III. HỆ THỐNG SỔ SÁCH KẾ TOÁN SỬ DỤNG ĐỂ HẠCH TOÁN THÀNH PHẨM VÀ TIấU THỤ THÀNH PHẨM.
2. Đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lý ở cụng ty.
29Nguyờn v ậ t
liệu (vải) Cắt(trải vải- đặt mẫu-đỏnh số- cắt)
May (may cổ,may tay -ghộp th nh phà ẩm) Giặt,mài tẩy Thờu Là Nhập kho thành phẩm Đúng gúi Cụng ty XN I XN II XN III XN IV XN V XN may HP XN may Nam Hải XN phụ trợ CH thời trang
XN thờu P xơn mài Văn phũng XN
Tổ cắt Tổ may Tổ hoàn thiện
tiếp nhau . Cụng ty sản xuất ra nhiều sản phẩm với những chủng loại mẫu mó khỏc nhau ,nhưng đều phải trải qua 1 quy trỡnh cụng nghệ như trờn. Cụ thể như :Nguyờn vật liệu nhận từ khụ nguyờn vật liệu theo từng chủng loại theo yờu cầu của từng loại mẫu mó khỏc nhau của từng mặt hàng ,sau đú đưa vào nhà cắt ,vải được trải ra ,đặt mẫu ,đỏnh số và được cắt thành bỏn sản phẩm ,tiếp theo nhập kho nhà cắt và chuyển cho cỏc bộ phận may trong xớ nghiệp . Tại đõy được chia thành nhiều cụng đoạn :May cổ ,may tay, ghộp thõn ,hoàn thành sản phẩm (quỏ trỡnh sản xuất sản phẩm phải sử dụng nguyờn vật phụ như chỉ ,khuy...) sản phẩm hoàn thành chuyển sang bộ phận là ,sau đú đúng gúi và nhập kho thành phẩm.
2.2 Đặc điểm tổ chức bộ mỏy quản lý của cụng ty.
Cụng ty may Thăng Long tổ chức quản lý theo kiểu “chức năng trực tuyến” cú nghĩa là phũng ban tham mưu với giỏm đốc theo từng chức năng ,nhiệm vụ của mỡnh ,giỳp ban giỏm đốc điều hành đưa ra những quyết định đỳng đắn ,cú lợi cho cụng ty.
Tổng giỏm đốc: Là người cú quyền hành cao nhất trong cụng ty,thay mặt cụng ty chịu trỏch nhiệm trước nhà nước về toàn bộ hoạt động của cụng ty mỡnh. Ngoài cụng tỏc phụ trỏch chung cỏc mặt hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh ,tổng giỏm đốc cần trực tiếp điều hành giỏm sỏt cỏc hoạt động của 1 số bộ phận ở cụng ty.
Giỏm đốc điều hành kỹ thuật : Cú nhiệm vụ giỳp việc cho tổng giỏm đốc về mặt kỹ thuật sản xuất ,thiết kế của cụng ty.
Giỏm đốc điều hành sản xuất : Cú trỏch nhiệm giỳp việc cho tổng giỏm đốc trực tiếp chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh .
Giỏm đốc điều hành nội chớnh : Cú nhiệm vụ giỳp cho tổng giỏm đốc biết về cỏc mặt đời sống cụng nhõn viờn và điều hành xớ nghiệp dịch vụ đời sống.
Cỏc phũng ban chức năng bao gồm :
+Văn phũng tổng hợp: Cú nhiệm vụ quản lý về mặt quõn số ,mặt tổ chức của cụng ty ,tham mưu cho tổng giỏm đốc về mặt tổ chức .
+ Phũng kỹ thuật : Cú nhiệm vụ quản lý ,phỏc thảo ,tạo mẫu mó cỏc mặt hàng theo đơn đặt hàng của khỏch và nhu cầu của cụng ty.
+ Phũng KCS: Phụ trỏch cụng tỏc kiểm tra chất lượng sản phẩm của cụng ty ,xõy dựng cỏc phương ỏn cụng nghệ kiểm tra ,đo lường chuẩn bị cỏc phương tiện và điều kiện để đảm bảo chất lượng sản phẩm ,nhằm loại sản phẩm hỏng ,lỗi trước khi đưa vào nhập kho thành phẩm.
+ Phũng kế toỏn tài vụ : Cú trỏch nhiệm quản lý sản xuất kinh doanh về mặt số lượng và giỏ trị .Phõn tớch và tổng hợp để đỏnh giỏ kết quả sản xuất kinh doanh .
+Phũng kế toỏn thị trường : Chịu trỏch nhiệm nghiờn cứu khảo sỏt thị trường và lập kế hoạch sản xuất cho kịp thời ,đỳng thời hạn được ký trong hợp đồng.
+ Cửa hàng dịch vụ :Làm cụng tỏc dịch vụ ,phục vụ thờm cho đời sống của cụng nhõn viờn trong cụng ty.
+Trung tõm thương mại và giới thiẹu sản phẩm : Tại đõy cụng ty trưng bày cỏc mặt hàng sản xuất ,vừa giới thiệu sản phẩm vừa bỏn đồng thời cũng là nơi tiếp nhận cỏc ý kiến đúng gúp phản hồi từ người tiờu dựng.
+Cửa hàng thời trang: Tại đõy cỏc mẫu mó quần ỏo được thiết kế riờng ở xưởng thời trang ,mang tớnh chất giới thiệu sản phẩm là chớnh .
+Phũng kho: Bao gồm kho nguyờn vật liệu ,kho thành phẩm ,nơi bảo quản đầu ra và đầu vào của quỏ trỡnh sản xuất.
+Phũng kế hoạch:
Sau đõy là sơ đồ bộ mỏy quản lý của cụng ty may Thăng Long
3. Tổ chức bộ mỏy kế toỏn ở cụng ty.
a. Đặc điểm.
Với đặc điểm tổ chức sản xuất và kinh doanh của cụng ty ,cụng tỏc hạch toỏn kế toỏn giữ vai trũ quan trọng thực hiện đầy đủ chức năng kế toỏn của mỡnh ,phản ỏnh giỏm đốc quỏ trỡnh hỡnh thành và vận động của tài sản .Cong tỏc kế toỏn tại cụng ty đó thực hiện đầy đủ cỏc giai đoạn của quỏ trỡnh hạch toỏn ,từ khõu lập chứng từ ,ghi sổ kế toỏn để lập hệ thống bỏo cỏo kế toỏn .
Cụng ty cú trang bị mỏy vi tớnh nhưng cụng việc kế toỏn khụng hoàn toàn trờn mỏy mà đú chỉ là một phần trợ giỳp .Cỏc chứng từ phỏt sinh được thực hiện song song trờn hai phương hướng là ghi sổ và nhập vào mỏy ,kết quả ghi sổ và trờn mỏy được đối chiếu với nhau . Cỏc bỏo cỏo in ra từ mỏy nờn cụng việc cú giảm bớt nhưng khụng đỏng kể.
b. Hệ thống chứng từ kế toỏn tại cụng ty.
Cụng ty đó đăng ký sử dụng hầu hết cỏc chứng từ trong hệ thống chứng từ kế toỏn thống nhất do bộ tài chớnh ban hành .Cụ thể:
- Phiếu nhập kho,phiếu xuất kho,phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ.
- Phiếu xuất vật tư theo hạn mức ,phiếu bỏo vật tư ,sản phẩm hàng hoỏ.
- Thẻ kho.
- Phiếu thu ,phiếu chi ,giấy đề nghị tạm ứng ,giấy thanh toỏn tiền tạm ứng.
- Biờn bản thu tiền ,bản kiểm kờ quỹ .
- Thẻ TSCĐ,biờn bản giao nhận TSCĐsửa chữa lớn hoàn thành . - Hoỏ đơn bỏn hàng ,hoỏ đơn kiờm phiếu xuất kho,hoỏ đơn kiờm vận
chuyển nội bộ ,hoỏ đơn giỏ trị gia tăng .
- Hoỏ đơn dịch vụ ,hoỏ đơn khối lượng xõy dựng cơ bản hoàn thành . - Húa đơn cho thuờ nhà ,phiếu mua hàng .
- Bảng thanh toỏn hàng gửi đại lý ,thẻ quầy hàng .
- Bảng chấm cụng ,bảng thanh toỏn tiền lương ,bảng thanh toỏn tiền thưởng .
- Phiếu nghỉ lương BHXH, bảng thanh toỏn BHXH. - Phiếu xỏc nhận sản phẩm hoặc cụng việc hoàn thành . - Biờn bản điều tra tai nạn lao động.
Những chứng từ này được ỏp dụng ở cụng ty làm căn cứ ghi sổ kế toỏn ,cung cấp những thụng tin cho quản lý. Tuy nhiờn ,đõy là những chứng từ mà cụng ty đang sử dụng,trờn thực tế cụng ty khụng sử dụng hết cỏc hoỏ đơn này.
Hệ thống tài khoản của cụng ty: Cụng ty đăng ký sử dụng hệ thống tài khoản kế toỏn thống nhất do bộ tài chớnh ban hành theo quyờts định 1141 QĐ/TC/CĐKT ngày 1/11/1995. Một số tài khoản cụng ty mở chi tiết nhằm theo dừi phần hạch toỏn chi tiết.
c. Hỡnh thức kế toỏn.
Hỡnh thức kế toỏn ỏp dụng tại cụng ty là hỡnh thức nhật ký chứng từ .Đõy là hỡnh thức kế toỏn phự hợp với quy mụ kinh doanh lớn ,loại hỡnh kinh doanh phức tạp phỏt sinh nhiều ,nếu cụng ty ỏp dụng hỡnh thức khỏc đều mang lại những bất lợi cho cụng ty .Vỡ xuất phỏt từ những đặc điểm kinh doanh quy mụ của khối lượng cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh đồng thời căn cứ vào yờu cầu và trỡnh độ quản lý ,trỡnh độ kế toỏn .
Sau đõy là trỡnh tự ghi sổ:
Ghi chỳ: Ghi hàng ngày. Ghi cuối thỏng.
Việc ỏp dụng hỡnh thức kế toỏn cụng ty sử dụng cỏc loại sổ sau: Chứng từ gốc
Bảng kờ Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ kế toỏn chi tiết
- Sổ chi tiết: Sổ TSCĐ, Sổ chi tiết vật tư, Sổ chi tiết sản xuất kinh doanh ,Sổ chi tiết thanh toỏn với người mua, Sổ chi tiết doanh thu ,Sổ chi tiết tiền vay, Bảng phõn phối tiền lương và bảo hiểm ,Bảng phõn bổ nguyờn vật liệu ,cụng cụ dụng cụ,Bảng tớnh và phõn bổ khấu hao.
- Cụng ty mở tất cả cỏc sổ cỏi cho cỏc tài khoản đó đăng ký sử dụng. - Theo quy định của nhà nước:
+ Bảng cõn đối kế toỏn.
+ Bỏo cỏo kết quả kinh doanh . + Thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh.
- Theo quy định của cụng ty phục vụ cho việc quản lý nội bộ của cụng ty.
+ Bỏo cỏo chi tiết cụng nợ.
+ Bỏo cỏo chi tiết kết quả kinh doanh. - Sổ kế toỏn tổng hợp.
+ Nhật ký chứng từ số 1,2,4,5,7,8,9,10. + Bảng kờ số 1,2,4,5,8,10,11.
Hàng ngày căn cứ vào cỏc chứng từ gốc (phiếu nhập kho ,phiếu xuất kho) kế toỏn tiến hành ghi vào bảng kờ ,sổ chi tiết ,sổ nhật ký chứng từ .Lấy số liệu tổng cộng ở nhật ký để ghi bỏo cỏo .
Như vậy với hỡnh thức kế toỏn này việc hạch toỏn được thực hiện dựa trờn nguyờn tắc kết hợp chặt chẽ giữa kế toỏn tổng hợp và kế toỏn chi tiết .Nhờ đú tạo điều kiện thỳc đẩy việc tiộn hành cụng tỏc kế toỏn kịp thời ,đảm bảo số liệu chớnh xỏc đỏp ứng yờu cầu trong quản lý.
d. Bộ mỏy kế toỏn.
Xuất phỏt từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh ,tổ chức quản lý phự hợp với yờu cầu quản lý và trỡnh độ của nhõn viờn kế toỏn .Bộ mỏy kế toỏn của cụng ty may Thăng Long được tổ chức theo hỡnh thức kế toỏn tập trung và tiến hành cụng tỏc kế toỏn theo hỡnh thức nhật ký- chứng từ . Phương phỏp kế toỏn ỏp dụng là phương phỏp kờ khai thường xuyờn ,hạch toỏn hàng tồn kho theo phương phỏp bỡnh quõn cả kỳ dự trữ ,kế toỏn TSCĐ theo phương phỏp khấu hao tuyến tớnh .
Theo hỡnh thức này phũng kế toỏn của cụng ty ở cỏc xớ nghiệp thành viờn ,cỏc bộ phận trực thuộc khụng tổ chức bộ mỏy kế toỏn riờng mà chỉ bố trớ cỏc nhõn viờn hạch toỏn làm nhiẹm vụ hướng dẫn ,kiểm tra cụng tỏc hạch toỏn ban đầu ,thu thập chứng từ và ghi chộp hạch toỏn giản đơn để truyền về phũng kế toỏn tập trung .
Bộ mỏy kế toỏn của cụng ty cú nhiệm vụ thực hiện đầy đủ cỏc chế độ hạch toỏn ,ghi chộp cỏc kết quả của quỏ trỡnh sản xuất ,kinh doanh của cụng ,lập cỏc bỏo cỏo tài chớnh ,cung cấp cỏc thụng tin kịp thời đầy
đủ chớnh xỏc giỳp chủ doanh nghiệp ra quyết định đỳng đắn . Bộ mỏy kế toỏn được tổ chức tai cụng ty may Thăng Long như sau:
Đứng đầu bộ mỏy kế toỏn là kế toỏn trưởng .Kế toỏn trưởng là người phụ trỏch chung toàn bộ cụng tỏc kế toỏn của cụng ty và chịu trỏch nhiệm trước giỏm đốc về cụng việc của phũng kế toỏn . Đồng thời cú trỏch nhiệm lập bỏo cỏo định kỳ khi kết thỳc quý cho giỏm đốc về tỡnh hỡnh sử dụng vồn kinh doanh trong cụng ty.
Kế toỏn tổng hợp là người tập hợp số liệu để ghi vào cỏc sổ tổng hợp sau đú lập cỏc bỏo cỏo tài chớnh ,đồng thời là nhười giỳp việc chớnh cho kế toỏn trưởng.
Kế toỏn vật tư cú nhiệm vụ theo dừi tỡnh hỡnh nhập,xuất ,tồn kho từng loại vật tư bao gồm : nguyờn vật liẹu chớnh,nguyờn vật liệu phụ,cụng cụ lao động nhỏ diễn ra hàng ngày.
Kế toỏn TSCĐ cú nhiệm vụ theo dừi tỡnh hỡnh tăng giảm ,trớch khấu hao TSCĐ ,theo dừi cỏc nguồn vốn ,cỏc quỹ của cụng ty.
Kế toỏn tiền lương co nhiệm vụ tớnh lương ,bảo hiểm cho cỏn bộ cụng nhõn viờn của cụng ty,trớch BHXH,BHYT,KPCĐ đồng thời làm phiếu chi lương cho cỏc xưởng .
Kế toỏn tiờu thụ thành phẩm cú nhiệm vụ theo dừi tỡnh nhập ,xuất kho thành phẩm ,hạch toỏn doanh thu.
Kế toỏn cụng nợ cú nhiệm vụ theo dừi tỡnh hỡnh thanh toỏn cụng nợ với khỏch hàng ,với nhà cung cấp và cỏc ngõn hàng mà cụng ty cú giao dịch.
Kế toỏn tiền mặt (thủ quỹ) cú nhiệm vụ lập cỏc phiếu thu ,phiếu chi trờn cơ sở mở sổ theo dừi cỏc khoản thu chi bằng tiền mặt phỏt sinh hàng ngày tại cụng ty.
Kế toỏn trưởng Kế toỏn thanh tra Kế toỏn tổng hợp Kế toỏn vật tư Kế toỏn TS CĐ Kế toỏn tiền lương Kế toỏn tiờu thụ thành phẩm Kế toỏn cụng nợ Kế toỏn tiền mặt