THỰC TRẠNG CHIẾN LƯỢC THỊ TRƯỜNG CỦA CÔNG TY THIẾT BỊ ĐO LƯỜNG VÀ KIỂM NGHIỆM
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY
• Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các bộ phận
a) Hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị có các chức năng, quyền hạn sau:
- Quyết định chiến lược phát triển kinh doanh và ngân sách hàng năm của Công ty trên cơ sở các mục đích chiến lược do các cổ đông góp vốn thông qua.
- Chào bán cổ phần mới trong phạm vi số cổ phần được chào bán của từng loại; quyết định huy động thêm vón theo hình thức khác – theo nghị quyết của các cổ đông góp vốn.
- Quyết định phương án đầu tư dưới 50% vốn điều lệ; duyệt các dự toán, Các phòng Kỹ thuật Phòng Kế hoạch, Tài chính, XNK Các phòng Kinh doanh Phòng Tổ chức Hành chính Hệ thống cửa hàng Hệ thống văn phòng đại diện, chi nhánh GIÁM ĐỐC Phó Giám Đốc HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
thiết kế và quyết toán của các công trình đầu tư đã thông qua tại các cổ đông góp vốn.
- quyết định các giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ - thông qua các hợp đồng mua, bán, vay, cho vay và các loại hợp đồng khác có giá trị từ 50% vốn điều lệ trở lên.
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Giám đốc, các Phó giám đốc và kế toán trưởng của Công ty; quyết định mức lương và các lợi ích khác của Ban giám đốc. Duyệt danh sách bổ nhiệm các chức danh quản lý khác ( do Tổng giám đốc đề nghị ). Trường hợp các cổ đông góp vốn kiêm giám đốc thì mức lương và mức thưởng của giám đốc do HĐQT đề nghị, các cổ đông góp vốn quyết định.
- Quyết định cơ cấu tổ chức bộ máy; quy chế quản lý nội bộ công ty; quyết định thành lập hoặc giải thể chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần của các doanh nghiệp khác.
- Quyết định giá chào bán cổ phần và trái phiếu của Công ty; định giá tài sản góp vốn không phải là tiền Việt Nam, ngoại tệ tự do chuyển đổi, vàng.
- Quyết định mua lại không quá 10% số cổ phần đã bán; bán tài sản cố định có giá trị dưới 50% vốn điều lệ.
- Quyết định các định mức kinh tế kỹ thuật – tài chính - kế hoạch kinh doanh hàng năm – các dự án phát triển cơ sở vật chất – các hoạt động đối ngoại (mời đoàn ra, đoàn vào )… do giám đốc Công ty đệ trình. - Quyết định ban hành các quy chế về: tiền lương, khen thưởng, kỷ luật,
tuyển dụng, cho thôi việc người lao động của Công ty phù hợp với quy định của pháp luật. Quyết định mức bồi thường vật chất khi nhân viên gây thiệt hại cho Công ty.
- Ấn định về việc trích lập quỹ thuộc thẩm quyền và cách thức sử dụng quỹ theo quyết định của các cổ đông góp vốn.
- HĐQT có thể đình chỉ các quyết định của giám đốc nếu xét thấy trái pháp luật, vi phạm điều lệ, nghị quyết và các quy định của HĐQT. - Xem xét và uỷ quyền cho giám đốc ký kết các hợp đồng kinh tế giao
dịch dân sự cũng như khởi kiện các vụ án có liên quan đến quyền lợi và tài sản của Công ty.
- Xem xét quyết định việc chuyển nhượng các cổ phiếu ghi danh.
- HĐQT không được phép - trực tiếp hay gián tiếp – cho vay hay cho mượn tài sản Công ty để thế chấp hoặc bảo lãnh hộ cho các đối tượng:
+ Cổ đông của Công ty.
+ Những người trong HĐQT, Ban kiểm soát, giám đốc, phó giám đốc Công ty.
+ Những doanh nghiệp khác mà một hay nhiều chủ doanh nghiệp đó đang là cổ đông của Công ty này.
+ Một thành viên HĐQT sẽ không được biểu quyết đối với bất kỳ hợp đồng giao dịch hoặc đề xuất nào mà trong đó thành viên đó có lợi ích mâu thuẫn với lợi ích của Công ty.
Trách nhiệm của HĐQT:
HĐQT chịu trách nhiệm trước các cổ đông góp vốn về các việc sau: - Sau các cổ đông góp vốn thành lập, HĐQT có trách nhiệm tiếp nhận
bàn giao toàn bộ lao động, tài sản, tiền vốn, các hồ sơ tài liệu của Công ty và các công việc còn lại của Ban đổi mới doanh nghiệp Công ty. HĐQT hoàn tất các thủ tục còn lại và chịu trách nhiệm trước pháp luật về các việc đó.
- Quản trị Công ty theo đúng pháp luật của Nhà nước, điều lệ và nghị quyết của các cổ đông góp vốn, HĐQT phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và bồi thường thiệt hại cho những vi phạm pháp luật, vi phạm điều lệ, những sai lầm trong quản trị gây thiệt hại cho Công ty.
- Chỉ đạo, kiểm tra, giám sát toàn bộ các hoạt động của giám đốc Công ty để đảm bảo thực hiện các nghị quyết, quyết định của HĐQT và các cổ đông góp vốn.
- Khi có yêu cầu, HĐQT có trách nhiệm cung cấp và công bố các thông tin, tài liệu cần thiết; trả lời các câu hỏi chất vấn của Ban kiểm soát, các cổ đông và các cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền theo luật định và theo điều lệ này.
- Chuẩn bị chương trình, nội dung tài liệu và tổ chức các cổ đông góp vốn định kỳ, bất thường hoặc thực hiện các thủ tục hỏi ý kiến để các cổ đông góp vốn thông qua quyết định.
động của mình và đặc biệt về việc giám sát đối với giám đốc và các nhân viên quản lý tài chính khác trong năm tài chính. Báo cáo tài chính của Công ty chỉ có giá trị khi được HĐQT thông qua.
- Trình các cổ đông góp vốn quyết định các vấn đề thuộc thẩm quyền các cổ đông góp vốn.
b) Chức năng, quyền hạn và nhiệm vụ của Ban kiểm soát
Tham vấn cho HĐQT về việc chỉ định kiểm toán, phí kiểm toán và mọi vấn đề lien quan đến huỷ bỏ hợp đồng kiểm toán; thảo luận với kiểm toán viên về tính chất và phạm vi kiểm toán.
Trưởng Ban kiểm soát có trách nhiệm phân công các thành viên phụ trách từng loại công việc kiểm soát.
Mỗi thành viên dưới sự chỉ đạo và phân công của Trưởn Ban kiểm soát có trách nhiệm và quyền hạn như sau:
+ Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong ghi chép sổ sách kế toán, báo cáo tài chính, và các sổ sách quan trọng khác như: sổ danh sách cổ đông , sổ ghi tên biên bản họp các cổ đông góp vốn, họp HĐQT… và kiến nghị xử lý, khắc phục các sai phạm nếu có.
+ Thẩm định báo cáo tài chính hàng quý, hàng năm của Công ty, kiểm tra từng vấn đề cụ thể liên quan đến quản lý, điều hành hoạt động Công ty.
. Khi các thành viên Ban kiểm soát xét thấy cần thiết; . Khi có quyết định của các cổ đông góp vốn;
. Khi có yêu cầu của HĐQT;
. Khi có yêu cầu của cổ đông đa số, cổ đông sáng lập.
+ Việc kiểm tra quy định trên không được gây cản trở hoạt động bình thường của HĐQT, không được gây gián đoạn trong điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty.
+ Hàng quý thông báo với HĐQT về kết quả hoạt động kiểm soát – tham khảo ý kiến của HĐQT trước khi trình bày các báo cáo, kết luận và kiến nghị với các cổ đông góp vốn.
+ Báo cáo với các cổ đông góp vốn:
. Về tính chính xác, trung thực, hợp pháp của việc ghi chép, lưu giữ chứng từ, lập sổ kế toán, báo cáo tài chính và các báo cáo khác.
hành các quy chế, quyết định quản lý, đièu hành hoạt động của Công ty. - Kiến nghị biện pháp bổ xung, sửa đổi, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý,
điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty.
- Được quyền yêu cầu các Thành viên HĐQT, giám đốc và các nhân viên quản lý, phòng ban nghiệp vụ cung cấp và giải trình tất cả những thông tin và tài liệu có liên quan đến hoạt động của Công ty theo yêu cầu của Ban kiểm soát.
- Trưởng Ban kiểm soát hoặc người trong Ban kiểm soát được uỷ quyền, được tham dự các cuộc họp HĐQT, phát biểu ý kiến và có những kiến nghị nhưng không tham gia biểu quyết. Nếu có ý kiến khác với quyết định của HĐQT thì Ban kiểm soát có quyền yêu cầu ghi ý kiến của mình vào biên bản phiên họp và được trực tiếp báo cáo trước các cổ đông góp vốn gần nhất.
- Báo cáo với các cổ đông góp vốn về những sự kiện tài chính bất thường, những ưu khuyết điểm trong quản lý tài chính của HĐQT và Tổng giám đốc với các ý kiến độc lập của mình. Chịu trách nhiệm cá nhân về những đánh giá và kết luận của mình.
- Ban kiểm soát tập hợp các thắc mắc, kiến nghị của cổ đông. Nếu Ban kiểm soát không giải quyết được thì yêu cầu HĐQT giải quyết.
- Ban kiểm soát có quyền yêu cầu HĐQT họp phiên bất thường, hoặc yêu cầu HĐQT triệu tập các cổ đông góp vốn bất thường khi thấy cần. - Ban kiểm soát, từng thành viên Ban kiểm soát không được tiết lộ bí mật
Công ty.
- Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của Luật doanh nghiệp và điều lệ của doanh nghiệp.
- Sau các cổ đông góp vốn thành lập, Ban kiểm soát bắt đầu tiến hành kiểm soát ngay quá trình triển khai và hoàn tất thủ tục thành lập Công ty để Công ty đi vào hoạt động chính thức.
c) Ban giám đốc
Chức năng, quyền hạn và nhiệm vụ của Giám đốc:
- Quyết định cao nhất về tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của Công ty.
quyền từ chối thực hiện những nghị quyết của HĐQT nếu các quyết định này trái với pháp luật, Điều lệ của Công ty và các nghị quyết của các cổ đông góp vốn.
- Bổ nhiện, bãi nhiệm và cách chức các chức danh quản lý trong Công tytheo phê duyệt của HĐQT, trừ các chức danh do HĐQT quyết định. - Đề nghị, trình mức lương, thưởng phạt và các chế độ phúc lợi đối với
người lao độngtrong Công ty, kể cả các cán bộ thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của giám đốc.
- Xây dựng kế hoạch, chương trình hoạt động vấcc phương án bảo vệ, cạnh tranh khai thác nguồn lực của Công ty – các phương án huy động vốn cho Công ty để đệ trình HĐQT phê duyệt.
- Xây dựng và đẹ trình HĐQT phương án kinh doanh dịch vụ của Công ty – các dự án đầu tư của Công ty nhằm hạn chế rủi ro và phù hợp theo điều kiện kinh tế từng thời kỳ.
- Đệ trình HĐQT phê duyệtkế hoạch đầu tư gián tiếp( mua cổ phiếu, trái phiếu ), hoặc đầu tư trực tiếp vào các dự án hợp tác đầu tư với các bên trong và ngoài nướcbằng nguồn vốn do Công ty quản lý.
- Xây dựng và đệ trình HĐQT ban hành các quy chế, quy định, định mức kinh tế – kỹ thuật, đơn giá nguyên vật liệu, vật tư và giá dịch vụ trong nội bộ Công ty. Thực hiện và kiểm tra các phòng ban, các đơn vị trực thuộc thực hiện quy chế, quy định về định mức, tiêu chuẩn, đơn giá… - Chịu trách nhiệm thực hiện các nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nước và
lập phương án phân phối, sử dụng lợi nhuân còn lại của Công ty đệ trình HĐQT phê duyệt.
- Xây dựng và trình HĐQT phê duyệt chế độ bộ máy Công ty và phương án điều chỉnh, tổ chức, thành lập hoặc giải thể các đưn vị trực thuộc trong Công ty.
- Ban hành các quyết định, ký kết các hự đồng kinh tế theo sự phân cấp của HĐQT- tổ chức, điều hành phối hựp các hoạt động của Công ty theo phương hướng kế hoạch của HĐQT đề ra. Đề xuất với HĐQT cách giải quyết các vấn đề phát sinh ngoài chương trình kế hoạch.
- Đề nghị HĐQT bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm, khan thưởng, kỷ luật phó tổng giám đốc và kế toán trưởng Công ty. Phân công và uỷ nhiệm
Phó giám đốc phụ trách từng lĩnh vực hoạt động.
- Thực hiện chế độ báo cáo thường xuyên và bất thường với HĐQT và Ban kiểm soát. Xây dựng các báo cáo hoạt động, các báo cáo tài chính hành tháng, hàng quý, 06 tháng, năm để trình HĐQT phê duyệt.
- Chịu trách nhiệm trước HĐQT và các cổ đông góp vốn về việc thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn được giao. Phải chuẩn bị các báo cáo theo chương trình nghị sự các cổ đông góp vốn do HĐQT hoặc Ban kiểm soát yuê cầu.
- Đề nghị HĐQT triệu tập cuộc họp bất thường để gải quyết các vấn đề vượt quá quyền hạn giám đốc hoặc những biến động lớn của Công ty. - Được đưa ra quyết định vượt quá thẩm quyền của mình trong các
trường hợp khẩn cấp như thiên tai, địch hoạ, hoả hoạn, sự cố và chịu trách nhiệm về những quyết định đó, đồng thời phải báo ngay cho HĐQT và cơ quan Nhà nước có thẩm quyền để giải quyết tiếp.
- Giám đốc không được làm việc cho bất kỳ một tổ chức hay cá nhân nào khác về lĩnh vực kinh tế.
- Thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn khác do HĐQT quy định
Giúp việc cho Giám đốc có các Phó giám đốc điều hành một số lĩnh vực hoạt động của Công ty. Phó giám đốc chịu trách nhiệm trước HĐQT , trước Giám đốc và pháp luật về các phần việc được phân công và uỷ nhiệm. d) Phòng kinh doanh
Bán hàng, quảng cáo, mở rộng thị trường
− Nghiên cứu, khai thác thiết bị của các hãng bao gồm việc đọc các tài liệu quảng cáo của các thiết bị nhận từ các Hãng, biên dịch lại thành các tài liệu quảng cáo tiếng Việt.
− Theo dõi, nhận định thị trường cho các thiết bị trên, tra cứu các đối tượng khách hàng tiềm năng và tiến hành các bước quảng cáo, tiếp cận khách hàng.
− Lập và hoàn chỉnh các hồ sơ dự thầu.
− Thực hiện việc soạn thảo hợp đồng kinh tế với khách hàng đúng theo nguyên tắc, khả năng cung cấp của hãng với những điều kiện có lợi nhất cho việc giao nhận hàng và nghiệm thu thanh lý hợp đồng sau này.
− Lập đơn đặt hàng chính xác để thực hiện việc mua bán cho hợp đồng đúng số lượng và thời gian. Kiểm tra hàng hóa nhập về cùng với các bộ phận khác theo đúng quy chế quản lý hàng hoá.
− Cùng bộ phận giao hàng kiểm tra số lượng hàng hoá trước khi đóng gói giao hàng.
− Chịu trách nhiệm quan hệ với khách hàng cho tới khi thực hiện xong việc giao hàng và hỗ trợ bộ phận giao hàng ( nếu cần ) trong quá trình giao hàng cho khách hàng. Phối hợp với bộ phận tài chính kế toán trong việc thanh toán hợp đồng.
− Tham gia các đợt triển lãm và quảng cáo thiết bị theo yêu cầu của Giám đốc.
e) Phòng kỹ thuật
Hỗ trợ kỹ thuật, giao hàng, sửa chữa, bảo hành thiết bị • Giao hàng :
- Chuẩn bị thủ tục giao hàng : Căn cứ vào nội dung trong hợp đồng nội để chuẩn bị đầy đủ các tài liệu cần thiết về hàng hoá, biên bản bàn giao thiết bị và các hồ sơ khác theo hợp đồng.
- Chuẩn bị thiết bị : Nghiên cứu các tài liêuj kỹ thuật, thiết lập quy trình sử dụng thiết bị bằng tiếng Việt, cài đặt phần mềm, vận hành thử máy và kiểm tra đầy đủ các linh kiện đảm bảo việc giao hàng được hoàn hảo.
- Làm thủ tục kiểm định thiết bị nếu cần.
- Cùng với cán bộ phụ trách hợp đồng và khách hàng để lập ra lịch giao