Khi mới thành lập vào ngày 5/11/2006, Hội Đồng Quản Trị của Công ty Cổ Phần Chứng Khoán An Bình gồm có các thành viên:
Ông Vũ Văn Tiền (chủ tịch HĐQT).
Ông Nguyễn Hoài Anh (phó chủ tịch HĐQT).
Ông Đinh Quang Tri, Nguyễn Việt Hải (thành viên HĐQT).
Từ đó đến nay, thành viên Hội Đồng Quản Trị đã có chút thay đổi như sau: Ông Vũ Văn Tiền (chủ tịch HĐQT).
Ông Đinh Quang Tri và Nguyễn Hoài Anh (phó chủ tịch HĐQT). Ông Hoàng Văn Ninh, Nguyễn Hùng Mạnh (thành viên HĐQT).
Ban đầu giữ chức vụ Tổng Giám Đốc công ty là Ông Nguyễn Hoài Sơn. Vì một số lý do ông Nguyễn Hoài Sơn miễn nhiễm và hiện nay không có ai giữ chức Tổng Giám Đốc công ty mà có Ông Nguyễn Hoài Anh điều hành với chức vụ là Quyền Tổng Giám Đốc.
Công ty Cổ phần Chứng khoán An Bình có hai Phó Tổng Giám Đốc là: Ông Nguyễn Hồng Quân và Bà Nguyễn Thị Minh Hà. Và có 5 Giám Đốc các bộ phận là:
Nguyễn Thanh Hải (giám đốc môi giới và phát triển kinh doanh).
Trần Nhật Tân (giám đốc IT).
Nguyễn Thị Khánh (giám đốc nghiệp vụ).
Cao Thị Vân Anh (giám đốc nhân sự - hành chính).
Lương Minh Tuấn (giám đốc bộ phận tư vấn).
Kế toán trưởng công ty Lương Thành Trung.
Công ty có 13 Chi nhánh ở nhiều khắp cả nước. Trụ sở chính tại tầng 4 tòa nhà 101 Láng Hạ có khoảng 12 phòng ban chức năng có những nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn riêng, đó là:
Phòng phát triển kinh doanh.
Phòng môi giới.
Phòng giao dịch chứng khoán.
Phòng tư vấn khách hàng.
Phòng tự doanh (phòng đầu tư và nguồn vốn).
Phòng phân tích.
Phòng công nghệ thông tin.
Phòng kế toán giao dịch và lưu ký.
Phòng hành chính – nhân sự.
Phòng quan hệ công chúng.
Phòng pháp chế và kiểm soát nội bộ.
Hiện công ty tổ chức theo cơ cấu phòng ban chức năng và cơ cấu theo khu vực địa lý. Sự kết hợp này mặc dù vẫn còn những nhược điểm của các mô hình riêng lẻ nhưng nhìn chung là khá hiệu quả, tại trụ sở chính các phòng ban có mối liên hệ bổ sung cho nhau, những phòng có trách nhiệm qua lại với nhau được xếp vào cùng khu vực cho tiện liên lạc.
Bảng 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ Phần Chứng Khoán An Bình: Hội Đồng Quản Trị Trụ sở chính & các chi nhánh tại Hà Nội Chi nhánh thành phố Đà Nẵng Chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh Chi nhánh thành phố Cần Thơ Tổng Giám Đốc Chi nhánh thành phố Thái Bình Chi nhánh thành phố Bắc Ninh Chi nhánh thành phố Vũng Tàu Chi nhánh thành phố Hải Phòng
Bảng 2: Sơ đồ tổ chức của Công Ty Cổ Phần Chứng Khoán An Bình tại trụ sở chính Q. TỔNG GIÁM ĐỐC KHỐI KINH DOANH KHỐI NGHIỆP VỤ KHỐI HỖ TRỢ P. phát triển kinh doanh P. Môi giới P. Tư vấn TCDN P. Phân tích P. Tự doanh P. Kế toán GD & lưu ký P. Giao dịch chứng khoán P. Nhân sự - Hành chính P. Pháp chế và KSNB P. Kế toán tài chính P. Công nghệ thông tin P. Quan hệ công chúng Thư ký Ban Điều Hành VP. HDQT
2.1.3.1. Khối nghiệp vụ.
Khối nghiệp vụ do Phó Tổng Giám Đốc là Ông Nguyễn Hồng Quân phụ trách gồm có các phòng đó là: phòng giao dịch, phòng kế toán giao dịch và lưu ký. Cụ thể
* Nhiệm vụ của Phòng giao dịch chứng khoán.
Phòng giao dịch có nhiệm vụ nhập lệnh cho các khách hàng đến tham gia giao dịch, hướng dẫn cách thức giao dịch mua bán cho khách hàng và giải đáp những thắc mắc của khách hàng về quy trình giao dịch.
Quản lý, lưu trữ các phiếu lệnh, lập báo cáo theo phạm vi được phân công và gửi cho các phòng ban liên quan. Trợ giúp phòng tự doanh trong hoạt động của họ đảm bảo cho công việc của họ diễn ra thuận lợi, nhanh chóng.
* Nhiệm vụ của Phòng kế toán giao dịch và lưu ký.
Phòng lưu ký là rất cần thiết để hoạt động giao dịch trên thị trường thuận lợi. Phòng này sẽ giữ chứng khoán của khách hàng và thực hiện các quyền của họ khi tham gia giao dịch theo quy định.
Phòng này sẽ có những thông báo hàng ngày cho phía ngân hàng và Trung Tâm giao dịch Chứng Khoán về sự thay đổi của các khoản thanh toán giao dịch.
Trực tiếp giao dịch với kho bạc, ngân hàng nơi mở tài khoản của công ty, đối chiếu sổ sách, số dư khớp đúng và đi lĩnh tiền tại kho bạc, ngân hàng.
2.1.3.2. Khối môi giới và phát triển kinh doanh.
Do Phó Tổng Giám Đốc Nguyễn Thị Minh Hà điều hành; Bao gồm các phòng: phòng phát triển kinh doanh, phòng môi giới chứng khoán, phòng tự doanh, phòng tư vấn tài chính doanh nghiệp, phòng phân tích.
* Nhiệm vụ của Phòng phát triển kinh doanh.
Lập các kế hoạch phát triển trong ngắn hạn, trung hạn và dài hạn theo định hướng kinh doanh của công ty.
Tổng hợp, phân tích hoạt động kinh doanh quý, năm. Dự thảo các báo cáo sơ kết, tổng kết.
Tham mưu cho ban điều hành những vấn đề liên quan đến tương lai phát triển của công ty. Và làm những nhiệm vụ khác được giao.
* Nhiệm vụ của Phòng môi giới chứng khoán.
Phòng môi giới sẽ phải thu thập thông tin, phân tích và giải thích cho khách hàng về phương thức hoạt động của thị trường chứng khoán, làm họ tin tưởng để ủy thác cho mình giao dịch hộ họ.
Phòng này sẽ thực hiện giao dịch của nhà đầu tư trên thị trường chứng khoán khi được ủy thác giao dịch hay nói cách khác là trung gian đại diện cho khách hàng.
Mỗi lần giao dịch xong Phòng có nhiệm vụ báo cho khách hàng của mình về kết quả giao dịch trong ngày.
* Nhiệm vụ của Phòng phân tích.
Phân tích các cơ hội đầu tư trên thị trường từ đó đưa ra những đề xuất kinh doanh với ban giám đốc. Đồng thời có ý kiến về các vấn đề liên quan đến thị trường, về các công ty niêm yết có khả năng cho phòng tự doanh của công ty.
Đánh giá giá trị thị trường của những cổ phiếu OTC để phục vụ cho quá trình thực hiện hoạt động Repo cổ phiếu.
Hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng năm phải có những báo cáo về tình hình thị trường chứng khoán đến toàn bộ nhân viên trong công ty và báo cáo chính thức đến Ban giám đốc.
* Nhiệm vụ Phòng tư vấn tài chính doanh nghiệp.
Phòng tư vấn mọi vấn đề liên quan đến vấn đề tài chính của doanh nghiệp như: tư vấn cổ phần hóa, tư vấn niêm yết… Trong hoạt động này,
Phòng sẽ nghiên cứu về giải pháp tốt nhất cho doanh nghiệp khi cổ phần hóa, hoạt động, tổ chức, phương án hoạt động….
Chuẩn bị các điều kiện nhằm đáp ứng nhu cầu niêm yết theo quy định của UBCKNN về vốn cổ phần, số lượng cổ đông, tình hình tài chính..
Xem xét chỉnh sửa điều lệ công ty, xây dựng hệ thống quản lý cổ đông, tổ chức công tác chuyển nhượng phát hành chứng khoán, công bố thông tin,
Cuối cùng hoàn tất các thủ tục đăng kí niêm yết tại trung tâm chứng khoán, Lập bản cáo bạch.
* Nhiệm vụ Phòng tự doanh.
Phòng này là nơi tạo ra nhiều lợi nhuận nhất trong công ty, thường chiếm khoảng 50% lợi nhuận sau thuế của công ty. Phòng có 2 mảng hoạt động là một bộ phận chuyên viên của phòng sẽ đảm nhận việc đầu tư, và một nhóm nhân viên thực hiện khoản huy động vốn.
Họ có thể đầu tư cho chứng khoán, vàng hay đi gửi tiền tại các ngân hàng khác bằng nguồn vốn của công ty sao cho mang lại lợi nhuận cao nhất có thể. Ngoài ra họ còn nhận Repo cổ phiếu của các công ty khác rồi thu được một khoản nào đó từ chi phí làm hợp đồng.
Mặt khác là đi huy động vốn bằng việc đi vay vốn tại các ngân hàng, hoặc với những thứ giấy tờ có giá trị để mang đi Repo tại các nơi khác để tạm thời có vốn đầu tư, làm một việc gì đó cần đến tiền.
2.1.3.3. Khối hổ trợ.
Bao gồm các phòng: Phòng công nghệ thông tin, Phòng hành chính - nhân sự, Phòng quan hệ công chúng, Phòng pháp chế và kiểm soát nội bộ, Phòng kế toán tài chính. Cũng do Bà Nguyễn Thị Minh Hà phụ trách nhưng còn có sự giúp đỡ của Giám đốc Cao Thị Vân Anh.
* Nhiệm vụ của phòng công nghệ thông tin.
Vì là một công ty chứng khoán nên vấn đề công nghệ luôn phải được quan tâm sát sao. Nhiệm vụ của bộ phận này là rất quan trọng, luôn luôn đảm bảo cho hệ thống internet của công ty không gặp trục trặc.
Đặt mua máy tính, máy điện thoại và các thiết bị điện tử khác, cài đặt và bảo dưỡng định kỳ. Quản lý kho dữ liệu… và còn có việc là nghiên cứu công nghệ mới cần thiết cho hoạt động của công ty thì đặt mua và hướng dẫn sử dụng cho các chuyên viên.
Quản lý và xây dựng thiết kế website, xây dựng kế hoạch nâng cấp hệ thống công nghệ của Công ty, thiết kế hệ thống bảo vệ riêng cho công ty. * Nhiệm vụ của phòng hành chính - nhân sự.
Phòng nhân sự có nhiệm vụ hàng đầu là tuyển chọn nhân viên mới cho công ty, đề xuất những chương trình đào tạo để nâng cao trình độ cho nhân viên công ty
Đề xuất định mức lao động, quyết định thưởng phạt và trả lương cho nhân viên, trợ lý và chuyên viên trong công ty.
Nhận thư từ và các công văn cho các phòng trong công ty. Giao nhận và gửi các văn bản, giấy tờ cần thiết của các bộ phận, thông báo lịch nghỉ vào các ngày lễ, các quyết định của ban giám đốc cho toàn thể nhân viên.
Đặt mua và cung cấp các dụng cụ, máy tính và các đồ dùng văn phòng phẩm, các việc liên quan khác theo yêu cầu của bộ phận khác.
Trực tiếp quản lý con dấu của công ty và dấu chức danh của những thành viên trong ban điều hành công ty.
Quản lý hồ sơ cán bộ trong công ty, các chế đồ liên quan đến nhân viên theo quy định của pháp luật
* Nhiệm vụ của phòng quan hệ công chúng.
Công bố, quảng cáo và có những phương án tuyên truyền thương hiệu, hình ảnh của công ty để cho công chúng tiếp cận và tin tưởng khi làm việc với công ty chứng khoán của mình.
Cải thiện các phương thức tiếp thị, thông tin tuyên truyền theo chỉ đạo của cấp trên.
Soạn thảo các chương trình tiếp thị, tuyên truyền và triển khai quảng cáo cho các hoạt động giao dịch và môi giới.
* Nhiệm vụ của Phòng pháp chế và kiểm soát nội bộ.
Kiểm tra tính pháp lý, hợp pháp của các hợp đồng. Cố vấn về những vấn đề liên quan tới luật pháp, những quy định của chính phủ, uỷ ban chứng khoán nhà nước cho các bộ phận khi họ có thắc mắc không hiểu.
Giải trình với cơ quan kiểm toán, cơ quan thuế nhà nước về những khoản chi tiêu, thu được trong hoạt động kinh doanh của công ty thời gian qua.
Bảo mật hồ sơ, tài liệu thông tin liên quan đến công tác kiểm tra, thanh tra vụ việc theo quy định; thực hiện quản lý thông tin và lập các báo cáo về kiểm tra nội bộ theo quy định.
Tham gia đóng góp ý kiến và có những kiến nghị về mặt luật pháp đến Tổng giám đốc công ty, giải quyết khiếu nại trong phạm vi công ty.
Phòng kiểm soát nội bộ giám sát hoạt động HDQT, tổng giám đốc trong quá trình quản lý điều hành. Có văn bản thông báo cho HDQT những hành vi vi phạm và yêu cầu phải chấm dứt.
* Phòng Kế toán tài chính.
Kiểm tra các khoản tiền đi, khoản tiền về của công ty từng ngày một. Thông báo nhu cầu về tiền với phòng tự doanh để phòng này cân đối trước khi mang đi gửi, tránh tình trạng mất khả năng thanh toán.
Kiểm tra, kiểm soát tính hợp lệ của các chứng từ, hóa đơn phát sinh trong ngày, tháng, năm.
Tổng hợp và lưu trữ hồ sơ tài liệu về hạch toán, kế toán, quyết toán và các báo cáo theo quy định.
Chấp hành các chế độ báo cáo và kiểm tra chuyên đề, những quy định về an toàn, định mức tồn quỹ.
Xây dựng các chỉ tiêu kế hoạch tài chính, quyết toán kế hoạch thu, chi tài chính, quỹ lương cho các phòng ban, và các chi nhánh của công ty.