Để phù hợp quy mô cũng như điều kiện thực tế, Công ty AAA áp dụng hình thức hạch toán Chứng từ ghi sổ và các loại sổ của hình thức này gồm có: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái và các sổ chi tiết tài khoản.
* Hệ thống sổ kế toán được áp dụng tại Công ty:
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
- Sổ chi tiết các tài khoản: TK 131, TK 133, TK 138, TK 141, TK 142, TK 154, TK 159, TK 211, TK 331, TK 333, TK 334, TK 411, TK 412, TK 413, TK 511, TK 515, TK 521, TK 632, TK 642,.
- Sổ cái: Mỗi tài khoản được sử dụng một số trang sổ riêng như TK 111, TK 511. TK 641, TK 642.
- Bảng tổng hợp chi tiết
Để thích hợp với doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ, điều kiện kế toán thủ công, dễ chuyên môn hóa cán bộ kế toán, thích hợp với việc kế toán bằng máy tại Công ty cổ phần đào tạo và tư vấn truyền thông AAA, Công ty lựa chọn tổ chức bộ sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Chứng từ. Với việc áp dụng hình thức này, sổ Nhật ký – Chứng từ được mở hàng tháng cho một số tài khoản có nội dung kinh tế giống nhau và có liên quan với nhau theo yêu cầu quản lý và lập bảng tổng hợp cân đối. Nhật ký chứng từ được mở theo sổ phát sinh bên Có của tài khoản đối ứng với bên Nợ của Tài khoản liên quan, kết hợp giữa ghi theo thời gian và ghi theo hệ thống, giữa hạch toán tổng hợp và hạch toán phân tích,
Hình thức ghi sổ tại công ty được tổ chức như sau :
Chứng từ kế toán
Chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Ghi hàng ngày Ghi cuối kì
Đối chiếu, so sánh
Hình 2.2.4. Quy trình hạch toán chứng từ ghi sổ tại Công ty
- Sổ cái : Mở cho từng tài khoản tổng hợp và cho cả năm, chi tiết theo từng tháng trong đó bao gồm số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ. Sổ cái được ghi theo sổ phát sinh bên Nợ của tài khoản đối ứng với các tài khoản có liên quan, còn số phát sinh bên Có của từng tài khoản chi ghi tổng số trên cơ sở tổng hợp số liệu từ Nhật ký - Chứng từ có liên quan
- Bảng phân bổ : Sử dụng với những khoản chi phí phát sinh thường xuyên, có liên quan đến nhiều đối tượng cần phải phân bổ (tiền lương, vật liệu, khấu hao…) Các chứng từ gốc trước hết tập trung vào bảng phân bổ, cuối tháng, dựa vào bảng phân bổ chuyển vào các bảng kê và Nhật ký – chứng từ liên quan.
- Sổ chi tiết: Dùng để theo dõi các đối tượng hạch toàn cần hạch toán chi tiết