- DDRIII: 4GB Máy tính thư
3.2.1.4Quy trình nghiệp vụ
1 0 CPU: Intel Core Duo, 3.0GHz Socket
3.2.1.4Quy trình nghiệp vụ
Quy trình văn bản đến
Hình 3.2: Quy trình văn bản đến
(1) Văn thư đơn vị tiếp nhận văn bản từ đơn vị ngoài phát hành qua hoặc là từ phòng ban khác phát hành qua.
(2) Văn thư đơn vị vào sổ, chỉnh sửa văn bản chuyển cho lãnh đạo đơn vị.
(3) Văn thư chuyển trực tiếp văn bản lên Giám đốc/Phó Giám đốc để có ý kiến xử lý. Giám đốc/Phó Giám đốc sau khi xem xét văn bản, ghi ý kiến chỉ đạo và trả lại cho văn thư.
(4) Văn thư căn cứ ý kiến chỉ đạo của Giám đốc và Phó Giám đốc, thời hạn giải quyết văn bản và chuyển văn bản đến cho Phòng chuyên môn.
(5) Trưởng phòng chuyên môn xem xét văn bản và ý kiến chỉ đạo của Giám đốc/Phó Giám đốc Sở, phân công cho chuyên viên nghiên cứu giải quyết đúng thời gian Ban Giám đốc yêu cầu. Chuyên viên được phân công nghiên cứu văn bản, thu thập thông tin, đề nghị phương án giải quyết để Trưởng phòng báo cáo với Giám đốc/Phó Giám đốc và lưu hồ sơ.
Quy trình văn bản đi
Phòng ban chuyên môn (2)
(1) Phòng Hành Chính
Lãnh đạo đơn vi
(3)
(3)
(5) Cơ quan ngoài
(4) Văn thư đơn vị (4)
Phòng ban chuyên môn (2) (3) (3) (4) Lãnh đạo đơn vi Phòng Hành Chính
Văn thư đơn vị (5)
Hình 3.3: Quy trình văn bản đi
(1) Lãnh đạo yêu cầu các phòng ban chuyên môn soạn thảo văn bản đi.
(2) Phòng được phân công nghiên cứu, dự thảo văn bản sau đó chuyển cho phòng hành chánh.
(3) Phòng hành chánh kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày và trình ký nếu không đúng thì trả lại cho phòng chỉnh sửa còn nếu đúng thì chuyển cho lãnh đạo ký duyệt.
(4) Lãnh đạo đơn xem xét ký duyệt. Nếu đúng thì chuyển cho văn thư phát hành văn bản và lưu văn bản đi, nếu không đúng thì chuyền trả cho phòng hành chính chỉnh sửa.
(5) Phát hành văn bản và gửi cho các cơ quan đơn vị.
Quy trình văn bản nội bộ (chỉ lưu hành nội bộ không phát hành ra bên ngoài)
Hình 3.4: Quy trình văn bản nội bộ
Văn bản nội bộ là một dạng văn bản đi song chỉ phát hành nội bộ cơ quan không phát hành ra bên ngoài, đó là văn bản điều hành gửi đến các phòng, và tương đương trong cơ quan.
(1) Lãnh đạo yêu cầu các phòng ban chuyên môn soạn thảo văn bản nội bộ.
SVTH: Trương Khôi Nguyên Trang 31
(1)
(2) Phòng được phân công nghiên cứu, dự thảo văn bản sau đó chuyển cho phòng hành chánh.
(3) Phòng hành chánh kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày và trình ký nếu không đúng thì trả lại cho phòng chỉnh sửa còn nếu đúng thì chuyển cho lãnh đạo ký duyệt. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
(4) Lãnh đạo đơn xem xét ký duyệt. Nếu đúng thì chuyển cho văn thư phát hành văn bản nội bộ trong cơ quan và lưu văn bản nội bộ, nếu không đúng thì chuyền trả cho phòng hành chính chỉnh sửa.
(5) Phát hành cho các phòng ban chuyên môn.