- Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ THƢƠNG MẠI KHẢI NGUYÊN - Tên giao dịch: KHAI NGUYEN TRADING INVESTMENT CORPORATION - Tên viết tắt: KHAI NGUYEN IT., CORP
- Địa chỉ trụ sở chính: Tầng 2, số 287 Thanh Nhàn, Quận Hai Bà Trƣng, Thành phố Hà Nội.
- Số điện thoại: 043. 8634664
- Vốn điều lệ: 5.000.000.000 (năm tỷ đồng). - MST: 0102377654
- Ngành nghề kinh doanh: đầu tƣ thƣơng mai nhiều lĩnh vực. Lĩnh vực công ty kinh doanh chủ yếu và đem lại lợi nhuận nhiều nhất cho công ty là kinh doanh các thực phẩm chức năng.
2.1.1
- Công ty cổ phần phần đầu tƣ thƣơng mại Khải Nguyên đƣợc thành lập ngày 01 tháng 10 năm 2007 theo giấy phép kinh doanh số 0103019723 do Sở kế hoạch và Đầu tƣ TP Hà Nội cấp. Bằng tất cả lòng quyết tâm và kiên định theo ý tƣởng “cam kết về chất lƣợng và đem lại sự hài lòng cho ngƣời tiêu dùng”, công ty cổ phần phần đầu tƣ thƣơng mại Khải Nguyên đã từng bƣớc khẳng định vị thế của doanh nghiệp trên thị trƣờng Hà Nội rồi tới thị trƣờng Miền Bắc và lớn hơn là cả nƣớc. - Khởi đầu kinh doanh, Công ty đứng trƣớc bộn bề khó khăn, áp lực. Đội ngũ cán bộ quản lý điều hành của Công ty còn non trẻ, cơ sở vật chất còn hạn chế. Trong kinh doanh, tập thể Ban lãnh đạo Công ty luôn trăn trở xác định: Đối với một đơn vị hoạt động trong lĩnh vực thƣơng mại và cung cấp dịch vụ yếu tố hàng đầu tạo nên sự sống còn và để phát triển đó là: Chất lƣợng và uy tín trong quan hệ với các khách hàng, ngân hàng, mạng lƣới đại lý và. Đây là giải pháp xuyên suốt và đã đƣợc công ty thực hiện tốt kể từ khi thành lập đến nay.
- Đƣợc sự hỗ trợ của các bạn hàng trong và ngoài nƣớc, các Ngân hàng thƣơng mại cũng nhƣ đƣợc sự tin tƣởng của ngƣời tiêu dùng, việc kinh doanh của Công ty ngày càng thuận lợi và phát triển. Trong quá trình kinh doanh, công ty đã kịp thời nắm bắt nhu cầu thị trƣờng, chủ trƣơng, chính sách của Đảng, Nhà nƣớc và đã mạnh dạn đầu tƣ sang các lĩnh vực khác, đa dạng hoá sản xuất kinh doanh.
26
2.1.2 Đặc điể ộ máy quản lý
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT GIÁM ĐỐC PHÒNG PHÒNG PHÒNG KẾ HÀNH KINH
TOÁN CHÍNH DOANH
-
Đại hội đồng cổ đông gồm tất cả cổ đông có quyền biểu
quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của công ty cổ phần. Đại hội đồng cổ đông có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn sau đây:
Thông qua định hƣớng phát triển và báo cáo tài chính hàng năm của công ty. Quyết định và thông qua các quyết định liên quan đến cổ phần, mức cổ tức hàng năm; đầu tƣ hoặc bán tài sản cố định có giá trị lớn hơn 50% giá trị tài sản đƣợc ghi trong báo cáo tài chính gần nhất; sửa đổi bổ sung điều lệ công ty, tổ chức, giải thể công ty.
Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm, xem xét xử lý các vi phạm của thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát gây thiệt hại cho công ty và cổ đông công ty. -
: Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền
nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị có các quyền và nhiệm vụ sau đây:
27
Quyết định chiến lƣợc, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty.
Quyết định chào bán cổ phần mới trong phạm vi số cổ phần đƣợc quyền chào bán của từng loạ, quyết định huy động thêm vốn theo hình thức khác.
Quyết định mua lại cổ phần theo quy định tại khoản 1 Điều 91 của Luật này. Quyết định phƣơng án đầu tƣ và dự án đầu tƣ trong thẩm quyền và giới hạn theo quy định của Luật này hoặc Điều lệ công ty.
Giám sát, chỉ đạo Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và ngƣời quản lý khác trong điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty.
Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty.
Duyệt chƣơng trình, nội dung tài liệu phục vụ họp Đại hội đồng cổ đông, triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông hoặc lấy ý kiến để Đại hội đồng cổ đông thông qua quyết định;
Trình báo cáo quyết toán tài chính hằng năm lên Đại hội đồng cổ đông;
Kiến nghị mức cổ tức đƣợc trả; quyết định thời hạn và thủ tục trả cổ tức hoặc xử lý lỗ phát sinh trong quá trình kinh doanh;
Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của Luật này và Điều lệ công ty. -
Kiểm soát toàn bộ hệ thống tài chính và việc thực hiện các quy chế của công ty: Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính.Thẩm định báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính theo các định kỳ của công ty, báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị lên Đại hội đồng cổ đông tại cuộc họp thƣờng niên.
Xem xét sổ kế toán và các tài liệu khác của Công ty, các công việc quản lý, điều hành hoạt động của Công ty bất cứ khi nào nếu xét thấy cần thiết hoặc theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông. Kiểm tra bất thƣờng: Khi có yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông, Ban Kiểm soát thực hiện kiểm tra trong thời hạn bảy ngày làm việc, kể từ ngày nhận đƣợc yêu cầu. Trong thời hạn mƣời lăm ngày, kể từ ngày kết thúc kiểm tra, Ban kiểm soát phải báo cáo giải trình về những vấn đề đƣợc yêu cầu kiểm tra đến Hội đồng quản trị và cổ đông và nhóm cổ đông có yêu cầu.
Can thiệp vào hoạt động công ty khi cần: Kiến nghị Hội đồng quản trị hoặc Đại Hội đồng Cổ đông các biện pháp sửa đổi, bổ sung, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của công ty.
Khi phát hiện có thành viên Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng Cổ đông, Tổng Giám đốc vi phạm nghĩa vụ của ngƣời quản lý công ty phải thông báo ngay bằng 28
văn bản với Hội đồng quản trị, yêu cầu ngƣời có hành vi vi phạm chấm dứt hành vi vi phạm và có giải pháp khắc phục hậu quả.
-
Là ngƣời đƣợc Hội đồng quản trị đề ra để điều hành hoạt động của công
ty và chịu trách nhiệm trƣớc Hội Đồng quản trị về hoạt động của Công ty. Là ngƣời nắm giữ quyền hành cao nhất, chịu trách nhiệm chỉ đạo điều hành chung toàn bộ các hoạt động của Công ty một cách trực tiếp hoặc gián tiếp qua phó tổng giám đốc và các phòng ban. Giám đốc có chức năng, nhiệm vụ sau:
Quyết định phƣơng hƣớng, kế hoạch, dự án sản xuất, kinh doanh, hợp tác đầu tƣ, liên doanh liên kết, tổ chức bộ máy điều hành, kế hoạch đào tạo cán bộ và đề cử Phó tổng giám đốc, Kế toán trƣởng, bổ nhiệm, bãi miễn trƣởng, phó phòng công ty. Phê chuẩn quyết toán của các đơn vị, bộ phận và tổng duyệt quyết toán của Công ty. Báo cáo kết quả sản xất kinh doanh của Công ty và thực hiện nộp ngân sách hàng năm theo quy định của pháp luật.
-
Tổ chức hạch toán kinh tế về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo QĐ số 48/2006, tổng hợp kết quả kinh doanh, lập báo cáo kế toán, phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh phục vụ cho việc kiểm tra thực hiện kế hoạch của công ty.
Theo dõi, đối chiếu chấm công lƣơng hàng tháng. Quản lý vận hành hệ thống phần mềm, sổ sách kế toán theo quy định, quản lý vật tƣ sản xuất, làm thủ tục nhập xuất, cấp phát vật tƣ – dụng cụ sản xuất, trang bị bảo hộ lao động, thống kê định kì hàng hóa – sản phẩm, vật tƣ, tài sản khác.
Thực hiện quyết toán tháng, 6 tháng, năm đúng tiến độ và phối hợp với các phòng chức năng khác của Công ty để hạch toán lỗ lãi cho từng bộ phận sản xuất kinh doanh.
Có quyền tham mƣu, đề xuất với ban lãnh đạo công ty về việc thực hiện các chế độ quản lý tài chính, tiền tệ, các khoản thu, chi theo quy định của bộ tài chính và Ủy ban nhân dân thành phố.
-
Nghiên cứu, soạn thảo các nội quy, quy chế về tổ chức lao động trong nội bộ Công ty.
Giải quyết các thủ tục về việc hợp đồng lao động, tuyển dụng, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cho thôi việc đối với nhân viên.
Phối hợp với Ban chấp hành công đoàn, soạn thảo thỏa ƣớc lao động tập thể hàng năm.
Tham mƣu cho Giám đốc trong việc giải quyết chính sách, chế độ đối với ngƣời lao động theo quy định của Bộ luật Lao động. Theo dõi, giải quyết các chế độ, chính sách về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, tai nạn lao động, hƣu 29
trí, chế độ nghỉ việc do suy giảm khả năng lao động, các chế độ chính sách khác có liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ cho cán bộ, nhân viên.
Nghiên cứu, đề xuất các phƣơng án cải tiến tổ chức quản lý, sắp xếp nhân viên cho phù hợp với tình hình phát triển kinh doanh.
Lập kế hoạch, chƣơng trình đào tạo hàng năm và phối hợp với các phòng ban nghiệp vụ thực hiện.
Giải quyết các thủ tục chế độ chính sách khi cử ngƣời đi học, đào tạo, bồi dƣỡng kiến thức.
-
Xây dựng chiến lƣợc phát triển sản xuất kinh doanh của Công ty trong từng giai đoạn.
Tham mƣu xây dựng kế hoạch đầu tƣ và thực hiện lập các dự án đầu tƣ.
Chủ trì lập kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty trong từng tháng, quý, năm và kế hoạch ngắn hạn, trung hạn, dài hạn theo yêu cầu của lãnh đạo Công ty.
Thống kê, tổng hợp tình hình thực hiện các công việc sản xuất kinh doanh của Công ty và các công tác khác đƣợc phân công theo quy định.
Phân tích đánh giá kết quả việc thực hiện kế hoạch tháng, quý, năm. Trên cơ sở đó dự thảo báo cáo tổng kết kế hoạch quý, năm, rút ra những mặt mạnh, yếu, tìm nguyên nhân để phát huy ƣu điểm, khắc phục nhƣợc điểm.
Soát xét hồ sơ Tham mƣu cho Giám đốc thẩm duyệt về dự toán, thanh quyết toán khối lƣợng thực hiện hoạt động công ích, sản xuất - thƣơng mại - dịch vụ, các dự án đầu tƣ xây dựng công trình, mua sắm thiết bị, khắc phục bão lụt để trình cấp có thẩm quyền duyệt.
-
Xây dựng các kênh thông tin để khách hàng có thể tiếp can dễ dàng các thông tin về công ty, tính năng sản phẩm, giá cả, phƣơng thức thanh toán… Đầu mối nhận mọi thông tin về khiếu nại của khách hàng, đƣa ra phƣơng hƣớng xử lý, trình Trƣởng phòng bán hàng xin ý kiến, thảo luận tại cuộc họp giao ban. Phối hợp với phòng marketing để thực hiện các chƣơng trình quảng cáo khuyến mãi, phân tích kỹ những lợi ích của khách hàng khi nhận đƣợc, quy trình thủ tục nhận nhằm phát huy cao nhất hiệu quả của kế hoạch marketing theo mục tiêu đề ra.
Lên kế hoạch để thăm hỏi khách hàng VIP, khách hàng mua sỉ, khách hàng thƣờng xuyên của công ty. Tổ chức thực hiện, kiểm tra, giám sát và điều chỉnh kế hoạch. Ghi nhận ý kiến của khách hàng để cải tiến công việc.
Chủ động lập kế hoạch tăng quà cho khách trong các dịp lễ, tết, ngày khai trƣơng, ngày thành lập của khách hàng (phối hợp với từng kênh bán hàng để tổ chức thực hiện).
30
Theo dõi kế hoạch bảo hành sản phẩm, kiểm tra kế hoạch bảo hành, hoạt động bảo hành, hoạt động bảo trì sửa chữa để nắm đƣợc mức thoã mãn của công ty với hoạt động này.
Tổ chức thực hiệ
ức thoả mãn của khách hàng 2 lần/năm. Báo cáo kết
quả Trƣởng phòng bán hàng, tìm hiểu nguyên nhân gây ra các đánh giá không tốt, chƣa đạt củ
2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và tổ chức công tác kế toán tại công ty 2.1.3.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế
–
( -
Kế toán trƣở
ọng trong hệ thống Tài chính của công ty và
các doanh nghiệp, là thành viên của Ban giám đốc, là ngƣời đƣợc bổ nhiệm đứng đầu bộ phận kế toán. Kế toán trƣởng còn là ngƣời chỉ đạo chung và tham mƣu chính cho lãnh đạo về tài chính và các chiến lƣợc tài chính, kế toán cho doanh nghiệp. Kế toán trƣởng là ngƣời hƣớng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra, điều chỉnh những công việc mà các kế toán viên đã làm sao hợp lý nhất (có lợi cho doanh nghiệp mà vẫn hợp pháp). Kế toán trƣởng luôn đứng dƣới, làm việc dƣới quyền Giám đố
ệm vụ: 31
nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động vận doanh của công ty, trên cơ sở không ngừng cải tiến tổ chức bộ máy và tuân thủ Pháp lệnh kế toán thống kê. Thiết lập đầy đủ và gửi đúng hạn các báo cáo kế toán, thống kê và quyết toán theo qui định của Nhà nƣớc và Điều lệ Công ty.
Hoạch định, tổ chức, kiểm tra, duy trì và đổi mới theo hƣớng hiệu quả các nghiệp vụ kế toán quản trị.
Tổ chức chỉ đạo việc kiểm kê, đánh giá chính xác tài sản cố định, công cụ dụng cụ, tiền mặt, thành phẩm, hàng hóa, từ kết qủa kiểm kê, đánh giá tình hình sử dụng và quản lý vốn cũng nhƣ phát hiện kịp thời các trƣờng hợp làm sai nguyên tắc quản lý tài chính kế toán hoặc làm mất mát, gây hƣ hỏng, thiệt hại, đề ra các biện pháp xử lý và quản lý phù hợp.
Tổ chức kiểm tra, kiểm soát các hợp đồng kinh tế của Công ty nhằm bảo vệ cao nhất quyền lợi của Công ty.
Tập hợp các số liệu từ kế toán chi tiết tiến hành hạch toán tổng hợp, lập các báo biểu kế toán, thống kê, tổng hợp theo qui định của nhà nƣớc và Công ty.
Kiểm tra, kiểm soát, giám sát, tự kiểm tra nội bộ, hậu kiểm tình hình hoạt động tài chính của chi nhánh, kiểm tra việc chấp hành các qui định ghi chép sổ sách, chứng từ quản lý tiền hàng.
Lập, in các báo cáo tổng hợp, báo cáo chi tiết các tài khoản, bảng cân đối tài khoản, báo cáo cân đối tiền hàng theo đúng qui định.
- K
Theo dõi số lƣợng hàng hoá, sản phẩm, lao vụ, dịch vụ đã đƣợc xác định tiêu thụ. Doanh thu phải đựợc theo dõi chi tiết cho từng loại hình kinh doanh kể cả doanh thu bán hàng nội bộ. Trong từng loại doanh thu phải chi tiết cho từng loại sản phẩm, lao vụ, dịch vụ nhằm phục vụ cho việc xác định đầy đủ, chính xác kết qủa kinh doanh theo yêu cầu quản lý tài chính và lập báo cáo kết qủa hoạt động kinh doanh của công ty. - 32
Lập chứng từ thu- chi cho các khoản thanh toán của công ty đối với khách hàng và các khoản thanh toán nội bộ. Phản ánh vào các sổ sách liên quan đến phần hành kế toán hàng ngày và đối chiếu với sổ quỹ
Kiểm tra tồn quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng của công ty hàng ngày và cuối tháng.Theo dõi các khoản tạm ứng.
Theo dõi các khoản công nợ phải thu, phải trả của khách hàng. Lập danh sách khoản