Công nghệ Quốc gia.
3.3 Các giải pháp nâng cao hiệu quả khai thác sử dụng tạp chí tại Trung tâm TTTLKH&CNQG.
tâm TTTLKH&CNQG.
Trung tâm TTTLKH&CNQG là cơ quan thông tin KH&CN nói chung và tạp chí KH&CN nói riêng, nó thực sự là nguồn lực rất quan trọng và cần thiết cho việc đáp ứng nhu cầu thông tin Khoa học và Công nghệ thông tin của cả nớc. Trong bối cảnh xã hội thông tin toàn cầu hiện nay, với xu hớng kết nối mạng toàn quốc, khu vực và quốc tế, cùng với những điều kiện vật chất kỹ thuật cho phép và đòi hỏi chúng ta phải có cách nhìn mới, phơng thức mới trong xử lý thông tin và đặc biệt là các phơng thc phục vụ, nhằm đáp ứng đợc nhanh nhất mọi nhu cầu tin của ngời dùng tin. Với ý nghĩa đó tôi xin đa ra một số gải pháp nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng và bảo quản tạp
chí tại Trung tâm nh sau:
*Một là công tác phát triển nguồn tạp chí.
Với nguồn kinh phí hạn hẹp, với nhu cầu ngày càng phong phú, đa dạng về thông tin trong tạp chí, thì việc đảm bảo tạp chí vừa đủ về số lợng, vằ đúng về nội dung là rất khó khăn.
Trung tâm đã có rất nhiều cố gắng trong việc bổ sung tạp chí hàng năm, việc xét mua tạp chí dặ trên nhiều tiêu chí quyết định mua hay không mua một tên tạp chí cho Th viện. Với đặc thù riêng của loại hình này, càn thực hiện nguyên tắc đảm bảo tính liên tục và đầy đủ của một tên tạp chí, giảm đến mức tối đa việc dừng mua một vài năm rồi lại tiếp tục mua, hoặc dừng hẳn để mua một tạp chí tơng tự nội dung. Giá cả cũng là một tiêu chí quan trọng, tuy nhiên cần cân nhắc trong việc xem xét, có những tạp chí tuy đắt nhng giá trị sử dụng cáo thì vẫn nên mua hơn là quan điểm với số tiền đó để mua đợc nhiều tạp chí (nhng lại ít giá trị sử dụng). Chúng ta đã có mạng quốc gia và quốc tế, có khả năng tìm kiếm các tạp chí liên mạng, vì vậy Trung tâm có thể tập trung tiền mua những tạp chí quý, có giá trị sử dụng cao cho nhiều đối t- ợng sử dụng.
Thực hiện chia sẻ nguồn lực là một trong những chính sách quan trọng đợc quán triệt trong công tác phát triển nguồn tạp chí của Trung tâm nói riêng và mạng lới nói chung. Tuy nhiên, để thực hiện tốt cũng cần phải có quy chế rất cụ thể giữa các phòng ban liên quan trong Trung tâm., cần có sự thông tin đầy đủ về tạp chí có ở trong Trung tâm đến các cơ quan thông tin, th viện khác đẻ họ tìm đọc hoặc đặt chụp nhằm phát huy tối đa hiệu quả sử dụng tạp chí. Ngoài ra cần phải theo dõi, giám sát số tạp chí có đầy đủ ở kho hay cha? vì vậy Trung tâm cần phân công trách niệm cụ thể của từng nhóm, từng phòng trong việc theo dõi, giám sát, đốc thúc để số tạp chímua của Trung tâm về Th viện đúng thời hạn và đầy đủ.
*Hai là tổ chức dây chuyền xử lý tạp chí.
Với cơ cấu tổ chức và chức năng của các phòng trong Trung tâm hiện nay, một tạp chí từ khi nhận về Trung tâm đến khi đến đợc tay ngời dùng tin phải qua các khâu xử lý giữa nhiều phòng khác nhau và nhiều bộ phận khác nhau trong một phòng (sơ đồ 2).
Qua sơ dồ đờng đi của tạp chí hiện nay, có thể thấy để xử lý 1 số của tạp chí phải mất rất nhiều thòi gian. Việc xử lý tạp chí phải qua nhiều bộ phận đã ảnh hởng đến số lợng tạp chí, tạp chí thất thoát khi phải qua nhiều khâu xử lý, vì vậy Trung tâm cần có quy chế cụ thể, chặt chẽ về quản lý tạp chí trong dây truyền xử lý, để đảm bảo độ an toàn cao nhất cho tạp chí.
Đối với tạp chí Việt, đây là nguồn t liệu nội sinh về Khoa học và Công nghệ rất quý giá, cần đợc bổ sung và khai thác triệt để, cũng nh tỏ chức phục vụ tìm tin và bảo quản cho hiệu quả. Hiện nay, đối tợng phục vụ của Th viện không chỉ là các nhà nghiên cứu, các cán bộ giảng dạy, kỹ s...mà còn là sinh viên, trên thực tế sinh viên là lực lợng bạn đọc đông đảo nhất cảu th viện. Trung tâm cần đề ra cac quy chế làm việc liên phòng trong dây chuyền xử lý tạp chí (mà cụ thể là giữa Phòng Phát triển nguồn tin, Phòng Tạp chí, Phòng Xây dựng CSDL th mục và Phòng Tin học), trong đó quy định rõ ràng nội công việc của từng phòng, thời gian đảm bảo, trách nhiệm..để tiến độ xử lý đọc nhanh hơn, cũng nh đảm bảo cho tạp chí đi đúng đờng khôn gbị mất mát, thất thạc và thông tin trong tạp chí đến với ngời dùng tin đợc kịp thời.
*Ba là xây dựng và quản trị các cơ sở dữ liệu về tạp chí.
Trên cơ sở các CSDL đã có ở Trung tâm, cần hoàn thiện và cập nhật đầy đủ, kịp thời để các CSDL đó thực sự là nguồn lực thông tin quan trọng và hiệu quả, phục vụ tốt cho nhu cầu khai thác tìm tin tập chí của ngời dùng tin. Phải nâng cao chất lợng các CSDL: Đây là phần quan trọng nhất của nguồn lực tạp chí só hoá, nó thể hiện toàn bộ nội dung, khối lợng thông tin về tạp chí của Trung tâm.
Vì vậy, thông tin về tạp chí cần đợc mô tả đúng quy tắc mô tả quốc tế, phải chính xác, phải đầy đủ, phải rõ ràng. Cần chú trọng tính chính xác của một số yếu tố nh tên tạp chí, năm xuất bản, số của tạp chí...
tạp chí thờng là nhanh, phổ cập, thờng xuyên các tạp chí thờng có định kì xuất bản là 12 số/ năm, cũng có loại là 4 số/ năm, nhng cũng có tên đợc xuất bản 24 số/ năm hoặc đôi khi là xuất bản hàng tuần (48-52 số), vì vậy việc cập nhật nhanh các thông tin trong tạp chí là rất cần thiết cho ngời nghien cứu, hiện nay tốc độ cập nhật của chúng ta còn quá chậm- vì nhiều nguyên nhân. Các CSDL, phải thân thiện với ngời dùng tin. Đây là mục tiêu của bất kì cơ sở dữ liệu nào.
Để xây dựng và quản trị một số cơ sở dữ liệu về tạp chí cần phải có công sức của nhiều phòng ban, nhiều cán bộ xử lý khác nhau, vì vậy, để các CSDL ngày càng hoàn thiện, đáp ứng đợc cao nhất yêu cầu tin của ngời dùng tin. Vì lý do kinh phí một số cơ sở dữ liệu về tạp chí cha thật hoàn chỉnh, nên hiệu quả sử dụng còn hạn chế. Trong thời gian tới, cần chú trọng, hoàn thiện một số cơ sở dữ liệu bạn đọc hay sử dụng nh:
CSDL tạp chí: Ngoài việc cần hoàn thiện đầu ra của tạp chí, cần phải bổ sung thêm phần số lợng của các số của từng năm tạp chí hiện nay, CSDL mới có dữ liệu tới từng số của tạp chí từ năm 1970 đén nay, còn từ 1969 trở về trớc là cha có. Vì vậy, nếu bạn đọc muốn tra cứu số liệu của một tên tạp chí có từ tr- ớc tới naythì phải tìm một lúc cả trên máy lẫn trong tủ mục lục.
CSDL Bài tạp chí: Chỉ nhận đợc dữ liệu từ 1995- 1997 do thiếu kinh phí. CSDL này sử dụng phần mềm ISIS để nhập tên bài tạp chí, thực tế cách tìm của CSDL này rất thuận tiện vì ngời dùng tin có thể dùng từ khoá để tìm theo vấn đề, theo tác giả, theo tên bài tạp chí hoặc theo tên tạp chí... Hiện nay, Trung tâm đang quản trị CSDL trang mục lục tạp chí (cũng là tên bài tạp chí) bằng cách dùng máy Scanner quét trang mục lục, cách này nhanh hơn nhiều bso với nhập thủ công, nhng CSDL này lại hạn chế cách tìm, vì chỉ có thể tìm theo tên tạp chí mà thôi.
đây là nguồn tin rất bổ ích để bạn đọc có thể tìm tin ở những nơi thuận tiện nhát với họ.
- Số hoá kho tạp chí Việt: Có thể nói, đây là nguồn tạp chí Khoa học và Công nghệ phong phú và đầy đủ nhất trong các cơ quan thông tin, t liệu ở nớc ta. Vì vậy, việc bổ sung và khai thác , sử dụng nguồn tài liệu này là rất cần thiết với ngời gnhiên cứu, ngời dùng tin, đặc biệt là với các đại ph- ơng nơi mà khar năng khai thác, sử dụng tài liệunớc ngaòi còn hạn chế, đây cũng là điều kiện quan trọng góp phần thúc đẩy việc phát huy nội lực trong nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ ở Việt Nam nói chung và với các địa phơng vùng sâu vùng xa nói riêng.
Thực hiện đợc việc này, chúng ta sẽ đạt đợc nhiều mục đích:
+ Xây dựng đợc bộ đĩa CD-ROM về các bài báo trong tạp chí trong nớc theo từng chuyên ngành nh Công nghệ thông tin, Điện tử viễn thông, Năng lợng, Y dợc, Nông nghiệp và phát triển nông thôn, Công nghiệp, Công nghệ sinh học.
+ Phục vụ cho nhu cầu tìm kiếm, khai thác nguồn lực nội sinh về Khoa học và Công nghệ Việt Nam nói chung và đặc biệt là có thể chuyển giao cho các đại phơng, là khacchs hàng tiềm năng về sử dụng tài liệu Khoa học và Công nghệ trong nớc.
+ Trong quá trình thực hiện, có thể tuyên truyền, quảng cáo, giới thiệu để kí hợp đồng với các đơn vị, đại phơng có nhu cầu theo từng chuyên ngành mà họ quan tâm, và khả năng hoàn vốn cao.
+ Bảo quản và sử dụng tạp chí Việt một cách an toàn, lâu dài và hiệu quả. *Bốn là công tác bảo quản tạp chí.
Bảo quản tạp chí là một chức năng quan trọng của Phòng Tạp chí. Với một số lợng tạp chí nh vậy, trong nhiều năm phòng đã thực hiện công tác bảo quản t- ơng đối tốt so với điều kiện thực tế. Tuy nhiên, công tác này còn rất thủ công.
Để đảm bảo cho công tác bảo quản ngày càng chuẩn hoá, cần phải tăng cờng các điều kiện vật chất kỹ thuật cho kho.
Diện tích kho phải đảm bảo cho việc sắp xếp, vệ sinh tạp chí đợc thuận lợi. Với hiện tợng quá tải hiện nay, nhiều tạp chí còn phải xếp dới nền kho thì không thể nói đến công tác bảo quản tốt đợc.
Với điều kiện thời tiết, khí hậu nóng ẩm của Việt Nam, cả 4 tầng kho và 1 kho dự trữ, chứa rất nhiều tài liệu mà không có máy thông gío, đièu hoà, máy đo độ ẩm...thì việc tạp chí nhanh chóng mục nát, rách hỏng là điều khó tránh khỏi.
Loại hình tạp chí có đặc điểm riêng là một tên gồm nhiều năm, nhiều tập, nhiều số, có số dày (nhiều trang), có số mỏng nên cũng gây khó khăn cho công tác vệ sinh, bảo quản. Ngoài việc phải bố trí sắp xếp trên giá kệ nh thế nào cho tiện phục vụ, nh xếp theo kích cỡ tài liệu, theo ngôn ngữ, theo năm xuát bản...thì việc giữ cho tạp chí khỏi thất lạc, bong, hỏng...cũng là vấn đề lớn của công tác bảo quản tạp chí.
*Năm là xây dựng đội ngũ cán bộ th viện trình độ cao.
Với chức năng, nhiệm vụ đợc giao, nhân lực Phòng Tạp chí hiện nay là cha đủ, phòng cần đợc biên chế thêm 2 cán bộ Đại học chuyên môn nghề Th viện và Ngoại ngữ để bổ sung cho bộ phận xử lý, cập nhật tạp chí mới và một ngời cho nhóm tổ chức, bảo quản kho. Bên cạnh đó để phát huy hiệu quả nguồn lực tạp chí hiện nay, mỗi cán bộ của phòng cần nâng cao hơn nữa năng lực về mọi mặt. Ngoài việc tham gia các lớp học nghiệp vụ do cơ quan tổ chức, mỗi ngời cần tự mình học hỏi, đúc rút kinh nghiệm qua công việc.
Mỗi cán bộ ngoài việc nắm vững chuyên môn để có thể trả lời nhanh nhất mọi yêu cầu của bạn đọc về thông tin trong tạp chí, còn phải có những hiểu biết nhất định về tièm lực của Trung tam nói chung, quá trình xử lý tài liệu, các sản phẩm thông tin.
Trong gia đoạn tin học hoá hiện nay, kỹ năng không chỉ đơn thuần là các thao tãcử lý truyền thống, mà cần hiểu thông thạo cập nhật dữ liệu vào các CSDL, việc khai thác tìm tin trên máy cũng nh kỹ năng cơ bản về xử lý văn bản.
Để làm tốt những công việc trên, ngời cán bộ có trình đọ ngoại ngữ nhất định đẻ xử lý cũng nh tìm kiếm thông tin. Thực tế ở kho hiện nay 80% tạp chí là tiếng nớc ngoài (chủ yếu là tiếng Anh), nếu không có khả năng nhất định thì không thể làm tốt việc xử lý tạp chí cũng nh hớng dẫn bạn ddọc khai thác tìm tin có hiệu quả.
Ngời phục vụ thông tin phải có ý thức về nghề nghiệp của mình, phải có tinh thần, thái độ phục vụ tốt, tính chất công việc của th viện đòi hỏi ngời cán bộ th viện phải có tính cẩn thận, chu đáo, cởi mở, hoà nhã với bạn đọc. Phải rèn luyện tác phong của ngời công chức, chủ động tích cực trong hoạt động để có thể đạt hiệu quả cao nhất trong công việc.
Kết luận
Thông tin Khoa học và Công nghệ là rất quan trọng và cần thiết cho hoạt động nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ của đất nớc ta hiện nay, thông tin trong tạp chí đã và đang góp phần không hỏ trong hoạt động đó. Trong bối cảnh mới hiện nay, để đápứng cao hơnn nữa nhu cầu thông tin trong tạp chí của bạn đọc, cần có sự quan tâm thích đáng của những ngời làm công tác quản lý, ngời xử lý thông tin cũng nh ngời phục vụ và bảo quản. Với điều kiện và khả năng hiện có. Trung tâm có thể hoàn thiện ngay phần hiển thị của các CSDL về tạp chí, đảm bảo cho việc khai thác tìm tin của bạn đọc đợc nhanh chóng và hiệu quả nhất.
Để phát huy hết hiệu quả sử dụng tạp chí, Trung tâm cần tiếp tục hoàn thiện các CSDL về tạp chí, cũng nh các hoạt động liên phòng trong Trung tâm, tăng cờng công tác tuyên truyền quảng cáo. Trung tâm cũng cần có giải pháp cụ thể và hữu hiệu trong việc đảm bảo an toàn cho tạp chí nh giảm sự quá tải, xây dựng kế hoạch thanh lý tài liệu, phòng chống cháy nổ...
Để đội ngũ cán bộ tạp chí hoàn thành tốt nhiệm vụ trong hoàn cảnh mới, bên cạnh việc nổ lực phấn đấu của mỗi bản thân, cần sự quan tâm, đầu t hơn nữa của các cấp lãnh đạo, tạo điều kiện cho mọi ngời đợc tham gia các lớp học tập, tham quan, khảo sát trong và ngoài nớc nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cập nhật thông tin mới...đẻ trở thành ngời cán bộ thông tin Th viện ngày càng hoàn thiện hơn.
Đối với ngời dùng tin tạp chí, cần có chính sách và giải pháp khuyến khích ngời dùng tin đến khai thác, sử dụng nguồn tin tạp chí nh tuyên tuyên truyền, quảng cáo,tạo dựng cơ sở vật chất thuận lợi, cũng nh việc cấp và kéo ,dài thời gian sử dụng để tạo điều kiện thuận lợi cho bạn đọc.../
Bộ phận xử lý tạp chí nớc ngoài Phòng XDCSDL Bộ phận xử lý Tạp chí Việt Phòng tạp chí Xử lý th mục Nhập máy Xử lý
nghiệp vụ Quét trang mục lục
Phòng tin học đổ vào mạng Đa vào kho phục vụ
Sao chụp MLTCNN Phòng phát triển nguồn tin