Chứng từ sử dụng
Tiền mặt tại quỹ: Phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền, ủy nhiệm thu, ủy
nhiệm chi, và các chứng từ khác…
Tiền gửi ngân hàng:Giấy báo nợ, giấy báo có, ủy nhiêm chi và giấy nộp tiền
( Mẫu riêng do quy định từng Ngân hàng), hóa đơn, hợp đồng XNK Sổ sách sử dụng:
Tiền mặt tại quỹ: Sổ báo cáo thu chi, sổ cái TK 111, sổ kế toán chi tiết tiền
mặt...
Tiền gửi Ngân hàng: Sổ theo dõi chi tiết tài khoản tiền gửi ngân hàng, vào sổ
cái TK 112, Nhật ký chung, bảng kê của Ngân hàng Báo cáo tài chính
Sơ đồ 2.3.2: Hạch toán, tiền măt tiền gửi ngân hàng
TK 111, 112 TK 111, 112 TK151, 152, 153
Rút tiền gửi NH về quỹ
Nộp tiền mặt vào NH Mua vật liệu thay thế,
TK 111,112 Nộp tiền mặt vào NH
Rút tiền gửi NH về quỹ
TK 331 Thanh toán hoặc ứng tiền trước
cho ngưòi bán
TK 133 Thanh toán thuế GTGT
TK 131 TK 211, 213, 241 Khách hàng trả nợ, ứng trước Mua TSCĐ, TT XĐCB TK 411, 441 TK 711 Thu khác CCDC
TK 331, 315, Nhận vốn chủ sở hữu 333, 334, 338 trả nợ vay, NN, CNVC các khoản nợ khác TK 3331 Thu thuế GTGT cho N N
2.3.3. Tổ chức hạch toán NVL vật tư nhận gia công
NVL chính trực tiếp ở Công ty May Phố Hiến là vải, NVL phụ trực tiếp là chỉ, cúc khoá, ken vai, dây chun.... Chức năng sản xuất chủ yếu là gia công nên toàn bộ nguyên vật liệu trực tiếp do bên thuê gia công cung cấp. Số lượng NVL chuyển cho Công ty được tính trên cơ sở số lượng sản phẩm đặt hàng và định mức từng loại trên 1 sản phẩm, định mức này do Công ty và bên thuê gia công thoả thuận xây dựng trên cơ sở điều kiện thực tế của mỗi bên. Ngoài ra còn có phần hao hụt cho phép ( thường là 3%/ số nguyên vật liệu chính theo định mức). Do vậy Công ty chỉ chịu chi phí nhận từ cảng về kho của Công ty. Các chi phí được tính vào giá nguyên vật liệu nhập kho gồm: Chi phí làm thủ tục Hải quan( được miễn thuế nhập khẩu), chi phí vận chuyển, bốc xếp, lưu kho lưu bãi.... về được tận kho Công ty, do vậy chi phí vật tư được tínthường nhỏ.
Đối với nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ trực tiếp, kế toán chỉ theo dõi về mặt số lượng. Việc kế toán lập bảng tổng hợp phụ liệu và bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn là để theo dõi, giám sát tình hình sử dụng vật liệu phụ thực tế ở phân xưởng và tình hình nhập - xuất - tồn ở kho. Từ đó cung cấp các thông tin cần thiết để ra quyết định sử dụng vật tư hợp lý, tiết kiệm.
Việc hạch toán chi tiết và tổng hợp vật liệu chủ yếu thực hiện trên máy vi tính . Kế toán hàng ngày có nhiệm vụ thu thập kiểm tra các chứng từ như : phiếu xuất kho, phiếu nhập kho... Sau đó định khoản, đối chiếu với sổ sách của thủ kho (qua các thẻ kho) rồi nhập dữ kiện vào máy, máy sẽ tự động tính các chỉ tiêu còn lại như : trị giá vật liệu xuất kho, trị giá nguyên vật liệu tồn cuối kỳ. Cuối kỳ máy tính in ra các số liệu, bảng biểu cần thiết như : Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn vật liệu, các báo cáo khác theo yêu cầu phục vụ cho công tác hạch toán nguyên vật liệu.
Nguyên vật liệu, vật liệu phụ khi nhập về kho, kế toán ghi Nợ TK 002: Vật tư, hàng hóa nhận gia công, hạch toán theo giá tại cảng nhập khẩu (không kể chi phí vân chuyển, bốc xếp…). Khi xuất thành phẩm cho khách hàng, kế toán ghi Có TK 002.
2.3.4. Tổ chức hạch toán vật liệu bổ sung, thay thế, CCDC dùng chung cho phân xưởng
Vật liệu, phụ tùng thay thế, công cụ dụng cụ dùng chung cho sản xuất, làm vệ sinh nhà xưởng, sửa chữa TSCĐ như máy móc thiết bị, nhà xưởng như hòm carton, phụ tùng thay thế , thiết bị điện, găng tay, khẩu trang, kéo cắt may… Đây thường là các vật liệu, phụ tung, dụng cụ công ty tự mua để phục vụ quá trình gia công sản phẩm. Kế toán sử dụng TK 152, 153 để hạch toán vật liệu, phụ tùng, CCDC. Công cụ dụng cụ ở Công ty thường có giá trị thấp, vì thế các loại CCDC khi đưa vào sản xuất đều được phân bổ một lần toàn bộ giá trị nên không có sổ theo dõi tình hình sử dụng CCDC.
Giá trị CCDC xuất kho được xác định vào cuối kỳ theo phương pháp bình quân gia quyền.
Đơn giá Giá vốn t.tế VL, CCDC tồn kho + Giá vốn t.tế VL, CCDC nhập kho trong kỳ
Thực tế =
Bình quân Số lượng VL,CCDC tồn đầu kỳ + S.lượng VL, CCDC nhập trong kỳ
CCDC xuất trong kỳ thực tế b/q xuất trong kỳ
Sơ đồ 2.3.4. Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL