I. KHÁI QUÁT VỀ BỘ MÁY TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH
3. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban chức năng
3.1. Phòng kinh doanh
Ban giám đốc Công ty trực tiếp quản lý phòng kinh doanh. Đây là phòng ban có nhiệm vụ quan trọng trong việc tìm kiếm đối tác và khách hàng cho doanh nghiệp. Dựa vào các kế hoạch đề ra cũng như những chiến lược phát triển của Công ty, phòng đưa ra các chương trình hoạt động
- Thăm dò, thiết lập và giao dịch với khách hàng của Công ty cũng như với hệ thống nhà phân phối
- Thực hiện các giao dịch với khách hàng để mang lại doanh thu cho doanh nghiệp.
- Phối hợp với các phòng ban khác để thực hiện đầy đủ các dịch vụ và điều khoản mà phòng đã kí kết khi đàm phán kinh doanh.
- Lập báo cáo, tổng hợp thông tin để chuyển cho ban giám đốc cà các phòng ban liên quan để lên kế hoạch tác nghiệp chi tiết cho toàn Công ty.
3.2. Phòng kĩ thuật
Đây là phòng ban có vị trí quan trọng trong tổ chức, được chỉ đạo trực tiếp bởi Ban giám đốc Công ty với các chức năng nhiệm vụ chính
- Tổ chức triển khai công tác đảm bảo kĩ thuật cho các dự án và công trình của toàn Công ty với việc kiểm tra, duy trì các hệ số kỹ thuật cao, an toàn, các yêu cầu và nguyên tắc khi thực hiện thi công, lắp đặt, bảo dưỡng, bảo hành các hạng mục của các công trình.
- Thực hiện kế hoạch năm về đào tạo, huấn luyện nâng cao tay nghề. Đề xuất công tác sử dụng và đào tạo nguồn nhân lực, chuyên mônkyx thuật theo nhu cầu tron biên chế tổ chức của Công ty.
- Trực tiếp hướng dẫn về mặt kĩ thuật và công nghệ cho các xưởng sản xuất và tổ đội thi công trình.
- Chủ trì công tác nghiên cứu khoa học và ứng dụng những sáng kiến cải tiến kĩ thuật vào sản xuất kinh doanh.
3.3. Phòng dự án
Ban giám đốc chỉ đạo trực tiếp phòng dự án. Do đặc thù của Công ty là thực hiện dự thầu và xây lắp các công trình điện máy cho các công trình xây dựng dân dụng nên phòng dự án có những chức năng nhiệm vụ chủ yếu sau đây
- Tiếp thị, tìm tòi các dự án đầu tư xây dựng khả thi của các chủ đầu tư mà Công ty hướng tới.
- Thực hiện các công việc trong quá trình tham gia đấu thầu, cùng với các phòng chức năng khác tổ chức triển khai các nội dung sau trúng thầu như chuẩn bị các hợp đồng kinh tế, tổ chức thực hiện các dự án
- Chỉ đạo, hướng dẫn các chi nhánh, xí nghiệp thành viên lập hồ sơ thầu và đấu thầu các dự án thuộc phạm vi các chi nhánh hoặc xí nghiệp
3.4. Phòng tài vụ
Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Ban giám đốc và sự giám sát của Hội đồng thành viên cung về chuyên môn, nghiệp vụ
- Tổ chức thực hiện công tác kế toán của Công ty theo các nhiệm vụ của kế toán được quy định của pháp luật.
- Giúp Giám đốc và Hội đồng thành viên giám sát được tình hình tài chính nội bộ doanh nghiệp theo các quy định của pháp luật về tài chính và kế toán
- Thực hiện các báo cáo quản trị để trình lên Giám đốc điều hành để giúp ra các quyết định quyết định và kế hoạch sản xuất kinh doanh.
- Phối hợp với các phòng liên quan bảo vệ kế hoạch sản xuất kinh doanh, xây dựng đơn vị hàng năm, kế hoạch trung hạn và dài hạn của Công ty.
3.5. Phòng tổ chức hành chính
Chiụ sự chỉ đạo trực tiếp của Ban giám đốc
- Tham mưu giúp việc cho Ban giám đốc trong việc tổ chức thực hiện các chỉ thị, mệnh lệnh của cấp trên, các yêu cầu, kiến nghị của khách hàng và đơn vị liên quan. Truyền đạt chỉ thị, mệnh lệnh của Ban giám đốc đến các bộ phận, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra và báo cáo kết quả thực hiện các chỉ thị mệnh lệnh đó. Xử lý kịp thời các loại thông tin phục vụ lãnh đạo, chỉ huy.
- Tổ chức thực hiện các chương trình công tác, các cuộc hội họp, báo cáo, gặp gỡ tại Công ty.
- Quản lý con dấu, lưu trữ các tài liệu đi, đến, đăng kí thu phát tài liệu, công văn, công điện và hồ sơ đúng quy định.
- Quản lý doanh cụ,trang thiết bị văn phòng, nhà cửa, cơ sở hạ tầng và công trình phụ trợ thuộc cơ quan công ty, quản lý đội xe của công ty.
- Lập kế hoạch và thực hiện việc kiểm tra sức khỏe định kỳ hàng năm đối với người lao động. Đảm bảo vệ sinh môi trường tại văn phòng làm việc, nơi thi công, công trường.
- Thực hiện toàn bộ các nghiệp vụ hành chính. Tiếp đón, trả lời hoặc hướng dẫn khách đến liên hệ công tác đúng đối tượng với thái độ lịch sự, chu đáo, tôn trọng, thể hiện phong cách, truyền thống của Công ty.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban giám đốc trực tiếp giao cho.
3.6. Phòng thiết kế
Đây là phòng mang đặc thù kinh doanh của Công ty. Phòng thiết kế chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Ban giám đốc và sự giám sát của khách hàng và đối tác. Chức năng nhiệm vụ chính của phòng thiết kế là thực hiện những công tác sau
- Đưa ra các bản thiết kế lắp đặt, bảo dưỡng, bảo trì và duy trì cho các công trình với các thông số kĩ thuật, các yêu cầu thực hiện
- Giám sát các xí nghiệp tổ đội thi công thực hiện theo đúng thiết kế
- Nhận thiết kế theo yêu cầu của khách hàng cũng như tư vấn, tham mưu thực hiện. - Phối hợp với các phòng ban chức năng khác để thực hiện các hạng mục công trình theo yêu cầu của đối tác và khách hàng.
3.7. Các đơn vị khác
Có chức năng tác nghiệp chi tiết và cụ thể tùy thuộc theo nhiệm vụ riêng của từng tổ chức.
- Kho : Lưu trữ các nguyên vật liệu, các máy móc đầu vào và công cụ lao động phục vụ cho quá trình sản xuất của Công ty.
- Xí nghiệp thi công các công trình : Trực tiếp đảm nhận các dự án và công trình thi công của Công ty đòng thời phân công và chỉ đạo các đội thi công thực hiện công trình theo chỉ định và yêu cầu của cấp trên.
- Xưởng sản xuất vật liệu mới : Là nơi sản xuất các vật liệu mới cho nhu cầu của Công ty cũng như đơn đặt hàng của khách hàng.
- Trung tâm bảo hành : Là nơi thực hiện bảo trì, bảo dưỡng và bảo hành các hệ thống, máy móc thiết bị điện mà doanh nghiệp đã lắp đặt và thi công.
II. ĐÁNH GIÁ VỀ MẶT TỔ CHỨC
1. Những lợi thế
Công ty TNHH phát triển công nghệ máy ADC có rất nhiều lợi thế về mặt tổ chức và hoạt động có thể thấy rõ
- Với 10 năm hoạt động trong lĩnh vực cơ điện và công nghệ máy, hoạt động tương sớm trong ngành nên Công ty đã gây dựng được uy tín trên thị trường và đội ngũ nhân viên đã tích lũy được một hệ thống kĩ năng và công nghệ nhất định. Đồng thời đã thi công những công trình dự án quan trọng, trọng điểm quốc gia và đã được công nhận về chất lượng, thẩm mỹ, tiến độ.
- Công ty có những chủ trương và sách lược phát triển đúng đắn trong việc xác định thị trường mục tiêu, có những bước chuyển đổi phù hợp để nắm bắt được nhu cầu thị trường và môi trường kinh doanh phù hợp. Bên cạnh đó, chủ trương đa dạng hóa kinh doanh để lấn sang các ngành nghề lĩnh vực khác đang tỏ ra khá hiệu quả trong điều kiện nguồn vốn của doanh nghiệp đang dần dần được tích lũy để mở rộng quy mô doanh nghiệp.
- Bản thân là công ty TNHH nhiều thành viên nên các hoạt động quản lý và tiết kiệm các chi phí cho doanh nghiệp luôn được các cấp quản trị giám sát khắt khe. Từ đấy tạo được tác phong làm việc trách nhiệm, nghiêm túc cho nhân viên.
2. Những mặt hạn chế
Mặc dù hoạt động kinh doanh của Công ty được đánh giá là có hiệu quả tuy nhiên những hiệu quả kinh tế này chưa cao. Xuất phát từ thực tế là Công ty còn thiếu và yếu những định khâu và định hướng nhất định
- Cơ cấu tổ chức còn cứng nhắc và thiếu sự linh hoạt trong phối hợp hoạt động, thường dẫn đến sự chồng chéo trong hoạt động quản trị cấp cao và tác nghiệp ở cơ sở. Cần thiết lập lại một hệ thống đồng bộ hơn các phòng ban để chuyên môn sâu vào các công việc và hệ thống tổng hợp để kết hợp các phòng chuyên môn để phù hợp với đặc tính một doanh nghiệp mang nặng tính kĩ thuật kinh tế.
- Hệ thống thông tin và quảng bá thương hiệu của Công ty còn hoạt động mờ nhạt. Ban lãnh đạo Công ty chưa nhận thấy sự cần thiết của việc thiết lập các hệ
thống thông tin trong nội bộ cũng như bên ngoài với khách hàng, các đối tác. Thiếu các trang giới thiệu thông tin cũng như nhằm giúp quảng bá thương hiệu, hoạt động và tìm đối tác chiến lược trong thời gian tới đồng thời khẳng định vị trí, đẳng cấp doanh nghiệp.
- Công tác nghiên cứu và mở rộng thị trường chưa được quan tâm đúng mực và chủ yếu vẫn dựa vào thị trường truyền thống trong khi nó đang có dấu hiệu bão hòa và bị cạnh tranh gay gắt trong thời gian tới.
- Đội ngũ lao động mang tính mùa vụ và tính ổn định kém. Công tác lao động tiền lương chưa tạo được lực thúc đẩy lớn cho người lao động.
- Công nghệ và đầu tư trang thiết bị, văn phòng còn chưa được quan tâm đúng mức và đúng tầm chiến lược, mục tiêu của Công ty. Hệ thống kho bãi nhà xưởng còn sơ sài.