Kiểm tra chi tiết là việc áp dụng các biện pháp kỹ thuật cụ thể của trắc nghiệm tin cậy thuộc trắc nghiệm công việc và trắc nghiệm trực tiếp số d để kiểm toán từng khoản mục hoặc nghiệp vụ tạo nên số d trên khoản mục hoặc loại nghiệp vụ.
Khối lợng công việc phải thực hiện trong quá trình khảo sát và kiểm tra chi tiết khoản mục chi phí hoạt động thờng lớn và phức tạp. Do đó trong quá trình kiểm toán, kiểm toán viên đặc biệt chú ý đến kết quả thu đợc từ việc thực hiện các thủ tục phân tích; đi sâu kiểm tra soát xét các khoản chi có mức biến động bất th- ờng; các khoản chi có thay đổi nhiều so với năm trớc, tháng trớc;các khoản chi mới phát sinh bất thờng; đặc biệt là các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài và các khoản chi phí bằng tiền khác. Riêng đối với các doanh nghiệp nhà nớc thì công việc kiểm tra cần chú ý tập trung vào:
• Kiểm tra đối chiếu các khoản chi theo các mục với dự toán đợc duyệt, giữa sổ chi tiết, sổ tổng hợp với báo cáo quyết toán, thông báo duyệt quyết toán của cơ quan tài chính (nếu có), đối chiếu giữa sổ chi tiết với báo cáo chi tiết hoạt động.
• Kiểm tra việc thực hiện tiêu chuẩn, định mức, chế độ chi tiêu theo từng nôi dung chi (theo mục chi). Xem xét việc thực hiện các quy định chi tiêu, hiệu quả của các khoản chi.
• Cân đối giữa các khoản chi và nguồn kinh phí đảm bảo thực hiện.
• Kiểm tra chọn mẫu một số chứng từ chi hoạt động.
Theo đó, công việc đợc thực hiện trong khảo sát và kiểm tra chi tiết đối với khoản mục chi phí hoạt động bao gồm:
• Bớc 1: Đối chiếu số liệu trên Báo cáo kết quả kinh doanh với số d của từng tài khoản trên sổ cái và sổ chi tiết.
• Bớc 2: Lập bảng tổng hợp các khoản chi phí hoạt động phát sinh trên sổ cái và sổ chi tiết.
• Bớc 3: Từ bảng tổng hợp, lựa chọn các khoản mục cần đi sâu kiểm tra.
Việc lựa chọn các khoản mục trong tổng thể này bao gồm cả việc xác định số l- ợng các khoản mục và chọn mẫu khoản mục để kiểm toán. Yêu cầu đối với việc lựa chọn mẫu là hớng tới tính đầy đủ và tin cậy của bằng chứng. Tính đầy đủ của bằng chứng nghĩa là phải xem xét đủ số lợng các khoản mục, nghiệp vụ bởi những khoản mục hay nghiệp vụ bị bỏ sót sẽ không có cơ hội đợc lựa chọn lại. Tính tin cậy của bằng chứng có thể giải quyết qua việc chia nhỏ tổng số mẫu chọn thành các nhóm và thực hiện các cách thức kiểm tra khác nhau cho mỗi nhóm. Ví dụ: cần kiểm tra các khoản mục chi phí dịch vụ mua ngoài của tài khoản chi phí quản lý khi đó có thể bóc tách khoản chi phí này thành chi phí điện thoại, bu phí, chi phí điện nớc, bảo hiểm tài sản...rồi tiến hành các kĩ thuật kiểm toán đối với từng khoản mục nhỏ này.
áp dụng các biện pháp kiểm tra chi tiết với một số mẫu chọn các khoản mục có ảnh hởng trọng yếu đến số d tài khoản chi phí hoạt động trên Báo cáo tài chính hoặc các khoản mục có chứa đựng những sai sót đợc phát hiện sẽ cho phép kiểm toán viên đạt đợc một mức độ đảm bảo hợp lý về số d tài khoản chi phí cần kiểm tra.
• Bớc 4: Liệt kê chi tiết các khoản chi cần kiểm tra và tiến hành kiểm tra tới hồ sơ và các chừng từ gốc có liên quan đến các khoản chi đó.
Ngoài ra để giảm bớt thời gian kiểm toán và những trùng lặp không cần thiết trong quá trình khảo sát và kiểm tra khoản mục chi phí hoạt động, kiểm toán viên cần chú ý kiểm tra kết hợp đối chiếu với các khoản mục có liên quan trên bảng cân đối kế toán nh:
o Khoản mục chi phí vật liệu với khoản mục hàng tồn kho.
o Khoản mục khấu hao tài sản cố định với khoản mục hao mòn tài sản cố định.
o Khoản mục dịch vụ mua ngoài với các khoản mục phải trả ngời bán, tiền mặt, tiền gửi.
o Kiểm tra các nghiệp vụ phát sinh làm giảm chi phí hoạt động trong đó chú ý đối chiếu với các quy định hiện hành để có đợc đánh giá đúng đắn về khoản mục này.
Riêng đối với các khoản mục chi phí bằng tiền khác nh chi tiếp khách, hội nghị, giao dịch, tiếp thị...cần phải xem xét đến lý do chi hoặc mục đích chi có gắn với hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp hay không cũng nh có nằm trong giới hạn theo một tỷ lệ đã quy định của doanh nghiệp hay không? Với các khoản mục chi thởng năng suất, thởng sáng kiến, thởng tiết kiệm vật t, kiểm toán viên phải kiểm tra đến quy chế khen thởng của đơn vị và đánh giá xem các khoản chi này có vợt quá hiệu quả đem lại hay không? Để từ đó đa ra các kiến nghị hay t vấn cho khách hàng trong th quản lý về những ảnh hởng đến thuế thu nhập mà doanh nghiệp phải nộp.
Bên cạnh đó khoản mục chi phí sửa chữa lớn cũmg là một trong những mục có nhiều rủi ro trong kiểm toán chi phí hoạt động. Kiểm toán viên cần kiểm tra xem xét, phân tích xem đâu là sửa chữa thay thế từng bộ phận nhằm phục hồi và duy trì năng lực hoạt động của tài sản cố định, đâu là xây dựng mới, hiện đại hoá hoặc trang bị thêm... nhằm tăng năng lực hoạt động của tài sản cố định. Trờng hợp việc sửa chữa mang tính cải tạo xây dựng mới, thay thế bộ phận cũ của máy móc bằng bộ phận hiện đại hơn hoặc thêm một số bộ phận...với chi phí lớn mà làm tăng năng lực của tài sản cố định thì không đợc hạch toán vào chi phí sửa chữa lớn mà hạch toán vào chi phí xây dựng cơ bản. Trờng hợp tài sản cố định đặc thù cần trích trớc chi phí sửa chữa lớn thì đơn vị phải báo cáo và có văn bản chấp nhận của cơ quan quản lý nhà nớc có thẩm quyền.