Một trong những nguyên nhân làm cho hội viên ít gắn bĩ với Hội và các doanh nghiệp khơng tham gia vào Hội là do các kênh truyền thơng của Hội cịn yếu, Hội chưa cĩ một chiến lược sử dụng các phương tiện truyền thơng hiệu quả. Do đĩ hình ảnh của Hội khơng được chú ý và khơng tạo được vị thế cho Hội. Vì vậy đầu tiên Hội cần cĩ một chiến lược truyền thơng hiệu quả đến các doanh nghiệp và cộng đồng.
Tác động vào dư luận xã hội để nâng cao sức mạnh chính trị và kinh doanh là chức năng truyền thống của các hiệp hội trên khắp thế giới. Đối với phần lớn các hiệp hội kinh doanh cĩ quy mơ nhân viên và chuyên gia nhỏ, các nỗ lực tuyên truyền thường bao quát tất cả các chức năng liên quan tới việc truyền đạt hoạt động, mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức cho người nghe. Cho dù thơng tin được truyền đạt qua những quảng cáo người xem phải trả tiền, các ấn phẩm báo chí miễn phí, hay qua các buổi tiếp xúc của nhân viên thì việc truyền đạt thơng điệp của hiệp hội là cơng tác khơng thể thiếu trong chương trình hành động của tổ chức.
Cách thực hiện
Hiện nay Hội đã cĩ Ban Thơng tin và đối ngoại, trước khi thực hiện kế hoạch truyền thơng, Ban Thơng tin sẽ xem xét mục tiêu, phương hướng hoạt động của Hội (mục tiêu hoạt động thường được nêu ra trong các kỳ đại hội của Hội) để:
• Lựa chọn thơng điệp mà hội muốn chuyển tới các hội viên của mình. Nội dung của thơng điệp phải lý giải được những hành động của Hội, thể hiện mục tiêu và hướng hoạt động của Hội.
• Xác định nhĩm doanh nghiệp hội viên mà Hội muốn nhắm tới: Các hội viên
của Hội cĩ rất nhiều thành phần và nhiều loại hình sản xuất khác nhau, trong khi đĩ nguồn lực của Hội lại cĩ hạn nên khơng thể đáp ứng nhu cầu của tất cả các hội viên. Do đĩ Hội phải lựa chọn một nhĩm hội viên mà Hội muốn duy trì, nhĩm hội
viên này cĩ thể là những hội viên trong ngành chiếm đa số trong tổng số hội viên của Hội.
• Lựa chọn các kênh truyền thơng phù hợp với đặc tính của các hội viên, và phải phù hợp với thĩi quen tìm kiếm thơng tin của hội viên.
Để đạt được thành cơng, ban truyền thơng phải vừa nghe vừa nĩi. Truyền thơng mang tính hai chiều. Đối với người truyền thơng, việc nhận lại phản hồi của khán giả cũng khơng kém phần quan trọng so với việc truyền đạt thơng tin bởi vì phần lớn các thơng điệp qua thời gian đều cần phải điều chỉnh, tuỳ thuộc vào mức độ khán giả tiếp nhận và hiểu chúng như thế nào. Nhĩm khán giả mục tiêu mà Hội muốn truyền đạt thơng điệp thay đổi nhanh chĩng và mạnh mẽ chỉ trong một thời gian ngắn. Vì vậy, người tuyên truyền phải liên tục nhắc đi nhắc lại những nhiệm vụ, mục tiêu, hoạt động, sản phẩm và dịch vụ của Hội cho nhĩm khán giả mục tiêu.
Agtek nên đưa cơng tác xây dựng kế hoạch tuyên truyền vào chương trình chiến lược tổng thể của Hội. Kế hoạch tuyên truyền này phải bao quát được tất cả các khía cạnh tích cực của Hội. Kế hoạch này bao gồm những thơng điệp cốt lõi và danh sách nhĩm khán giả mục tiêu. Để xây dựng kế hoạch truyền thơng Agtek cần tiến hành theo các bước:
• Thành lập một ủy ban tuyên truyền hoặc một tổ cơng tác: nhĩm này cũng cĩ thể chính là Ban thơng tin và đối ngoại của Agtek. Việc thành lập ra một ủy ban nhằm mục đích lựa chọn ra một nhĩm thành viên cĩ năng lực phù hợp để thực hiện cơng việc, đồng thời cũng để cĩ người chịu trách nhiệm chính về cơng việc đĩ.
• Điểm lại bản thuyết minh nhiệm vụ của Hội để đảm bảo tất cả các nỗ lực tuyên truyền đều phản ánh quan điểm hoạt động của Hội: Nhằm phản ánh đúng mục tiêu của các hoạt động của Hội, khơng đi lệch ra khỏi mục tiêu hoạt động của Hội.
• Điểm lại kế hoạch chiến lược để đảm bảo khơng bỏ sĩt lĩnh vực nào của Hội và đảm bảo rằng kế hoạch thơng tin được phối hợp với các chiến lược khác của Hội.
• Thu thập dữ liệu về tất cả các giai đoạn của Hội.
• Thống kê những vấn đề cơ bản Hội cịn vướng mắc: Từ đĩ cĩ các biện pháp
• Đánh giá các chương trình của các Hội và Hiệp hội khác: Nhằm biết được điểm mạnh, yếu của các hoạt động của mình. Đồng thời biết được điểm mạnh, yếu của các Hội khác đang hoạt động.
• So sánh khách quan giữa hình ảnh của Hội đối với cơng chúng với hình ảnh của các Hội khác để biết được vị trí trong cộng đồng của Hội.
• Lập danh sách các nhiệm vụ ưu tiên để xác định đâu là các hoạt động hoặc chương trình quan trọng nhất cần được tăng cường: Nguồn lực và tài nguyên của Hội là cĩ giới hạn do đĩ Hội khơng thể cải tiến hoặc làm tốt tất cả các cơng việc của mình được. Hội cần xác định rõ đâu là nhiệm vụ quan trọng nhất nhằm tăng cường nguồn lực để thực hiện cơng việc đĩ. Cịn những cơng việc kém quan trọng hơn hoặc khơng quan trọng thì cĩ thể giải quyết sau.
• Xác định những hội viên mục tiêu quan trọng nhất mà Hội cần tác động tới: Hội viên của Hội rất nhiều và đa dạng nhiều loại hình hoạt động khác nhau. Với nguồn lực hiện tại Hội khơng thể đáp ứng hết nhu cầu của tất cả các hội viên. Do đĩ Hội cần xác định những hội viên mục tiêu của mình để từ đĩ tập trung nguồn lực thực hiện nhiệm vụ nhằm đáp ứng tốt nhất những yêu cầu của các hội viên đĩ nhằm duy trì những hội viên này ở lại Hội đồng thời cũng nhằm mục tiêu thu hút thêm các hội viên mới.
• Nghiên cứu phương tiện thơng tin thực tế nhất áp dụng cho mỗi khán giả mục tiêu: Mỗi nhĩm khán giả mục tiêu đều cĩ những đặc điểm riêng do đĩ phải lựa chọn phương tiện truyền thơng phù hợp với thĩi quen tìm kiếm thơng tin của nhĩm hội viên đĩ.
• Xác định nguồn vốn hiện cĩ: Ngân qũy hoạt động của Hội cĩ giới hạn do đĩ Ban thơng tin phải xác định nguồn vốn hiện cĩ để lập kế hoạch chi tiêu hợp lý.
• Lựa chọn nhân viên phù hợp: Hiện nay Agtek chưa cĩ nhân viên phụ trách về mảng thơng tin. Agtek nên tuyển thêm nhân viên cĩ năng lực phù hợp để thực hiện nhiệm vụ này.
• Tổ chức khảo sát và họp tập trung để tìm ra quan điểm của nhĩm hội viên tiềm năng.
• Chọn phương tiện tuyên truyền sử dụng cho mỗi yếu tố của kế hoạch: Mỗi kế hoạch đều cĩ mục tiêu, nhĩm khán giả riêng, do đĩ kênh truyền thơng cho mỗi kế hoạch cũng phải khác nhau.
• Ấn định thời gian thực hiện kế hoạch: Bất kỳ một kế hoạch nào cũng đều phải ấn định thời gian thực hiện nhằm cĩ thể kiểm tra tiến độ và hiệu quả của kế hoạch đã được đề ra.
• Đưa chiến lược xử lý khủng hoảng vào kế hoạch: Khi lập kế hoạch Ban thơng tin phải xem xét đến những khĩ khăn gặp phải khi thực hiện kế hoạch và cĩ giải pháp cụ thể cho những khĩ khăn đĩ.
• Đề nghị ban giám đốc phê duyệt kế hoạch: Bất kỳ một kế hoạch nào nếu muốn được thực hiện thì đều cần phải cĩ sự đồng ý của Ban lãnh đạo.
• Phối hợp với tất cả các nhân viên thực hiện kế hoạch: Kế hoạch muốn thực hiện thành cơng thì phải cĩ sự phối hợp làm việc hiệu quả giữa tất cả các nhân viên thực hiện.
• Thực hiện kế hoạch.
• Nhận thơng tin phản hồi từ khán giả, hội viên và nhân viên: Truyền thơng là quá trình hai chiều. Do đĩ Ban thơng tin phải luơn nhận phản hồi từ nhĩm khán giả của mình để từ đĩ cĩ những chỉnh sửa phù hợp.
• Tiến hành những điều chỉnh khi cần thiết các thơng điệp trong kế hoạch tuyên truyền: Thời gian trơi qua, mục tiêu thay đổi, nhĩm khán giả mục tiêu thay đổi. Do đĩ kế hoạch cũng phải thay đổi để phù hợp với mục tiêu mới và nhĩm khán giả mới.
• Hàng năm, xem xét lại, sửa đổi và tiếp tục kế hoạch.
Sau khi đã xem xét tất cả các bước trong quy trình trên, thực hiện xong kế hoạch Ban thơng tin sẽ trình lên Ban lãnh đạo để kế hoạch được phê duyệt, giám sát việc thực hiện và việc cập nhật các kế hoạch đĩ hàng năm.
Kế hoạch truyền thơng cần được chính thức hố trong văn bản chính thức của Hội vào mỗi kỳ đại hội, trong đĩ vạch rõ nhiệm vụ, xác định trách nhiệm và ấn định thời hạn thực hiện các cơng việc, ấn định kết quả dự tính. Ban kiểm tra sẽ là người chịu trách nhiệm giám sát thực hiện kế hoạch này.
Về nội dung
Nội dung của thơng điệp phải đơn giản, dễ hiểu. Bí quyết thực sự để lơi cuốn sự chú ý của khán giả là cung cấp những thơng tin mà khán giả mong muốn và dưới hình thức
mà họ quen sử dụng. Thơng điệp phải nhằm tới những khán giả mục tiêu. Đối với các hiệp hội kinh doanh, khán giả cĩ thể là nội bộ của Hội, ví dụ như giám đốc, các ủy ban, nhân viên, các chi nhánh địa phương, và các hội viên nĩi chung. Khán giả cũng cĩ thể là người ngồi như các hội viên tiềm năng, giới báo chí, các quan chức chính phủ, các tổ chức kinh doanh khác và những nhân vật cĩ thế lực. Cơng tác tuyên truyền phải nhằm đúng vào khán giả mục tiêu, nếu khơng thơng tin được truyền đạt sẽ rơi vào hàng ngàn những thơng điệp hàng ngày khác bị khán giả phớt lờ.
Mặc dù thơng điệp viết phảt rõ ràng, xúc tích và đơn giản, vẫn cần đảm bảo cho nĩ chứa đầy đủ thơng tin mà độc giả hoặc thính giả cần. Cách tốt nhất để đưa những thơng tin thích hợp vào thơng điệp là trả lời những câu hỏi: ai, cái gì, ở đâu, tại sao, khi nào và làm cách nào?
Thời gian thực hiện
Nội dung truyền thơng phải được Hội xác định rõ trước khi lựa chọn phương tiện truyền thơng cho Hội. Tất cả các cơng việc này phải được thực hiện trước khi Hội tiến hành cuộc khảo sát ý kiến hội viên vào tháng 6 và 7. Cơng việc này nên được Ban lãnh đạo Hội xác định rõ vào tháng 12 năm trước vì đĩ là thời điểm lập kế hoạch hoạt động cho năm sau, Ban thơng tin sẽ phải thiết kế ra nội dung truyền thơng và lựa chọn phương tiện truyền thơng trong tháng 1.