a) Xõy d ng cỏc tiờu chu n và ph ng phỏp đo l ng s th c hi n
Tiờu chu n ki m tra là nh ng ch tiờu th c hi n nhi m v mà d a vào đú cú th đo l ng và đỏnh giỏ k t qu th c t và mong mu n c a ho t đ ng.
Th c ch t c a ki m tra là quỏ trỡnh xem xột, đo l ng, đỏnh giỏ, đi u ch nh s th c hi n đ đ t đ c cỏc m c tiờu, k ho ch c a doanh nghi p do đú cỏc m c tiờu, k ho ch chớnh là cỏc tiờu chu n đ u tiờn c a ki m tra.
Do cỏc k ho ch r t khỏc nhau, do tớnh ph c t p c a cỏc ho t đ ng th c hi n k ho ch và do cỏc nhà qu n tr th ng khụng th quan sỏt đ c m i th , cho nờn nh ng tiờu chu n đ c bi t s đ c xõy d ng t i nh ng khu v c ho t đ ng thi t y u và nh ng đi m ki m tra chi n l c.
H9.4. Vũng liờn h ng c c a quỏ trỡnh ki m tra
Cỏc tiờu chu n c a ki m tra r t đa d ng do tớnh ch t đ c thự c a cỏc doanh nghi p, cỏc b ph n, cỏc l nh v c; do s đa d ng c a cỏc s n ph m và d ch v . M c đớch c a cỏc ch ng trỡnh, k ho ch, m i ho t đ ng c a cỏc ch ng trỡnh này, m i chớnh sỏch, th t c và m i ngõn qu đ u cú th tr thành nh ng tiờu chu n đ i v i vi c th c hi n.
Tuy nhiờn, trong th c t cỏc tiờu chu n cú khuynh h ng thu c v d ng cỏc tiờu chu n đnh l ng và cỏc tiờu chu n đnh tớnh. Cỏc giỏ tr mong mu n c a đ u ra (Cỏc tiờu chu n) u ra Quỏ trỡnh th c hi n u vào H th ng ki m tra K t qu mong mu n K t qu th c t o l ng k t qu th c t So sỏnh v i cỏc tiờu chu n Th c hi n đi u ch nh Xõy d ng ch ng trỡnh đi u ch nh Phõn tớch nguyờn nhõn sai l ch Xỏc đnh cỏc sai l ch
Cỏc tiờu chu n đnh l ng bao g m cỏc m c đớch và m c tiờu c a doanh nghi p. Nú là nh ng tiờu chu n ki m tra t t nh t vỡ đú là th c đo s thành cụng c a cỏc k ho ch. i u này quan tr ng b i m t s lý do.
Th nh t, nh ng m c tiờu mang tớnh đnh tớnh nh “Nõng cao trỡnh đ c a ng i lao đ ng" ch a ph n ỏnh chớnh xỏc th nào cú ngh a là "nõng cao", khi nào th c hi n m c tiờu đú và b ng cỏch nào.
Th hai, nh ng m c tiờu đnh l ng d truy n thụng và chuy n thành cỏc tiờu chu n đo l ng s th c hi n.
Cú nhi u tiờu chu n đnh tớnh t n t i trong kinh doanh. ú là nh ng tiờu chu n khụng đo đ c b ng cỏc s đo v t lý ho c ti n t . Ch ng h n, ng i lónh đ o doanh nghi p cú th dựng tiờu chu n nào đ : Xỏc đnh n ng l c c a m t ng i làm đ i lý ho c n ng l c c a tr ng phũng qu n lý nhõn s ?
ỏnh giỏ m t ch ng trỡnh qu ng cỏo cú đỏp ng đ c c m c tiờu ng n h n và dài h n hay khụng? Xem xột cỏc ki m sỏt viờn cú trung th c hay khụng? i ng nhõn viờn cú n ng l c hay khụng?
Nh ng tiờu chu n đnh tớnh t n t i m t ph n vỡ v n ch a cú nh ng nghiờn c u thớch h p xem cỏi gỡ t o ra đ c k t qu mong mu n c a cỏc b ph n, phõn h , con ng i trong doanh nghi p.
Khi xõy d ng cỏc tiờu chu n ki m tra, c n chỳ ý t i m t s yờu c u:
S l ng cỏc tiờu chu n ki m tra c n đ c h n ch m c t i thi u. Cú s tham gia r ng rói c a nh ng ng i th c hi n trong quỏ trỡnh xõy d ng cỏc tiờu chu n ki m tra cho ho t đ ng c a chớnh h .
Cỏc tiờu chu n c n ph i linh ho t phự h p v i đ c đi m c a t ng doanh nghi p, t ng b ph n, con ng i trong doanh nghi p.
b) o l ng và đỏnh giỏ s th c hi n
o l ng s th c hi n
Vi c đo l ng đ c ti n hành t i cỏc khu v c ho t đ ng thi t y u và cỏc đi m ki m tra chi n l c (cỏc đi m thi t y u) trờn c s cỏc tiờu chu n đó đ c xỏc đnh. rỳt ra đ c nh ng k t lu n đỳng đ n v k t qu th c hi n và nguyờn nhõn c a nh ng sai l ch, vi c đo l ng đ c l p đi l p l i. Tuy nhiờn, m t nhà qu n tr th ng khụng cho phộp th i gian dài gi a cỏc l n ki m tra.
Ngoài vi c đo l ng k t qu th c t c a cỏc ho t đ ng, ng i ta cũn c g ng d bỏo k t qu đang mong đ i đ đ i chi u v i cỏc tiờu chu n và t đú cú đ c bi n phỏp s a ch a k p th i.
ỏnh giỏ s th c hi n
Th c ch t c a cụng vi c này là xem xột s phự h p c a cỏc k t qu đó đ c đo l ng so v i cỏc tiờu chu n. N u s th c hi n phự h p v i cỏc tiờu chu n, nhà qu n tr cú th k t lu n m i vi c v n di n ra theo đỳng k ho ch và khụng c n s đi u ch nh. N u k t qu th c hi n khụng phự h p v i tiờu chu n thỡ s đi u ch nh là c n thi t. Lỳc này ph i ti n hành phõn tớch nguyờn nhõn c a s sai l ch và nh ng h u qu c a nú đ i v i ho t đ ng c a doanh nghi p đ đi t i k t lu n xõy d ng m t ch ng trỡnh đi u ch nh cú hi u qu .
i u ch nh là nh ng tỏc đ ng b sung trong quỏ trỡnh qu n tr đ kh c ph c nh ng sai l ch gi a k t qu th c hi n so v i m c tiờu, k ho ch.
H9.5. Cỏc b c c a quỏ trỡnh ki m tra
Quỏ trỡnh đi u ch nh ph i tuõn th nh ng nguyờn t c sau: - Ch đi u ch nh khi th c s c n thi t;
- i u ch nh đỳng m c đ , trỏnh tựy ti n, trỏnh gõy tỏc d ng x u; - Ph i tớnh t i h u qu sau khi đi u ch nh;
- Trỏnh đ l th i c , trỏnh b o th ;
- Tựy đi u ki n mà k t h p cỏc ph ng phỏp đi u ch nh cho h p lý.
ho t đ ng đi u ch nh đ t k t qu cao c n xõy d ng m t ch ng trỡnh đi u ch nh trong
đú tr l i cỏc cõu h i: - M c tiờu đi u ch nh? - N i dung đi u ch nh? - Ai ti n hành đi u ch nh? - S d ng nh ng bi n phỏp, cụng c nào đ đi u ch nh? - Th i gian đi u ch nh?
Nh v y quy t đnh đi u ch nh c ng là m t d ng quy t đnh th ng xuyờn x y ra trong qu n tr . ụi khi ch m t quy t đnh đi u ch nh nh nh ng k p th i cú th đem đ n cho qu n tr hi u qu cao.
Quỏ trỡnh đi u ch nh cú th d n đ n s thay đ i trong m t s ho t đ ng c a đ i t ng qu n tr . Ch ng h n cú th đi u ch nh sai l ch thụng qua ch c n ng t ch c phõn cụng l i cụng vi c, làm rừ l i nhi m v , biờn ch thờm cỏn b , t ng c ng cụng tỏc hu n luy n, b i d ng cho nhõn viờn, đỡnh ch , cỏch ch c nh ng ng i cú sai ph m nghiờm tr ng...
Xỏc đnh cỏc tiờu chu n và đo l ng s th c hi n o l ng s th c hi n Ti n hành đi u ch nh hay đỏnh giỏ l i cỏc tiờuchu n Khụng c n đi u ch nh Cú Khụng S th c hi n phự h p v i cỏc tiờu chu n
Hỡnh 12.5 cũn th hi n m t khớa c nh quan tr ng r ng ki m tra là m t quỏ trỡnh liờn t c và cỏch t t nh t là d bỏo đ c nh ng sai l ch đ đ phũng ch khụng ph i ch là xỏc đnh và s a ch a nh ng sai l ch đó x y ra.
9.2.2. Cỏc ph ng phỏp ki m tra
Cỏc ph ng phỏp ki m tra r t đa d ng và cú th đ c phõn lo i theo nhi u tiờu chớ khỏc nhau nh theo quỏ trỡnh hành đ ng, theo m c đ t ng quỏt c a n i dung ki m tra, theo t n su t c a cỏc cu c ki m tra, theo ch th ti n hành ki m tra. Cỏc ph ng phỏp ki m tra xem xột quỏ trỡnh hành đ ng, bao g m nh ng d ng c b n:
Ki m tra tr c hành đ ng: c ti n hành đ đ m b o r ng m i ngu n l c c n thi t cho m t ho t đ ng nào đú đó đ c ghi vào ngõn sỏch và đ c chu n b đ y đ c v ch ng lo i, s l ng, ch t l ng, đ n n i quy đnh. Cỏc ngõn qu cú th cú th d n đ n s c n thi t ph i tuy n thờm hay đào t o l i nhõn viờn: Mua thờm mỏy múc thi t b : Thi t k và s n xu t cỏc lo i v t li u và s n ph m m i.
Ki m tra l ng tr c: c ti n hành đ phỏt hi n nh ng sai l ch c a s th c hi n so v i cỏc tiờu chu n và m c tiờu đ cú th đi u ch nh k p th i tr c khi x y ra h u qu nghiờm tr ng. Ki m tra l ng tr c ch cú hi u qu n u nh cỏc nhà qu n tr cú đ c thụng tin chớnh xỏc, k p th i v nh ng thay đ i c a mụi tr ng và v ho t đ ng h ng t i m c tiờu mong mu n.
Ki m duy t (ki m tra đ c ho c khụng): Là hỡnh th c ki m tra trong đú cỏc y u t hay giai đo n đ c bi t c a ho t đ ng ph i đ c phờ chu n hay th a món nh ng đi u ki n nh t đnh tr c khi s v n hành đ c ti p t c.
Ki m tra sau ho t đ ng .
Là s đo l ng k t qu cu i cựng c a ho t đ ng. Nguyờn nhõn c a sai l ch so v i tiờu chu n và k ho ch đ c xỏc đnh và đi u ch nh cho nh ng ho t đ ng t ng t trong t ng lai. Hỡnh th c này cũn đ c ỏp d ng đ làm c s ti n hành khen th ng và khuy n khớch cỏn b , cụng nhõn.
B n d ng ki m tra trờn đ u là c n thi t và đ c ỏp d ng t ng h p đ th c hi n cỏc m c tiờu c a doanh nghi p. Tuy nhiờn, hi n nay ng i ta đ c bi t nh n m nh t i t m quan tr ng c a ki m tra l ng tr c.
Theo m c đ t ng quỏt c a n i dung ki m tra, cú cỏc ph ng phỏp ki m tra c b n sau: Ki m tra toàn b : Nh m đỏnh giỏ vi c th c hi n m c tiờu, k ho ch c a doanh nghi p m t cỏch t ng th .
Ki m tra b ph n: Th c hi n đ i v i t ng l nh v c, b ph n, phõn h c th c a doanh nghi p. Ki m tra cỏ nhõn: Th c hi n đ i v i nh ng con ng i c th trong doanh nghi p.
Theo t n su t c a cỏc cu c ki m tra.
Bao g m nh ng ph ng phỏp nh ki m tra đnh k đ c th c hi n theo k ho ch đó đnh trong t ng th i gian, ki m tra liờn t c là giỏm sỏt th ng xuyờn trong m i th i đi m, v i m i c p, m i khõu và v i n i dung toàn di n
Theo m i quan h gi a ch th và đ i t ng ki m tra g m:
Ki m tra (hay cũn g i là ki m tra giỏn ti p) là vi c ch th qu n lý xem xột, đo l ng k t qu ho t đ ng c a cỏc đ i t ng qu n lý, đỏnh giỏ nguyờn nhõn gõy ra sai l ch, tỡm ng i ch u trỏch nhi m đ i v i sai l ch đú và yờu c u h ch n ch nh ho t đ ng c a mỡnh.
T ki m tra (hay ki m tra tr c ti p) là vi c phỏt tri n nh ng nhà qu n tr và cụng nhõn cú n ng l c, ý th c k lu t cao: Cú kh n ng giỏm sỏt b n thõn và ỏp d ng thành th o cỏc khỏi ni m lý thuy t, nguyờn t c, k thu t đ hoàn thành cỏc m c tiờu, k ho ch v i hi u qu cao.