Công tác quản lý dự án là một trong những công tác chính tại Ban quản lý dự án quận Long Biên. Xuất phát từ đặc thù các dự án tại Ban là các dự án xây dựng. Do vậy, quản lý việc thực hiện các dự án này là yêu cầu quan trọng.
Nội dung của công tác quản lý dự án tại Ban quản lý dự án quận Long Biên gồm có:
Thay mặt UBND Quận Long Biên đứng ra quản lý, giám sát việc thi công công trình.
Giám sát công trình về mặt tiến độ, chi phí và chất lượng.
Tham mưu cho Quận về các vấn đề thực hiện dự án.
Tuy vậy, hoạt động quản lý dự án ở đây có những điểm giống và khác so với nội dung được học như sau:
Về điểm giống nhau:
Thứ nhất, hoạt động quản lý ở đây cũng nhắm tới ba mục tiêu chính. Đó là thời gian, chi phí và chất lượng. Tức là phải đảm bảo công trình đạt được các tiêu chuẩn đã xác định trong thiết kế cơ sở, theo quy chuẩn xây dựng mà nhà nước đặt ra.v.v. Trong khi đó, phải đảm bảo rằng, chi phí thực hiện dự án nằm trong kế hoạch vốn đầu tư đã được phê duyệt. Thời gian để dự án được hoàn thành phải đúng theo kế hoạch đã đăng ký với UBND quận.
Thứ hai, trong quá trình quản lý Ban có sử dụng một số kỹ thuật của quản lý dự án như biểu đồ GANTT.
Về điểm khác nhau:
Thứ nhất, Ban quản lý dự án quận Long Biên không trực tiếp quản lý mọi hoạt động thực hiện dự án. Khi dự án được khởi công, việc giám sát, quản lý dự án được giao cho một đơn vị tư vấn giám sát thực hiện. Đơn vị này sẽ thực hiện nhiệm vụ giám sát về mặt chất lượng cũng như tiến độ. Ban lúc này chỉ thực hiện giám sát về chi phí. Đảm bảo rằng, các chi phí của dự án là hợp lý và không bị thất thoát, lãng phí.
Thứ hai, do đặc thù các công trình được thực hiện đa phần là các công trình nhỏ, tương tự nhau. Do vậy, việc giám sát, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị có liên quan trong việc thực hiện dự án được giao cho một hoặc vài cán bộ đảm nhiệm. Họ sẽ có trách nhiệm xuống công trường định kỳ để kiểm tra việc thực hiện các hạng mục, đánh giá việc thực hiện có đảm bảo tiến độ, chất lượng, nghe báo cáo của đơn vị giám sát, báo cáo lại với lãnh đạo Ban.
Thứ ba, trong quá trình quản lý dự án, do tính chất các dự án nhỏ, tương tự nhau nên việc quản lý chi phí và thời gian khá đơn giản. Thời gian để thực hiện các dự án này hầu hết đã được tối ưu hoá. Chi phí cũng như vậy. Do vậy, các kỹ thuật về rút ngắn tiến độ thực hiện dự án, điều chỉnh chi phí thực hiện dự án hầu như không được áp dụng.
Mối quan hệ giữa các bên trong quá trình thực hiện dự án được mô hình hoá như sau:
Sơ đồ 2.12: Mô hình mối quan hệ trong quá trình thực hiện dự án
UBND Quận Ban quản lý dự án 1 2 3 4 5 6 7
Giải thích:
(1): UBND quận chỉ đạo, hướng dẫn hoạt động của Ban. (2): Ban có nhiệm vụ báo cáo công việc cho Quận.
(3): Tư vấn có nhiệm vụ báo cáo tiến độ, tham mưu cho Ban về kỹ thuật. (4): Ban chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện dự án theo tiến độ, chất lượng. (5): Ban kiểm tra trực tiếp việc thi công của đơn vị thi công.
(6): Đơn vị thi công thông báo trực tiếp với Ban về những vướng mắc,khó khăn trong quá trình thi công.
(7): Tư vấn thực hiện nhiệm vụ giám sát về mặt kỹ thuật.
(8): Đơn vị thi công có nhiệm vụ báo cáo với đơn vị giám sát việc thực hiện theo tiến độ, kỹ thuật thi công.
Dựa vào sơ đồ trên ta có thể nhận thấy sự tác động qua lại và mối quan hệ chặt chẽ giữa các đơn vị trong quá trình thực hiện dự án. Một số tính chất đặc thù tại ban quản lý dự án quận Long Biên có thể đưa lại những thuận lợi riêng nhưng bên cạnh đó chắc chắn có những khó khăn nhất định. Vì vậy, ngoài việc áp dụng những kỹ thuật quản lý cơ bản, việc phải có những giải pháp cụ thể cho từng dự án, quản lý những biến động là rất cần thiết.
2.6. Đánh giá chung về các hoạt động tại ban quản lý dự án quận Long Biên
2.6.1. Những mặt đạt được và nguyên nhân
2.6.1.1. Những mặt đạt được
Với nhiệm vụ làm chủ đầu tư quản lý các dự án xây dựng cơ sở hạ tầng ở Quận trong hơn 9 năm thành lập và trưởng thành Ban đã quản lý nhiều dự án nhóm B,C với số vốn đầu tư hàng nghìn tỷ đồng. Các công trình của các dự án này đã và đang được đem vào khai thác sử dụng đảm bảo chất lượng, hiệu quả được UBND TP khen ngợi.
Ban Quản lý dự án quận Long Biên được hoạt động theo mô hình Chủ nhiệm điều hành dự án (với UBND TP là chủ quản đầu tư), trong các thành tích đạt được trong thời gian qua là nhờ sự tổ chức thực hiện của Ban có tính khoa học kèm theo đó sự đoàn kết tinh thần làm việc nghiêm túc từ nhân viên cho đến lãnh đạo Ban. Điều này được thể hiện là Ban đã tổ chức quản lý dự án theo dạng ma trận, với cách tổ chức này khi thực hiện 1 dự án có nhiều phòng cùng tham gia thực hiện do đó tính kiểm tra, kiểm soát và tính tham mưu cho lãnh đạo được tốt hơn rất nhiều.
Nhìn chung, công tác thực hiện và quản lý dự án tại Ban QLDA quận Long Biên trong thời gian qua đã diễn ra theo đúng quy trình chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án đề ra, đảm bảo được chất lượng và tiến độ của từng công việc trong từng giai đoạn dự án
Mặc dù còn gặp nhiều khó khăn nhưng bước đầu Ban đã đạt được một số thành tựu sau :
Thứ nhất, đối với các quy định, cơ chế quản lý của nhà nước và thành phố về quản lý đầu tư và xây dựng công trình được Ban quán triệt và thực hiện nghiêm túc. Hằng năm, thường xem xét đánh giá lại các dự án để đưa ra các điều chỉnh phân bổ vốn và nguồn lực một cách hợp lý.
Thứ hai, Ban đã phối hợp tốt với nhà thầu thi công khi có mặt bằng để triển khai ngay xây lắp. các nhà thầu đã tích cực cùng Ban quản lý trong giải quyết các công việc của dự án, họ luôn xuất hiện khi có yêu cầu và thực hiện một cách nghiêm túc
Thứ ba, nhân sự của Ban đều tích cực chủ động học tập, bồi dưỡng thêm để nâng cao chuyên môn nghiệp vụ. Cơ cấu phân chia công việc đang dần được hợp lý hóa.
Thứ tư, Chức năng, nhiệm vụ các Phòng trực thuộc trong Ban được tiếp tục được kiện toàn theo chức năng, nhiệm vụ mới của Ban được quy định tại Thông tư
số 03/2009/TT-BXD ngày 26/03/2009 của Bộ Xây dựng, Nghị định số 12/2009/NĐ-CP ngày 12/02/2009 của Chính phủ.
Thứ năm, Các tổ chức Đảng và các đoàn thể trong Ban đã hoạt động nhịp nhàng phối hợp với chính quyền chỉ đạo thực hiện tốt nhiệm vụ chính trị UBND giao.
2.6.1.2. Nguyên nhân:
Ban đạt được các thành quả trên là do một số nguyên nhân sau: * Nguyên nhân khách quan.
Ban QLDA quận Long Biên được sự quan tâm giúp đỡ của lãnh đạo UBND, các phòng ban trực thuộc UBND, sự quan tâm phối hợp của các địa phương thực hiện dự án, sự quan tâm phối hợp chỉ đạo của cấp uỷ Đảng và các đoàn thể quần chúng.
* Nguyên nhân chủ quan.
Ban QLDA quận Long Biên có đội ngũ cán bộ có nhiều kinh nghiệm trong quản lý dự án, nhiệt tình trong công việc, mong muốn xây dựng Ban ngày càng vững mạnh. Có tập thể lãnh đạo Ban tận tâm, hết mình với công việc, chủ động sáng tạo trong chỉ đạo điều hành công việc được giao. Ban hành các quy chế, nội quy làm việc, phân cấp uỷ quyền cụ thể tạo điều kiện cho các tập thể và cá nhân thực hiện nhiệm vụ được giao.
2.6.2. Những hạn chế, thiếu sót cần khắc phục và nguyên nhân
Bên cạnh những kết quả, thành tựu đạt được, trong quá trình quản lý của mình Ban QLDA quận Long Biên cũng gặp phải một số vướng mắc khó khăn và hạn chế cần khắc phục.
2.6.2.1. Hạn chế
- Vấn đề chất lượng vẫn chưa thực sự đặt đúng chỗ . Nhiều dự án được triển khai nhưng công tác quản lý dự án không được thực hiện một cách nghiêm túc và hiệu quả, dẫn đến kết quả và hiệu quả của dự án không đạt yêu cầu đặt ra, thậm chí đôi khi còn làm thất thoát, lãng phí các nguồn lực, nhất là việc thất thoát vốn đầu tư là phổ biến, chất lượng các công trình không được đảm bảo, tiến độ thi công công trình không đảm bảo đúng kế hoạch. Điều này có thể được lí giải như là nhiều dự án không dành một phần ngân sách thích đáng cho công tác quản lý, do vậy mà công tác này chưa đủ điều kiện để thực hiện có hiệu quả.
- Nhiều dự án để đảm bảo thực hiện công trình hoàn thành đúng thời hạn làm cho các đơn vị thi công hoạt động, làm việc qua loa đại khái không đảm bảo chất lượng công trình.
- Quản lý chi phí dự án chưa thật hiệu quả do còn tình trạng chậm tiến độ. Mặc dù đã giảm nhưng đây vẫn là vấn đề cần được quan tâm hơn nữa vì là nguyên nhân chủ yếu tăng chi phí, giảm hiệu quả đầu tư, nguyên nhân của tình trạng chậm tiến độ. Các báo cáo đều nêu do tư vấn yếu kém, đền bù giải toả khó khăn một số đơn vị thi công không đủ năng lực, cơ quan thẩm định, phê duyệt dự án, thiết kế kỹ thuật, đấu thầu kéo dài, cơ quan ghi vốn và thanh toán chậm.
2.6.2.2. Nguyên nhân
- Nguyên nhân khách quan:
+ Chính sách, chế độ của nhà nước về xây dựng cơ bản ban hành chậm, không đồng bộ làm hạn chế việc thực hiện ở cấp các ngành…Luật xây dựng ban hành từ năm 2003, Nghị định thực hiện (16/NĐ-CP) ban hành năm 2005 rồi lại sửa đổi mới đây (112/NĐ-CP). Có những nội dung sửa đổi cũng không làm rõ bằng văn bản trước đấy (ví dụ tại 16/NĐ-CP quy định rõ thời gian Thẩm định dự án gồm cả thời gian Thẩm định TKCS đồng thời cũng nêu rõ thời gian yêu cầu cho cơ quan chức năng Thẩm định TKCS, nay 112/NĐ-CP sửa đổi giảm thời gian giành cho Thẩm định TKCS nhưng lại không nhắc tới thời gian cho Thẩm định dự án...). Một điểm rất quan trọng mà 112/NĐ-CP thay đổi là những trường hợp được phép điều chỉnh dự án đã không còn yếu tố nhà nước thay đổi chính sách, đơn giá tiền lương... nhưng lại không hướng dẫn cách tính toán khoản dự trù trượt giá. Điều này sẽ rất khó khăn cho việc trình và phê duyệt Tổng mức đầu tư của dự án. Những bất cập giữa Luật xây dựng, Luật đấu thầu, Luật doanh nghiệp... cũng là những cản trở đến việc Xây dựng và Vận hành hệ thống quản lý đầu tư của Ban.
+ Trong công tác lập báo cáo nghiên cứu khả thi của bên tư vấn kéo dài cộng thêm thời gian trình duyệt lên cơ quan chức năng có thẩm quyền phải chờ đợi lâu làm cho dự án phải triển khai chậm. Sự chậm trễ, kéo dài thời gian thực hiện các thủ tục diễn ra tại cơ quan chủ quản ảnh hưởng không nhỏ tới tiến độ thực hiện các dự án và các hạng mục công trình.
+ Thêm nữa công tác giải phóng mặt bằng gặp nhiều khó khăn nhất định do trong quá trình triển khai dự án có nhiều lý do ảnh hưởng đến quyền lợi của người dân khiến cho họ không đồng tình, không thực hiện theo quy định của đơn vị thi
công và chính quyền các cấp. Vì vậy, Tiến độ thực hiện chậm hơn so với kế hoạch nên phải bổ sung thêm kinh phí hoạt động.
+ Cung cách điều hành, tư duy bảo thủ trì trệ ở một số đơn vị, một số cá nhân tư vấn đã làm chậm hoặc mất đi khả năng “tự nâng cao năng lực” của tư vấn ( một yếu tố tối cần thiết để tư vấn phát triển và hội nhập)
+ Thời tiết, khí hậu khắc nghiệt ở Việt Nam cũng là nhân tố ảnh hưởng không nhỏ tới việc hoàn thành dự án.
- Nguyên nhân chủ quan:
+ Công tác thiết kế tổ chức thi công, quản lý chất lượng công trình còn nhiều yếu kém, bất cập và chưa được quan tâm đúng mức. Một số công trình thi công xong nhưng khâu kiểm tra chất lượng còn yếu, đến khi tìm ra sai sót phải làm lại dẫn đến chi phí thực tế cao hơn dự tính ban đầu và tiến độ thi công dự án bị ảnh hưởng. Hiệu quả sử dụng máy móc thiết bị giảm do biện pháp tổ chức thi công chưa hợp lý.
Mối liên hệ với cộng đồng của các dự án còn rất hạn chế, thông tin về dự án còn chưa đến với cộng đồng được hưởng lợi cũng như bị ảnh hưởng để nhận về và xử lý các phản hồi. Nếu làm tốt vấn đề này có thể sẽ tăng cường sự đồng thuận của dân chúng cũng như sẽ tạo được kênh cho sự giám sát của cộng đồng.
- Tổ chức quản lý đầu tư xây dựng công trình còn chậm đổi mới. Đây là nguyên nhân quan trọng vì mô hình quản lý đầu tư tốt sẽ là động lực cải thiện các nguyên nhân nêu trên. Tuy nhiên xét về mặt chủ quan thì mô hình quản lý hiện nay còn những bất cập. Một số bộ phận quản lý còn sa đà vào các vấn đề chi tiết kỹ thuật mà chưa quan tâm các vấn đề có tính vĩ mô. Những quy trình thực hiện các công việc dường như còn chưa chuẩn bị tốt. Những quy định này cần phải chỉ dẫn tường tận cho các cơ quan cùng tham gia thực hiện dự án kể cả Tư vấn và các nhà thầu xây dựng. Tổ chức quản lý đầu tư còn chưa thực sự quan tâm đến việc giám sát đầu tư và đánh giá hiệu quả dự án.
Ngoài ra việc bố trí dàn trải, nợ xây dựng cơ bản kéo dài, chưa có giải pháp mạnh để khắc phục cũng là nguyên nhân dẫn đến tốc độ thực hiện dự án chậm do thiếu vốn, đầu tư thiếu tập trung gây lãng phí và đầu tư kém hiệu quả do chậm đưa dự án vào vận hành khai thác.
CHƯƠNG III : CÔNG TÁC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG ĐẦU TƯ TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẬN LONG BIÊN.
3.1. Thực trạng các dự án do ban quản lý quận Long Biên đảm nhiệm
- Ban quản lý các dự án nhóm B và nhóm C theo nghị định 12/2009/NĐ-CP của chính phủ.
- Ban chủ yếu quản lý các dự án về cơ sở hạ tầng và xây dựng cơ bản như các công trình trường học, đường giao thông, một số dự án công trình thủy lợi…
- Trong giai đoạn 4 năm 2010-2013 Ban quản lý:
Bảng 2.13: Số lượng các dự án ban quản lý
(Đơn vị : dự án) Năm 2007 2008 2009 2010 Tổng số dự án 105 112 77 46 Nguồn vốn NS TP 32 34 28 30 Nguồn vốn NS Quận 71 77 47 5 Nguồn vốn khác 2 1 2 11
(Nguồn : Ban quản lý dự án Quận Long Biên)
- Do chức năng của Ban là thực hiện dự án từ vốn ngân sách của Quận và Thành phố nên Ban không phải tiến hành thủ tục xin chủ trương đầu tư đối với tất cả các dự án mà Ban thực hiện. Do vậy, các dự án nâng cấp, cải tạo cơ sở hạ tầng đã có địa điểm từ trước nên không phải xin giới thiệu địa điểm, chủ trương đầu tư. Chỉ các dự án đầu tư mới là cần xin giới thiệu địa điểm với sở Quy hoạch-Kiến trúc Hà