Tính số tồn quỹ TM Bảng kê CT Phiếu thu 3.2 Lập bảng kê CT 3.1 Kiểm kê đôi chiếu CT Báo cáo Ban giám đốc
Biểu đồ luồng dữ liệu mức 2: Chức năng Xử lý nghiệp vụ
Phiếu chi Y/C báo cáo Số dư TK Danh mục TK Y/C sổ kế toán Sổ kế toán 1.2 In sổ kế toán 1.1 Lập sổ kế toán Khách hàng
Biểu đồ luồng dữ liệu mức 2: Chức năng Lập sổ kế toán
Phiếu thu
3.1.2.4 Tài liệu đặc tả chức năng (1.1) Kiểm tra chứng từ
Khi có nghiệp vụ chi tiền, người nhận tiền sẽ đưa ra các chứng từ gốc liên quan đến chi tiền như giấy đề nghị thanh toán, hóa đơn GTGT…Nhân viên kế toán sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ trên. Nếu các chứng từ trên không hợp lệ hoặc không đầy đủ sẽ được chuyển trả lại để người giao chứng từ để chỉnh sửa, bổ sung. Đối với các chứng từ hợp lý, hợp lệ sẽ được chuyển qua bộ phận lập phiếu chi.
(1.2) Cập nhật thông tin người nhận
Ở chức năng này, nhân viên kế toán sẽ tiến hành thu thập các thông tin cần thiết về người nhận tiền phục vụ cho việc lập phiếu chi: Tên người (công ty) nhận tiền, địa chỉ…
(1.3) Lập phiếu chi
Sau việc kiểm tra đạt yêu cầu, người lập phiếu dựa trên các chứng từ gốc hợp lệ và thông tin thu thập được từ chức năng cập nhật thông tin người nhận sẽ lập phiếu chi.
(1.4) In phiếu chi
In phiếu chi đã được lập thành 2 liên, một liên giao cho người nhận tiền liên còn lại được lưu lại làm chứng từ gốc thanh toán.
(2.1) Cập nhật thông tin người giao
Nhân viên kế toán sẽ tiến hành thu thập các thông tin cần thiết về người nộp (giao) tiền phục vụ cho việc lập phiếu thu: Tên người (công ty) nhận tiền, địa chỉ…
(2.2) Lập phiếu thu
Người lập phiếu dựa trên các thông tin thu thập được từ chức năng cập nhật thông tin người nhận lập phiếu thu.
In phiếu thu đã được lập thành 2 liên, một liên giao cho người nộp tiền liên còn lại được lưu lại làm chứng từ gốc thanh toán.
(3.1) Kiểm kê đối chiếu chứng từ
Căn cứ vào các chứng từ gốc, danh mục tài khoản để đối chiếu số liệu, sự hợp lý trên các phiếu thu, phiếu chi. Kiểm kê số lượng, quy cách, phẩm chất các loại tiền tệ trong quỹ tiền mặt.
(3.2) Lập bảng kê chứng từ
Từ các phiếu thu, phiếu chi kế toán tiến hành tập hợp lại lập thành bảng kê chứng từ theo từng ngày phát sinh của các chứng từ, nhằm phục vụ cho công tác tính toán số tồn quỹ của tiền mặt và là căn cứ đối chiếu cho các sổ kế toán. (3.3) Tính số tồn quỹ tiền mặt
Căn cứ trên số dư tài khoản 111 chi tiết đến từng loại tiền mặt và bảng kê chứng từ, kế toán tính toán số tồn quỹ của tiền mặt báo cáo lên ban giám đốc khi có yêu cầu từ ban giám đốc giúp cho việc quản lý kinh doanh của công ty. (4.1) Lập sổ kế toán
Các chứng từ thanh toán (phiếu thu, phiếu chi) được lưu trữ, nhân viên kế toán căn cứ yêu cầu của công tác kế toán trong doanh nghiệp tiến hành lập các sổ quỹ tài khoản tiền mặt, sổ kế toán chi tiết đến từng tài khoản và sổ kế toán tổng hợp chữ T…
(4.2) In sổ kế toán
Các sổ kế toán sau khi lập sẽ được lưu trữ lại trên hệ thống, được in ra lưu trữ thành các sổ kế toán nhằm phục vụ cho công tác kế toán trogn doanh nghiệp và việc thanh tra, kiểm tra của các cơ quan nhà nước.
3.1.2.5 Ma trận thực thể chức năng Các hồ sơ dữ liệu
Phiếu chi
Bảng kê chứng từ Sổ quỹ
Sổ chi tiết tài khoản Sổ tổng hợp chữ T Các chức năng Thu tiền C Chi tiền C C Xử lý nghiệp vụ U U C Lập báo cáo R R C C C
3.1.3 Mô hình dữ liệu của hệ thống 3.1.3.1 Danh mục dữ liệu
- Danh mục tài khoản - Danh mục ngoại tệ - Danh mục khách hàng
3.1.3.2 Danh mục các thực thể và mối liên hệ giữa chúng 3.1.3.3 Mô hình thực thể liên kết