a. Chứng từ và tài khoản sử dụng. Trong quá trình hoạch toán chi nhánh sử dụng các TK sau:
TK 641: Chi nhánh bán hàng
TK 911: Xác định kết quả kinh doanh
Tại chi nhánh Điện Quang không sử dụng TK 642 ''chi phí quản lý doanh nghiệp ''
Chứng từ được sử dụng để hoạch toán chi phí bán hàng là phiếu thu phiếu chi…
b. Hạch toán chi phí bán hàng.
* Chi phí bán hàng là chi phí lưu thông, chi phí tiếp thị phát sinh trong quá trình bán hàng gồm có. Chi phí giao dịch, lương nhân viên bán hàng và các chi phí gắn liền với kho bảo quản hàng hoá.
BẢNG TẬP HỢP CHI PHÍ BÁN HÀNG
Tháng 1 năm 2004
Đơn vị tiền: 1000đ Chứng từ
Diễn giải Số tiền
SH Ngày tháng
11 2/1 Anh Thành chi phí xăng dầu công tác 1.000.000
30 5/1 T. Anh Thanh toán tiền thuê xe 900.000
35 6/1 Trang thanh toán mua văn phòng phẩm 45.000 40 17/1 Chị Hương thanh toán tiền nước 48.000
…. …. ….. ….
105 31/1 Chị Hương thanh toán tiền vệ sinh 50.000
Bảng : Sổ chi tiết chi phí bán hàng. Chi nhánh Điện Quang
Địa chỉ
SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ BÁN HÀNG
Tháng 01 năm 2004 Đơn vị tiền: 1.000. Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Số Ngày Nợ Có N ợ Có Dư đầu tháng ……. …. … . …. 11 2/1 Anh Thành CP xăng 111 3.000
30 5/1 T.Anh thanh toán thuê xe ,, 6.900 35 6/1 Trang thanh toán mua VPP ,, 545 40 17/1 Hương thanh toán tiền
nước
480
… … … …
105 31/1 Hương thanh toán tiền VS 50
Cộng phát sinh 20.585 Dư cuối thág …….. …. … . …. Ngày 31 tháng 01 năm 2004 Kế toán trưởng 4. Hạch toán kết quả bán hàng
Song song với việc tổ chức bán hàng, việc xác định chính xác kết quả kinh doanh cũng là một vấn đề quan trọng đối với lãnh đạo chi nhánh Công ty Điện Quang, vì qua kết quả bán hàng, lãnh đạo tại chi nhánh Công ty sẽ biết được thị trường miền Bắc có phải là thị trường tiềm năng đối với công ty hay không để còn đưa ra hướng giải quyết.
Tại chi nhánh Điện quang, kết quả bán hàng được xác định như sau: = - -
Trong đó: = -
Việc đó xác định kết quả bán hàng được thực hiện vào cuối mỗi thãng khi đó kế toán sẽ tính được kết quả bán hàng của tháng đó là lãi hay lỗ.
Trong tháng 1 năm 2004, kế toán chi nhánh Điện Quang đã hạch toán kết quả bán hàng như sau:
* Phản ánh doanh thu bán hàng + Doanh thu bằng tiền mặt. Nợ TK 111 954.468.000
Có TK 511 954.468.000 + Doanh thu bằng tiền gửi ngân hàng Nợ TK 112 516.728.000
Có TK 511 516.728.000 * Doanh thu trả chậm
Nợ TK 131 655.946.000
Có TK 511 655.946.000
* Trong tháng 1 năm 2004 tại chi nhánh không phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu, do đó trong phần này họ phản ánh các khoản giảm trừ doanh thu.
* Kết chuyển doanh thu thuần về bán hàng Nợ TK 511: 2.127.142.000 Có TK 911: 2.127.142.000 * Phản ánh trị giá vốn hàng bán Nợ TK 632: 1561.940.000 Có TK 156: 1561.940.000 * Kết chuyển giá vốn hàng bán Nợ TK 911 : 1561.940.000 Có TK 632: 1561.940.000 * Kết chuyển CPBH Nợ TK 911: 20.585.000
Có TK 641: 20.585.000
Kết quả tiêu thụ tháng 1 năm 2004 được xác định như sau:
Kết quả tiêu thụ = 2.127.142.000 - 1561.940.000- 20.585.000 = 544.617.000
Sau đó kế toán ghi.
Nợ TK 911: 868.951.000
Có TK 421: 868.951.000
Như vậy, kết quả kinh doanh của chi nhánh Công ty trong tháng 1 năm 2004 là có lãi. Kế tóan phản ánh tổng hợp tính hình tiêu thụ hàng hoá, tình hình thanh toán với người mua kết quả lãi của Công ty trong tháng 1 năm 2004 trên NKCT số 8 như sau.
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 8 Ghi có các TK: 156,511,131,632,641,911 Tháng 1năm 2004 Đơn vị tiền:1.000đ STT SHTK Ghi nợ Các TK ghi có Các TK ghi nợ 156 131 511 632 641 911 Tổng cộng 1` 111 Tiền mặt 954.468 954.468
2 112 Tiền gửi ngân hàng 516.728 516.728
3 131 Phải thu khách hàng 655.946 655.946 4 511 Doanh thu bán hàng 2.127.14 2 2.127.142 5 632 Giá vốn hàng bán 1561.94 0 1.561.946 6 Xác định kết quả kinhdoanh 1561.940 20.585 1.582.525 Tổng cộng 1561.94 0 2127.142 1561.940 20585 2127142 Ngày 31 tháng 01 năm 2004
Sau khi phản ánh tổng quát tình hình tiêu thụ hàng hoá trên TKCT số 8 cuối tháng kế toán mở sổ cái TK 632 để xác định giá vốn hàng đã bán ra trong tháng. Bảng 12. Sổ cái TK 632. SỔ CÁI TK 632 Đơn vị tiền: 1.000đ Ghi có các TK đối ứng Nợ TK này T1 T2 T3 … Cộn g NKCT số 8 (ghi có TK 156) 1561.94 0 Cộng phát sinh bên nợ 1561.94 0 Cộng phát sinh bên có 1561.94 0 Số dư Nợ 0 Có 0 Ngày 31 tháng 1 năm 2004
Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đồng thời với việc mở sổ cái TK 632, kế toán mở sổ cái TK 511 cũng dựa trên NKCT số 8.
Bảng 13: Sổ cái TK 511
Số dư đầu tháng: Dư nợ Dư có SỔ CÁI TK 511 Đơn vị tiền: 1.000đ Ghi có các TK ứng nợ TK này T1 T2 T3 … Cộng NCCT số 8 ghi có NC 911 2.127.142 Cộng phát sinh bên nợ 2.127.142 Cộng phát sinh bên có 2.127.142 Số dư Nợ 0 Có 0 Ngày 31 tháng 1 năm 2004
(ký, họ tên) (ký, họ tên)
Trong trường hợp có các khoản giảm trừ doanh thu kế toán mở sổ cài nc 5213 để theo dõi song tháng một tại chi nhánh Điện Quang không phát sinh những khoản giảm trừ doanh thu do đó trong phần này không đề cập tới.
Để xác định kết quả kinh doanh tức là xác định xem doanh nghiệp lãi bao nhiêu, lỗ bao nhiêu. Vì vậy cuối tháng doanh nghiệp phải mở sổ chi tiết TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh.
SỔ CHI TIẾT XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TK 911 Đơn vị tiền: 1000 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK Đ/Ư Số phát sinh Số dư SH NT Có Nợ
31/1 k/c doanh thu thuần 511 2127142
k/c giá vốn hàng bán 632 1561.940
k/c chi phí bán hàng 641 20.585
Cộng
Ngày 31 tháng 1 năm 2004
Người ghi sổ Kế toán trưởng
(ký, họ tên) (ký, họ tên)
Để phục vụ yêu cầu quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh hàng tháng, kế toán chi nhánh Điện Quang lập một số báo cáo tài chính sử dụng trong nội bộ công ty (báo cáo quản trị) trong đó có báo cáo kết quả kinh doanh.
BÁO CÁO KẾT QUẢ KINH DOANH Tại chi nhánh điện quang
Tháng 1 năm 2004
Đơn vị tiền: 1000đ Chỉ tiêu Số tiền
Tổng doanh thu bán hàng 2.127.142
Doanh thu thuần về bán hàng 2.127.142
Giá vốn hàng bán 1561.940
Chi phí bán hàng 20.585
MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÀN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ
BÁN HÀNG TẠI CHI NHÁNH ĐIỆN QUANG
1. Nhận xét chung về tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại chi nhánh công ty Điện Quang.
Một trong những vẫn đề cơ bản mà các nhà lãnh đạo doanh nghiệp hiện nay quan tâm đó là làm sao có thể đứng vững được trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh khốc liệt. Muốn làm được như vậy thì doanh nghiệp phải đưa được nhiều sản phẩm của mình ra thị trường và được người tiêu dùng chấp nhận, có như vậy thì doanh nghiệp mới có thể thu hồi được vốn để bù đắp chi phí và có lãi. Để làm được như vậy thì doanh nghiệp phải tổ chức tốt công tác kế toán bán hàn và xác định kết quả bán hàng.
Sau một thời gian thực tập tại chi nhánh công ty Điện Quang, được quan sát thực tế công tác kế toán của chi nhánh.Tuy khả năng còn hạn chế song với kiến thức đã học tại trường em xin đưa ra một vài nhận xét của mình về công tác kế toán chung và công tác kế toán bán hàng và xác đinh kết quả bán hàng nói riêng tại chi nhánh công ty như sau:
1.1 Những kết quả đạt được.
* Về bộ máy kế toán:
- Tại chi nhánh công ty có đội ngũ kế toán nhiệt tình, trình độ chuyên môn cao, nghiệp vụ vững vàng, sử dụng vi tính thành thạo giúp cho công việc kế toán nhanh gọn và chính xác.
- Việc tổ chức bộ máy kế toán như hiện nay đảm bảo sự thống nhất đối với công tác kế toán, giúp cho kế toán phát huy đủ vai trò, chức năng của mình.
* Về hình thức kế toán.
Do đội ngũ nhân viên kế toán trong chi nhánh có trình độ chuyên môn vững vàng nên công ty sử dụng hình thức nhật ký – chứng từ. Hình thức này
có ưu điểm: Căn cứ chứng từ để ghi sổ kế toán rõ ràng, không phát sinh việc ghi trùng lặp, khối lượng công việc ghi sổ kế toán ít vì tận dụng ưu thế của bản tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, công việc kiểm tra đối chiếu không bị dồn vào cuối kỳ kế toán, áp dụng hình thức này công ty giảm được lao động trong phòng kế toán mà vẫn cung cấp nhanh nhất, chính xác nhất những thông tin kinh tế phục vụ cho quản lý điều hành doanh nghiệp nói chung và tình hình tiêu thụ hàng hóa của chi nhánh nói riêng.
* Việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán.
Chi nhánh công ty hiện nay vận dụng hệ thống tài khoản kế toán dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ theo quyết định ( có sửa đổi và bổ xung ) số 144/ 2001/ QĐ - BTC ngày 21 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ tài chính
Những vấn đề đặt ra cùng quan tâm.
Mặc dù công tác kế toán tại chi nhánh Điện Quang đã đáp ứng được yêu cầu quản lý về hai khía cạnh là tuân thủ chuẩn mực kế toán và phù hợp với tình hình quản lý thực tế của công ty song vẫn còn một số điều tồn tại trong công tác kế toán đặc biệt là công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng.
* Về phương pháp tính giá vốn hàng xuất kho.
Hiện nay tại chi nhanh đang áp dụng tính giá vốn hàng xuất kho theo giá đích danh, đây là phương pháp được sử dụng trong trường hợp doanh nghiệp quản lý hàng hóa theo từng lô hàng đó. Như vậy vấn đề đặt ra đó là nếu lô hàng nhập vào tháng 1 mà xang tháng 2, tháng 3 tháng 4 chưa tiêu thụ được mà xang tận tháng 5 mới tiêu thụ được vậy thì trong 5 tháng đó hàng vẫn để ở trong kho mà khi xuất ra vẫn tính theo giá ban đầu thì doanh nghiệp sẽ không thu hồi được khoản chi phí kho bãi để hàng.
Về việc lập dự phòng các khoản nợ khó đòi.
Mạng lưới tiêu thụ hàng hóa trong thành phố Hà Nội của chi nhành là khá rộng, bên cạnh những khách hàng thường xuyên. Chi nhành luôn mở rộng
quan hệ tìm ra khách hàng mới. Do đó cũng thường phát sinh những khỏan nợ khó đòi, song hiện nay công ty lại không trích lập dự phòng phải thu khó đòi.
* Về hình thức sổ kế toán
Hiện nay Công ty sử dụng các loại sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chứng từ, tuy có ưu điểm nhưng hình thức này không thuận tiện khi sử dụng như: Mẫu sổ phức tạp cồng kềng không phù hợp với kế toán bằng máy… và đặc biệt không phù hợp với quy mô kinh doanh của chi nhánh. Với đặc điểm là một doanh nghiệp thương mại có quy mô kinh doanh cũng như bộ máy quả lý kinh doanh không lớn, chi nhánh áp dụng chế độ kế tóan ban hành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tuy nhiên trong doanh mục sổ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ không có hình thức sổ kế toán Nhật ký – chứng từ vì hình thức này thường được áp dụng trong các doanh nghiệp lớn, trong kỳ kế toán có phát sinh nhiều nghiệp vụ kinh tế. Nên việc chi nhánh áp dụng hình thức kế toán này là không phù hợp với thực tế công tác kế toán phát sinh ở đơn vị.
Về việc cơ giới hóa công tác kế toán.
Trong công tác tổ chức kế toán, tại chi nhánh Điện Quang đã sử dụng máy vi tính nhưng chỉ đơn thuần là để ghi nhận các chứng từ kinh tế phát sinh trên EXCEL. Để công tác kế toán có thể thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác tiện kiệm thời gian, tinh giảm lao động…Nên chăng chi nhánh Điện Quang nên đưa phần mềm kế toán vào hệ thống thông tin của mình. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp.
1.2 Những nguyên tắc cơ bản của việc hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng.
- Việc hoàn thiện phải đảm bảo tuân thủ đúng chế độ kế tóan và chế độ tài chính hiện hành của nhà nước.
- Các biện phát hoàn thiện đưa ra cần mang tính khả thi có hiệu quả cao nhất với chi phí thấp nhất. Chính vì vậy việc hoàn thiện phải dựa trên nguồn
nhân lực hiện có, bộ máy quản lý Công ty không thay đổi, phù hợp với đặc điểm Công ty.
- Hoàn thiện kế toán phải đảm bảo kết hợp thống nhất giữa kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết. Nguyên tắc này thể hiện ở việc sử dụng khoa học hệ thống tài khoản đảm bảo hiệu quả của công tác kế toán, đồng thời có một hệ thống sổ chi tiết gọn nhẹ và đầy đủ.
- Việc hoàn thiện công tác kế toán phải đảm bảo được việc cung cấp thông tin kịp thời cho cán bộ quản lý.
Tóm lại để đưa hàng hóa của Công ty đến tay người tiêu dùng phải có sự kết hợp hài hòa, sự lỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên trong đó có sự đóng góp không nhỏ của bộ phận kế toán.
1.3 Một số giải pháp cơ bản nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại chi nhánh Điện Quang.
* Giải pháp 1. Về phương pháp tính giá vốn hàng xuất kho.Hiện nay, chin nhánh tính trị giá hàng xuất kho theo phương pháp giá đích danh, phương pháp này đơn giản nhưng khó bù đắp chi phí. Do đó chi nhánh Điện Quang nên áp dụng phương pháp nhập trước xuất trước để tính trị giá hàng xuất kho. áp dụng phương pháp này thì giá trị hàng tồn kho sẽ được phản ánh gần với giá trị hiện tại vì được tính theo giá của những lần nhập kho mới nhất. Cuối kỳ, số lượng hàng hóa không bị tồn kho.
* Giải pháp 2. Về hình thức kế toán.
Hiện nay chi nhánh đang áp dụng hình thức nhật ký – chứng từ. Hình thức này tuy có ưu điểm song cũng khó vì tính hóa công tác kế toán theo xu hướng của thời đại. Theo em chi nhánh nên chuyển sang hình thức nhật ký chung. Theo hình thức này sổ nhật chung đều ghi theo trật tự thời gian toàn bộ nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh ở đơn vị. Nếu đơn vị có khối lượng nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh nhiều các nghiệp vụ cùng loại cũng nhiều thì có thể mở thêm một số nhật ký đặc biệt để ghi các nghiệp vụ cùng loại phát sinh theo trình tự thời gian để định kỳ (5 hoặc 10 ngày) Tổng hợp số
tài liệu ghi sổ cái theo quy định của chế độ kế toán hiện hành. Hình thức này có ưu điểm đơn giản, dễ hiểu, thuận tiện cho phân công, lao động trong phòng kế toán, thuận tiện cho việc sử dụng máy tính trong công tác kế toán.
Chi nhánh Điện Quang hiện nay hoạch toán các nhiệm vụ phát sinh trong quá trình bán hàng và quản lý doanh nghiệp vào chung một tài khoản là TK 641 Chi phí bán hàng Như vậy sẽ gây sự khó khăn và không chính xác khi Tổng Công ty xác định kết quả kinh doanh. Vì vậy chi nhánh Điện Quang nên sử dụng thêm một quyển sổ chi tiết tài khỏan 642 để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh như…
NV1: Tiền nước tháng 1 ghi Nợ TK 642
Có TK 111