IV. QUY TRÌNH THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ THANH TOÁN BẰNG L/C 1 Quy trình mở L/C
Sơ đồ 13.3: Quy trình thanh toán L/C tại Ngân hàng mở L/C.
NHmở L/C mở L/C (7) Thanh toán (6) Telex và bộ chứng từ NH thương lượng (9) Thanh
toán & nhận (5) Bộ chứng (8) Thanhtoán Ngân hàng phát hành L/C NH thông báo thứ nhất VCB Người thụ hưởng Ngân hàng phát hành L/C NH thông báo thứ hai VCB Người thụ hưởng
bộ chứng từ
từ
Sơ đồ 13.4: Quy trình thanh toán L/C tại Ngân hàng chỉ định trên L/C.
Bước 4: Tổ chức xuất khẩu nhận được thư tín dụng do ngân hàng thông báo gởi đến tiến hành kiểm tra và đối chiếu với hợp đồng mua bán ngoại thương đã ký trước đây. Sau khi kiểm tra chặt chẽ L/C nếu đồng ý thì tiến hành giao hàng cho bên nhập khẩu, nếu không đồng ý thì đề nghị bên nhập khẩu điều chỉnh hoạt động bổ sung thêm cho đến khi hoàn chỉnh mới giao hàng.
Đây là khâu quan trọng đối với tổ chức xuất khẩu vì L/C có thể giống hợp đồng và cũng có thể khác hợp đồng, nhưng khi thanh toán thì phải thực hiện đúng theo những điều khoản của L/C. Những nội dung quan trọng cần kiểm tra khi nhận L/C bao gồm:
- Thời gian mở L/C – Thông thường L/C được bên nhập khẩu mở trước ngày giao hàng một thời gian nhất định, để bên xuất khẩu có đủ thời gian cần thiết chuẩn bị hàng hóa gởi đi. Nhưng nếu mở quá sớm trước ngày giao hàng thì bên nhập khẩu bị đọng vốn vì khi mở L/C tổ chức nhập khẩu phải ký quỹ một phần hay toàn bộ giá trị kim ngạch L/C. Do vậy, thường bên nhập khẩu không thích mở L/C quá sớm, nhưng nếu mở quá trễ thì bên xuất khẩu không có đủ thời gian chuẩn bị cho việc giao hàng. Vì vậy thời gian mở L/C cần phải hợp lý cho cả hai bên xuất khẩu và nhập khẩu.
- Ngân hàng mở L/C – Ngân hàng mở L/C là Ngân hàng cam kết, đảm bảo việc thanh toán cho tổ chức xuất khẩu. Vì vậy tổ chức xuất khẩu cần xem xét người đảm bảo (Ngân hàng mở L/C) có uy tín hay không (thái độ chính trị, tiềm lực vốn), trách nhiệm cam kết thanh toán có rõ ràng cụ thể hay không. Ngân hàng này có quan hệ giao dịch lần nào chưa… Nếu chưa an tâm thì có thể yêu cầu có Ngân hàng thứ ba đóng vai trò Ngân hàng xác định để được đảm bảo hơn.
- Loại thư tín dụng – Thư tín dụng có nhiều loại như thư tín dụng có thể hủy ngang (Revocable L/C), thư tín dụng không thể hủy ngang (Irrevocable L/C), thư tín dụng không thể hủy ngang có xác nhận (Confirmerd irrevocable L/C), thư tín dụng chuyển nhượng (Transferable L/C)… Mỗi loại có tính chất sử dụng khác nhau. Hiện nay thì Ngân hàng thường hay sử dụng L/C không thể hủy ngang và L/C có xác nhận. Nếu L/C không ghi rõ là L/C “irrevocable” hay “revocable” thì đó là Irrevocable tức là không được hủy ngang. Tương tự như vậy nếu L/C không ghi rõ L/C “confirmed” thì đó là L/C “inconfirmed” tức là không có xác nhận.
- Ngày và địa điểm hết hiệu lực (date and place of expiry) – Tất cả thư tín dụng đều quy định ngày cuối cùng có hiệu lực cho việc xuất trình chứng từ để thanh toán. Nếu tổ chức xuất khẩu sau khi giao hàng, xuất trình bộ giá trị thanh toán vượt qua ngày giá trị cuối cùng của thư tín dụng sẽ không chấp nhận thanh toán. Vì vậy tổ chức xuất khẩu cần phải nghiên cứu thời hạn hiệu lựa của L/C xem có đủ thời gian để thực hện các khâu chuẩn bị hàng hóa, giao hàng và xuất trình bộ chứng từ thanh toán.
- Kim ngạch L/C (Amount) – Mỗi L/C được định mức bằng một số tiền nhất định. Thông thường kim ngạch L/C bằng giá trị đơn vị hàng hóa (CIF hay FOB…) nhân với số lượng hay trọng lượng hàng hóa.
Ngoài ra để tạo điều kiện cho tổ chức xuất khẩu linh hoạt trong việc gởi hàng hoặc do tính chất của từng loại hàng hóa, kim ngạch L/C được phép quy định xê dịch cộng trừ một số phần trăm nhất định.
- Điều kiện giao hàng – Hàng hóa được phép giao từng phần (Partial shipment) hay không, chuyển tải, cho phép hay không cho phép (Transhipment allwed), hàng hóa phải được giao trên boong tàu (on deck) hay trên khoang tàu (on board) hay chở trần (in bulk).
Lưu ý ngay cả khi L/C không cho phép chuyển tải, ngân hàng sẽ chấp nhận vận đơn ghi rõ việc chuyển tải sẽ xảy ra trong chừng mực mà hàng hóa liên quan gửi bằng các container, moóc (Trailer), sà lan (Lash) như đã chứng minh trong vận đơn.
Thông thường điều kiện giao hàng tùy thuộc khả năng cung ứng hàng của tổ chức xuất khẩu, khả năng nhận hàng của tổ chức nhập khẩu, khả năng vận chuyển của phương tiện vận tải. Vì vậy tùy tình hình thực tế của hàng hóa mà xem xét. Ngoài ra có những trường hợp thư tín dụng quy định hàng hóa gửi đi phải đi phải do tàu container được ghi đích danh trong L/C
Nếu những điều kiện giao hàng trên tổ chức xuất khẩu nhận thấy không thực hiện được thì đề nghị điều chỉnh L/C.
- Địa điểm gửi nhận hàng – Thông thường hàng hóa được gửi trên tàu từ một cảng nước xuất khẩu đến một hay nhiều cảng do nhà nhập khẩu quy định trong thư tín dụng.
- Bộ chứng từ thanh toán – Tổ chức xuất khẩu cần cẩn thận, nghiên cứu xem tổ chức nhập khẩu yêu cầu xuất trình những giấy tờ loại nào, ai cấp, bao nhiêu bản. Khả năng tổ chức xuất khẩu có thể đáp ứng được hay không.
- Điều kiện về hàng hóa – Số lượng, chất lượng, quy cách hàng hóa.
- Điều kiện đặc biệt khác như phí, xác nhận, cách gửi chứng từ… Lưu ý nếu trong telex có câu “Full details to follow” hoặc ghi là “The mail confirmation is to be the operative credit instrument” thì telex chưa có giá trị.
Tóm lại, tổ chức xuất khẩu khi nhận được thư tín dụng cần hết sức thận trọng kiểm tra, phân tích từng điều khoản trước khi tiến hành giao hàng và lập bộ chứng từ thanh toán phù hợp với thư tín dụng. Chỉ cần sai một trong những điều khoản trong L/C thì sẽ không được thanh toán. Do đó nếu không đồng ý ở điều khoản nào thì đề nghị sửa đổi bổ sung. Việc đề nghị có thể thực hiện bằng cách : điện trực tiếp cho các tổ chức nhập khẩu hoặc điện cho Ngân hàng mở L/C thông qua Ngân hàng thông báo. Sau khi thực hiện việc kiểm tra, sửa đổi, bổ sung thư tín dụng được mở hoàn chỉnh, tổ chức xuất khẩu tiến hành nghiệp vụ giao hàng. Thông thường chi phí tu chỉnh L/C bên xuất khẩu chịu.
Bước 5: Sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng, tổ chức xuất khẩu lập bộ chứng từ thanh toán theo đúng điều khoản trong thư tín dụng xuất trình cho ngân hàng thông báo để yêu cầu thanh toán.
Hồ sơ chứng từ gửi Ngân hàng thanh toán gồm có phiếu xuất trình chứng từ thanh toán hàng xuất khẩu và các chứng từ chi tiết phù hợp với những điều khoản ghi trong thư tín dụng.
Bước 6: Ngân hàng phục vụ người xuất khẩu nhận, kiểm tra và xử lý bộ chứng từ do đơn vị xuất khẩu nhập vào.
Khi Ngân hàng bên xuất khẩu (ví dụ Vietcombank) nhận được chứng từ cùng bản gốc L/C do tổ chức xuất khẩu (người hưởng lợi L/C) gửi đến kèm các bản tu chỉnh (nếu có), Ngân hàng bên xuất khẩu Vietcombank cần thực hiện:
• Kiểm tra chi tiết từng loại chứng từ, thanh toán viên sẽ xem lại ngày xuất trình chứng từ có nằm trong thời hạn hiệu lực và đúng theo quy định của L/C hay không?
• Kiểm tra các loại chứng từ đã được xuất trình đầy đủ chưa?
• Cuối cùng kiểm tra tổng quát bằng cách đọc lại L/C một lần nữa để xem bộ chứng từ có điều gì không thỏa mãn L/C không?
Sau khi kiểm tra thì tùy vào tình trạng cụ thể của bộ chứng từ mà Ngân hàng giải quyết như sau:
Bộ chứng từ không có sai sót thì xem xét tiếp nội dung của L/C quy định trả tiền ngay hay là thương lượng để xử lý.
Nếu L/C quy định thực hiện trả tiền ngay thì việc thanh toán bằng L/C bằng cách trả tiền ngay thường có hai không trường hợp:
Trường hợp 1: Trả tiền ngay tại Ngân hàng quy định (thường là Ngân hàng thông báo L/C). Điều này được thể hiện trong L/C bằng câu: “AVAILABLE BY PAYMENT AT ADVISING BANK’S COUNTER” hoặc “AVAILABLE BY PAYMENT AT YOUR COUNTER”. Trong trường hợp này, tại VCB chỉ chiết khấu
cho khách hàng (nếu khách hàng có yêu cầu) mặc dù L/C yêu cầu thanh toán tại Ngân hàng thông báo của nước người thụ hưởng.
Trường hợp 2: Trả tiền tại Ngân hàng phát hành. Trường hợp này Ngân hàng phát hành sẽ tự mình thanh toán toàn bộ chứng từ do Ngân hàng thương lượng gửi đến. Điều này được quy định trong L/C bằng câu: “AVAILABLE BY PAYMENT AT THE ISSUING BANK’S COUNTER” hoặc “AVAILABLE WITH… (tên Ngân hàng phát hành) BY PAYMENT”. Trong trường hợp này, sau kiểm tra bộ chứng từ xong VCB HCM sẽ gửi bộ chứng từ đến Ngân hàng phát hành để họ quyết định việc thanh toán.
Nếu L/C quy định bằng thương lượng. Điều này được quy định trong L/C bằng câu: “AVAILABLE ANY BANK IN BENEFICIARY’S COUNTRY BY NEGOTIATION” hoặc “AVAILABLE WITH ADVISING BANK BY NEGOTIATION”. Đối với loại L/C này VCB HCM sẽ gởi bộ chứng từ và đòi tiền theo phương tiện mà L/C quy định bằng điện (TTR) hoặc bằng thư và có thể chiết khấu cho khách hàng. Về phía Ngân hàng nước ngoài sau khi nhận được bộ chứng từ hợp lệ hoặc nhận được bộ thông báo của VCB HCM tại Ngân hàng mà VCB HCM chỉ định. Cách thức gửi bộ chứng từ và chỉ thị đòi tiền quy định tùy theo một trong hai trường hợp sau:
Trường hợp 1: L/C không cho phép đòi tiền bằng điện. Trong trường hợp này cần xem xét tiếp xem Ngân hàng trả tiền có phải là Ngân hàng phát hành hay không.
Nếu Ngân hàng trả tiền cũng là Ngân hàng phát hành thì Hối phiếu sẽ được ký phát cho Ngân hàng phát hành. Lúc này VCB HCM sẽ gửi bộ chứng từ thanh toán bao gồm Hối phiếu kèm thư Ngân hàng (Covering Schedule) và bộ chứng từ đến cho Ngân hàng phát hành yêu cầu thanh toán. Trong thư Ngân hàng ghi rõ các nội dung sau:
- Chứng nhận các điều khoản của L/C đã được thực hiện đúng. - Số tiền mà Ngân hàng phát hành phải trả.
- Chỉ thị việc trả tiền vào tài khoản của VCB HCM tại Ngân hàng đại lý mà VCB HCM có tài khoản.
Nếu Ngân hàng trả tiền khác Ngân hàng phát hành thì xem xét xử lý tùy theo một trong hai trường hợp:
- L/C quy định gửi Hối phiếu đến Ngân hàng phát hành. Lúc này trên Hối phiếu mục TO và mục DRAWN UNDER thể hiện tên Ngân hàng phát hành. Còn thư Ngân hàng sẽ gửi đến Ngân hàng trả tiền.
- L/C quy định gửi Hối phiếu đến Ngân hàng trả tiền. Trong trường hợp này Hối phiếu được ký phát cho Ngân hàng trả tiền do L/C chỉ định. Lúc đó VCB HCM sẽ gửi Hối phiếu kèm thư đòi tiền và thư Ngân hàng cho Ngân hàng trả tiền mà L/C chỉ định. Còn bộ chứng từ và thư Ngân hàng sẽ được gửi đến Ngân hàng phát hành.
Trường hợp 2: L/C cho phép đòi tiền bằng điện. Điều khoản này rất có lợi cho nhà xuất khẩu vì thời gian mà nhà xuất khẩu nhận được tiền thanh toán rất nhanh (2 – 3 ngày) so với trường hợp đòi tiền bằng thư (5 - 10 ngày).
Nếu ngân hàng trả tiền khác Ngân hàng phát hành thì VCB HCM sẽ đòi tiền Ngân hàng trả tiền bằng Telex hoặc Swift, đồng thời gửi bộ chứng từ kèm theo thư Ngân hàng và bản copy điện đòi tiền đến cho Ngân hàng phát hành. Hối phiếu trong trường hợp này phải được gửi đến cho Ngân hàng phát hành hay Ngân hàng trả tiền tùy theo yêu cầu của L/C. Nếu Hối phiếu gửi cho Ngân hàng trả tiền thì thường gửi sau bức điện đòi tiền, mục đích là giúp cho Ngân hàng trả tiền lưu trữ hồ sơ. Ngoài ra, trong bức điện đòi tiền Ngân hàng phải ghi rõ số L/C, tên Ngân hàng nào phát hành, có lời xác nhận chứng từ phù hợp của VCB… và chỉ thị trả tiền.
Nếu bộ chứng từ có sai sót gì thì tất cả các sai sót hoặc bất hợp lệ của chứng từ đều được thanh toán viên ghi vào phiếu kiểm chứng tứ xuất khẩu, sau đó chia và xử lý sai sót ra thành hai loại: sai sót có thể sửa chữa được và sai sót không thể sửa chữa được.
Các sai sót có thể sửa chữa được – Các lỗi này liên quan đến việc lập chứng từ. Thường có các trường hợp sau:
- Người lập chứng từ đánh nhầm hoặc đánh sai lỗi chính tả cả thông tin trên chứng từ. Lỗi này rất phổ biến trong thực tế. Tuy có vẻ không quan trọng nhưng nó có thể là cái cớ để Ngân hàng nước ngoài trì hoãn việc thanh toán thậm chí từ chối việc thanh toán.
- Do thiếu kinh nghiệm trong việc lập chứng từ nên người lập đã hiểu sai nội dung và thể hiện sai nội dung mà L/C quy định.
- Sự thiếu sót các điều kiện ghi thêm do người lập chứng từ đọc không kỹ L/C. Ví dụ: L/C yêu cầu ghi số hợp đồng hoặc Shipping Mark trên tất cả các chứng từ thanh toán nhưng thực tế có một số chứng từ do đơn vị xuất khẩu trình không được thể hiện những nội dung này.
Các chứng từ xuất trình không phù hợp như: Xuất trình hai Hối phiếu đều là bản số 1 hoặc là bản số 2, chứng từ xuất trình không phải là bản gốc theo yêu cầu của L/C…
Tuy nhiên các sai sót về việc lập chứng từ đều có thể sữa chữa được. Do đó khi bộ chứng từ được kiểm tra có những sai sót thuộc loại này, thanh toán viên sẽ căn cứ vào kết quả kiểm tra để yêu cầu nhà xuất khẩu điều chỉnh lại sai sót.
Các sai sót không thể sữa chữa được – Các lỗi này thường liên quan đến hàng hóa như chất lượng, số lượng hay trọng lượng hàng hóa hoặc liên quan các thủ tục của cơ quan quản lý Nhà nước hay các cơ quan khác nên không sữa chữa được. Các trường hợp bất hợp lệ không thể sữa chữa được có thể là :
− Giao hàng trễ.
− Hàng hóa được giao ngoài quy định của L/C.
− Xuất trình chứng từ trễ hạn.
− Sai đơn giá.
− Cách thức giao hàng và phương tiện vận chuyển không phù hợp với quy định của L/C. Ví dụ, L/C yêu cầu giao hàng đến cảng Kobe nhưng người bán giao hàng đến cảng Osaka.
− Hàng hóa có quy cách, phẩm chất thể hiện trên các chứng từ xác minh bản chất hàng hóa không phù hợp với yêu cầu của L/C.
− Trị giá bảo hiểm lô hàng không đúng yêu cầu.
− Các yêu cầu đặc biệt nhằm đáp ứng các thủ tục nhập khẩu ở nước người mua không thỏa mãn.
− Người xuất khẩu làm sai quy định về gửi chứng từ.
Rõ ràng với những bất hợp lệ vừa nêu trên, người bán không thể nào sữa chữa được. Trong trường hợp này thanh toán viên sẽ căn cứ vào mức độ bất hợp lệ và sự tín nhiệm giữa các bên liên quan để giải quyết. Đối với bộ chứng từ bất hợp lệ thường có những cách giải quyết sau đây:
Thứ nhất, yêu cầu nhà xuất khẩu liên hệ với nhà nhập khẩu tu chỉnh lại L/C cho phù hợp với chứng từ. Tuy nhiên trường hượp này rất ít được sử dụng vì nếu tu chỉnh thì thời gian tu chỉnh phải còn nằm trong thời hạn xuất trình cứng từ và thời hạn hiệu lực của L/C.
Thứ hai, thương lượng chứng từ với điều kiện bảo lưu. Điều này có nghĩa là người bán đứng ra ký chấp nhận bảo lưu một số bất hợp lệ nhỏ mà Ngân hàng cho là