Chuẩn bị trình chiếu
Trước khi thực hành nội dung này cần:
• Nắm được các thao tác xây dựng một bài trình diễn: tổ chức các đối tượng văn bản và các đối tượng đồ hoạ trong trang trình diễn; thiết lập hiệu ứng cho các đối tượng văn bản, đồ hoạ; thiết lập hiệu ứng chuyển đổi trang trình diễn. • Chuẩn bị sẵn một bài trình diễn gồm một số trang trình diễn để thực hành các
thao tác sẽ giới thiệu sau đây.
Các kỹ năng cần đạt được sau khi thực hành xong nội dung này:
• Các thao tác chuẩn bị ban đầu: chọn khuôn dạng trang trình diễn trước khi in; kiểm tra lỗi chính tả (với những bài trình diễn bằng tiếng Anh); thêm chú thích vào bài trình diễn (nếu cần); sao chép, di chuyển, xoá bỏ các trang trình diễn để bài trình diễn hợp lý hơn.
• In bài trình diễn ra giấy (để phát cho người nghe)
• Thiết lập trình chiếu: ẩn, hiện trang trình chiếu; đóng gói bài trình diễn; một số thao tác khi thực hiện trình chiếu.
Chuẩn bị ban đầu
Chọn khuôn dạng kết xuất thích hợp cho trang trình diễn
Cần xem xét xem bài trình diễn cần in ra như thế nào: về kích thược trang in, hướng in... 1. Kích chuột vào menuFile, chọnPage Setupđể mở hộp thoạiPage Setup. 2. Chọn kích thước kết xuất của trang trình diễn bằng cách kích chuột vào mũi tên
trỏ xuống trong mụcSlides sized for. Trong danh sách bao gồm:Onscreen Show,Letter Paper,A4 Paper,35mm Slides,Overhead, BannervàCustom.
Thiết lập trang in trong hộp thoại Page Setup
Với mỗi lựa chọn sẽ tương ứng với kích thước của trang trình diễn được thể hiện trong ôWidth(chiều rộng) và ôHeight(chiều cao).
Riêng với lựa Custom, người sử dụng phải nhập kích thước chiều rộng của trang trình diễn vào ôWidthvà chiều cao vào ôHeight.
1. ÔNumber slide fromcho biết số trang bắt đầu khi thực hiện đánh số các trang trình diễn. Theo mặc định ô này có giá trị 1 (trang đầu tiên được đánh số là 1), nếu muốn thay đổi, cần nhập số trang vào ôNumber slide from.
2. Để chọn hướng in của trang trình diễn cần kích chuột vào một trong các lựa chọn của vùngSlides. ChọnPortraitnếu muốn in theo chiều dọc, chọn
Landscapenếu muốn in theo chiều ngang.
3. Để chọn hướng in của trang chú thích, tranghandoutvà các đề mục của bài trình diễn, cần kích chuột vào một trong các lựa chọn của vùngNotes,handout & outline. ChọnPortraitnếu muốn in theo chiều dọc, chọnLandscapenếu muốn in theo chiều ngang.
4. Kích nútOKđể chấp nhận các định dạng vừa thiết lập cho trang in.
Chú ý: Một bài trình diễn sau khi đã thiết lập khuôn dạng trang trình diễn, chúng ta hoàn toàn có thể thay đổi lại khuôn dạng đã thiết lập thành khuôn dạng mới. Các bước thực hiện để thay đổi cũng tương tự như các bước thực hiện để chọn khuôn dạng.
Kiểm tra lỗi chính tả
Tương tự như trong MS-Word, MS-PowerPoint cũng hỗ trợ việc kiểm tra lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp và lỗi nhập văn bản. Tuy nhiên việc kiểm tra này chỉ áp dụng đối với các văn bản tiếng Anh.
1. Kích chuột vào menuTools, chọn mụcSpelling... hoặc nhấn phímF7. Khi đó, PowerPoint bắt đầu thực hiện việc kiểm tra lỗi, nếu thấy xuất hiện từ nào bị lỗi, hộp thoạiSpellingsẽ được mở ra.
Kiểm tra lỗi chính tả trong hộp thoại Spelling
Chẳng hạn như trong ví dụ này, PowerPoint tìm thấy từ“Helo”viết sai lỗi chính tả. Từ này sẽ được hiển thị trong ôNot in Dictionary. Phía dưới là ô Change tovà đưa ra một từ gợi ý sẽ thay thế cho từ vừa phát hiện lỗi. Tiếp đó là danh sách các từ có thể được đề xuất trong ôSuggestions.
1. Để thay thế, hãy kích chuột vào một từ trong danh sách thay thếSuggestions
hoặc nhập vào ôChange to: từ cần thay, sau đó kích chuột vào nút Change
(hoặcChange All) để thay từ hiện tại (hoặc tất cả các từ giống từ hiện tại) trong bài trình diễn.
2. Để bỏ qua từ này, hãy kích chuột vào nútIgnorehoặcIgnore All. 3. Kích nútCloseđể hoàn tất quá trình kiểm tra chính tả.
Thay đổi định dạng trang trình diễn, hướng in đứng hoặc nằm ngang. Thay đổi cỡ giấy
Sau khi đã thiết đặt khuôn dạng xuất ra cho trang trình diễn, chúng ta hoàn toàn có thể thay đổi lại khuôn dạng này. Để thay đổi lại khuôn dạng cần thực hiện:
1. Kích chuột vào menuFile, chọnPage Setupđể mở hộp thoạiPage Setup. 2. Các thao tác định dạng lại trang trình diễn, hướng in, cỡ giấy hoàn toàn tương
tự như các bước đã giới thiệu trong mục 7.1.1
Thêm các chú thích vào bài trình diễn
Trong một số trường hợp, cần bổ sung chú thích vào một số trang trình diễn nhằm mục đích gợi nhớ lại các ý tưởng sẽ trình bày cho người trình diễn. Các chú thích này được thêm vào trang dành riêng (Notes).
1. Kích chuột vào nútNormal(nếu bài trình diễn chưa được hiển thị ở chế độ này).
Chuyển bài trình diễn về chế độ hiển thị Normal
• 2) Lúc này sẽ thấy xuất hiện một vùng màn hình nằm phía dưới trang trình diễn có dòng chữ“Click to add notes”. Kích chuột vào vùng này để nhập chú thích cho trang trình diễn hiện tại đang mở.
Vùng soạn thảo trang chú thích
Sao chép, chuyển các trang trong cùng một bài hoặc từ bài này sang bài khác
Sao chép trang trình diễn trong cùng một bài
Tương tự như việc sao chép các đối tượng khác, có nhiều cách để sao chép trang trình diễn. Sau đây sẽ trình bày một cách đơn giản nhất.
1. Kích chuột vào nútSlide Sorter View để chuyển chế độ hiển thị cho bài trình diễn.
2. Kích chuột vào trang trình diễn muốn sao chép để chọn trang trình diễn này. 3. Nhấn vào giữ phímCtrl.
4. Kích chuột vào kéo rê trang trình diễn đã chọn đến vị trí cần chép đến (vị trí giữa hai trang trình diễn)
5. Nhả chuột và nhả phímCtrl.
Sao chép trang trình diễn từ bài trình diễn này sang bài trình diễn khác
1. Kích chuột vào nútSlide Sorter View để chuyển chế độ hiển thị cho bài trình diễn.
2. Kích chuột vào trang trình diễn muốn sao chép sang bài trình diễn khác. (Nếu muốn chọn nhiều trang trình diễn đồng thời cần nhấn và giữ phímCtrl, sau đó kích chuột vào các trang trình diễn muốn lựa chọn)
3. Kích chuột vào menuEdit, chọnCopyhoặc nhấn tổ hợp phímCtrl+C.
4. Mở bài trình diễn thứ hai muốn chép các trang trình diễn đến trong chế độ Slide Sorter View.
5. Kích chuột vào một vị trí giữa hai trang trình diễn (nơi muốn chép các trang trình diễn đến).
6. Kích chuột vào menuEdit, chọnPaste. Khi đó các trang trình diễn đã lựa chọn sẽ được chép đến vị trí mới trong bài trình diễn thứ hai.
Chú ý:
1. Có thể hiển thị bài trình diễn ở chế độNormalvà lựa chọn trang trình diễn bằng cách kích chuột vào trang trong vùng hiển thị tổng thể các trang trình diễn phía trái màn hình. Tuy nhiên việc chọn trang trình diễn trong chế độSlide Sorter Viewthường dễ dàng hơn.
2. Trường hợp muốn sao chép đồng thời nhiều trang trình diễn, cần nhấn và giữ phímCtrlđồng thời kích chuột vào các trang trình diễn muốn sao chép, khi đó các trang trình diễn này sẽ được chọn.
Chuyển trang trình diễn đến một vị trí mới trong cùng một bài
1. Kích chuột vào nútSlide Sorter View để chuyển chế độ hiển thị cho bài trình diễn.
2. Kích chuột vào trang trình diễn muốn chuyển để chọn trang trình diễn này (Nếu muốn chuyển nhiều trang trình diễn đồng thời cần nhấn và giữ phímCtrltrong khi kích chuột vào các trang trình diễn để chọn. Khi đã chọn xong các trang trình diễn cần nhả phímCtrl)
3. Kích chuột vào kéo rê trang trình diễn đã chọn đến vị trí mới (vị trí giữa hai trang trình diễn)
4. Nhả chuột. Khi đó trang trình diễn sẽ được chuyển đến vị trí mới trong bài trình diễn.
Chuyển trang trình diễn sang một bài trình diễn khác
1. Kích chuột vào nútSlide Sorter View để chuyển chế độ hiển thị cho bài trình diễn.
2. Kích chuột vào trang trình diễn muốn chuyển sang bài trình diễn khác. (Nếu muốn chọn nhiều trang trình diễn đồng thời cần nhấn và giữ phímCtrl, sau đó kích chuột vào các trang trình diễn muốn lựa chọn. Khi đã chọn xong các trang trình diễn cần chọn, nhả phímCtrl)
3. Kích chuột vào menuEdit, chọnCuthoặc nhấn tổ hợp phímCtrl+X.
4. Mở bài trình diễn thứ hai muốn chuyển các trang trình diễn đến trong chế độ
Slide Sorter View.
5. Kích chuột vào một vị trí giữa hai trang trình diễn (nơi muốn chuyển các trang trình diễn đến).
6. Kích chuột vào menuEdit, chọnPaste. Khi đó các trang trình diễn đã lựa chọn sẽ được chuyển đến vị trí mới trong bài trình diễn thứ hai.
Xoá trang trình diễn
Để xoá một trang trình diễn hoặc nhiều trang trình diễn một cách đồng thời cần thực hiện:
1. Kích chuột vào nútSlide Sorter View để chuyển chế độ hiển thị cho bài trình diễn.
2. Kích chuột vào trang trình diễn muốn xoá. (Nếu muốn xoá đồng thời nhiều trang cần nhấn và giữ phímCtrl, sau đó kích chuột vào các trang trình diễn muốn xoá. Khi đã chọn xong các trang trình diễn, nhả phímCtrl)
3. Nhấn phímDeleteđể xoá các trang trình diễn đã chọn.
In ấn
Các tuỳ chọn khi in ấn bài trình diễn
Để in bài trình diễn, máy tính mở bài trình diễn cần được cài đặt và nối với một máy in. Khi đó, bước cơ bản nhất cần thực hiện để in ấn là:
Kích chuột vào menuFile, chọnPrint, khi đó hộp thoạiPrintđược mở ra. Thiết đặt các tuỳ chọn in ấn và kích nútOKđể kết thúc.
Hộp thoại Print
Các tuỳ chọn in ấn
• In toàn bộ bài trình diễn
Để in toàn bộ bài trình diễn cần kích chuột vào lựa chọnAll trong hộp thoạiPrint.
Chú ý: Có một các khác để in nhanh toàn bộ bài trình diễn mà không mở hộp thoại Print đó là kích chuột vào nútPrint trên thanh công cụ chuẩn.
• In trang trình diễn hiện tại
Để in trang trình diễn hiện tại cần kích chuột vào lựa chọnCurrent slidetrong hộp thoại
Print.
• In một số trang trong bài
Để in một số trang trình diễn nào đó trong bài cần kích chuột vào lựa chọnSlidestrong hộp thoạiPrintsau đó nhập số trang cần in, các trang cách nhau bởi dấu phảy.
• In thành nhiều bản
Để in thành nhiều bản giống nhau cần nhập số bản cần in vào ôNumber of copies. • Gửi bài trình diễn cần in thành một tệp tin in ấn
Trong một số trường hợp, cần gửi file in ấn ra dưới dạng một tệp tin của máy in, có thể dùng tệp tin này chuyển sang máy in khác để in. Khi đó cần kích chuột để đánh dấu vào lựa chọnPrint to filevà nhấnOK.
Lúc này sẽ xuất hiện một hộp thoại cho phép nhập tên tệp tin cần lưu lại, nhập tên tệp tin vào ôFile namevà nhấn nútSave.
• In dưới dạng khung nhìn handout
Theo mặc định khi in bài trình diễn, các trang trình diễn sẽ được in ra. Để in các handout cần kích chuột vào nút mũi tên trỏ xuống trong ôPrint whatvà chọn Handout. Khi đó vùngHandoutbên cạnh sẽ được làm sáng lên và cho phép chọn số trang trình diễn trong một trang giấy in nhờ kích chuột vào mũi tên trỏ xuống trong ôSlides per page, sau đó chọn thứ tự xuất hiện các trang này theo chiều ngang (Hoiziontal) hoặc theo chiều dọc (Vertical) trong một trang giấy.
Ngoài ra còn có một số tuỳ chọn in khác như:
Grayscale: tối ưu hoá các màu trên trang trình diễn đối với máy in đen trắng.
Pure black and white: in toàn bộ bài trình diễn chỉ với màu trắng và đen. • In trang chú thích, in các đề mục chính trong trang
Để in trang chú thích cần kích chuột vào nút mũi tên trỏ xuống trong ô Print what và sau đó chọnNotes Pages.
Để in các trang trình diễn trong bài với các đề mục chính (Outline), cần chọn Outline View.
Thiết lập trình chiếu
Trước khi thực hiện trình chiếu bài trình diễn thông qua máy tính có nối với máy chiếu (projector), cần thực hiện một số công việc thiết lập trình chiếu.
Ẩn hoặc hiện các trang trình diễn
Theo mặc định, tất cả các trang trình diễn trong bài đều được hiển thị khi tiến hành trình chiếu. Để ẩn trang trình diễn cần thực hiện:
1. Lựa chọn các trang trình diễn muốn ẩn.
2. Kích chuột vào menuSlide Show, chọnHide Slide . Hoặc kích chuột vào nútHide Slidetrên thanh công cụSlide Sorter (nếu đang ở chế độSlide Sorter View)
Khi đó nếu bài trình diễn hiển thị ở chế độ Slide Sorter View sẽ thấy dưới các trang trình diễn được làm ẩn đi có biểu tượng . Khi trình chiếu bài trình diễn (kích nútSlide Show), các trang trình diễn được ẩn đi này sẽ không hiển thị.
Kích nút Hide Slide trên thanh công cụ Slide Sorter để ẩn trang trình diễn
Để huỷ bỏ việc ẩn trang trình diễn (đang được làm ẩn đi), cũng thực hiện các bước tương tự:
1. Kích chuột vào trang trình diễn đang được làm ẩn đi.
2. Kích chuột vào menuSlide Show, kíchHide Slide . Hoặc kích chuột vào nútHide Slidetrên thanh công cụSlide Sorter (nếu đang ở chế độSlide Sorter View).
Chú ý:
1. Khi trang trình diễn đang được ẩn, nútHide Slidetrên thanh công cụ Slide Sorterđược chọn.
2. Khi đang trình chiếu bài trình diễn, nếu muốn hiển thị các trang trình diễn ẩn cần thực hiện:
ký hiệu trang trình diễn ẩn
Kích trang trình diễn đang được làm ẩn để hiển thị lên
• kích chuột phải vào trang trình diễn.
• chọn mụcGotừ menu con và chọn By Title, sau đó di chuyển đến trang trình diễn ẩn muốn cho hiển thị lên, đó là trang số trang được bao trong dấu ngoặc. Ví dụ trang 2 và trang 3 trong hình trên là trang đang được làm ẩn.
Đóng gói bài trình diễn (*)
Sau khi đã xây dựng xong bài trình diễn, thực hiện in ra giấy để phát cho người nghe, công việc còn lại là đóng gói bài trình diễn và chuyển đến máy tính có nối với một máy chiếu (projector) để trình chiếu.
Có thể copy tệp tin bài trình diễn này sang máy tính dùng để trình chiếu, tuy nhiên với cách này yêu cầu máy tính dùng để trình chiếu phải được cài đặt phần mềm MS- PowerPoint. Trong trường hợp máy tính không được cài đặt phần mềm MS-PowerPoint, người ta cần đóng gói tệp tin trình chiếu trước khi copy sang máy tính dùng để trình chiếu.
Các bước thực hiện để đóng gói bài trình diễn như sau:
1. Kích chuột vào menuFile, chọnPack and Go. Khi đó, nếu máy tính được cài đặt bộ MS-Office đầy đủ thì màn hìnhPack and Go Wizardsẽ hiện ra như hình
Màn hình Pack and Go Wizard - bước 1
• 2) Kích nút Next để chuyển sang bước tiếp theo trong quá trình đóng gói bài trình diễn.
Màn hình Pack and Go Wizard - bước 2
• 3) Chọn thư mục sẽ lưu tệp tin sau khi đóng gói bằng cách kích chuột vào lựa chọn
Choose destinationsau đó kích nútBrowerđể chọn tên thư mục. Nếu muốn lưu vào đĩa mềm, chọn lựa chọnA driver. Kích nútNextđể chuyển sang bước tiếp theo.
Màn hình Pack and Go Wizard - bước 3
• 4) Đánh dấu lựa chọnInclude linked filesnếu đóng gói cả các liên kết trong bài trình diễn. Đánh dấu vào lựa chọnEmbed True Type fonts nếu muốn đóng gói một số phông chữ đi kèm. Kích nútNextđể chuyển sang bước tiếp theo.
Màn hình Pack and Go Wizard - bước 4
• 5) Đánh dấu vào lựa chọnView for Windows 95 or NTnếu muốn đóng gói cả trình hiển thị bài trình chiếu (PowerPoint Viewer). Nên lựa chọn tuỳ chọn này nếu máy tính dùng để trình chiếu bài trình diễn chưa được cài đặt phần mềm MS-PowerPoint. Kích nút
Màn hình Pack and Go Wizard - bước 5