Trong vài năm gần đõy hoạt động của cụng ty rất hiệu quả đặc biệt trong cụng tỏc quản lý và thu tiền nhà đạt đƣợc những thuận lợi đỏng kể: tổng diện
nõng cấp cải tạo cỏc khi nhà do nhà nƣớc giao. Hàng năm Cụng ty cũn hoàn thành xuất sắc nghĩa vụ của mỡnh với ngõn sỏch nhà nƣớc.
2.1.3.3 Những thành tớch cơ bản mà cụng ty đó đạt dược trong 3 năm qua.
Danh mục Đv tớnh Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 %(08-07) %(09-08) Tổng diện tớch cho thuờ M2 597.467 454.330 384.813 76.04% 84.7% Doanh thu hđ sự nghiệp triệu 45.100 76.775 58.777 170.2% 76.5% DT hđ kinh doanh triệu 13.000 5.944 6.900 45.72% 116.08% 2.1.4 Tổ chức bộ mỏy quản lý. 2.1.4.1 Ban giỏm đốc:
Đứng đầu cụng ty là giỏm đốc cụng ty do UBND thành phố Hải Phũng bổ nhiệm. Giỏm đốc cụng ty là ngƣời tổ chức và điều hành mọi hoạt động của cụng ty theo chế độ thủ trƣởng đồng thời chịu trỏch nhiệm toàn diện trƣớc UBND thành phố, sở địa chớnh, cỏc cơ quan chức năng cú liờn quan và trƣớc tập thể ngƣời lao động của cụng ty.
Giỏm đốc trực tiếp chỉ đạo 4 phũng ban và 1 xớ nghiệp: - Phũng quản lý kinh doanh nhà .
- Phũng tổ chức hành chớnh. - Phũng kế hoạch tài chớnh. - Phũng kiểm tra xử lý.
- Xớ nghiệp quản lý kinh doanh nhà.
Bộ mỏy giỳp việc cho giỏm đốc là 2 phú giỏm đốc:
- Phú giỏm đục phụ trỏch sửa chữa trực tiếp quản lý 1 phũng và 2 xớ nghiệp: xớ nghiệp sửa chữa và phỏt triển nhà, Xớ nghiệp khảo sỏt thiết kế, Phũng quản lý sửa chữa.
2.1.4.2 Nhiệm vụ và chức năng của cỏc phũng ban:
* Phũng quản lý nhà:
Đề xuất với giỏm đốc kế hoạch tổ chức, triển khai thực hiện cỏc quyết định cú thẩm quyền về tiếp nhận điều chuyển thu hồi cho thuờ nhà. Thực hiện cụng tỏc lƣu trữ, bảo quản hồ sơ nghiệp vụ. Thực hiện việc lập kế hoạch cho thuờ nhà và nghĩa vụ thuế nhà đất và cỏc loại thuế khỏc thuộc nhà và đất do cụng ty quản lý và cho thuờ theo quy định hiện hành. Nghiờn cứu và đề xuất cỏc phƣơng ỏn. Khai thỏc cỏc diện tớch và dịch vụ dành cho ngƣời nƣớc ngoài thuờ tham mƣu và tổ chức việc bỏn nhà ở thuộc sở hữu nhà nƣớc. Làm thủ tục cho bờn thuờ đƣợc đầu tƣ kinh phớ sửa chữa cải tạo nhà cho thuờ theo quy định của phỏp luật…..
* Phũng quản lý sửa chữa nhà:
Đề xuất và chủ trƣơng đầu tƣ lập kế hoạch sửa chữa, cải tạo và xõy dựng nhà theo định kỳ hàng thỏng, hàng quý, hàng năm. Kiểm tra hiện trạng cỏc cụng trỡnh theo kế hoạch thƣờng xuyờn và đột xuỏt. Thẩm định cỏc hồ sơ thiết kế. Tổ chức giao thầu thiết kế thi cụng cỏc cụng trỡnh. Lƣu trữ hồ sơ hoàn thành cụng trỡnh…
* Phũng tổ chức hành chớnh:
Tham mƣu đề xuất xõy dựng mụ hỡnh tổ chức quản lý bộ mỏy sản xuất kinh doanh. Quản lý và theo dừi số lƣợng và chất lƣợng đội ngũ cỏn bộ cụng nhõn viờn. Xõy dựng quy hoạch cỏn bộ, lập kế hoạch đào tạo tuyển dụng lao động, bồi dƣỡng chuyờn mụn nghiệp vụ theo kế hoạch và nhiệm vụ hàng năm. Hƣớng dẫn kiểm tra việc chấp hành và thực hiện cỏc quy định về an toàn lao đụng, về BHXH, cấp phỏt bảo hộ lao động và cỏc chớnh sỏch khỏc. Thực hiện cụng tỏc tuyờn truyền và hƣớng dẫn kiểm tra việc thực hiện cỏc chế độ chớnh sỏch của nhà nứoc và quy định của cụng ty. Theo dừi quản lý cỏc diễn biến về lƣơng, thực hiện chế độ nõng lƣơng, chế độ nghỉ phộp, chế độ cụng tỏc…
ỏn kinh doanh, dự ỏn đầu tƣ xõy dựng cải tạo và nõng cấp nhà. Tổ chức giao thầu thiết kế thi cụng cỏc cụng trỡnh theo quy định, theo dừi, giỏm sỏt hiện trƣờng và tiến hành cỏc thủ tục nghiệm thu bàn giao cụng trỡnh theo quy định. Thẩm định giỏ trị quyết đoỏn cỏc cụng trỡnh bằng nguồn vốn ngõn sỏch và quyết đoỏn cỏc dự ỏn kinh doanh phỏt triển nhà theo quy định trỡnh cỏc cấp cú thẩm quyền phờ duyệt. Đề xuất phản ỏnh, chủ trỡ việc giải phúng mặt bằng và giải quyết cỏc vƣớng mắc trong quỏ trỡnh thực hiện cỏc dự ỏn. Tổ chức thực hiện cỏc dịch vụ, kinh doanh về nhà đất. Chịu trỏch nhiệm quản lý, hƣớng dẫn cho cỏc đơn vị thành viờn thực hiện cụng tỏc kinh doanh phỏt triển nhà theo quy định của nhà nƣớc.
* Xớ nghiệp quản lý kinh doanh nhà :
Thực hiện việc quản lý toàn bộ diện tớch nhà thuộc quyền sở hữu Nhà nƣớc của cụng ty đang quản lý giao cho xớ nghiệp. Thực hiện việc thu tiền cho thuờ nhà trờn diện tớch đƣợc giao quản lý theo hợp đồng mà cụng ty đó ký kết với bờn thuờ. Riờng cỏc khoản thu tiền từ dịch vụ khỏc đƣợc thực hiện theo sự phõn cấp của cụng ty. Thực hiện việc kiểm tra, xỏc minh thiết lập hồ sơ đối với cỏc trƣờng hợp chuyển dịch, chuyển giao thay ngƣời đại diện hợp đồng cấp lại ra hạn hợp đồng thuờ nhà hoặc cỏc trƣờng hợp giải quyết khỏc liờn quan đến việc ký kết hợp đồng thuờ nhà đối với nhà thuộc Cụng ty quản lý trỡnh giỏm đốc cụng ty phải duyệt.
* Xớ nghiệp sửa chữa và phỏt triển nhà:
Thi cụng, sủa chữa và xõy dựng mới cỏc cụng trỡnh do cụng ty giao theo kế hoạch và yờu cầu đột xuất cấp thiết phự hợp với cỏc chủ trƣơng đầu tƣ từng giai đoạn và đặc thự của cụng tỏc sửa chữa. Chủ động khai thỏc và thầu thi cụng cỏc cụng trỡnh và cỏc chủ đầu tƣ khỏc theo giấy phộp hành nghề và quy định của nhà nƣớc. Tổ chức chế biến và kinh doanh vật liệu xõy dựng.
* Xớ nghiệp khảo sỏt thiết kế:
tỏc giả theo luật định, nhận thầu thiết kế. Là thành viện hội đồng nghiệm thu cụng trỡnh theo luật định.
* Phũng kế hoạch tài chớnh:
Thụng qua cụng tỏc tài chớnh kế toỏn cú trỏch nhiệm giỳp giỏm đốc cụng ty trong việc quản lý thu chi ngõn sỏch nghiờn cứu cải tiến tổ chức sản xuất kinh doanh nõng cao hiệu quả đồng vốn. Khai thỏc và sử dụng cú hiệu quả mọi nguồn vốn vào sản xuất kinh doanh, đảm bảo phỏt huy chế độ tự chủ tài chớnh của đơn vị. Thực hiện nghiệp vụ cụng tỏc tài chớnh - kế toỏn trong quản lý, tạo vốn, sử dụng vốn, bảo toàn vốn lập kế hoạch phỏt triển sản xuất kinh doanh của Cụng ty. thực hiện mở sổ sỏch kế toỏn ghi chộp tớnh toỏn và phản ỏnh bỏo cỏo chớnh xỏc, trung thực, kịp thời, đầy đủ…Thực hiện việc tớnh toỏn trớch nộp đỳng, kịp thời cỏc khoản nộp ngõn sỏch, cỏc khoản nộp cấp trờn. Tổ chức hệ thống nghiệp vụ, hƣớng dẫn thực hiờn cụng tỏc tài chớnh kế toỏn, hạch toỏn. thực hiện chặt chẽ, nghiờm tỳc việc bảo quản số sỏch chứng từ, quỹ kột……..
* Xớ nghiệp Kinh doanh phỏt triển nhà:
Kinh doanh cỏc cụng trỡnh do Cụng ty giao cho theo kế hoạch. Tổ chức chế biến kinh doanh vật liệu xõy dựng.
* Phũng kiểm tra xử lý:
Kiểm tra toàn bộ nhà cho thuờ Cụng ty quản lý xem cú trƣờng hợp nào lấn chiếm vi phạm hợp đồng với cụng ty để xử lý.
Giám đốc Phó giám đốc phụ trách sửa chữa Phó giám đốc phụ trách kinh doanh XN sửa chữa và p/triển nhà XN khảo sát thiết kế Phòng quản lý sửa chữa Phòng quản lý nhà XN qlý và kinh doanh nhà Phòng tổ chức hành chính Phòng kiểm tra xử lý phòng dự án đầu t- Xn kdoanh p/triển nhà Ban tài vụ Ban kế hoạch 5 đội XD và SC nhà Phòng KH tài chính Ban KH - TH Ban quản lý nhà cơ quan Ban quản lý nhà ĐT ĐQB Ban quản lý nhà Cầu tre Vạn mỹ Ban qlý nhà Cát Bi 15 tổ quản lý nhà ở 3 quận 5 tổ Hồng Bàng 5 tổ Lê Chân 5 tổ Ngô Quy ền Ban Tài vụ Ban kế hoạch Các đội xây dựng
2.1.5 Tổ chức bộ mỏy kế toỏn của cụng ty:
Hiện nay cụng ty ỏp dụng hỡnh thức tổ chức bộ mỏy kế toỏn phhõn tỏn vỡ cấp dƣới cụng ty cú 3 dơn vị hạch toỏn độc lập tự làm ăn tự chịu trỏch nhiệm trƣớc nhà nƣớc về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh đú là Xớ nghiệp khảo sỏt thiết kế và Xớ nghiệp sửa chữa và phỏt triển nhà, xớ nghiệp Kinh doanh phỏt triển nhà, 3 XN này cú bộ mỏy kế toỏn đầy đủ.
Trƣỏng phũng ( 1 ngƣời ): Tổ chức quản lý và điều hành cỏc nghiệp vụ của phũng theo chức năng nhiệm vụ quyền hạn đƣợc cụng ry giao và chịu trỏch nhiệm trƣớc giỏm đốc cụng ty về nội dung cụng việc quy định tại cỏc khoản điều V của cụng ty.
Phú phũng: bao gồm 2 phú phũng. 1 phú phũng phụ trỏch kế toỏn và 1 phú phũng phụ trỏch kế hoạch, điều hành cỏc hoạt động theo chức danh của phũng khi trƣởng phũng đi vắng và chịu trỏch nhiệm trƣớc giỏm đốc và trƣởng phũng những việc này.
Kế toỏn doanh thu: gồm 5 ngƣời trong đú 3 ngƣời kiờm kế toỏn xõy dựng cơ bản, lƣơng và BHXH.
- Kế toỏn XDCB: tham mƣu trong những việc theo dừi kiểm tra hồ sơ thanh quyết toỏn cỏc cụng trỡnh sửa chữa XDCB. Mở sổchi tiết tài khoản phải trả cho ngƣời bỏn, XDCB dở dang, phải trả nội bộ, phải thu nội bộ và theo dừi hoạt động kinh tế sửa chữa…Kiểm tra số liệu và thủ tục thanh quyết toỏn, tạm ứng cỏc cụng tỏc sửa chữa, là thành viờn tham gia thu hồi vật tƣ. Hàng quý lập bỏo cú chi tiết, định kỳ 1 năm tiến hành cụng việc đối chiếu xỏc minh cụng nợ nhằm đảm bảo tớnh thực tế của số liệu kế toỏn trong tranh toỏn vốn XDCB.
- Kế toỏn lƣơng, BHXH: thực hiện thanh toỏn lƣơng và lƣơng BHXH cho cỏn bộ cụng nhõn viờn, mở sổ thanh toỏn lƣơng cho từng cỏn bộ cụng nhõn viờn theo từng bộ phận phũng ban sổ tổng hợp thanh toỏn lƣơng. Phõn tớch lƣơng khoỏn, lƣơng theo thời gian. Thực hiờn ghi chộp kế toỏn lƣơng, khoản trớch và
cỏc bỏo cỏo định kỳ và kết quả thu theo thỏng năm. Hàng ngày cập nhật vào sổ kịp thời chớnh xỏc dựa vào biờn lai thu …
Thủ quỹ (1 ngƣời): thu chi tiền mặt theo phiếu đƣợc lập đỳng quy định hàng ngày đi ngõn hàng nộp rỳt tiền mặt về quỹ theo quy định của nhà nƣớc, vào sổ kịp thời những khoản thu đối với kế toỏn thanh toỏn cuối ngày rỳt số dƣ tồn quỹ, cuối ngày phải tiền hành kiểm quỹ, cuối thỏng kiểm kờ quỹ lập biờn bản.
Kế toỏn thanh toỏn (1 ngƣời): kiểm tra tớnh hợp phỏp chứng từ, mở sổ theo dừi cỏc khoản tiền mặt, tiền gửi ngõn hàng, tạm ứng, cụng cụ dụng cụ, cỏc nghiệp vụ phỏt sinh trong ngày. Theo dừi tiền gửi tại ngõn hàng, đối chiếu thủ quỹ cỏc khoản chi thu trong ngày, xỏc định tốn quỹ cuối ngày, cuối thỏng. Lập chứng từ ghi sổ và hàng ngày đối chiếu, vào sổ chi tiết theo dừi tiền thanh lý nhà. Kiểm tra việc viết phiếu nhập kho. Đụn đốc cỏc đơn vị cỏ nhõn thanh toỏn hoàn tạm ứng.
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ mỏy kế toỏn tại cụng ty kinh doanh nhà Hải Phũng
Trƣởng phũng kế hoạch tài chớnh Kế toỏn xõy dựng cơ bản Thủ quỹ Kế toỏn thanh toỏn Phú phũng phụ trỏch kt kiờmkt tổng hợp. Kt theo dừi dthu cho thuờ
nhà Kế toỏn xớ nghiệp sửa chữa và phỏt triển nhà Kế toỏn xớ nghiệp khảo sỏt thiết kế Kế toỏn xớ nghiệp quản lý kinh doanh
nhà Phú phũng kế hoạch tài chớnh phụ trỏch kế hoạch Kế toỏn Xn Kinh doanh phỏt triển nhà
2.1.6 Tổ chức hỡnh thức kế toỏn ỏp dụng tại cụng ty.
Cụng ty đó vận dụng hỡnh thức kế toỏn chứng từ ghi sổ.
Ghi hàng ngày
Ghi cuối thỏng
Đối chiếu, kiểm tra số liệu.
Sơ đồ 2.3: Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn
Chứng từ kế toỏn
Bảng tổng hợp chứng từ
Chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết
Sổ đăng ký CTGS Sổ quỹ Sổ cỏi Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cõn đối số phỏt sinh
*Hệ thống chứng từ ỏp dụng tại cụng ty: Hệ thống chứng từ ỏp dụng của cụng ty đa dạng và thƣờng xuyờn vận dộng, đƣợc lập theo mẫu do nhà nƣớc quy định.
+ Biờn lai thu tiền thuờ nhà: đƣợc sử dụng chủ yếu. + Phiếu chi, phiếu thu.
+ Giấy nộp tiền vào ngõn sỏch nhà nƣớc. + Uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi.
+ Sộc chuyển khoản. + ………
* Hệ thống cỏc tài khoản: Cụng ty đó ỏp dụng cỏc tài khoản kế toỏn theo đỳng quy định, chuẩn mực kế toỏn.
* Hệ thống bỏo cỏo tài chớnh: + Bảng cõn đối kế toỏn.
+ Bỏo cỏo kết quả kinh doanh. + Bảng luõn chuyển tiền tệ. + Thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh.
2.1.7. Vận dụng chế độ kế toỏn tại cụng ty kinh doanh nhà Hải Phũng.
Bỏo cỏo tài chớnh của cụng ty trỡnh bày phự hợp với cỏc chuẩn mực kế toỏn Việt Nam. Chế độ kế toỏn ỏp dụng: chế độ kế toỏn doanh nghiệp xõy lắp.
Niờn độ kế toỏn bắt đàu ngày 01/01 đến 31/12 hàng năm. Hỡnh thức kế toỏn ỏp dụng theo chứng từ ghi sổ.
Nguyờn tắc ghi nhận cỏc khoản tiền và cỏc khoản tƣơng đƣơng tiền: theo đồng Việt Nam. Phƣơng phỏp chuyển đổi cỏc đồng tiền sử dụng trong kế toỏn theo tỷ giỏ do ngõn hàng thụng bỏo.
Nguyờn tắc ghi nhận hàng tồn kho: Theo giỏ gốc, bỡnh quõn gia quyền. Phƣơng phỏp tớnh giỏ trị hàng tồn kho: kờ khai thƣờng xuyờn. Phƣơng phỏp hạch toỏn hàng tồn kho theo quy định tại chuẩn mực số 02 “ Hàng tồn kho “.
Nguyờn tắc ghi nhận và vốn hoỏ cỏc khoản chi phớ đi vay: đƣợc ghi nhận vào chi phớ sản xuất kinh doanh theo số thực tế phải trả. Tỷ lệ vốn hoỏ chi phớ đi vay đƣợc sử dụng để xỏc định chi phớ đi vay đƣợc vốn hoỏ trong kỳ.
2.2 Thực trạng tổ chức cụng tỏc kế toỏn tài sản cố định hữu hỡnh tại Cụng ty kinh doanh nhà Hải Phũng. ty kinh doanh nhà Hải Phũng.
2.2.1 Kế toỏn tài sản cố định hữu hỡnh.
* Đặc điểm tài sản cố định hữu hỡnh tại Cụng ty kinh doanh nhà Hải Phũng.
TSCĐHH của công ty chủ yếu đ-ợc đầu t- bằng vốn ngân sách( gồm cả vốn đầu t- từ Nhà n-ớc và nguồn kinh phí sự nghiệp), ngoài ra có vốn tự bổ sung và vốn vay (hình thức vay để đầu t- TSCĐHH ch-a xuất hiện th-ờng xuyên).
Đặc điểm của TSCĐHH là những tài sản có giá trị lớn, tham gia vào nhiều chu kì sản xuất mà vẫn giữ đ-ợc hình thái vật chất ban đầu cho đến khi h- hỏng phải loại bỏ; đồng thời, tài sản cố định hữu hình cũng bị hao mòn dần trong quá trình sử dụng, (riêng với những tài sản dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh, giá trị của chúng dịch chuyển dần dần, từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh), do vậy đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ cả về giá trị và hiện vật.
Về mặt giá trị: do Phòng kế toỏn phụ trách. Phòng tài chính sẽ trực tiếp lập sổ sách kế tóan theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ theo chỉ tiêu giá trị. Tính toán ghi chép việc trích khấu hao, thu hồi vốn để tái đầu t-.
Về mặt hiện vật :
- Những TSCĐHH là nhà cửa vật kiến trúc do bộ phận xây dựng cơ bản thuộc phòng Hành chính quản lý.
- Những TSCĐHH còn lại do phòng Kĩ thuật trực tiếp lập sổ sách theo dõi.
2.2.1.1 Chứng từ sử dụng.
- Húa đơn GTGT.
- Biờn bản giao nhận TSCĐHH
2.2.1.1 Tài khoản sử dụng.
Tk 2113- Máy móc, thiết bị.
TK 2114- Ph-ơng tiện vận tải, truyền dẫn. TK 2115- Thiết bị, dụng cụ quản lý.
TK 2118- TSCĐ khác.