cơ cấu tổ chức của ngân hàng. Mỗi ngân hàng cần cân nhắc xem họ cần tổ chức theo mô hình nào là hợp lý nhất. Đối với các ngân hàng thơng mại có từ hai cấp trở lên, hoạt động rộng rãi khắp trên cả nớc thì bộ phận kiểm toán nội bộ nên tổ chức làm hai cấp.
• Cấp trụ sở chính: có ban kiểm toán nội bộ. Đứng đầu là trởng ban kiểm toán nội bộ và là ngời chịu trách nhiệm trớc Tổng giám đốc về điều hành hoạt động của kiểm toán nội bộ. Ban kiểm toán nội bộ ở trụ sở chính có các bộ phận kiẻm toán chuyên ngành nh: bộ phận kiểm toán kinh doanh ngoại hối, bộ phận kiểm toán tín dụng, bộ phận kiểm toán đầu t XDCB và TSCĐ, bộ phận kiểm toán hoạt động hoạt động kế toán tài chính và hoạt động kinh doanh khác, bộ phận kiểm toán điện toán.
Ban kiểm toán có nhiệm vụ điều hành hoạt động chung của hệ thống kiểm toán nội bộ, chỉ đạo về mặt kỹ thuật nghiệp vụ, xây dựng các kế hoạch chiến lợc về kiểm toán nội bộ cho cả hệ thống và kế hoạch chi tiết cho hoạt động kiểm toán của ban kiểm toán nội bộ. Thực hiện các cuộc kiểm toán theo kế hoạch đề ra tại trụ sở chính và tổ chức, cũng nh là trực tiếp tham gia các cuộc kiểm toán tại các chi nhánh.
• Cấp chi nhánh (hoặc cấp tỉnh, thành phố): có phòng kiểm toán nội bộ. Phòng kiểm toán có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch chiến lợc về kiểm toán trong chi nhánh mình và kế hoạch chi tiết để đảm bảo tất cả các bộ phận, các hoạt động nghiệp vụ, các đơn vị trực thục sau một thời gian tối thiểu phải đợc kiểm toán. Thực hiện kiểm toán theo kế hoạch đề ra. Đồng thời, tham gia các cuộc kiểm toán do ban kiểm toán tại trụ sở chính tổ chức để kiểm toán chéo chi nhánh bạn.
*Về bố trí nhân sự và đào tạo cán bộ cho bộ phận kiểm toán nội bộ:
Ban giám đốc cần bố trí nhân sự và cơ sở vật chất cho bộ phận kiểm toán nội bộ về số lợng cũng nh chất lợng phải tơng xứng với hình thức và qui mô công việc của họ. Cần phải đảm bảo kiểm toán viên nội bộ luôn có một trình độ nghiệp vụ phù hợp với bớc phát triển mới nhất trong quá trình hoạt động và kinh doanh đợc kiểm toán. Họ phải có kiến thức chuyên môn đợc cập nhật về kiểm toán và hiểu biết toàn diện về lĩnh vực đợc kiểm toán. Nh vậy họ mới có thể thực hiện đợc công tác kiểm toán nội bộ một cách đúng đắn và hiệu quả.
Cần phải hình thành một mô hình đào tạo thờng xuyên và kiểm tra chất lợng đội ngũ kiểm toán viên nội bộ. Công tác đào tạo kiểm toán viên nội bộ đợc tiến hành trên các lĩnh vực.
• Kiến thức chung về nghiệp vụ ngân hàng, kiến thức về pháp luật, kiến thức về kinh tế, kiến thức chuyên môn về lĩnh vực kiểm toán, kiến thức về tin học, ngoại ngữ.
• Kỹ năng kiểm toán.
• Kỹ năng giao tiếp.
Kiểm toán nội bộ thực hiện nhiệm vụ của mình một cách tự chủ và độc lập. Kiểm toán nội bộ không chịu bất cứ một sự chỉ đạo nào trong việc lập báo cáo kiểm toán và đánh giá kết quả kiểm toán.
Các kiểm toán viên làm việc thờng xuyên tại các chi nhánh, hởng lơng tại chi nhánh vẫn chịu sự quản lý và điều hành của ban kiểm toán nội bộ toàn hệ thống ngân hàng, do ban tổng giám đốc quyết định về tiền lơng hay đề bạt của giám đốc, thuyên chuyển công tác mà không chịu sự can thiệp về tiền l- ơng, đề bạt của giám đốc chi nhánh, kiểm toán tại những bộ phận, đơn vị có ngời thân của mình công tác.
Đảm bảo sự phân tách chức năng: không đợc giao nhân viên kiểm toán nội bộ thực hiện nhhững nhiệm vụ không nằm trong phạm trù kiểm toán nh tham gia trực tiếp vào quá trình hoạt động nghiệp vụ. Kiểm toán nội bộ phải có một vị trí phù hợp trong nội bộ ngân hàng và thực thi nhiệm vụ của mình một cách độc lập.
*Vị thế của kiểm toán nội bộ ngân hàng:
Bộ phận kiểm toán nội bộ trực thuộc trực tiếp Ban giám đốc ngân hàng, chịu sự chỉ đạo của ban Tổng giám đốc ngân hàng, chịu sự chỉ đạo của ban tổng giám đốc chứ không phải từ bất cứ một cấp bậc nào khác. Ban kiểm toán trong những trờng hợp phát hiện sai phạm nghiêm trọng, hoặc phát hiện sai phạm của thành viên ban tổng giám đốc có quyền báo cáo trực tiếp cho ban kiểm toán cấp trên, không cần sự chấp thuận của giám đốc chi nhánh. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bộ phận kiểm toán nội bộ có quyền đợc nhận thông tin về những nghị quyết của Ban giám đốc đối với từng hoạt động kinh doanh.
Bộ phận kiểm toán nội bộ đợc quyền tiếp cận khôn hạn chế các hồ sơ, thông tin tại các bộ phận đợc kiểm toán.
Các qui chế về tổ chức, hoạt động trớc khi công bố đợc gửi cho bộ phận kiểm toán nội bộ để xin ý kiến.
*Xây dựng kế hoạch kiểm toán và thực hiện kiểm toán cần định hớng rủi ro:
Hoạt động kiểm toán vcủa kiểm toán nọi bộ phải bao trùm lên mọi qui trình hoạt động kinh doanh của ngân hàng, có lu ý đến quy mô và mức độ rủi ro của các hoạt động kinh doanh.
Kiểm toán nội bộ cần xây dựng kế hoạch kiểm toán dài hạn và kế hoạch ngắn hạn. Việc lập kế hoạch kiểm toán phải định hớng theo mức độ rủi ro. Đối với kế hoạch dài hạn cần đảm bảo mọi qui trình hoạt động và kinh doanh cũng nh các bộ phận đóng ngoài trụ sở chính phải đợc kiểm toán sau một khoảng thời gian thích hợp: Đối với hoạt động có nhiều rủi ro, những lĩnh vực trọng yếu thì phải đợc kiểm toán hằng năm, còn lại phải đợc kiểm toán ít nhất 3 năm / 1 lần.
Kế hoạch kiểm toánphải đợc Ban giám đốc phê duyệt và đợc ghi chép đầy đủ thành văn bản. những điều chỉnh cơ bản trong kế hoạch kiểm toán phải đợc sự phê duyệt của ban giám đốc.
Phải thờng xuyên rà soát lại và khôn ngừng hoàn thiện công tác lập kếhoạch, phơng pháp kiểm toán và chất lợng kiểm toán.
Chu kỳ kiểm toán không đều đặn để các đơn vị kiểm toán không thể đối phó với kế hoạch kiểm toán.
Ngoài ra, cần phải đảm bảo sao cho bất cứ lúc nào cũng có thể tiến hành kiểm toán đặc biệt ngoài kế hoạch (nếu cần thiết) khi các sai phạm đã trở nên rõ ràng hoặc khi có yêu cầu về thông tin nhất định.
*Thay đổi phơng pháp kiểm toán:
Lựa chọn phơng pháp kiểm toán phù hợp tuỳ theo mục đích yêu cầu của kiểm toán. Phơng pháp kiểm toán chung nên theo hớng chuyển dịch trọng tâm kiểm toán từ kiểm toán kiểm toán từng trờng hợp riêng lẻ sang kiểm toán hệ thống và kiểm toán chức năng nh: kiểm toán tổ chức qui trình hoạt động, kiểm toán việc quản lý và điều tiết rủi ro, cũng nh tính hiệu lực và hiệu quả của cơ chế kiểm tra nội bộ cài đặt trong các qui trình hoạt động vàkinh doanh của ngân hàng.
Cần phải xây dựng các bảng mẫu câu hỏi để sử dụng trong kiểm toán, giúp kiểm toán viên nhanh chóng xác định những điểm yếu của lĩnh vực kiểm toán.
Thứ năm, cần có sự cộng tác tốt hơn giữa cơ quan giám sát ngân hàng, với kiểm toán từ bên ngoài, với kiểm toán nội bộ. Ví dụ, thanh tra ngân hàng cần thay đổi phơng pháp công tác của mình: Tăng cờng thanh tra thông qua phơn pháp giám sát từ xa, thanh tra ngân hanàg nên định kỳ trao đổi với kiểm toán nội bộ của ngân hàng để có thể bàn bạc về các lĩnh vực rủi ro đã đợc xác định và về biện pháp hạn chế rủi ro. Thanh tra ngân hàng có thể yêu cầu các tổ chức tín dụng khi ký hợp đồng kiểm toán báo cáo quyết toán năm với công ty kiểm toán độc lập: yêu cầu công ty kiểm toán độc lập phải phát hành một “Th quản lý”, trong đó đề cập những điểm yếu kém liên quan đến hệ thống. Kế toán cũng nh hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị, làm rõ những sai phạm nghiêm trọng trong năm hoạt động. “Th quản lý” của công ty kiểm toán độc lập cùng với báo cáo kiểm toán quyết toá năm không chỉ nộp cho đơn vị ngân hàng thơng mại đợc kiểm toán mà còn phải nộp cho thanh tra ngân hàng. Kết thúc cuộc kiểm toán, thanh tra ngân hàng có thể thảo luận yêu cầu kiểm toán từ bên ngoài cho biết sự đánh giá của họ về hệ thống kiểm toán nội bộ, về kiểm toán nội bộ của ngân hàng thơng mại đợc kiểm