3.5.1.1. Mục đích:
- Đảm bảo tài liệu luôn rõ ràng, dễ nhận biết
GVHD: Tạ Thị Kiều An SVTH: Nhóm 3 – Lớp QTKD – Ngày 2
- Đảm bảo kiểm soát được mọi thay đổi và sửa đổi tình trạng hiện hành tài liệu
- Thống nhất về mặt hình thức các tài liệu ban hành trong nội bộ công ty
3.5.1.2. Phương pháp trình bày:
• Tài liệu
Tài liệu gồm sổ tay chất lượng, các thủ tục, các tài liệu hỗ trợ (hướng dẫn thực hiện, quy trình thực hiện, quy định, …)
Tất cả các tài liệu do công ty ban hàng được trình bày trên khổ giấy A4, theo chiều dọc hay ngang tùy yêu cầu và được định dạng như sau:
Trang đầu tiên Các trang kế tiếp
Chú thích:
(1): Thể hiện logo và tên công ty
(2): Tên tài liệu được ban hành
(3): Số hiệu của tài liệu (4): Số soát xét của tài liệu (5): Ngày ban hành tài liệu (6): Số trang tài liệu trên tổng số
(7): Chữ ký và tên người soạn thảo
(8): Chữ ký và chức vụ người phê duyệt
GVHD: Tạ Thị Kiều An SVTH: Nhóm 3 – Lớp QTKD – Ngày 2
(Nội dung tài liệu)
GIẤY A4
(Nội dung tài liệu)
GIẤY A4 27 (1) (2) (3)(5) (4)(6) (7) (8) (1) (2) (3) (4) (5) (6)
• Biểu mẫu
Được trình bày trên khổ giấy A4, theo chiều dọc hay ngang tùy yêu cầu:
a. Quy định cách đặt ký hiệu
• Ký hiệu phòng ban, đơn vị:
Ban Tổng Giám Đốc: GĐ Hành chánh: HC Kế toán KT Xuất nhập khẩu XK Tiếp thị TT Kế hoạch KH Kỹ thuật QC Nghiên cứu & phát triển: RD Cơ điện CĐ Sản xuất SX Nhà máy Bình Dương BD Nhà máy Hưng Yên HY Chi nhánh Tp. HCM SG Chi nhánh Cần Thơ CT Chi nhánh Đà Nẵng ĐN
• Ký hiệu tài liệu:
Sổ tay ST Thủ tục TT Tài liệu hỗ trợ TL Biểu mẫu BM b. Cách lập số hiệu • Sổ tay chất lượng
Số hiệu của sổ tay chất lượng gồm 6 ký tự như sau:
Ví dụ: Số hiệu của sổ tay chất lượng được Ban Tổng Giám Đốc ban hành năm 2004 là STCL-04
(Logo công ty) (Tên công ty) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
(Tên biểu mẫu) (Nội dung biểu mẫu)
Giấy A4
(Số hiệu) (Số soát xét/ngày ban hành)
Ký hiệu của sổ tay chất lượng 02 số cuối của năm ban hành
• Thủ tục
Số hiệu của thủ tục gồm 8 ký tự như sau:
Ví dụ: Số hiệu của thủ tục kiểm soát hồ sơ do Ban Tổng Giám Đốc ban hành là TT-GĐ-KSHS
• Tài liệu hỗ trợ
Số hiệu của tài liệu hỗ trợ có 8 ký tự như sau:
Ví dụ: Số hiệu của hướng dẫn trình bày tài liệu do phòng Hành chánh soạn thảo là TL-HC-TBTL
• Biểu mẫu
Số hiệu của biểu mẫu được quy định như sau:
Ví dụ: Trong quy trình tuyển dụng nhân viên do phòng Hành chánh soạn thảo gồm có 03 biểu mẫu quy định thực hiện, trong đó biểu mẫu “Yêu cầu nhân sự” được xếp ở vị trí thứ nhất sẽ có số hiệu BM-01-TDNV.