I. Đánh giá chung vê công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty khoáng
2.Những mặt còn tồn tại
Thứ nhất: Việc giao nhận chứng từ
Trong quá trình giao nhận chứng từ nhập xuất và vật liệu không nhập phiếu giao nhận chứng từ nên rất có thể dẫn đến tình trạng thất thoát tài liệu,
không phản ánh chính xác trị giá vật liệu nhập, xuất trong tháng. Mặt khác việc hoạch toán chi tiết NVL ch−a đáp ứng yêu cầu quản lý. Hàng ngày, quản lý không theo dõi tình hình nhập- xuất - tồn vật liệu theo từng hoá đơn chứng từ mà đến cuối quý quản lý mới phản ánh tổng hợp nhập- xuất - tồn vật liệu vào bảng kê nhập, bảng kê xuất và lập báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tốn vật liệu.
Thứ hai: Về công tác quản lý vật liệu
Vật liệu ở Công ty quản lý dựa trên hệ thống định mức nội bộ, do vậy hiệu quả của công ty các quản lý phục thuộc rất lớn vào tính phù hợp và tính hiệu quả của các chỉ tiêu chi phí. Mặc dù, khi xây dựng hệ thống định mức ít nhiều đều phụ thuộc vào ý chí, quan điểm của các cán bộ xây dựng định mức. Đông thời trong điều kiện hiện nay mọi thứ hàng hoá đều đ−ợc giao dịch muan bán trên thị tr−ờng và giá cả của nó biến động theo sự thay đổi cung cầu thị tr−ờng, từ đó làm giá trị thực tế của vật liệu nhập, xuất kho trong kỳ cũng biến động theo. Trong khi đó, dù cũng đ−ợc điều chỉnh, song sự kiện biến động của định mức bao giờ cũng theo sự biến động của vật liệu, do đó gây nên sự chênh lệch khách quan giữa kỳ này và kỳ khác, mà trong thực tế khoan chênh lệch này rất khó xác định.
Thứ ba: Thủ tục nhập kho vật liệu mua ngoài
Các loại vật liệu mua ngoài của Công ty đ−ợc giao nhận trực tiếp và làm thủ tục nhập kho vật liệu mua về. Ban kiểm nghiệm đã tiến hành kiểm tra số l−ợng, chất l−ợng, quy cách vật liệu nh−ng việc lập biên bản kiểm nghiệm vật t− ch−a đ−ợc thực hiện nghiêm túc.
II. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản lý NVL công ty khoáng sản và th−ơng mại hà tĩnh
Trong thời gian thực tập tại Công ty em đã đ−ợc học hỏi nhiều kiến thức thực tế trong công tác quản lý. Qua đi sâu vào tìm hiểu công tác quản lý nói chung và công tác tấc quản lý NVL nói riêng cùng những kiến thức đ−ợc học trong nhà tr−ờng em mạnh dạn đ−a ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản lý tại Công ty nh− sau:
Kiến nghị một: Việc giao nhận chứng từ giữa kho và phòng quản lý cần lập phiếu giao nhận.
Nh− chúng ta đã biết một trong những nhiệm vụ cơ bản của quản lý NVL là phản ánh chính xác số vật liệu nhập, xuất trong quý. Trong việc hoạch toán chi phí vật liệu khi bàn giao chứng từ tại Công ty không có phiếu giao nhận chứng từ nên rất có thể dẫn đến tình trạng thất thoát tài liệu phản ánh không chính xác giá trị vật liệu xuất nhập trong quý mà không biết nguyên nhân cũng nh− ng−ời chịu trách nhiệm.
Kiến nghị hai: Về công tác quản lý vật liệu
Để đảm bảo cho hệ thống định mức mà Công ty áp dụng luôn sát với điều kiện thực tế, đòi hỏi trong quá trình xây dựng và điều chỉnh các mục tiêu chi phí, cán bộ định mức phải đặt nó trong mối liên quan chặt chẽ với sự kiện biến động của các nhân tố tác động đến nó. Không nên quan niệm định mức từ một con số bất di bất dịch trong một thời kỳ mà nên tạo ra một khoảng xây dựng hợp lý nào đó, để trong phạm vi ấy vừa đảm bảo khống chế đ−ợc chi phí phát sinh một cách hợp lým vừa đảm bảo cách sát thực, thích hợp với điều kiện thực tế hiện nay, nhằm tạo điều kiện ổn địn sản xuất, tạo tâm lý tốt chon ng−ời lao động và đảm bảo đ−ợc chất l−ợng sản phẩm, tránh tình trạng phải liên tục điều chỉnh định mức.
Bên cạnh đo song song với việc kiểm tra, phải giám sát và tính toán chi phí phát sinh trên cơ sở định mức đã xây dựng, Công ty cần phải căn cứ vào điều kiện thực tế của mình để ra các biện pháp quản lý có hiệu quả việc thực hiện định mức.
Kiến nghị ba: Về thủ tục nhập kho vật liệu mua ngoài
Để đảm bảo tính xác thực của số liệu quản lý phục vụ cho công tác quản lý vật liệu, vật liệu mua về tr−ớc khi nhập kho cần phải đ−ợc kiểm định để xác định chất l−ợng, số l−ợng, quy cách thực tế của vật liệu. Cơ sở để kiểm nhận là hoá đơn của ng−ời cung cấp( tr−ờng hợp ch−a có hoá đơn thì căn cứ vào hợp đồng mua bán).Trong quá trình kiểm nhận, nếu phát hiện thừa, thiếu hoạc sai quy cách, phẩm chất đã ghi trong hoá đơn( hợp đồng mua bán) thì ban kiểm
nghiệm phải lập biên bản xác định rõ nguyên nhân để tiện cho việc quản lý về sau.
Tr−ờng hợp vật liệu mua về qua kiểm nghiệm đã đảm bảo vê số l−ợng, chất l−ợng, quy cách thì cũng kiểm nghiệm để xác định, đã đảm bảo thủ tục nhập kho.
Ví dụ10. Theo hoá đơn số ngày. Công ty mua của tri nhánh xăng dầu Hà Tĩnh 6000 lít dầu.
Thực tế kiểm nhận + Số l−ợng 6000 lít
+ Đúng quy cách và đảm bảo chất l−ợng.
Ban kiểm nghiệm có thể lập biên bản nghiệm thu sau( xem mẫu biểu trang bên)
MITRCO Hà Tĩnh Biên bản nghiệm thu vật t− Số:…
Căn cứ vào hoá đơn bán hàng số… ngày của chi nhánh xăng dầu Hà Tĩnh Bản kiểm nghiệm vật t− gồm…
+ Ông: Võ Trí L−u- Phòng kỹ thuật
+ Ông: D−ơng Xuân Hoa- Giám đốc xí nghiệp Cẩm Xuyên + Ông: Nguyễn Phi Tứ- Quản lý
+ Ông: Lê Trần D−ơng- Thủ kho
Đã kiểm nghiệm số vật liệu nhập kho d−ới đây.
Kết quả kiểm ngiệm Tên vật t− Mã số Ph−ơng thức kiểm nghiệm Đơn vị Số l−ợng theo hoá đơn SL đúng quy cách SL sai quy cách Dầu đinezen Đo, kiểm tra
nhiệt độ
Lít 6000 6000 0
ý Kiến ban kiểm nghiệm: Đảm bảo điều kiện nhập kho. Ngày tháng năm
Kiến nghị bốn: Về quản lý sử dụng vật t−
Để đảm tính hiệu quả của việc sử dụng vật t−, hàng ký các xí nghiệp lập báo cáo tình hình sử dụng vật t− gửi về Công ty. Nội dung bản báo cáo phải ghi rõ chất l−ợng, hiệu quả của loại vật t− đang sử dụng có đảm bảo tuổi thọ của vật t− không và phải nêu rõ −u nh−ợc điểm của loại vật t− này so với các vật t− cùng loại đã sử dụng tr−ớc đó.
Ví dụ 11. Khi sử dụng vật t− phải lập báo cáo tình hình sử dụng vật t−. MITRACO Hà Tĩnh
Báo cáo tình hình sử dụng vật t− Kính gửi: - Các phòng ban liên quan
- Ban giám đốc Công ty
Tên đơn vị sử dụng: Căn cứ tính năng kỹ thuật của vật t−. Căn cứ vào quá trình sử dụng thực tế của vật t−.
Xí nghiệp xin báo cáo tình hình sử dụng vật t− cụ thể nh− sau:
Loại vật t− ... … Chất l−ợng sử dụng... … ý kiến đề nghị ... …
Ngày tháng năm 2005 Tr−ởng bộ phận sử dụng
Kết luận
Hiện nay trong nền kinh tế thị tr−ờng vấn đề có ý nghĩa sống còn đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp chính là lợi nhuận. Để đạt đ−ợc lợi nhuận một cách tối đa thì một trong những biện pháp cơ bản nhất là hạ thấp chi phí sẽ làm hạ thấp giá thành sản phẩm. Cũng nh− các doanh nghiệp khác, chi phí NVL trực tiếp tại Công ty Khoáng sản và th−ơng mại Hà Tĩnh chiếm tỷ trọng giá thành sản phẩm của công ty. Vì vậy, công tác tổ chức quản lý NVL là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý, nếu sử dụng tốt sẽ góp phần tiết kiệm chi phí vật liệu, sử dụng hợp lý và hiệu quả dẫ đến giảm giá thành sản phẩm, đảm bảo chất l−ợng và tăng lợi nhuận cho Công ty.
Nhận thức đ−ợc vai trò quan trọng đó, trong bài báo cáo quản lý của mình em đã đi sâu nghiên cứu, khái quát cơ sở lý luận của quán lý NVL nói chung, trên nền tảng đó, mô tả và phân tích thực trạng quá trình quản lý NVL tại Công ty Khoảng sản và th−ơng mại Hà Tĩnh. Đồng thời em cũng mạnh dạn đ−a ra một số kiến nghị riêng hy vọng sẽ đ−ợc góp phần nhỏ bé của mình vào việc hoàn thiện công tác quản lý NVL tại Công ty.
Tuy nhiên do thời gian thực tập có hạn, trình độ bản thân còn hạn chế bài báo cáo không tránh khỏi những sai sót khiếm khuyết nhất định. Chính vì vậy, em rất mong sự giúp đỡ, đóng góp ý kiến của các thầy cô và toàn thể các bạn để những kiến nghị trên có ý nghĩa thiết thực hơn.
Cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các cô chú, anh chị phòng Tài chính - quản lý của Công ty Khoáng sản và th−ơng mại Hà Tĩnh và thầy giáo Nguyễn Mạnh Hùng đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành bài báo cáo này.
Hà Nội, ngày 30 tháng 6 năm 2005
Sinh Viên Nguyễn Thị Hồng Hà
Phụ lục
Sổ nhật ký chung Quý I năm 2005
ĐVT: 1.000đ
Chứng từ Số phát sinh
Ngày Số Diễn giải
Số hiệu TK Nợ Có … … … 6/2 10 XDHT nhập dầu 1523 1331 331 21.9600 1.980 23.580 15/2 15 Anh L−u nhập ống thép 1524 1331 141 16.600 800 17.400 15/2 10 Xuất dầu xe 1225 642 1523 359 359 17/2 20 Anh Biểu nhập phụ tùng 1524 1331 141 3.850 175 4.025 … 18/2 11 Xuất phụ tùng thay thế 627 1524 12.480 12.480 20/2 12 Xuất phụ tùng thay thế thiết bị 627 15245 450 450 … 31.3 25 XNCX nhập NL Ilmenite 1521 154 1.200.000 1.200.000 31/3 15 Xuất quặng PVSXSP quý I/03 621 1521 1.250.500 1.250.000 31/3 16 Xuất dầu PVSXSP qý I/03 627 1623 63.307 63.307 … Tổng cộng 360.605.219.174 360.605.219.174 Ngày 31 tháng 3 năm 2005 Quản lý tr−ởng Ng−ời lập biểu
Sổ Cái Tài khoản: 152 Chứng từ Số phát sinh (1.000đ) Ngày ghi sổ Ngày Số
Diễn giải TKĐƯ Trang sổ
NCK Nợ Có Số d− 01/1/2005 3.918.327 … … 6/2 10 Nhập dầu diêzen 331 21.600 15/2 15 Nhập thép 141 16.600 15/2 10 Xuất dầu xe 1225 642 359 17/2 20 Nhập phụ tùng 141 3.850 18/2 11 Xuất ống thép 627 12.480 20/2 12 Xuất PTSCTB 627 450 … 31/3 25 Nhập NL Ilmenite 154 12.000.000
31/3 15 Xuất quặng sản xuất 621 1.250.500
31/3 16 Xuất dầu PVSX 627 …
…
Cộng phát sinh 13.692.545 11.844.443
Tài liệu tham khảo
1. Quản lý đại c−ơng - Đại học Quản Lý Kinh Doanh - Hà Nội.. 2. Quản lý doanh nghiệp - Đại học Kinh tế Quốc dân - Hà Nội.
3.Lý thuyết hạch toán quản lý - Chủ biên TS.Nguyễn Thị Đông - Nhà xuất bản Tài chính.
4. Một số báo cáo quản lý
Ký hiệu các từ viết tắt
NVL : nguyên vật liệu SXKD : sản xuất kinh doanh DNSX : doanh nghiệp sản xuất CX : Cẩm Xuyên
XNKT : xí nghiệp khai thác XDHT : xăng dầu Hà Tĩnh TM : tiền mặt
TGNH : tiền gửi ngân hàng CBCNV : cán bộ công nhân viên
KS &TM : khoáng sản và th−ơng mại I
TS : thuế suất SL : số l−ợng TSP : tấn sản phẩm HĐ : hoá đơn
GTGT : giá trị gia tăng XK : xuất khẩu S X : sản xuất
PVSX : phục vụ sản xuất NL : nhiên liệu
Mục lục
Lời nói đầu... 1
Phần I: Khái quát chung về công tác quản lý chi phí NVL của công ty khoáng sản và th−ơng mại Hà Tĩnh... 3
I. Sự cần thiết phải tổ chức công tác quản lý chi phí nguyên vật liệu (NVL) trong các doanh nghiệp sản xuất ... 3
1. Khái niệm về đặc điểm của NVL... 3
2.Vai trò của NVL trong SXKD... 3
II. Phân loại và đánh giá NVL... 4
1. Phân loại NVL... 4
2. Đánh giá NVL ... 5
2.1. Đánh giá NVL nhập kho... 5
2.2. Đánh giá NVL xuất kho... 6
Phần II: Thực trạng công tác quản lý NVL tại công ty khoáng sản và th−ơng mại Hà Tĩnh... 8
I. Khái quát chung về công ty khoáng sản và th−ơng mại hà Tĩnh... 8
1. Lịch sử hình thành và phát triển công ty... 8
2. Đặc điểm quy trình công nghệ. ... 11
3. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty. ... 11
3.1. Ban giám đốc... 12
3.2. Bộ máy giúp việc của giám đốc Công ty.... 13
II. Thực trạng công tác quản lý về chi phí NVL tại công ty khoáng sản và th−ơng mại Hà Tĩnh... 15
1. Đặc điểm nguyên vật liệu... 16
2. Phân loại NVL và công tác quản lý... 16
2.1. Phân loại vật liệu... 16
2.2. Công tác quản lý... 16
4. Thủ tục nhập, xuất kho tại Công ty ... 26
4.1. Thủ tục nhập kho... 26
Phần III: Đánh giá chung và một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản lý NVL tại công ty khoáng sản... 35
I. Đánh giá chung vê công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty khoáng sản và th−ơng Mại Hà Tĩnh ... 35
1. Những mặt −u điểm... 36
2. Những mặt còn tồn tại ... 36
Kết luận... 41
Phụ lục... 42
Tài liệu tham khảo... 44