Trước tình hình thị trường logistics cạnh tranh gay gắt, Công ty KGM phải không ngừng nâng cao nghiệp vụ, cải tiến những khâu, quy trình còn nhiều vướng mắc nhằm tạo môi trường cạnh tranh tốt. Có như thế, công ty mới giữ được mối quan hệ tốt với khách hàng quen và tìm kiếm được nhiều khách hàng tiềm năng hơn.
Qua phân tích tình hình tổ chức thực hiện giao nhận hàng xuất bằng đường biển tại Công ty KGM, ta thấy quy trình thực hiện gặp khá nhiều thuận lợi, và bên cạnh những thuận lợi này là vô số khó khăn, trở ngại. Do đó, em xin đề xuất một số giải pháp cho tình hình này.
- 26 -
- Khắc phục những sai sót trong khâu chuẩn bị chứng từ
Để khắc phục những sai sót trong quá trình giao nhận bộ chứng từ, các nhân viên trong công ty cần phải kiểm tra đối chiếu cẩn thận giữa các chứng từ với nhau. Nếu có sự sai lệch thông tin về hàng hóa giữa các chứng từ thì cần phải tìm hiểu nguyên nhân gây ra sự sai lệch đó và yêu cầu sửa đổi chứng từ cho ăn khớp với nhau.
Các nhân viên phụ trách việc lên tờ khai cho công ty cần chú ý điền đầy đủ và chính xác các mục trong tờ khai như: Người nhập khẩu, người xuất khẩu, loại hình nhập khẩu, hợp đồng, hóa đơn thương mại, vận tải đơn, điều kiện giao hàng, đồng tiền thanh toán – tỷ giá tính thuế, tên hàng – quy cách phẩm chất, mã số hàng hóa, xuất xứ hàng hóa…
Hiện tại, công ty có 03 nhân viên chuyên phụ trách việc lên tờ khai, các nhân viên này có thể hỗ trợ lẫn nhau bằng cách kiểm tra chéo, như vậy có thể hạn chế được việc nhập sai chứng từ.
Trong quá trình lập một số chứng từ cần thiết, công ty cần phải cập nhật thông tin thường xuyên cũng như các văn bản hướng dẫn của các cơ quan nhà nước và tuyệt đối phải tuân thủ những quy định đó.
- Đầu tư trang thiết bị, cơ sở vật chất cho công ty
Cơ sở vật chất của công ty hiện nay chưa đáp ứng được nhu cầu kinh doanh dịch vụ giao nhận vận tải. Sốlượng phương tiện vận chuyển hiện vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu cung cấp dịch vụ cho khách hàng nên hiện tại, công ty cần có chính sách đầu tư vào cơ sở vật chất, trước mắt công ty phải mua thêm phương tiện nhằm phục vụ kịp thời nhu cầu của khách hàng.
Hiện nay, nguồn vốn của công ty có hạn, nếu vay mượn vốn bên ngoài để đầu tư sẽ làm công ty mất thêm một khoản chi phí lãi vay. Công ty nên kêu gọi sự đóng góp của các thành viên trong công ty, đặc biệt là các nhân viên trong công ty – những người có khoản tiền tiết kiệm muốn tăng thêm thu nhập cho mình, cùng nhau hùn vốn đểmua phương tiện vận tải. Điều này rất có lợi cho công ty, một mặt nó sẽ giải quyết tình trạng thiếu phương tiện vận chuyển hàng hóa cho khách hàng. Mặt khác, do có sự góp vốn của các thành viên trong công ty nên công ty sẽ trích một
- 27 -
khoản tiền lời để trả chi phí góp vốn cho các thành viên, giúp các nhân viên trong công ty có thêm một khoản thu nhập đáng kể.
- Tuyển dụng và đào tạo nguồn nhân lực
Hiện nay, số lượng các nhân viên làm việc trong công ty Kim Gia Minh chưa đáp ứng được hết nhu cầu công việc đề ra. Vì vậy, hiện tại, công ty cần có chính sách tuyển dụng nhân viên mới để có thể giảm áp lực làm việc cho các nhân viên hiện tại trong công ty, đồng thời giải quyết hết các yêu cầu của công việc giao nhận vận tải. Việc tuyển dụng phải được thực hiện một cách khách quan và nghiêm túc để có thểcó được những nhân viên trẻ, tài năng, nhiệt tình.
Công ty nên thường xuyên tổ chức các lớp học, các khóa đào tạo về nghiệp vụ giao nhận – khai thuê hải quan, nghiệp vụ thanh toán quốc tế, giao tiếp với khách hàng cũng như là các buổi phổ biến về luật, các thay đổi của nguồn luật ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty, đặc biệt là các điều chỉnh về thuế.
Thực hiện việc đào tạo ngắn hạn kết hợp với đào tạo dài hạn, vừa làm vừa tích lũy thêm kinh nghiệm. Cử nhân viên tham gia các buổi đào tạo do các tổ chức như: chi cục Hải quan, Hiệp hội vận tải FIATA, hay các khóa học của VIBASA… đểcó được một lực lượng lao động tinh thông, đồng thời có được cơ hội cọ xát với các vấn đềnhư đàm phán, thương thảo và kí kết hợp đồng…
. Đồng thời, công ty nên tổ chức định kì các cuộc thi sát hạch về nghiệp vụ, ngoại ngữ để tạo cho nhân viên ý thức luôn tự học tập, trau dồi và nâng cao kiến thức cũng như trình độ của bản thân.
Cuối cùng, công ty cần đưa ra những nội qui với qui định chặt chẽ, kết hợp với chính sách lương thưởng rõ ràng, hợp lý để khuyến khích nhân viên làm việc, tạo cơ hội cho những cá nhân có tính cầu tiến và sáng tạo trong công việc.
- 28 -
KẾT LUẬN
Giao nhận vận tải là một trong những ngành nghềđang phát triển ở khu vực TP. Hồ chí Minh nói riêng và ở Việt Nam nói chung. Giao nhận vận tải có sự liên kết chặt chẽ với hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa và có vai trò vô cùng quan trọng đối với sự phát triển của nền kinh tế. Công ty TNHH Kim Gia Minh bắt đầu hoạt động kinh doanh ở lĩnh vực này từ năm 2005. Sau hơn 5 năm hoạt động, từ một công ty với số vốn ít ỏi và quy mô nhỏ, đến nay, công ty đã đi vào hoạt động kinh doanh ổn định và đã gặt hái được khá nhiều thành công trong công việc. Công ty đã tạo lập được mối quan hệ thân thiết với các khách hàng là những công ty có uy tín lớn trên thịtrường hiện nay như công ty TNHH Procter and Gamble, Công ty CP Taekwang Industrial.
Trong bối cảnh thị trường có tính chất thường xuyên thay đổi như hiện nay, cùng với môi trường cạnh tranh khốc liệt. Để công ty có thể đứng vững và không ngừng phát triển, mở rộng thị trường hoạt động kinh doanh của mình, công ty cần đưa ra và thực hiện các chính sách phát triển phù hợp với mục tiêu, chiến lược của công ty. Đây sẽ là một nhiệm vụkhó khăn cho công ty. Để làm được điều này, công ty cần có sự nỗ lực làm việc của tất cảcác thành viên trong công ty đông thời mỗi cá nhân trong công ty phải luôn tự ý thức về vai trò cũng như trách nhiệm của mình trong công việc.
Khoảng thời gian thực tập tại công ty đã giúp em kiểm chứng lại những kiến thức đã được học ở trường, liên hệ lý thuyết vào thực tế và tìm ra điểm khác biệt giữa chúng. Mặc dù chỉ là khoảng thời gian ngắn nhưng nhờ sựhướng dẫn tận tình của các cô chú, anh chịtrong công ty mà em đã tích lũy nhiều điều, góp phần hoàn thiện kiến thức chuyên môn của mình.
Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn Nhà trường, ThS. Nguyễn Thị Phương Chi, Ban giám đốc và toàn thể các anh chị trong công ty đã giúp em hoàn thành đề tài thực tập giữa khóa này.
- 29 -
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. PGS.TS. Nguyễn Hồng Đàm (2005), Vận tải và giao nhận trong ngoại
thương, NXB Lý luận chính trị.
2. Bộ Tài chính (2010), Thông tư 194/2010/TT-BTC ngày 6/12/2010 hướng dẫn về thủ tục hải quan; kiểm tra, giám sát hải quan; thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và quản lý thuếđối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu.
3. Công ty TNHH Kim Gia Minh (2010), Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh
doanh giai đoạn 2007-2010.