3 Kh ởi động
5.4.1Chuyển hồ sơ giữa các thư mụ c
Để chuyển hồ sơ giữa các thư mục trong ứng dụng, tại cửa sổ Xem hồ sơ chọn nút công cụ “Quản lý”.
Các tùy chọn và công cụ chỉnh sửa chính nằm ở góc phải phía trên của cửa sổ, bao gồm các chức năng sau:
“Thông báo khi có cập nhật”: sẽ bổ sung hồ sơ vào danh sách “Thông báo của tôi” “Đưa vào đánh dấu”: sẽ bổ sung hồ sơ vào danh sách “Đánh dấu của tôi”
“Chỉnh sửa”: sẽ mở cửa sổ Chỉnh sửa hồ sơ (tương tự như với cửa sổ Tạo Thủ tục hành chính)
5.4.2 Phiên bản hồ sơ
“Phiên bản”: là đường kết nối với cửa sổ Phiên bản hồ sơ; đây là một công cụ mạnh hỗ trợ cho việc bảo vệ và sử dụng dữ liệu của Ứng dụng Quản lý Thể chế. Mỗi lần
người dùng mở một hồ sơ ra để chỉnh sửa, hệ thống sẽ tạo và lưu phiên bản mới trong khi vẫn giữ phiên bản cũ. Nhờ đó, mọi phiên bản đều được lưu giữ đểđảm bảo an toàn dữ liệu, đồng thời cho phép người dùng linh hoạt trong việc chỉnh sửa, làm việc trên các phiên bản cũ.
Theo mặc định của hệ thống, phiên bản gần nhất (“hiện tại”) sẽ nằm ở cuối danh sách. Để lựa chọn phiên bản muốn xem, người dùng chỉ cần nhấp chuột vào đúng phiên bản đó. Hệ thống sẽ mở phiên bản được lựa chọn bằng cửa sổ Xem hồ sơ. Sau khi được chỉnh sửa và lưu lại, phiên bản này sẽ trở thành phiên bản gần nhất.
5.4.3 Sao chép/Copy hồ sơ
Nếu hồ sơ cần tạo mới có nội dung gần giống với hồ sơ đã được tạo và lưu trong cơ
sở dữ liệu, người dùng có thể sao chép/copy hồ sơ đã tạo thành một hồ sơ mới và chỉnh sửa trên hồ sơ đó, thay vì phải tạo một hồ sơ hoàn toàn mới và nhập toàn bộ
Hồ sơ được sao lại sẽ được đánh dấu đỏ như hình trên tại mục số hồ sơ. Khi di chuột vào dấu đỏ đó, số hồ sơ gốc sẽ hiện ra.
Mọi thay đổi trong hồ sơ mới (hồ sơ được sao lại) đều được đánh dấu đỏ tại các trường đã thay đổi. Khi di chuột vào dấu đỏ, đoạn văn bản hoặc đoạn tài liệu gốc sẽ
hiện ra.
5.4.4 Loại bỏ hồ sơ
“Loại bỏ”: đường kết nối này sẽ mở ra một thông báo yêu cầu xác nhận việc xóa bỏ
hồ sơ hiện tại. Nhấn nút “OK” nếu người dùng muốn xóa, nhấn nút “Cancel” nếu không muốn xóa.
5.4.5 In hồ sơ
“Xem trước khi in”: đường kết nối này sẽ mở ra cửa sổ Xem trước khi in theo định dạng HTML.
“In”: đường kết nối này sẽ dẫn đến máy in đã cài đặt mặc định trên máy vi tính của người dùng.
6 Thanh công cụ hỗ trợ