1.3.2.1 Tổ chức tốt và khoa học công tác phân tích tài chính DNBH
Để phân tích tài chính trong doanh nghiệp thực sự phát huy tác dụng trong quá trình ra quyết định, phân tích tài chính phải được tổ chức khoa học, hợp lý, phù hợp với đặc điểm kinh doanh, cơ chế hoạt động, cơ chế quản lý kinh tế tài chính của doanh nghiệp và phù hợp với mục tiêu quan tâm của từng đối tượng. Mỗi đối tượng quan tâm với những mục đích khác nhau, nên việc phân tích đối với mỗi đối tượng cũng có những nét riêng. Nhưng nhìn chung các phân tích tài chính cần chú trọng thực hiện các bước sau:
Tổ chức lực lượng phân tích kinh doanh hợp lý
Trong bộ máy quản lý doanh nghiệp thường không có những bộ phận chức năng không làm tất cả các công việc về phân tích kinh doanh. Trong điều kiện đó, một mặt cần kết hợp chức năng từng bộ phận để phân công rõ trách nhiệm từng phòng, ban, bộ phận. Đồng thời, cần có những bộ phận trung tâm và thành lập hội đồng phân tích làm tham mưu, cho giám đốc về phân tích, kinh doanh. Cụ thể, lực lượng phân tích có thể được tổ chức như sau:
Bộ phận thông tin kinh tế nghiệp vụ hàng ngày gồm cán bộ thống kê hoặc cán bộ kinh doanh kiêm nhiệm có nhiệm vụ thông tin nhanh các chỉ tiêu tiến độ và chất lượng công việc hàng ngày tại các đơn vị kinh doanh (phân xưởng, đội, cửa hàng, khách sạn…).
Các bộ phận chức năng đảm nhiệm các công việc xử lý các tài liệu thu thập được phù hợp với lĩnh vực công tác của mình kể cả phân tích trước, phân tích hiện hành và phân tích sau thuộc phân tích chuyên đề, kể cả phân tích bên trong và bên ngoài. Ví dụ: Bộ phận kế toán tài vụ có nhiệm vụ phân tích tất cả các vấn đề về vốn: từ kế hoạch tài chính, dự toán chi phí đến tiến độ huy động, sử dụng các loại vốn và định kỳ đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp…; bộ phận nhân sự có nhiệm vụ phân tích toàn bộ các vấn đề tương ứng về lao động, việc làm; bộ phận
vật tư, thiết bị có nhiệm vụ phân tích toàn bộ các vấn đề tương tự về vật tư của doanh nghiệp v.v…
Hội đồng phân tích của doanh nghiệp có nhiệm vụ giúp giám đốc toàn bộ công tác tổ chức phân tích kinh doanh từ việc xây dựng nội quy, quy trình phân tích đến hướng dẫn thực hiện các quy trình và tổ chức hội nghị phân tích.
Xác định đúng mục tiêu phân tích
Xác định mục tiêu phân tích là bước rất quan trọng quyết định mang tính định hướng của công tác phân tích tài chính đối với doanh nghiệp cũng như các đối tượng có liên quan.
Lập kế hoạch phân tích tỉ mỉ
Trên cơ sở tuân thủ mục tiêu phân tích đã đề ra, bộ phận phân tích phải xác định rõ phạm vi phân tích, thời gian tiến hành, phân công trách nhiệm bố trí nhân sự cho công tác phân tích tài chính.
Thu thập, xử lý thông tin chính xác
Để đánh giá một cách cơ bản tình hình tài chính của doanh nghiệp, có thể sử dụng thông tin kế toán trong nội bộ doanh nghiệp như là một nguồn thông tin quan trọng bậc nhất. Thông tin kế toán được phản ánh khá đầy đủ trong các báo cáo kế toán: bảng cân đối kế toán, báo cáo KQKD, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh báo cáo tài chính. Đó là tất cả các thông tin quan trọng mà nhà phân tích cần thu thập, xử lý nhằm phục vụ công tác phân tích.
Tiến hành phân tích
Tiến hành công tác phân tích tài chính theo nội dung và phương pháp phù hợp dựa trên nhưng cơ sở đã có sẵn và theo đặc trưng riêng của doanh nghiệp
Hoàn chỉnh báo cáo phân tích tài chính
Kết quả phân tích phải được viết thành báo cáo gửi cho Ban giám đốc doanh nghiệp, những đối tượng có nhu cầu để phục vụ công tác quản lý doanh nghiệp.
Có rất nhiều nguồn khác nhau để thực hiện "thu thập thông tin" từ thông tin nội bộ đến thông tin bên ngoài doanh nghiệp, từ thông tin kế toán đến các thông tin quản lý khác, những thông tin về số lượng và giá trị... Những thông tin đó đều giúp cho nhà phân tích có thể đưa ra được những nhận xét, kết luận tinh tế và chính xác.
1.3.2.3. Phương pháp phân tích tài chính hợp lý và phù hợp với doanh nghiệp Để đảm bảo việc phân tích tài chính được chính xác, kịp thời, đánh giá được các mặt mạnh, các mặt yếu của một doanh nghiệp, tìm ra nguyên nhân khách quan và chủ quan giúp cho từng đối tượng lựa chọn và đưa ra được những quyết định phù hợp thì người phân tích đã vận dụng các công cụ và biện pháp nhằm tiếp cận đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Có rất nhiều phương pháp phân tích tài chính khác nhau. Mỗi phương pháp phân tích cho phép đánh giá những nội dung, khía cạnh khác nhau, có thể cho phép đánh giá tình hình tài chính hiện tại hay dự báo trong tương lai. Mỗi một phương pháp khi áp dụng đều có những điều kiện riêng, do đó không phải phương pháp phân tích phù hợp với doanh nghiệp này thì sẽ phù với doanh nghiệp khác. Khi vận dung các phương pháp phân tích cần xem xét đến điều kiện cụ thể về cơ sở vật chất, con người, quy mô của từng doanh nghiệp.
Như vậy, một phương pháp phân tích tài chính hoàn thiện phải đảm bảo được các yêu cầu sau:
- Đảm bảo tính đơn giản:. Người phân tích có thể dễ dàng áp dụng phương pháp phân tích trong quá trình phân tích tài chính và kết quả phân tích đem lại cũng phải dễ hiểu, dễ sử dụng đối với những người sử dụng kết quả này.
- Đảm bảo tính trực quan: Việc phân tích tài chính được thể hiện theo nhiều hình thức khác nhau. Tuy nhiên, để kết quả phân tích tài chính được thể hiện sinh động, dễ nhìn, dễ nhận biết, dễ đánh giá thì phương pháp phân tích cho phép sử dụng kết hợp thể hiện kết quả phân tích bằng những con số, bằng hình ảnh, biểu đồ hay đồ thị.
- Đảm bảo tính tiện dụng: Điều đó nghĩa là phương pháp phân tích tài chính có thể được dùng để đánh giá, phân tích nhiều nội dung phân tích tài chính khác nhau. Có thể dễ dàng sử dụng kết hợp với các phương pháp phân tích khác trong việc phân tích tài chính của doanh nghiệp
- Đảm bảo tính hiệu quả: Mục tiêu phân tích tài chính của người phân tích là tìm ra điểm mạnh, điểm yếu về tình hình tài chính của doanh nghiệp và đưa ra phương hướng, giải pháp khắc phục. Hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sẽ là tiêu chí quan trọng đánh giá tính hiệu quả của phương pháp phân tích tài chính doanh nghiệp.
- Đảm bảo khả năng dự báo: Các quyết định quản trị doanh nghiệp dựa trên bảng phân tích tài chính được thực hiện ở hiện tại nhằm đạt một kết quả trong tương lai theo như mục đích của nhà quản trị.
- Đảm bảo tính phù hợp: Đây là một yêu cầu rất quan trọng trong việc lựa chọn và áp dụng các phương pháp phân tích tài chính khác nhau. Mỗi một doanh nghiệp có những điều kiện khác nhau như trình độ của người phân tích, khả năng nhận thức của nhà quản trị, khả năng tài chính dùng để phân tích, thông tin dùng để phân tích... Do đó, khi chúng ta vận dụng áp dụng phương pháp phân tích tài chính nào cần phải xem xét đánh giá xem có phù hợp với doanh nghiệp của mình không?
- Đảm bảo về thời gian phân tích: Trong phân tích tài chính doanh nghiệp thì thời gian phân tích là một chỉ tiêu rất quan trọng. Thời gian phân tích tài chính bao gồm: thời gian thu thập thông tin, thời gian phân tích và thời gian báo cáo kết quả phân tích cho các đối tượng sử dụng thông tin. Thời gian phân tích tài chính mà quá ngắn, sẽ không đủ cho người phân tích có thể thu thập thông tin, phân tích đánh giá chính xác tình hình tài chính để có thể trở thành cơ sở tin cậy cho việc ra quyết định tài chính. Nhưng các quyết định tài chính mang tính thời điểm, do đó thời gian phân tích tài chính quá dài có thể làm lỡ mất cơ hội kinh doanh, tốn kém chi phí của doanh nghiệp, kết quả của quá trình phân tích sẽ không còn ý nghĩa, các quyết định
tài chính có thể sẽ không còn giá trị. Khi lựa chọn phương pháp phân tích doanh nghiệp cần đảm bảo thời gian phân tích hợp lý, trên cơ sở sự phù hợp về trình độ, phẩm chất của người phân tích; trình độ của nhà quản trị về phân tích tài chính, đảm bảo nội dung phân tích tài chính, đảm bảo về cơ sở vật chất cho hoạt động phân tích tài chính, đảm bảo sự phù hợp của thông tin phân tích tài chính....
- Đảm bảo chi phí phân tích: Hoạt động phân tích tài chính là hoạt động khá tốn kém về thời gian, công sức và tiền bạc. Căn cứ vào tính chất của chi phí chúng
ta có thể chia chi phí phân tích tài chính thành 3 nhóm: Chi phí phòng ngừa; chi phí kiểm tra, đánh giá và chi phí sai hỏng, thất bại.
Do đó phương pháp phân tích tài chính phải đảm bảo chi phí dùng để phân tích hợp lý mà vẫn đảm bảo kết quả phân tích được chính xác, đáp ứng được mục tiêu của nhà quản trị.
1.3.2.4 Nội dung phân tích tình hình tài chính doanh nghiệp có chọn lọc, đầy đủ, chính xác
Nội dung phân tích tình hình tài chính là tổng hợp các tài liệu và bảng biểu phân tích tình hình hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Nhà quản lý cần phải biết chọn lọc và ưu tiên phân tích những nội dung tài chính trọng tâm và cần thiết cho việc đưa ra quyết định quản trị.