5. Tình hình đầu tư và quản lý đầu tư trong những năm qua:
5.4. Tổ chức và quản lý nguồn vốn chuẩn bị sản xuất:
Hàng năm công ty nhận quyết định của Tổng công ty, phòng kế hoạch sẽ tổng hợp tài liệu, lập khối lượng và tổng dự toán. Phòng kế hoạch là đầu mối chủ trì triển khai công tác chuẩn bị sản xuất đồng thời sẽ phối hợp với các phòng chức năng khác. Sau khi Tổng công ty duyệt phòng kế hoạch sẽ chủ trì thương thảo hợp đồng, lập dự thảo hợp đồng với ban quản lý dự án A. Nếu được chấp nhận sẽ trình giám đốc kí kết hợp đồng. Khi hợp đồng được kí kết phòng kế hoạch ra quyết định giao nhiệm vụ trình giám đốc kí và gửi kèm theo hợp đồng cùng các tài liệu khác cho các phòng ban và các đơn vị trong công ty thực hiện.
Phòng đầu tư xây dựng sẽ theo dõi hợp đồng và có nhiệm vụ báo cáo cho lãnh đạo công ty về tình hình thực hiện hợp đồng và kết quả thu được.
Về việc lập hồ sơ quyết toán: Các đơn vị thi công lập hồ sơ hoàn công, quyết toán theo các mẫu đã quy định và chuyển phòng kế hoạch. Phòng kế hoạch chủ trì và phối hợp với các phòng liên quan kiểm tra và hoàn chỉnh hồ sơ hoàn công, quyết toán. Sau đó phòng kế hoạch sẽ trình giám đốc công ty duyệt hồ sơ quyết toán và chuyển hồ sơ quyết toán sang phòng tài chính kế toán. Và khi hợp đồng đã hết thời hạn thực hiện hơặc hợp đồng bị huỷ bỏ, đình chỉ hay không tiếp tục được thực hiện… thì sẽ thanh lý hợp đồng.
Lưu đồ tổ chức và quản lý nguồn vốn chuẩn bị sản xuất
Quyết định giao nhiệm vụ của Tổng công ty
Tổng hợp tài liệu , lập khối lượng và dự toán
Trình duyệt Tổng công ty và ban A
Thủ tục quản lý hợp đồng làm B Thủ tục quản lý hợp đồng làm A Theo dõi hợp đồng Nghiệm thu
Lập hồ sơ quyết toán
Kiểm tra, thẩm định
Duyệt
Thanh toán